Tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica já é uma realidade nos processos empresariais. Entenda tudo sobre ela e descubra o que fazer para sua empresa emiti-la!

A nota fiscal eletrônica, ou simplesmente NF-e, é um documento que se tornou parte do dia a dia das empresas. Ela foi criada para substituir o formato tradicional das notas fiscais, facilitando tanto o lançamento quanto a organização delas. Agora, a NF-e é emitida e armazenada eletronicamente, dispensando a impressão e os arquivos físicos, o que reduz custos e riscos de extravio.

Indique seu Contador  Conecte-se a seu contador via ContaAzul: economize tempo e dinheiro na gestão Quero indicar meu contadorEm 2006, o governo colocou em andamento a obrigatoriedade da emissão de notas fiscais nesse formato, que hoje já engloba grande parte das operações corporativas, como venda, compra, remessa, retorno e devolução de produtos. E isso não é exigido apenas para empreendimentos de médio ou grande porte. Os pequenos negócios também precisam adaptar-se a esse novo formato e, por isso, é importante entender bem como ele funciona para que sua empresa fique em dia com os documentos fiscais.

Mas você sabe exatamente o que são as NF-e, quais são os tipos e como emiti-las? Nós vamos explicar tudo isso a seguir. Confira!

O que é nota fiscal eletrônica e quais são suas vantagens

Esse documento registra eletronicamente as operações tributárias dos empreendimentos. A validade jurídica é assegurada pela assinatura digital da empresa emitente e pela autorização prévia de uso pela administração tributária do estado responsável pelo recolhimento do tributo. Essa mudança proporcionou inúmeras vantagens, como a substituição de grande parte das notas em papel, facilitando bastante o dia a dia dos empreendedores (principalmente os pequenos, que muitas vezes se encarregam de executar essa atividade por conta própria).

Trata-se de um verdadeiro avanço tecnológico nos processos corporativos, otimizando o tempo de trabalho. Afinal, o empreendedor tem a possibilidade de utilizar um emissor de notas integrado ao ERP e, assim, consegue utilizar automaticamente as informações cadastradas sobre os clientes e os fornecedores na nota. Dessa forma, não  há necessidade de digitar os dados, mas apenas conferi-los depois.

Além disso, as notas ficam disponíveis online, no site da Receita, por até 180 dias, permitindo a consulta a qualquer momento. O acesso é feito por meio de uma chave que é gerada durante a própria emissão do documento.

E isso não é tudo. A nota fiscal eletrônica:

  • Reduz o impacto ambiental ao diminuir a utilização de papel;
  • Reduz o tempo de entrega das mercadorias, pois o tempo necessário para a fiscalização de caminhões tornou-se menor;
  • Diminui os custos com a impressão e o armazenamento de documentos nas empresas;
  • Incentiva o comércio eletrônico e o uso de novas tecnologias;
  • Aumenta a segurança e a credibilidade dos documentos fiscais;
  • Amplia o controle fiscal, possibilitando a troca de informações entre os fiscos.

É importante ressaltar, entretanto, que a NF-e não substitui todos os documentos fiscais existentes na legislação, como é o caso do cupom fiscal. Por enquanto, ela substitui apenas as notas tipo 1/1A, utilizadas para documentar transações comerciais de mercadoria, a Nota Fiscal de Consumidor e a Nota Fiscal de Produtor, voltada para o produtor rural.

Os tipos de nota fiscal eletrônica

No total, existem quatro tipos de nota fiscal eletrônica, que atendem a objetivos e necessidades específicas. São eles:  

  • Nota fiscal eletrônica (NF-e): é a versão de nota digital mais comum. Ela é utilizada na venda de produtos que precisam pagar Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A validação do documento é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que a empresa foi registrada.
  • Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e): refere-se à prestação de serviços e é um pouco diferente do tipo explicado anteriormente. Isso porque ela foi criada com o intuito de substituir a Declaração de Serviço, ou seja, está relacionada ao Imposto sobre Serviços (ISS). Essa nota tem alguns aspectos específicos, como os impostos fixados por cidade, que são registrados por meio de um código fornecido pela prefeitura. Além disso, cada NFS-e refere-se a um determinado tipo de serviço.
  • Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): criado em 2012, esse documento é voltado para a prestação de transporte rodoviário de carga. Ele elimina a necessidade de faturas duplicadas e o resultado é que as chances de divergências entre o que consta nas notas e quais são os produtos realmente transportados por cada veículo reduz drasticamente. A validade dele é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela Sefaz.
  • Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e): foi criada para oferecer uma alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel usados no varejo, reduzindo custos de obrigações acessórias aos contribuintes e aprimorando o controle fiscal. Ela substitui o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2. Além de reduzir gastos e proporcionar mais agilidade ao processo, comprova o que foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirma os reais custos da transação. Também há um modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT - modelo 59), que é utilizado em São Paulo e cumpre a mesma função da NFC-e.

Como funciona o processo emissão de NF-e?

Antes de explicar tudo o que você precisa fazer para que sua empresa emita notas fiscais eletrônicas, é importante entender o processo de emissão e validação relacionado a elas. Afinal, como são validadas e quais são os órgãos envolvidos? Bom, quando um produto é vendido, por exemplo, a empresa gera um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais da operação realizada — a NF-e —, que é assinado por meio do certificado digital e enviado online para a Sefaz do estado em que ela está localizada.

