Como gerar boleto: guia completo para cobrar seus clientes sem complicação

 

Quer saber como gerar boleto e usar esse meio de pagamento rápido e prático na sua empresa?

De fato, você só tem a ganhar cobrando seus clientes dessa forma, pois os boletos bancários são muito populares e trazem inúmeras vantagens tanto para quem vende quanto para quem compra.

Para começar, eles são mais baratos para a empresa, agilizam o recebimento do dinheiro e permitem que qualquer consumidor faça o pagamento em bancos, lotéricas e pela internet — inclusive aqueles que não têm conta bancária.

Além disso, ficaram ainda mais seguros depois que os boletos registrados se tornaram obrigatórios no país.

Para entender como gerar boleto e aproveitar esses benefícios, acompanhe nosso guia completo:

Ficou interessado? Então, siga a leitura e comece a gerar boletos o quanto antes.

CAPÍTULO 1

O que é e como gerar boleto bancário

Antes de explicar como gerar boleto bancário, vamos deixar claro seu significado: um título de cobrança emitido por bancos que se tornou um dos principais meios de pagamento do Brasil.

Tanto empresas quanto pessoas físicas podem emitir esses títulos, desde que possuam conta bancária e contratem uma carteira de cobranças junto ao banco ou instituição financeira habilitada.

A popularidade dessa forma de cobrança pode ser explicada por vários fatores, desde a simplicidade até a flexibilidade, tanto para os clientes como para os empresários.

O processo é muito simples: você, empreendedor, emite o boleto bancário de cobrança, que possui um código de barras e um código numérico, além de valor e data de vencimento.

Então, o cliente recebe o boleto em papel ou em um arquivo digital, em formato PDF, e efetua o pagamento pelo internet banking, em agências bancárias, nos caixas eletrônicos ou em lotéricas.

De modo geral, o boleto pode ser emitido em modelo avulso ou em formato de carnê, sendo composto por campos específicos que garantem que o valor pago chegue ao destino final.

Apesar de ser um documento bem estruturado, ainda costuma despertar dúvidas sobre o preenchimento das informações.

Mas não se preocupe, pois explicaremos tudo a respeito desses dados no artigo.

CAPÍTULO 2

Como funciona o boleto bancário

Para gerar um boleto de cobrança, o primeiro passo é abrir uma conta corrente ou fazer um cadastro em uma instituição que ofereça esse tipo de serviço.

Antigamente, somente os grandes bancos ofereciam carteiras de cobrança, mas hoje já é possível emitir boletos por meio de fintechs, bancos digitais e outras instituições financeiras habilitadas.

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O processo de emissão também é muito simples, pois existem diversas ferramentas e sistemas que organizam os dados rapidamente e de forma 100% segura, para facilitar ainda mais o trabalho do empreendedor.

Basta que a pessoa física ou jurídica responsável pela cobrança (cedente) identifique o cliente (sacado) e estabeleça um prazo para o pagamento, que é a data de vencimento.

Já o pagamento do documento pode ser feito de diferentes maneiras, para a conveniência do consumidor.

Para clientes que possuem conta bancária, por exemplo, há múltiplos canais de atendimento: boca do caixa nas agências, terminais de autoatendimento, Internet banking, atendimento telefônico e aplicativos de smartphone.

Além disso, casas lotéricas, agências dos Correios com Banco Postal e correspondentes bancários de maneira geral também recebem o pagamento, garantindo o acesso às pessoas que não têm conta bancária.

Uma vez quitado, o valor é debitado em um prazo fixado pela instituição financeira — geralmente, entre um e três dias úteis.

Dessa forma, sua empresa, que emitiu o boleto, tem controle sobre quais documentos estão em aberto e quais foram pagos, facilitando a organização de processos de revisão de inadimplentes e liberação de mercadorias, por exemplo.

CAPÍTULO 3

Boleto bancário e os desbancarizados

Além de ser muito prático, o boleto bancário também é uma das formas de pagamento mais acessíveis no país, principalmente para a população desbancarizada (que não possui conta corrente ou acesso a serviços financeiros).

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Instituto Locomotiva, publicada em 2019 na Época Negócios, o Brasil tem 45 milhões de desbancarizados — 29% da população acima de 16 anos —, que juntos movimentam mais de R$ 817 bilhões fora da rede bancária do país.

Para essas pessoas, o boleto é o melhor meio de pagamento, pois evita a necessidade de carregar dinheiro vivo e pode ser pago em qualquer lotérica, caixa de supermercado ou agência dos Correios no caminho.

