Boleto bancário: o que é, como funciona e como emitir

 

Boleto bancário é uma forma eficiente de cobrança. Entenda como emitir o boleto registrado e integrar o recurso ao financeiro da empresa.

boleto bancário é uma das formas de cobrança mais usadas no Brasil.

Muitas lojas, como os e-commerces, por exemplo, chegam a oferecer descontos para os clientes que optam por esse meio de pagamento. Isso porque emitir boletos online é uma opção prática tanto para quem vende quanto para quem compra.

ContaAzul é um sistema de gestão para pequenas empresas, com emissão de boleto integrado

Além disso, as taxas cobradas pelas instituições financeiras para a utilização do boleto bancário costumam ser mais baixas em comparação a transações com cartão. No caso de pagamento com atraso, o cálculo de multa e juros é feito facilmente pelo banco emissor do título. E, ao final, o dinheiro demora menos para ser liberado.

Além da praticidade e do custo menor, o pagamento com o boleto bancário é uma necessidade para uma parcela considerável da população. Conforme a última pesquisa do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 55 milhões de brasileiros adultos não possuem conta em banco. Eles são os chamados "desbancarizados" e representam mais de 40% dos maiores de 18 anos no país.

Entre as empresas, a desbancarização também é uma realidade e se trata de mais um motivo para a popularidade do boleto bancário. De acordo com pesquisa do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) de 2015, 30% das pequenas empresas do país não possuem conta bancária ou relação com bancos comerciais.

Como você pode ver, essa ferramenta de cobrança é uma solução prática para as empresas e para os consumidores. Por isso, preparamos este post especial sobre o assunto.

Nas próximas linhas, você vai tirar todas as suas dúvidas a respeito do tema:

  • Como funciona o boleto e quais são suas vantagens?
  • Quais são os tipos de boleto bancário?
  • O que é um boleto simples?
  • O que é um boleto registrado?
  • Quais são as mudanças recentes na emissão de boletos?
  • Como integrar essa forma de pagamento com um sistema de gestão?

Ficou interessado? Então siga a leitura.

O que é boleto bancário?

Boleto bancário é um meio de pagamento amplamente usado no Brasil, que permite a cobrança de valores. Tanto empresas quanto pessoas físicas podem emitir esses títulos, desde que possuam conta bancária e contratem uma carteira de cobranças junto ao banco.

O boleto pode ser emitido em modelo avulso ou em formato de carnê. Em qualquer um dos casos é composto por campos específicos, que garantem que o valor pago chegue ao destino final. Apesar de ser um documento bem estruturado, ainda costuma despertar dúvidas sobre o preenchimento das informações. Mas não se preocupe, pois explicaremos tudo a respeito desses dados no artigo.

Como funciona o boleto bancário

Para gerar um boleto de cobrança, o primeiro passo é habilitar uma conta corrente destinada a isso junto à instituição financeira. Os principais bancos brasileiros oferecem carteiras de cobrança para fins específicos. Procurar o gerente do banco, portanto, é uma etapa necessária para poder gerar boletos.

Embora pareça complicado, a emissão do boleto torna-se um processo natural para o empreendedor que está acostumado. E ela pode ser feita por meio de ferramentas do próprio banco ou de sistemas externos, que organizam os dados com os devidos cuidados de segurança.

A pessoa física ou jurídica que cobra (cedente) identifica o cliente (sacado) e estabelece um prazo para o pagamento, que é a data de vencimento.

Já o pagamento do documento pode ser feito de diferentes maneiras. Para clientes que possuem conta bancária, há múltiplos canais de atendimento.

Além da boca do caixa em uma agência, há os terminais de autoatendimento, Internet banking, atendimento telefônico ou aplicativos de smartphone. Casas lotéricas, agências dos Correios com Banco Postal e correspondentes bancários de maneira geral também recebem o pagamento.

Uma vez quitado, o valor é debitado em um prazo fixado pelo banco. Sua empresa, que emitiu o boleto, tem controle sobre quais documentos estão em aberto e quais foram pagos, facilitando a organização de processos de revisão de inadimplentes e liberação de mercadorias, por exemplo.

Carteiras e tipos de boleto

Para entender o que são as carteiras, vamos falar das modalidades de cobrança, relacionadas à existência ou não de registro. Isso é especialmente importante porque, ao longo de 2018, está ocorrendo uma mudança gradativa importante no funcionamento desse processo: até novembro, todos os boletos precisarão ser registrados.

