Cobrança e Meios de Pagamento

7 exemplos de mensagem de cobrança para clientes para enviar no WhatsApp

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 29/02/2024 | 10 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • O envio de mensagens de cobranças aos clientes é uma maneira de fazer que a cliente não se esqueça de efetuar o pagamento dos boletos, e assim garantir que o empreendedor receba em dia;
  • Cobrar não é errado e sim, necessário. Porém, é preciso saber o que e como falar, para não gerar constrangimentos e possíveis problemas judiciais.
  • Veja exemplos de mensagens de cobrança podem ser seguidos, com dicas para cobrar o cliente da melhor forma até pelo WhatsApp.

Quem nunca precisou cobrar um pagamento e ficou em dúvida sobre como elaborar uma mensagem de cobrança para clientes?

De fato, é preciso ter muito cuidado na hora de cobrar os seus clientes, já que uma palavra mal colocada ou uma cobrança errada podem gerar constrangimentos e até problemas judiciais, o que não é nada bom para a reputação da empresa.

Mas não é por causa disso que você vai deixar de enviar cobranças ou de lembrar seus clientes que o vencimento está se aproximando. Afinal, cobrar não é errado, além de ser algo necessário para receber os pagamentos em dia e organizar o financeiro da empresa.

Para te ajudar, listamos neste conteúdo 7 exemplos de mensagens de cobrança para você se inspirar e montar as suas. Confira também dicas importantes de como cobrar os clientes pelo WhatsApp.

Continue a leitura para conferir os tópicos abaixo:

Para te ajudar, listamos neste conteúdo 7 exemplos de mensagens de cobrança para você se inspirar e montar as suas. Confira também dicas importantes de como cobrar os clientes pelo WhatsApp.

7 exemplos de mensagem de cobrança para clientes

1. Aviso de vencimento do boleto 

A mensagem com aviso do vencimento do boleto tem o objetivo de lembrar o cliente que a data se aproxima.

Exemplo: “Olá [Nome do cliente], a data do vencimento do seu boleto da Loja X está se aproximando! Pagando em dia, você evita multas por atraso.”

Neste tipo de mensagem, reforce os benefícios de se pagar em dia, como evitar porcentagens de juros e garantir possíveis descontos.

2. Mensagem de cobrança inicial

A mensagem de cobrança inicial pode ser enviada nos primeiros dias de atraso no pagamento.

Exemplo: “[Nome do cliente], não identificamos o pagamento do seu boleto das Lojas X. Para emitir a segunda via ou caso tenha dúvidas sobre a cobrança, entre em contato conosco. Caso já tenha efetuado o pagamento, ignore esta mensagem.”

O importante nessa situação é deixar o canal de comunicação aberto para que o cliente se sinta confortável para entrar em contato com a empresa, seja para emitir um novo boleto ou até solicitar uma negociação do débito.

Além disso, é preciso considerar também que o cliente já pode ter pago a cobrança e, por algum motivo, como o tempo para compensação, você não recebeu o valor devido.

3. Mensagem de cobrança após vencimento 

Após uma semana ou 15 dias do vencimento, você pode intensificar as cobranças. Nesse caso, também é importante se colocar à disposição do cliente e já informá-lo da possibilidade de negociações ou parcelamentos.

Exemplo: “[Nome do cliente], a sua parcela/boleto das Lojas X venceu dia 5 e até agora não registramos o seu pagamento. Entre em contato conosco para emitir a segunda via, parcelar ou negociar o débito.”

4. Mensagem de cobrança de mensalidade 

A prestação de alguns serviços depende do pagamento das mensalidades. Mensagens de cobrança para esses casos devem informar se o serviço será suspenso e a partir de que dia.

Exemplo: “[Nome do cliente], ainda não registramos o pagamento referente à mensalidade do seu plano de internet. Informamos que a partir do dia 10, o serviço poderá ser suspenso. Entre em contato conosco para emitir uma segunda via do boleto e possíveis negociações.”

5. Mensagem de colaboração

A mensagem de colaboração é nada mais do que uma cobrança ou aviso em tom colaborativo, como o próprio nome já diz. A ideia é pedir a ajuda do cliente para verificar se ele efetuou ou não o pagamento.

Exemplo: “Oi [Nome do cliente], tudo bem? Estamos com dificuldades em localizar o seu pagamento referente ao boleto da Loja X. Pode nos ajudar com isso? Basta responder essa mensagem com “Sim”, caso já tenha efetuado o pagamento. Se precisar de uma segunda via ou outra solicitação, também estamos à disposição.”

6. Mensagem de negociação 

As mensagens de negociação devem ser enviadas quando já se passaram muitos dias do vencimento do boleto. Além de se colocar à disposição, você também pode sugerir formas de negociação ou possíveis parcelamentos.

Exemplo: “[Nome do cliente], a sua parcela/boleto da Loja X encontra-se com 30 dias de atraso. Podemos parcelar o valor em até 2 vezes sem juros. Para mais opções de negociação, entre em contato conosco.”

7. Mensagem de verificação do pagamento 

Por fim, a mensagem de verificação do pagamento pode ser enviada logo após o vencimento. Não se trata efetivamente de uma cobrança e sim, da verificação se o pagamento foi efetuado ou não.