Entre as empresas, a desbancarização também é uma realidade e se trata de mais um motivo para a popularidade do boleto bancário.

De acordo com uma pesquisa do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), publicada em 2015 na PEGN, 30% das pequenas empresas do país não possuem conta bancária ou relação com bancos comerciais.

Nesse caso, é possível emitir os boletos por meio de plataformas intermediadoras, mesmo sem uma conta em banco.

CAPÍTULO 4

9 vantagens de gerar boletos

Mesmo com a ascensão de várias formas de pagamento (cartão de débito e crédito, links de pagamento, QR Code, pagamento pelo app, etc.), o boleto continua sendo vantajoso para consumidores e empresas.

Confira alguns dos benefícios que ele proporciona.

1. Agilidade na cobrança

Para as micro e pequenas empresas, saber como gerar boleto é essencial para fazer cobranças com mais agilidade e eficiência.

Em vez de visitar um cliente para faturar ou ter que passar o cartão pessoalmente, por exemplo, basta enviar o documento digital por e-mail ou impresso via correspondência.

2. Redução de custos operacionais

Outra vantagem clara do boleto para as empresas é a redução de custos operacionais com pagamentos.

Para você ter uma ideia, a taxa para emissão de um boleto registrado varia entre R$ 1,50 e R$ 10,00 no mercado de serviços financeiros atual (2020).

Se considerarmos os custos da taxa da adquirente, aluguel da maquininha e taxas cobradas pela antecipação de recebíveis, por exemplo, o pagamento com cartão de crédito pode sair bem mais caro para a empresa.

De qualquer forma, é importante oferecer várias formas de pagamento ao consumidor — mas o boleto, sem dúvida, é uma das mais econômicas.

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3. Recebimento rápido

Os empreendedores também preferem os boletos pela rapidez com que recebem o dinheiro das vendas.

Enquanto um pagamento com cartão de crédito pode demorar mais de 30 dias para cair na conta da empresa, o boleto leva no máximo 3 dias úteis para ser compensado.

Assim que ocorre a compensação bancária, o dinheiro cai imediatamente na conta do negócio.

4. Possibilidade de oferecer descontos

Graças à redução de custos e recebimento rápido proporcionados pelos boletos, as empresa podem oferecer descontos para os clientes que optam por essa forma de pagamento.

Logo, esses meios de pagamento também funcionam como estratégias para aumentar as vendas.

Assim, tanto o empreendedor quanto o consumidor saem ganhando.

5. Diversificação de formas de pagamento

Atualmente, oferecer diversas formas de pagamento aos clientes é um diferencial importante para qualquer negócio.

Quanto mais opções você oferecer, melhor será para o consumidor, que poderá escolher seu meio de pagamento preferido e não terá motivos para procurar a concorrência.

E o boleto, como vimos, é uma opção essencial para quem não possui cartões ou conta bancária.

6. Cálculo facilitado em caso de atraso

O cálculo das multas e juros de mora pode ser definido pelo emissor do boleto — o que facilita muito a cobrança em caso de atraso no pagamento.

Desde a criação da Plataforma de Cobrança da Febraban, os clientes não precisam mais ir até a agência do banco emissor para pagar um boleto vencido: basta usar as mesmas formas de pagamento válidas para o documento dentro do prazo.

A diferença é que os juros e multas serão calculados automaticamente no ato do pagamento, independentemente do canal escolhido.

7. Controle de recebimento

Os boletos também facilitam o controle dos recebimentos para as empresas, que conseguem acompanhar cada documento emitido, vencido ou quitado em sistemas digitais.

No caso de vendas no modelo de receita recorrente, alguns sistemas permitem que você automatize o envio de notas fiscais e boletos de cobrança, agilizando ainda mais a rotina do negócio.

Além disso, os boletos podem ser integrados às contas a receber, tornando o controle financeiro muito mais eficiente.

8. Possibilidade de protesto

Caso um boleto referente a produtos já entregues ou serviços já realizados não seja pago, também é possível recorrer ao protesto como última alternativa para tentar recuperar o dinheiro.

O título pode ser protestado em cartório e o devedor tem três dias úteis para regularizar a dívida, ou corre o risco de ser negativado nos órgãos de proteção ao crédito como SPC e Serasa.

9. Mais segurança para empresa e cliente

Por fim, o boleto bancário ainda é uma das formas de pagamento mais seguras para empresas e clientes.