Boleto simples ou sem registro

Nas carteiras do modelo simples, o boleto é emitido por uma empresa sem que o banco seja informado sobre quem irá pagar pela cobrança. Valor e prazo de vencimento tampouco precisam estar identificados.

Muitas empresas optam pelo boleto simples porque os bancos normalmente só cobram pelo documento efetivamente pago. Assim, se o cliente desistir da compra, não é preciso pagar pelo serviço bancário, e a taxa costuma ser mais baixa mesmo para os títulos tarifados.

No entanto, há dois motivos para o abandono do boleto simples. Uma primeira desvantagem é que toda essa flexibilidade reduz o controle sobre a cobrança.

Ainda que se preveja multas por atraso, nenhuma penalidade ou cobrança pode ser feita no caso de o cliente optar por não pagar. Isso aumenta o espaço para fraudes e cobranças indevidas.

O segundo motivo é que emitir boletos sem registro passa a ser contra as normas. Isso porque a Febraban (Federação Brasileira de Bancos) de emissão de boleto.

As alterações vêm sendo implantadas progressivamente, e uma das principais diferenças é que, desde julho de 2015, novos clientes são obrigados a emitir boletos registrados.

Mas não apenas os novos clientes precisarão seguir a medida. Como veremos mais abaixo, o novo cronograma prevê que todos os boletos devem ser registrados em 2018, independentemente do valor.

Cobrança com registro

No caso da cobrança registrada, a empresa que vende precisa identificar e comunicar ao banco o nome e CPF ou CNPJ do cliente. Preço e data limite de pagamento também são fixados. Ao emitir esse tipo de documento, um arquivo é criado e enviado pelo cedente para o banco.

A maior rigidez no controle ainda proporciona que você proteste o título não pago, desde que o serviço tenha sido realizado, ou o produto, entregue. A exceção são as lojas virtuais ou outro tipo de venda em que a cobrança é feita antes da entrega do produto.

Como o pagamento é antecipado em relação à entrega, se não for pago, o boleto é cancelado sem direito a protesto, porque nenhum bem foi enviado.

Entre as principais vantagens, está o fato de que o boleto registrado gera maior segurança a quem cobra, já que fica mais fácil controlar o cadastro de quem pagou. Além disso, a empresa também evita enganos de cálculos sobre multas e encargos quando os boletos vencem.

Uma desvantagem é a cobrança de tarifa para cada documento emitido. Mas, por ser obrigatória para novos clientes desde 2015 e para todos a partir de 2018, convém buscar informações sobre as carteiras de cobrança registradas dos bancos.

Tipos de boleto

O boleto pode ser apresentado de duas maneiras: avulso ou no formato de carnê. O boleto avulso é um documento que permite cobrar por uma compra à vista, em uma única operação.

Já o carnê é o nome dado a uma sequência de boletos, cobrando prestações de uma compra ou valores de uma assinatura, que são uma cobrança recorrente. Na origem, o termo carnê está associado a pagamento de um empréstimo, como consórcios ou compras parceladas.

Fim do boleto sem registro em 2018

A partir de setembro de 2018, todos os boletos de cobrança deverão ser feitos com registro. O boleto simples, portanto, não existirá mais. As novas regras provêm do projeto Nova Plataforma de Cobrança, desenvolvido pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban) em parceria com a rede bancária.

Trata-se de um projeto que, por meio da obrigatoriedade do registro em boletos, tem como objetivo modernizar o sistema de cobrança brasileiro, aumentar a segurança e reduzir as ocorrências de fraudes.

Segundo a Febraban, o novo processo permitirá que os bancos passem a “controlar melhor todos os boletos encaminhados, melhorando a capacidade de restringir o envio indevido desses documentos”.

Inicialmente, a meta era que a Nova Plataforma de Cobrança entrasse em vigor ainda em 2017. No entanto, houve uma alteração no cronograma em razão do elevado volume de documentos emitidos no país - a estimativa da Febraban é de que sejam gerados quatro bilhões de boletos por ano.

Com tamanha utilização dos boletos, os bancos entenderam que era mais prudente segurar a mudança. Por isso, as novas regras estão sendo implementadas por etapas, a fim de gerar um período para que empresas e consumidores possam se adaptar.