Exemplo: “[Nome do cliente], verificamos que o pagamento do boleto/parcela da loja X ainda não foi efetuado. Caso seja necessária uma segunda via ou esclarecimento de dúvidas, entre em contato conosco, estamos à disposição.”

Qual é a melhor forma de cobrar um cliente?

Tenha empatia e bom senso

Ninguém gosta de ser cobrado pelas dívidas, concorda?

Então, na hora de enviar as cobranças, tenha empatia e bom senso. Afinal, imprevistos podem acontecer com todo mundo e, se você cobrar os clientes de uma forma desagradável, dificilmente eles voltarão a comprar na sua empresa.

Cuidado com as palavras usadas

Evite frases e palavras negativas ao cobrar os seus clientes, como “você está devendo há muito tempo” ou então “você é um devedor/mau pagador”. Esses termos podem constranger o cliente e intimidá-lo. E, caso ele se sinta ofendido, poderá buscar os meios judiciais.

Por mais alto que seja o débito, lembre-se que você tem a imagem da empresa a zelar e que o seu objetivo principal é receber o valor devido e não ofender o cliente.

Atente-se para o tom de voz

O mesmo tom de voz que você já usa na comunicação da sua empresa (redes sociais e propagandas em geral) deve ser o mesmo das mensagens de cobrança.

Isso fortalece o relacionamento e facilita a comunicação com os clientes, que se sentirão mais à vontade para entrar em contato com sua empresa para resolver o débito.

Facilite o pagamento na hora da cobrança 

Quanto mais formas de pagamento você oferecer, seja no momento da compra ou na cobrança, maiores são as chances de receber em dia.

Então, caso o cliente não possa pagar tudo de uma vez, parcelar o valor devido pode ser uma opção. Agora, se ele preferir pagar via Pix, você pode dar uma porcentagem de desconto, por exemplo.

Se necessário, negocie a dívida com o cliente 

É claro que a situação ideal seria você receber o valor integral da compra, boleto ou parcela na data do vencimento acordada. Porém, em alguns casos isso não é possível e vale a pena negociar a dívida com o cliente.

Descontos nos juros e reparcelamento são algumas alternativas, mas é importante considerar quanto realmente o cliente pode pagar, para evitar uma bola de neve e acumular ainda mais débitos.

Aproveite os benefícios da tecnologia 

Usando um bom sistema de gestão, é possível acompanhar todos os recebimentos, identificar com facilidade os pagamentos recebidos e os que ainda estão pendentes.

Com essas informações em mãos, você pode criar estratégias para:

  • Negociar com os clientes devedores, como parcelamentos maiores;
  • Valorizar e reconhecer quem paga em dia, oferecendo descontos e melhores condições de pagamento.

Além disso, também é possível automatizar o processo de cobrança. Assim, você evita erros e atrasos e tem mais tempo para focar em atividades que contribuem para o crescimento do seu negócio.

Facilite o pagamento na hora da cobrança 

Quanto mais formas de pagamento você oferecer, seja no momento da compra ou na cobrança, maiores são as chances de receber em dia.

Como enviar uma mensagem de cobrança pelo WhatsApp?

O WhatsApp Business é o mesmo aplicativo do WhatsApp, mas com funções específicas para empresas. Além do atendimento, por meio desse aplicativo você também pode gerar cobranças. Acompanhe o passo a passo.

Crie uma conta no WhatsApp Business

Comece criando a conta da sua empresa no WhatsApp Business. Para isso, baixe o aplicativo no celular da sua empresa e preencha com as informações do negócio, como nome, endereço, e-mail e site, se tiver. Você pode adicionar também o catálogo de produtos.

Veja a situação cadastral do cliente

Antes de cobrar, verifique o histórico de pagamentos do cliente, para identificar se ele sempre costuma atrasar os pagamentos ou se é apenas de uma situação atípica.

Confira também os dados para contato e endereço, caso você também faça o envio de cobranças por outras vias – cartas, por exemplo.

Identifique os pagamentos em aberto

Com certeza você já ouviu falar sobre a cobrança indevida, situação em que o cliente é cobrado indevidamente por um valor já pago ou que não é devido por ele. Isso pode acontecer por erro ou até mesmo por má-fé do cobrador.

Caso o cliente sinta-se ameaçado ou constrangido pela cobrança, a empresa poderá ser processada e terá de indenizá-lo.

Para evitar situações desconfortáveis como essa, antes de enviar uma cobrança, verifique a real situação do cliente e confirme, tanto internamente quanto com o devedor a existência do débito.

Escreva e envie a mensagem no WhatsApp

Com a conta configurada, escreva a mensagem de cobrança para o cliente. Se você não sabe por onde começar, utilize alguns dos modelos que listamos no início deste conteúdo. O passo seguinte é fazer o envio dessa mensagem e acompanhar se ela foi recebida e respondida.

Caso não tenha resposta, você pode optar por outra forma de contato, como e-mail e ligação.

Bônus: Crie lista de transmissão para inadimplentes

O WhatsApp Business permite a criação de listas de transmissão, que você pode usar para agrupar os clientes inadimplentes em uma única lista e enviar as mensagens de uma vez, o que ajuda a economizar tempo.

Agora que você já está preparado para a comunicação com seus clientes,  leia nosso artigo Cobrança recorrente: entenda como funciona e quais as vantagens.

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