Com a obrigatoriedade dos boletos registrados, o risco de fraudes foi drasticamente reduzido, assim como as inconsistências nos pagamentos e problemas como pagamento em duplicidade.

CAPÍTULO 5

Números do boleto bancário no país

Segundo dados da Febraban de 2019, mais de 3,7 bilhões de boletos bancários referentes à venda de produtos e serviços são pagos todo ano no Brasil.

Desde o lançamento da Plataforma de Cobrança da Febraban, no final de 2018, a expectativa é que esse número suba para 6,6 bilhões de boletos.

Outra pesquisa, realizada pela fintech Acordo Certo e publicada em 2020 no Valor Investe, mostra que 48,11% dos brasileiros ainda preferem pagar boletos nas casas lotéricas.

Já o internet banking vem em segundo lugar, com 35,20% da preferência.

Mas, durante o período da quarentena do coronavírus, houve uma queda de 17,9% na escolha das lotéricas e crescimento de 14,24% dos pagamentos pela internet.

Além disso, a pandemia também impulsionou os pagamentos de boletos em caixas de supermercados em 90,32%.

Para aqueles que têm o hábito de comprar online, ele é o meio de pagamento principal: 75% dos e-consumidores utilizam o boleto bancário para pagar suas compras virtuais, segundo uma pesquisa realizada pelo E-commerce Brasil em parceria com o Sebrae e divulgada no Terra em 2019.

Segundo os entrevistados, o meio de pagamento é vantajoso devido às baixas taxas cobradas e facilidade de emissão.

Ao que parece, o boleto ainda será relevante por muito tempo na economia, pois está inserido no processo de transformação digital e faz parte da cultura de pagamento dos brasileiros.

CAPÍTULO 6

Carteiras e tipos de boleto

Para entender o que são as carteiras, vamos falar das modalidades de cobrança, relacionadas à existência ou não de registro.

Isso é especialmente importante porque, desde dezembro de 2018, a Nova Plataforma de Cobrança extinguiu os boletos simples.

Entenda as diferenças entre os documentos e seus tipos.

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Boleto simples ou sem registro

Nas carteiras do modelo simples, o boleto é emitido por uma empresa sem que o banco seja informado sobre quem irá pagar pela cobrança.

Além disso, o valor e prazo de vencimento também não são especificados.

Muitas empresas costumavam optar por esse modelo porque os bancos só cobravam pelo documento efetivamente pago.

Assim, se o cliente desistisse da compra, não era preciso pagar pelo serviço bancário — além da taxa ser mais baixa mesmo para os títulos quitados.

No entanto, essa flexibilidade também reduzia o controle sobre a cobrança e aumentava as chances de fraudes.

Por isso, a Febraban decidiu extinguir o boleto simples e permitir somente a versão registrada para tornar as cobranças mais seguras.

Cobrança com registro

No caso da cobrança registrada, a empresa que vende precisa identificar e comunicar ao banco o nome e CPF ou CNPJ do cliente, além de ficar uma data limite de pagamento e valor do documento.

Ao gerar o boleto com registro, um arquivo é criado e enviado pelo cedente para o banco, deixando a operação formalizada no sistema.

Dessa forma, a empresa tem mais controle dos processos de venda e o consumidor tem mais segurança para fazer o pagamento.

Além disso, a empresa também evita enganos de cálculos sobre multas e encargos quando os boletos vencem.

A maior rigidez no controle ainda proporciona que você proteste o título não pago, desde que o serviço tenha sido realizado, ou o produto, entregue.

A exceção são as lojas virtuais ou outro tipo de venda em que a cobrança é feita antes da entrega do produto — como o pagamento é antecipado, o boleto não pago é cancelado sem direito a protesto, porque nenhum bem foi enviado.

Tipos de boleto

O boleto pode ser apresentado de duas maneiras: avulso ou no formato de carnê. O boleto avulso é um documento que permite cobrar por uma compra à vista, em uma única operação.

Já o carnê é o nome dado a uma sequência de boletos, cobrando prestações de uma compra ou valores de uma assinatura, que são uma cobrança recorrente.

Na origem, o termo carnê está associado a pagamento de um empréstimo, como consórcios ou compras parceladas.

CAPÍTULO 7

Fim do boleto sem registro

em 2018

Desde setembro de 2018, todos os boletos de cobrança devem ser gerados com registro — ou seja: o boleto simples não é mais aceito.

As novas regras provêm do projeto Nova Plataforma de Cobrança, desenvolvido pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban) em parceria com a rede bancária.

