Equipe da Conta Azul
Sobre o que estamos falando?
-
- O envio de mensagens de cobranças aos clientes é uma maneira de fazer que a cliente não se esqueça de efetuar o pagamento dos boletos, e assim garantir que o empreendedor receba em dia;
- Cobrar não é errado e sim, necessário. Porém, é preciso saber o que e como falar, para não gerar constrangimentos e possíveis problemas judiciais. Alguns exemplos de mensagens de cobrança podem ser seguidos, com dicas para cobrar o cliente da melhor forma até pelo WhatsApp;
- Tenha controle total dos seus recebimentos com o ERP da Conta Azul, plataforma completa e online feita para empresas. Emita relatórios e monitore em tempo real o estoque, as vendas e o fluxo de caixa. Tudo isso integrado à contabilidade e com poucos cliques!
Mensagem de cobrança para os clientes: quem nunca precisou cobrar um pagamento e ficou em dúvida sobre o que falar?
De fato, é preciso ter muito cuidado na hora de cobrar os seus clientes, já que uma palavra mal colocada ou uma cobrança errada podem gerar constrangimentos e até problemas judiciais, o que não é nada bom para a reputação da empresa.
Mas não é por causa disso que você vai deixar de enviar cobranças ou de lembrar seus clientes que o vencimento está se aproximando. Afinal, cobrar não é errado, além de ser algo necessário para receber os pagamentos em dia e organizar o financeiro da empresa.
Para te ajudar, listamos neste conteúdo 7 exemplos de mensagens de cobrança para você se inspirar e montar as suas. Confira também dicas importantes de como cobrar os clientes pelo WhatsApp.
Continue a leitura para conferir os tópicos abaixo:
- 7 exemplos de mensagem de cobrança para clientes
- Qual é a melhor forma de cobrar um cliente?
- Como enviar uma mensagem de cobrança pelo WhatsApp?
7 exemplos de mensagem de cobrança para clientes
1. Aviso de vencimento do boleto
A mensagem de cobrança com aviso do vencimento do boleto tem o objetivo de lembrar o cliente que a data se aproxima.
Exemplo: “Olá [Nome do cliente], a data do vencimento do seu boleto da Loja X está se aproximando! Pagando em dia, você evita multas por atraso.”
Neste tipo de mensagem, reforce os benefícios de se pagar em dia, como evitar porcentagens de juros e garantir possíveis descontos.
2. Mensagem de cobrança inicial
A mensagem de cobrança inicial pode ser enviada nos primeiros dias de atraso no pagamento.
Exemplo: “[Nome do cliente], não identificamos o pagamento do seu boleto das Lojas X. Para emitir a segunda via ou caso tenha dúvidas sobre a cobrança, entre em contato conosco. Caso já tenha efetuado o pagamento, ignore esta mensagem.”
O importante nessa situação é deixar o canal de comunicação aberto para que o cliente se sinta confortável para entrar em contato com a empresa, seja para emitir um novo boleto ou até solicitar uma negociação do débito.
Além disso, é preciso considerar também que o cliente já pode ter pago a cobrança e, por algum motivo, como o tempo para compensação, você não recebeu o valor devido.
3. Mensagem de cobrança após vencimento
Após uma semana ou 15 dias do vencimento, você pode intensificar as cobranças. Nesse caso, também é importante se colocar à disposição do cliente e já informá-lo da possibilidade de negociações ou parcelamentos.
Exemplo: “[Nome do cliente], a sua parcela/boleto das Lojas X venceu dia 5 e até agora não registramos o seu pagamento. Entre em contato conosco para emitir a segunda via, parcelar ou negociar o débito.”
4. Mensagem de cobrança de mensalidade
A prestação de alguns serviços depende do pagamento das mensalidades. Mensagens de cobrança para esses casos devem informar se o serviço será suspenso e a partir de que dia.
Exemplo: “[Nome do cliente], ainda não registramos o pagamento referente à mensalidade do seu plano de internet. Informamos que a partir do dia 10, o serviço poderá ser suspenso. Entre em contato conosco para emitir uma segunda via do boleto e possíveis negociações.”
5. Mensagem de colaboração
A mensagem de colaboração é nada mais do que uma cobrança ou aviso em tom colaborativo, como o próprio nome já diz. A ideia é pedir a ajuda do cliente para verificar se ele efetuou ou não o pagamento.
Exemplo: “Oi [Nome do cliente], tudo bem? Estamos com dificuldades em localizar o seu pagamento referente ao boleto da Loja X. Pode nos ajudar com isso? Basta responder essa mensagem com “Sim”, caso já tenha efetuado o pagamento. Se precisar de uma segunda via ou outra solicitação, também estamos à disposição.”
6. Mensagem de negociação
As mensagens de negociação devem ser enviadas quando já se passaram muitos dias do vencimento do boleto. Além de se colocar à disposição, você também pode sugerir formas de negociação ou possíveis parcelamentos.
Exemplo: “[Nome do cliente], a sua parcela/boleto da Loja X encontra-se com 30 dias de atraso. Podemos parcelar o valor em até 2 vezes sem juros. Para mais opções de negociação, entre em contato conosco.”
Saiba mais sobre a arte da negociação, clicando aqui.