Esse órgão faz uma validação prévia do arquivo e emite a Autorização de Uso, necessária para o trânsito do produto. Os dados da operação são disponibilizados na internet para todos aqueles que têm a chave de acesso da NF-e e para a Sefaz do estado destinatário (caso o produto seja enviado para outro estado). Por fim, é gerada uma única via do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que traz em destaque o código de acesso e um código de barras para facilitar a confirmação das informações nos postos fiscais. Assim, esse documento deve acompanhar o produto durante o transporte.

Passo a passo para sua empresa emitir notas fiscais eletrônicas

Vamos para a parte prática? Confira o passo a passo que elaboramos para que você comece agora mesmo a emitir notas fiscais eletrônicas:

1 - Adquira um certificado digital

Conforme já comentamos ao longo deste artigo, para que a NF-e tenha validade é necessário que a empresa tenha um certificado digital. Mas você sabe o que é esse certificado exatamente? Uma boa forma de explicá-lo é comparando-o à assinatura pessoal. Isso mesmo. Assim como contratos e documentos físicos exigem a assinatura dos envolvidos para que tenham validade, os documentos digitais também precisam de uma assinatura, que é feita exatamente com o certificado digital.

Para você adquirir um certificado digital é necessário escolher uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). As ACs são as responsáveis pela comercialização dos certificados e, por isso, é com elas que você precisa fazer o pedido, informando alguns dados. Depois, é preciso comparecer pessoalmente em uma Autoridade de Registro (AR) para que as informações sejam conferidas e validadas.

Existem dois tipos de assinaturas digitais no mercado, o A1 e o A3. O primeiro é utilizado para sistemas de geração de NF-e na nuvem e pode ficar armazenado diretamente no sistema emissor da nota. É o mais seguro e mais indicado atualmente. O A3 é armazenado em dispositivos portáteis, como pen drives, que precisam ser conectados ao computador sempre que o usuário desejar emitir notas.

2 - Faça o credenciamento na Sefaz

O próximo passo é cadastrar sua empresa na Sefaz do estado onde ela está instalada. Esse procedimento varia de acordo com cada localidade e, por isso, é indicado procurar um contador para ajudar você com a legislação local. Isso vai garantir que tudo seja feito nos conformes, proporcionando mais segurança para seu negócio. Uma dica é escolher, no início, a modalidade de credenciamento “Em homologação”, para que as notas sejam enviadas apenas como teste — alguns softwares não oferecem essa alternativa, como o ContaAzul. Isso permite que você faça um treinamento até estar apto a enviar os documentos devidamente. Quando estiver mais seguro, basta mudar a opção para “Em produção”.

3 - Instale um software emissor de NF-e

Para finalizar, sua empresa precisa instalar um software que emita notas fiscais eletrônicas. Uma boa opção é contratar um ERP que já tenha a ferramenta para a emissão de NF-e, como é o caso do ContaAzul. Com nosso sistema, sua empresa consegue tanto um controle maior dos processos quanto mais simplicidade e segurança na emissão das notas. Isso acontece porque ele tem integração com todos os setores da empresa, como o de faturamento e cobrança, de contabilidade e de vendas.

Dicas para escolher um emissor de nota fiscal eletrônica

No mercado existem várias opções de emissor de notas fiscais eletrônicas, mas é importante ter cuidado para optar por aquele que realmente supra as necessidades da sua empresa. Por isso, considere os seguintes aspectos:

  • Conhecimento técnico: se você tem conhecimento técnico para escolher um software, certamente suas opções serão maiores. Mas se este não for o seu caso, procure por soluções que ofereçam instalação, personalização das ferramentas de acordo com suas necessidades e suporte.
  • Necessidades da empresa: faça uma análise do que sua empresa realmente precisa. Normalmente as pequenas não precisam emitir muitas notas, assim, não há a necessidade de um sistema muito rápido. Por outro lado, se o objetivo é crescer rapidamente, então o ideal é ter um software escalável.
  • Disponibilidade financeira: leve em consideração os recursos disponíveis para o investimento. Afinal, manter a saúde financeira do seu empreendimento é fundamental! A boa notícia é que o mercado disponibiliza opções para todos os bolsos, desde os gratuitos, até outros cujos preços variam de acordo com as funcionalidades oferecidas.
  • Referências: antes de fechar um contrato, procure conversar com os clientes atuais do fornecedor e confirme se eles estão satisfeitos com o que é oferecido e o atendimento. Boas referências são muito importantes para conhecer melhor o serviço prestado.
  • Testes: é indicado preferir soluções que ofereçam um período de teste para garantir que o sistema atenda às necessidades do seu negócio. Assim, você não fica frustrado e nem se vê obrigado a permanecer com um emissor de NF-e só porque já fez o pagamento.

Com essas informações, sua empresa está pronta para emitir notas fiscais eletrônicas, seguindo todas as exigências do governo. Então não perca mais tempo e experimente já nosso ERP. Oferecemos gratuitamente o período de teste para você conferir as vantagens do nosso sistema e, claro, do emissor de NF-e. Caso tenha qualquer dúvida, entre em contato com nossa equipe. Estamos à disposição para ajudar você com as melhores ferramentas para impulsionar o crescimento da sua pequena empresa.

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