O objetivo do projeto é modernizar o sistema de cobrança brasileiro, aumentar a segurança e reduzir as ocorrências de fraudes.

Segundo dados da Febraban, o sistema evitou um prejuízo mais de R$ 450 milhões anuais em fraudes e reduziu a necessidade de saques em dinheiro no valor de R$ 5,1 bilhões em 2019.

Esse avanço foi possível graças à identificação do emissor e pagador do boleto e facilidade de rastreamento dos pagamento.

Como os documentos são registrados na plataforma, as informações podem ser conferidas e validadas — em caso de inconsistências, o pagamento não é autorizado.

Outra mudança é que os consumidores já podem pagar boletos vencidos em qualquer agência bancária e no internet banking, gerando mais comodidade e eliminando a necessidade da emissão de segunda via.

CAPÍTULO 8

Como gerar boleto bancário em 5 passos

Agora que você já conhece bem o boleto bancário, só falta aprender a emitir esse documento na sua empresa.

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Veja como gerar boletos em poucos passos.

1. Abra uma conta corrente

O primeiro passo para gerar boletos bancários na sua empresa é abrir uma conta corrente compatível com serviços de cobrança, onde você possa receber o dinheiro das vendas.

Como já mencionamos, existem várias opções de bancos tradicionais e fintechs que oferecem essa função para os correntistas.

Preferencialmente, você deve abrir uma conta PJ (Pessoa Jurídica) para separar as finanças pessoais das empresariais.

2. Verifique as taxas e condições do serviço

Antes de gerar boletos, é importante conferir se a instituição cobra taxas para emissão, alteração ou cancelamento, por exemplo.

Além disso, vale revisar o contrato para entender se você terá direito a protestos e como funciona a transferência do dinheiro para a sua conta.

Em alguns casos, você também pode ganhar descontos de acordo com a quantidade de boletos que precisa emitir mensalmente.

3. Escolha um software para emissão

Para empresas que emitem vários boletos, não é nada prático utilizar o próprio sistema do banco e ter que gerar documentos um a um.

Por isso, é importante escolher um software emissor — de preferência, integrado ao seu ERP e com funções de automatização de processos de cobrança e gestão financeira.

4. Siga os passos da ferramenta

Após escolher sua ferramenta para gerar boletos, você só precisa seguir os passos indicados no sistema, que costumam ser intuitivos.

Lembre-se de registrar todos os documentos com os dados da empresa (cedente) e do cliente (sacado).

No final do processo, você terá a opção de enviar o boleto para o cliente via e-mail ou encaminhar o link para o documento em PDF.

5. Controle o pagamento dos boletos

Depois de gerar seus boletos, é importante acompanhar o pagamento de cada documento ou das parcelas de carnê.

Em alguns sistemas, você tem a opção de enviar lembretes de pagamento para que o cliente não se esqueça de quitar o boleto.

Além disso, você consegue monitorar títulos vencidos e definir estratégias para combater a inadimplência.

CAPÍTULO 9

Como gerar boleto bancário: campo a campo

O preenchimento correto de cada um dos campos do boleto ainda gera muitas dúvidas entre empreendedores.

São eles:

  • Nome do cedente
  • Agência/código do beneficiário (ou código do Cedente)
  • Valor do título (em moeda corrente, no caso: reais)
  • Vencimento (data limite para pagamento sem juros, mora nem multas)
  • Nosso número (sequência digitável, equivalente numérico do código de barras)
  • Nome do sacado.

Além disso,temos os juros, mora, multas e descontos baseados em condições de pagamento, que são opcionais.

Confira a definição de cada campo para preencher seus boletos sem complicação.

Sacado

Em um boleto de cobrança, sacado é quem paga o boleto — ou seja, é o cliente que está sendo cobrado.

No caso das cobranças registradas, a identificação do CPF ou CNPJ é obrigatória.

Cedente

O cedente é quem emite a cobrança para receber. Assim que o documento é pago, o valor é debitado em conta corrente.

Em outras palavras: cedente é a empresa que gera o boleto para receber pelas vendas.

Agência/Código Beneficiário ou Código do Cedente

O número da agência tem três ou quatro dígitos. Quando a agência é identificada por cinco, o dígito verificador normalmente não é usado.

Já o código beneficiário, antigamente chamado de código do cedente, tem de seis a 12 dígitos, conforme a carteira do banco.

Valor do Título

Valor do título é o preço da compra ou contratação, apresentado em reais, a moeda corrente do Brasil.