7. Mensagem de verificação do pagamento
Por fim, a mensagem de verificação do pagamento pode ser enviada logo após o vencimento. Não se trata efetivamente de uma cobrança e sim, da verificação se o pagamento foi efetuado ou não.
Exemplo: “[Nome do cliente], verificamos que o pagamento do boleto/parcela da loja X ainda não foi efetuado. Caso seja necessária uma segunda via ou esclarecimento de dúvidas, entre em contato conosco, estamos à disposição.”
Qual é a melhor forma de cobrar um cliente?
Tenha empatia e bom senso
Ninguém gosta de ser cobrado pelas dívidas, concorda?
Então, na hora de enviar as cobranças, tenha empatia e bom senso. Afinal, imprevistos podem acontecer com todo mundo e, se você cobrar os clientes de uma forma desagradável, dificilmente eles voltarão a comprar na sua empresa.
Saiba como o mapa da empatia permite conhecer seu cliente.
Cuidado com as palavras usadas
Evite frases e palavras negativas ao cobrar os seus clientes, como “você está devendo há muito tempo” ou então “você é um devedor/mau pagador”. Esses termos podem constranger o cliente e intimidá-lo. E, caso ele se sinta ofendido, poderá buscar os meios judiciais.
Por mais alto que seja o débito, lembre-se que você tem a imagem da empresa a zelar e que o seu objetivo principal é receber o valor devido e não ofender o cliente.
Atente-se para o tom de voz
O mesmo tom de voz que você já usa na comunicação da sua empresa (redes sociais e propagandas em geral) deve ser o mesmo das mensagens de cobrança.
Isso fortalece o relacionamento e facilita a comunicação com os clientes, que se sentirão mais à vontade para entrar em contato com sua empresa para resolver o débito.
Entenda como lidar com feedbacks vindo dos clientes.
Facilite o pagamento na hora da cobrança
Quanto mais formas de pagamento você oferecer, seja no momento da compra ou na cobrança, maiores são as chances de receber em dia.
Então, caso o cliente não possa pagar tudo de uma vez, parcelar o valor devido pode ser uma opção. Agora, se ele preferir pagar via Pix, você pode dar uma porcentagem de desconto, por exemplo.
Se necessário, negocie a dívida com o cliente
É claro que a situação ideal seria você receber o valor integral da compra, boleto ou parcela na data do vencimento acordada. Porém, em alguns casos isso não é possível e vale a pena negociar a dívida com o cliente.
Descontos nos juros e reparcelamento são algumas alternativas, mas é importante considerar quanto realmente o cliente pode pagar, para evitar uma bola de neve e acumular ainda mais débitos.
Aproveite os benefícios da tecnologia
Usando um bom sistema de gestão, é possível acompanhar todos os recebimentos, identificar com facilidade os pagamentos recebidos e os que ainda estão pendentes.
Com essas informações em mãos, você pode criar estratégias para:
-
Negociar com os clientes devedores, como parcelamentos maiores;
-
Valorizar e reconhecer quem paga em dia, oferecendo descontos e melhores condições de pagamento.
Como enviar uma mensagem de cobrança pelo WhatsApp?
O WhatsApp Business é o mesmo aplicativo do WhatsApp, mas com funções específicas para empresas. Além do atendimento, por meio desse aplicativo você também pode gerar cobranças. Acompanhe o passo a passo.
Crie uma conta no WhatsApp Business
Comece criando a conta da sua empresa no WhatsApp Business. Para isso, baixe o aplicativo no celular da sua empresa e preencha com as informações do negócio, como nome, endereço, e-mail e site, se tiver. Você pode adicionar também o catálogo de produtos.
Veja a situação cadastral do cliente
Antes de cobrar, verifique o histórico de pagamentos do cliente, para identificar se ele sempre costuma atrasar os pagamentos ou se é apenas de uma situação atípica.
Confira também os dados para contato e endereço, caso você também faça o envio de cobranças por outras vias - cartas, por exemplo.
Identifique os pagamentos em aberto
Com certeza você já ouviu falar sobre a cobrança indevida, situação em que o cliente é cobrado indevidamente por um valor já pago ou que não é devido por ele. Isso pode acontecer por erro ou até mesmo por má-fé do cobrador.
Caso o cliente sinta-se ameaçado ou constrangido pela cobrança, a empresa poderá ser processada e terá de indenizá-lo.
Para evitar situações desconfortáveis como essa, antes de enviar uma cobrança, verifique a real situação do cliente e confirme, tanto internamente quanto com o devedor a existência do débito.
Escreva e envie a mensagem no WhatsApp
Com a conta configurada, escreva a mensagem de cobrança para o cliente. Se você não sabe por onde começar, utilize alguns dos modelos que listamos no início deste conteúdo. O passo seguinte é fazer o envio dessa mensagem e acompanhar se ela foi recebida e respondida.
Caso não tenha resposta, você pode optar por outra forma de contato, como e-mail e ligação.
Bônus: Crie lista de transmissão para inadimplentes
O WhatsApp Business permite a criação de listas de transmissão, que você pode usar para agrupar os clientes inadimplentes em uma única lista e enviar as mensagens de uma vez, o que ajuda a economizar tempo.
Agora que você já está preparado para a comunicação com seus clientes, leia nosso artigo Cobrança recorrente: entenda como funciona e quais as vantagens.