Algumas mudanças, entretanto, já ocorreram. Em fevereiro deste ano, por exemplo, a obrigatoriedade de cadastro na plataforma passou a valer para boletos iguais ou acima de R$ 4 mil e R$ 2mil.

Já o novo cronograma prevê as seguintes datas, referentes ao ano de 2018:

  • A partir de 24 de março: boletos de R$ 800,00 ou mais
  • A partir de 26 de maio: boletos de R$ 400,00 ou mais
  • A partir de 21 de julho: boletos de R$ 0,01 ou mais
  • 22 de setembro: prazo para que o processo esteja totalmente concluído.

Ou seja, em setembro, todos os boletos, independentemente do valor, que passarem pela plataforma deverão seguir as regras do novo sistema. Boletos sem registro, portanto, não serão recebidos pelos bancos, nem mesmo se estiverem dentro do prazo de vencimento.

Com o novo sistema, será possível identificar emissor e pagador do boleto, a partir da indicação do CNPJ ou CPF. Dessa forma, ficará mais fácil rastrear os pagamentos.

Outra mudança é que os consumidores poderão pagar boletos vencidos em qualquer agência bancária, o que gera mais comodidade e reduz a necessidade de que a empresa emita uma segunda via do documento com a data atualizada.

Boleto com registro gera mais segurança

As normas, estabelecidas pelo Banco Central, determinam que todo boleto deve ser registrado com CPF ou CNPJ tanto do emissor quanto do pagador, além de valor da cobrança e prazo de vencimento.

Assim, com o registro em tempo real, as informações inseridas serão conferidas por meio de uma consulta na Plataforma de Cobrança. Na prática, se os dados estiverem de acordo com o sistema, a operação será automaticamente validada.

Já em casos de não conformidade dos dados, o pagamento não será permitido, e o cliente precisará se dirigir ao banco para efetuá-lo.

Ou seja, mais segurança para o emissor e pagador, já que o sistema eliminará os riscos de cobranças indevidas.

O que fazer para se adaptar ao boleto registrado

Se você ainda não utiliza o boleto registrado, é melhor se antecipar aos prazos concedidos pela Febraban. De qualquer modo, essa mudança é inevitável, portanto, é bom já saber como realizar o procedimento o quanto antes.

O primeiro passo é estar atualizado em relação às novas regras, mencionadas anteriormente. Já a principal mudança, para se adaptar ao boleto registrado, diz respeito ao preenchimento dos dados no documento e ao registro do título no banco antes do pagamento.

A boa notícia é que um sistema de gerenciamento pode auxiliar muito nessa hora, fazendo com que você faça uma transição tranquila para o novo modelo. Softwares de gestão são responsáveis pela automatização de tarefas burocráticas, que poderiam tirar muito tempo do empreendedor.

Com um sistema, você não precisa alterar completamente sua rotina ao emitir boletos, já que ele tem ferramentas integradas à instituição financeira, permitindo uma comunicação entre sua empresa e o banco. O registro, portanto, é gerado pelo software de forma automática.

Além de deixar a emissão de boletos muito mais rápida e fácil, os softwares são uma excelente alternativa para evitar erros nos registros dos documentos, garantindo mais segurança para a empresa e para o cliente.

Como emitir boleto bancário

Como você já viu, a emissão do boleto bancário é feita a partir de um contrato com o banco, que é dono de carteiras de cobrança. Para isso, é utilizada uma ferramenta adequada. Há diferentes soluções disponíveis para emitir esse tipo de documento de cobrança.

Há sistemas oferecidos pelas próprias instituições bancárias, além de programas para gerar boleto ou softwares integrados a um ERP, por exemplo.

Para facilitar a compreensão, preparamos um passo a passo com sete ações que devem ser colocadas em prática. Veja:

  1. Abra uma conta corrente compatível com a emissão do boleto, ou solicite a inclusão desse serviço ao seu banco.
  2. Escolha um software para emissão do boleto, seja junto ao banco, seja por meio de uma ferramenta de outro fornecedor.
  3. Reúna os dados do cedente (você ou sua empresa, que faz a cobrança) e do sacado (cliente), além do prazo para o pagamento e o valor do título.
  4. Siga os passos de geração da cobrança da ferramenta escolhida por você a fim de obter o documento.
  5. Imprima, encaminhe um link com o documento ou envie-o por e-mail ao cliente, para que ele tenha acesso ao boleto.
  6. Controle o pagamento de cada boleto ou parcela de carnê separadamente, junto ao banco.
  7. Quando solicitado pelo cliente, caso ele não tenha pago até a data do vencimento, atualize o prazo.

