Escritório virtual: como sua empresa pode se beneficiar desse serviço

0 Comentários Publicado:  Assunto: Empreendedorismo, Gestão e Negócios

Mulher em escritório virtual

Na esteira da evolução nos ambientes profissionais (e no trabalho em si), o escritório virtual chama a atenção. O conceito vem se consolidando como solução para otimizar tempo e recursos em locação de estações laborais. A opção combina com os atuais tempos de expansão do trabalho remoto e de empresas organizadas horizontalmente. Será que é para você também?DRE Gerencial do ContaAzul: Comece agora

Escritório virtual: por que pensar na ideia?

Um dos empecilhos que podem impedir um empreendimento de crescer é justamente a falta de um ambiente corporativo. É preciso haver um espaço no qual clientes possam ser recebidos ou propostas possam ser feitas. Afinal, não é porque é virtual que as relações olho no olho deixam de existir.

O nome escritório virtual pode remeter a algo que não é físico, mas interações profissionais reais estão inclusas nesse tipo de serviço. Se você quer saber mais sobre o funcionamento desses espaços, vamos apontar boas razões para pensar na ideia. Talvez essa seja a mudança de ares que sua empresa tanto precisa.

O escritório virtual é mais conveniente

Em tempos de economia em recessão, desemprego e renda média do trabalhador em queda, o empreendedorismo surge como a alternativa para fugir da desocupação. Embora há quem seja forçado a se manter na informalidade, não são poucos os donos de negócio que optam por se tornar profissionais liberais.

Também existe quem se associa para formar empresas ligadas à prestação de serviços, como profissionais de marketing digital, corretores de seguros, imobiliárias e tantos outros que dependem de um local para conduzir suas atividades.

Há casos em que o regime home office, desde que seja bem gerenciado, é o meio mais prático para conduzir as atividades. Quando trabalham sozinhos, prestadores de serviços podem não precisar de um espaço físico ou profissionais de apoio para viabilizar seus negócios.

No entanto, quando se está em equipe, ou surge a necessidade de expandir, um dos maiores desafios é encontrar imóveis com mensalidades compatíveis com o que se pode pagar.

Não menos importante, a dinâmica de trabalho em empresas altamente horizontalizadas e com viés inovador como as modernas startups, fez da internet seu espaço de trabalho por excelência.

Cada vez mais, a dependência de escritórios físicos diminui, enquanto se intensificam as relações pelas mídias e ferramentas de comunicação digitais, tais como Skype e Whatsapp. De fato, para muitas empresas e donos de negócios, a presença física já não é imprescindível.

Por outro lado, isso não significa dizer que não é mais necessário contar com uma estrutura profissional, na forma de escritórios, salas de reunião e profissionais de apoio como recepcionistas e secretárias.

O que acontece, com o trabalho remoto em alta (inclusive previsto na Reforma Trabalhista), é uma reconfiguração dos escritórios corporativos. Agora, eles são reservados para empresas que operam sob demanda, ou seja, pagam para usar quando precisam e do jeito que for mais conveniente.

Não faz mais sentido alugar espaços inteiros por meses sem que isso seja necessário, diante de uma economia que cresce em função da internet. O que mais existem são opções para se trabalhar a partir de casa. Por que então as empresas não podem se adequar, utilizando espaço conforme suas demandas?

Como funciona

Mesmo que seja utilizado por empresas já estabelecidas no mercado, o escritório virtual é indicado principalmente para negócios que estão começando. Nele, as empresas contam com serviços como secretária, número de telefone, endereço comercial para receber correspondências e outras facilidades, sem precisar pagar pelos altos valores de aluguéis tradicionais.

A ocupação de um escritório virtual não é full time, como acontece em salas comerciais tradicionais. O espaço pode ser utilizado de forma compartilhada. Ou seja, a sua empresa pode alugar um desses escritórios junto a outras organizações.

Uma outra empresa é quem gerencia o espaço, locação de salas de reunião e a contratação de secretárias, recepcionistas e profissionais de apoio. Você não se envolve com nada disso, o que representa uma comodidade.

Se uma corretora de imóveis, por exemplo, quiser utilizar um escritório virtual, a manutenção do espaço continua a cargo da empresa que administra o local. Assim, o foco é totalmente direcionado para o core business, já que cabe a uma terceira a gestão do espaço. Não é exatamente uma terceirização, mas uma gestão eficiente do espaço comercial e corporativo.

Embora sejam parecidos em sua forma, existem diferenças entre coworking e escritórios virtuais. Num coworking, como o termo já deixa implícito, existe uma organização do espaço para favorecer a colaboração entre as pessoas.

Podem até existir salas destacadas e escritórios exclusivos, mas a maior parte das dependências são projetadas para que as pessoas interajam e compartilhem experiências.

O escritório virtual já é uma forma mais voltada a empresas que precisam de uma infraestrutura física para seus negócios. Como já vimos, a diferença em relação aos escritórios tradicionais é que se paga apenas pelo que é utilizado, pelo tempo necessário.

Na verdade, coworking e escritórios virtuais são dois conceitos distintos, mas que de certa forma resultam de uma mesma dinâmica de trabalho. Neles, prevalecem as hierarquias menos rígidas, o que se reflete até mesmo na forma de utilização dos ambientes corporativos.

Vantagens e possíveis desvantagens

De certa forma, os escritórios virtuais são a tradução imobiliária de conceitos já aplicados a outros setores, como na indústria. Um desses conceitos, a produção enxuta, defende o uso mais racional dos recursos, o que reduz o desperdício e aumenta a produtividade.

Essa é, provavelmente, a maior vantagem de um escritório virtual: a racionalização do uso do espaço. Por que se deve pagar para ter um imóvel se, na maior parte do tempo, seus espaços ficam ociosos? E por que não pagar apenas pelo espaço que for efetivamente utilizado, pelo tempo em que de fato ele servir à empresa?

São essas perguntas que o modelo de escritório virtual responde, e de maneira satisfatória. Os custos com locação são drasticamente reduzidos, assim como deixa-se de consumir tempo e recursos pagando e gerenciando despesas fixas como água, luz e internet.

Se existem desvantagens, elas só serão percebidas a partir do momento em que a empresa cresça a ponto de suas atividades não caberem em um espaço compartilhado.

Para empresas de micro e pequeno porte, o escritório virtual é hoje a solução mais rápida, prática e barata para poder contar com estrutura profissional de gente grande, pagando de acordo com as suas reais possibilidades. O serviço é virtual, mas seus benefícios tendem a ser reais.

É para a sua empresa?

Agora que conhece o conceito e o funcionamento de um escritório virtual, você pode avaliar melhor se esse é um modelo no qual sua empresa se encaixa bem. Para determinadas atividades, pode não haver melhor solução. Mas essa é uma questão que precisa ser analisada individualmente. Cada caso é um caso. Será o seu? Planilha de produtividade  Tenha um melhor controle da produtividade Baixar a planilha agora

O que lhe parece a ideia de um escritório virtual? Você já aposta nela? Comente!

Vinicius Roveda
Sobre o autor

CEO da ContaAzul. É formado em Ciência da Computação pela UDESC e tem MBA em Business e Product Manager pela Fundação Getúlio Vargas.

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