É obrigatório informar também quais são as condições do pagamento — incluindo juros, multa e mora, além de descontos.

Vencimento

Trata-se do prazo máximo para pagar o título sem juros, mora nem multas.

No caso do boleto registrado, com a nova regra, é possível pagar um boleto em qualquer casa lotérica, agência ou correspondente bancário mesmo depois da data de vencimento.

Além disso, a empresa pode oferecer um pagamento com desconto para o cliente que quitar a cobrança antecipadamente.

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Juros e multa de mora

Mora é definida no Código Civil brasileiro como um atraso no pagamento por responsabilidade do cliente.

Em um boleto, pode haver juros de mora — um percentual definido por mês, cobrado proporcionalmente aos dias de atraso — e/ou multa de mora — um percentual aplicado uma única vez, a partir do dia seguinte à data de vencimento.

Nosso Número

Um dos itens obrigatórios da ficha de compensação de um boleto, o chamado “nosso número”, é uma sequência de dígitos que identifica o documento e compõe a linha digitável.

Ele é exclusivo, não pode ser repetido e carrega todas as informações registradas junto ao banco.

O tamanho do nosso número também varia conforme o banco e a carteira de cobrança.

Linha digitável

A linha digitável é a sequência de dígitos que identifica o banco, carteira de cobrança, nosso número e valor da cobrança.

Os primeiros três dígitos referem-se ao código de compensação do banco emissor. O quarto indica a moeda: para cobranças em reais, o número é o 9, já para outras moedas, o 8.

A data vencimento também é definida com o cálculo de dias corridos a partir de 7 de outubro de 1997, a chamada data-base, que é o dia fixado pelo Banco Central como marco para esse tipo de cobrança.

Os últimos dígitos indicam o valor do vencimento, sem vírgulas.

No total, a linha digitável costuma trazer uma sequência de 48 algarismos.

Código de barras

Em um boleto de cobrança, o código de barras é a representação da linha digitável para máquinas.

Existem diversos padrões de código de barras para fins específicos, de modo que a combinação da espessura das barrinhas cria uma figura única, com variações quase imperceptíveis ao nosso olhar, mas diferentes o bastante para a leitura por máquinas capazes de lê-los.

Além disso, os boletos também podem conter QR Codes — códigos lidos pela câmera do celular — para facilitar o pagamento.

CAPÍTULO 10

Como gerar boletos registrados com a Conta Azul

Depois de aprender como gerar boleto, é provável que você sinta a necessidade de adotar um sistema para agilizar a emissão desses documentos e cobrar seus clientes com mais eficiência.

Uma alternativa é utilizar o Receba Fácil Boleto da Conta Azul, uma solução para emitir boletos integrados ao controle financeiro do seu negócio e sem a necessidade de fechar contrato com o banco — basta ter uma conta bancária.

Tudo é resolvido online e com poucos cliques, da contratação à emissão, do envio ao controle de recebimentos.

Ou seja: utilizando a solução, você não precisa mais mexer com arquivos de remessa e retorno e consegue gerar boletos com muito mais praticidade.

Com o Receba Fácil Boleto, você tem as seguintes vantagens:

  • Não há limite para a emissão de boletos
  • Processo rápido e online para configuração e aprovação da conta
  • Não precisa gerar arquivo de remessa e nem arquivo de retorno dos boletos emitidos
  • A conciliação bancária e a baixa são automáticas
  • Não possui taxa para a emissão, alteração e nem para o cancelamento do boleto, a taxa é paga apenas quando o cliente realiza o pagamento do boleto
  • Após o banco identificar o pagamento do boleto, o valor é transferido de forma automática para a sua conta em até 2 dias úteis
  • A transferência do dinheiro é 100% gratuita
  • São aceitos os seguintes bancos: Banco do Brasil, Santander, Itaú, Caixa Econômica, Bradesco, Sicredi, Sicoob, Banco BS2, Banrisul, Inter e BRB - Banco de Brasília
  • O valor do boleto é de apenas R$3,50 por boleto recebido
  • Você pode enviar os boletos automaticamente para os seus clientes através da opção de Contratos
  • Você pode enviar lembretes de vencimento dos boletos automaticamente para os seus clientes.

E então, ficou claro como gerar boletos e por que vale a pena automatizar essa rotina no seu negócio?

Ufa! São muitas informações, não? Mas, com o apoio da Conta Azul, sua vida fica mais fácil, e a emissão de boletos, muito mais prática.

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