Como emitir boletos registrados com o ContaAzul Receba Fácil

Precisa emitir boletos registrados de forma fácil e rápida para cobrar os seus clientes? Uma ótima alternativa é utilizar o ContaAzul Receba Fácil Boleto.

Trata-se de uma solução para emissão de boletos bancários que é integrada ao controle de contas a receber - funcionalidade presente no nosso ERP para pequenas empresas.

Tudo é resolvido online e com poucos cliques, da contratação à emissão, do envio ao controle de recebimentos. Ou seja, utilizando a solução, você não precisa mais mexer com arquivos de remessa e retorno.

Uma das grandes vantagens é que, com o ContaAzul Receba Fácil, você inclusive economiza na emissão de boletos bancários registrados. Uma das preocupações das empresas em relação à nova regra é que, mesmo em caso de inadimplência, é necessário pagar pela emissão do boleto.

Com o Receba Fácil Boleto, isso não acontece, pois o empreendedor só é tarifado pelos boletos efetivamente pagos por seus clientes. Então, evitam-se gastos desnecessários com consumidores inadimplentes, boletos não compensados, alterações e cancelamentos.

Outra vantagem é que o sistema possibilita integrar mais de uma cobrança de vendas em um boleto só, portanto, você paga por uma única emissão.

Além disso, o sistema registra automaticamente a entrada do pagamento de boletos na ferramenta de gestão de vendas e finanças da empresa. Assim, você ganha tempo, já que a conferência dos depósitos bancários ocorre de forma totalmente automatizada.

E tem novidade chegando. A partir de junho, o valor pago por cada boleto emitido e com o pagamento efetuado passa a ser de apenas R$ 2,50. Essa é uma redução que, no fim do mês, com a emissão de um volume grande de boletos, certamente trará mais economia para a sua empresa.

Com isso, a emissão de boletos registrados não precisa ser uma preocupação, já que, de qualquer forma, o custo envolvido por documento é baixo e você ainda ganha mais segurança na cobrança.

Além disso, o sistema atenderá uma maior variedade de bancos, incluindo Sicoob, Sicredi e Banrisul. Por isso, você tem mais flexibilidade para utilizar o Receba Fácil Boleto.

Vantagens de usar o boleto

Cartão de débito, cartão de crédito, PayPal, PagSeguro, BitCoin… Apesar do aumento de meios de pagamento disponíveis, o boleto continua a ser vantajoso para micro e pequenas empresas, já que é uma alternativa rápida e simples. Confira algumas vantagens.

  • Cobrar de forma impessoal, já que você pode fazer o envio do boleto por e-mail, ou enviá-lo impresso pelo correio, sem precisar visitar o cliente para faturar.
  • Diversificar vias para receber a fim de facilitar a vida do cliente e evitar perda de vendas.
  • Cobrar mesmo de quem não tem conta bancária nem cartão.
  • Reduzir custo da cobrança em comparação com tarifas de operadoras de cartão.
  • Cálculo facilitado de multas e juros de mora, em caso de atraso.
  • Controle de recebimento de cada boleto.
  • Mais rapidez para receber o pagamento do que em relação a cartões, por exemplo.
  • Possibilidade de protesto em caso de não pagamento de mercadorias entregues ou serviços realizados.

Boleto bancário, campo a campo

Uma dúvida muito frequente entre quem vai emitir um boleto consiste no preenchimento correto de cada um dos campos.

Os campos obrigatórios são: nome do cedente; agência/código do beneficiário (ou código do Cedente); valor do título (em moeda corrente, no caso: reais); vencimento (data limite para pagamento sem juros, mora nem multas); nosso número (sequência digitável, equivalente numérico do código de barras) e nome do sacado.

As condições gerais são obrigatórias, embora juros, mora, multas e descontos baseados em condições de pagamento são opcionais. Para que você compreenda melhor, veja algumas definições rápidas.

