ERP para escolas: por que investir em um sistema escolar para gestão?

Já ouviu falar em ERP para escolas ou sistema de gestão escolar? A ideia de usar esse sistema é centralizar os dados em um só local para facilitar o acesso às informações e direcionar esforços para estratégias de captação e retenção de estudantes.

Esse sistema pode ser usado em qualquer instituição de ensino, independentemente do porte e segmento. O objetivo é assegurar um bom funcionamento dos processos internos e buscar soluções de maneira eficiente e rápida.

Para entender melhor os benefícios e usar o sistema escolar, neste post vamos explicar o que é o ERP aplicado a esse contexto, as vantagens de adotá-lo e como escolher o melhor.

O que é o ERP para escolas?

O Enterprise Resource Planning — ou planejamento de recursos empresariais — é um sistema de gestão para o mundo corporativo e que pode ser usado em instituições de ensino. Sua principal característica é integrar os diferentes processos e informações de gestão empresarial em um ambiente único.

Por fornecer todos os dados rapidamente, o sistema de gestão escolar organiza os processos internos, entre eles: financeiro, contábil, retenção e captação de alunos, recebimento de novos estudantes, matrícula e outras atividades.

Também se constata uma melhoria na gerência de informações de recursos humanos e almoxarifado, além da geração de relatórios relativos a todos os setores. O resultado é uma gestão mais eficiente e participativa.

Quais os benefícios de usar um sistema de gestão escolar?

As principais vantagens de adotar esse sistema são:

Flexibilidade no uso dos recursos

O ERP para a gestão escolar conta com módulos personalizáveis e que se ajustam à realidade da instituição.

Aumento da integração das informações

Os dados são reunidos em um só local, mas o sistema possibilita separar as informações entre os setores correspondentes e aqueles que estão envolvidos. Os acessos são permitidos apenas para pessoas autorizadas a fim de garantir a segurança.

Melhoria da gestão financeira

A escola precisa assegurar a saúde de suas finanças. Por isso, o ERP oferece insights valiosos e um diagnóstico financeiro, porque os dados de matrículas, recebimentos das mensalidades e contas a receber em geral podem ser facilmente comparados com as informações de faturas a pagar por curso, período e/ou aluno.

Com essa visualização ampla, se torna mais fácil fazer projeções futuras de despesas e receitas. O fluxo de caixa também é realizado mais facilmente e se mantém em um patamar positivo.

Crescimento da confiança de pais e responsáveis

O sistema de gestão escolar permite que a instituição de ensino compartilhe informações sobre o progresso do aprendizado do aluno e o tratamento fornecido a ele. Isso é facilitado devido às estratégias de fidelização que podem ser adotadas e pela conquista de novos alunos.

Otimização das ações estratégicas

A equipe que trabalha com o sistema ERP deixa de focar as atividades operacionais para pensar nas estratégicas. A automatização traz mais agilidade aos processos internos e libera os colaboradores para pensarem no perfil da instituição de ensino e em fatores que podem ser aprimorados.

Nesse momento, os relatórios de análise gerencial são excelentes ferramentas complementares, que possibilitam conhecer o cenário atual e estabelecer metas futuras. É por isso que o sistema de gestão é fundamental para gerar diferencial competitivo e fazer a escola se destacar perante a concorrência.

A consequência é a melhoria da reputação organizacional. Como resultado, mais pais e alunos ficarão interessados, o que tende a elevar a atração de estudantes.

Redução da evasão escolar e aumento da retenção de alunos

Os alunos que desistem de estudar no meio do ano letivo são um dos grandes desafios das escolas brasileiras. Diretores e gestores podem reduzir a evasão pelo ERP devido ao acompanhamento dos dados individuais dos estudantes, seguido de um contato para identificar se houve algum problema e o que pode ser feito para resolvê-lo.

Ao mesmo tempo, torna-se mais fácil aumentar a retenção dos alunos por conta das campanhas estratégicas e direcionadas para o seu público-alvo. Por exemplo: ao perceber que muitos estudantes têm dificuldade em acompanhar determinada disciplina, é possível criar um curso específico ou uma aula de recuperação extra.

Diminuição da inadimplência

O software de gestão escolar também facilita o controle do pagamento das mensalidades. Quando algum aluno estiver com o valor em atraso, é possível entrar em contato para renegociar e tentar chegar a um consenso para, em último caso, evitar a evasão.

Como escolher um ERP para escolas?

É importante que o sistema apresente alguns recursos básicos, como:

• Folha de pagamento especializada para fazer apropriação direta de custos
• Contabilidade direcionada à apuração de resultados por unidades
• Gestão e controle orçamentário
• Controle e execução de projetos

Porém, é imprescindível contar com outras funcionalidades extras, sendo que as principais são:

Sistema em nuvem

O cloud computing é uma tecnologia que revolucionou os negócios — e sua escola precisa aproveitar esse benefício na gestão. Com um sistema em nuvem, os dados ficam armazenados em um servidor externo de alta capacidade e que criptografa as informações para evitar acessos não autorizados.

Assim, você consegue acessar os dados e os relatórios gerados a qualquer dia e horário a partir de um dispositivo conectado à internet. O mesmo benefício pode ser repassado aos professores, estudantes, pais e responsáveis.

Integração com páginas e outros módulos

Esse recurso simplifica e automatiza a gestão para evitar a perda de tempo com tarefas burocráticas e operacionais. O ideal é contar com a integração bancária para sincronizar os lançamentos, além de permitir a troca de dados entre os módulos para gerar relatórios precisos e ganhar tempo.

Outra recomendação é fazer a integração com o plano contábil, com a emissão de boleto bancário e nota fiscal, módulo de vendas, além de pedidos e ordens de serviços.

Acessibilidade do menu

O ERP escolar precisa oferecer um painel de controle que consolide os principais dados e forneça uma visão geral da empresa. É importante ainda contar com funcionalidades de gestão e controle de vendas que facilitem a emissão de nota fiscal.

Segurança

O software deve ter recursos que visem à proteção dos dados. O ideal é contar com o mesmo sistema dos bancos online e oferecer um perfil de usuário para que o acesso seja permitido somente a quem for necessário.

Em resumo, o ERP para escolas tende a oferecer diversos benefícios à sua instituição de ensino. Porém, é preciso analisar os recursos disponíveis para garantir que as suas necessidades sejam atendidas.