Sacado

Em um boleto de cobrança, sacado é quem paga o boleto. Ou seja, é o cliente que está sendo cobrado. No caso das cobranças registradas, a identificação do CPF ou CNPJ é obrigatória.

Cedente

O cedente é quem emite a cobrança para receber. Assim que o documento é pago, o valor é debitado em conta corrente. Em outras palavras, cedente é o emissor do boleto.

Agência/Código Beneficiário ou Código do Cedente

O número da agência tem três ou quatro dígitos. Quando a agência é identificada por cinco, o dígito verificador normalmente não é usado. Já o código beneficiário, antigamente chamado de código do cedente, tem de seis a 12 dígitos, conforme a carteira do banco.

Valor do Título

Valor do título é o preço da compra ou contratação, apresentado em reais, a moeda corrente do Brasil. Informar quais são as condições do pagamento - incluindo juros, multa e mora, além de descontos - também é obrigatório.

Vencimento

Trata-se do prazo máximo para pagar o título sem juros, mora nem multas. No caso do boleto registrado, com a nova regra, é possível pagar um boleto em qualquer casa lotérica, agência ou correspondente bancário mesmo depois da data de vencimento.

Além disso, a empresa pode oferecer um pagamento com desconto para o cliente que quitar a cobrança antecipadamente.

Juros e multa de mora

Mora é definida no Código Civil brasileiro como um atraso no pagamento por responsabilidade do cliente. Em um boleto, pode haver juros de mora, que é um percentual definido por mês, cobrado proporcionalmente aos dias de atraso. Ou, então, multa de mora, um percentual aplicado uma única vez, a partir do dia seguinte à data de vencimento.

Nosso Número

Um dos itens obrigatórios da ficha de compensação de um boleto, o chamado “nosso número”, é uma sequência de dígitos que identifica o documento e compõe a linha digitável. Ele é exclusivo e não pode ser repetido.

É parte da linha digitável do boleto, que carrega todas as informações registradas junto ao banco. O tamanho do nosso número também varia conforme o banco e a carteira de cobrança.

Linha digitável

A linha digitável é a sequência de dígitos que identifica o banco, carteira de cobrança, nosso número e valor da cobrança. Os primeiros três dígitos referem-se ao código de compensação do banco emissor. O quarto indica a moeda: para cobranças em reais, o número é o 9, já para outras moedas, o 8.

A data vencimento está também definida com o cálculo de dias corridos a partir de 7 de outubro de 1997, a chamada data-base, que é o dia fixado pelo Banco Central como marco para esse tipo de cobrança.

Os últimos dígitos indicam o valor do vencimento, sem vírgulas. No total, a linha digitável costuma ser uma sequência de 48 algarismos.

Código de barras

Em um boleto de cobrança, o código de barras é a representação da linha digitável para máquinas. Existem diversos padrões de código de barras para fins específicos, de modo que a combinação da espessura das barrinhas cria uma figura única, com variações quase imperceptíveis ao nosso olhar, mas diferentes o bastante para a leitura por máquinas capazes de lê-los.

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Conheça o Receba Fácil Cartão

Além do Receba Fácil Boleto, a ContaAzul oferece o Receba Fácil Cartão, um sistema de pagamentos via cartões de crédito e débito para deixar sua gestão financeira ainda mais eficiente.

O sistema lança automaticamente todos os pagamentos recebidos por suas vendas por cartão na plataforma de gestão da ContaAzul, fazendo a conciliação dos dados. Assim, você consegue fazer o controle de pagamentos com praticidade e segurança.

Pense nos benefícios de conciliar os dois sistemas: boleto e cartão. Como ambos registram os pagamentos feitos pelos clientes, fica muito mais fácil ter uma visão ampla das finanças do seu negócio.

O Receba Fácil Cartão vem de uma parceria com a empresa de tecnologia de recebimento Stone e está disponível nas modalidades débito e crédito nas bandeiras Visa e Mastercard. Há também disponível a modalidade de crédito na bandeira Hipercard.

E aí, gostou das dicas? Então, não perca tempo! Deixe o controle financeiro da sua empresa automatizado e seguro, também facilitando a emissão de boletos bancários.

Ufa! São muitas informações, mas, com um pouco de prática, fica fácil emitir boletos registrados para cobrar os seus clientes.

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