Por que um sistema financeiro economiza dinheiro de sua empresa

0 Comentários Publicado:  Assunto: Controle Financeiro, Gestão e Negócios

sistema financeiro de gestao

Você tem paixão pelo que sua empresa entrega para seus clientes mas, ao mesmo tempo, organizar as finanças do negócio é uma necessidade. Administrar bem garante a qualidade do produto ou serviço vendido e, principalmente, a sustentabilidade da atividade. Aqui, vamos tratar de como e por que um sistema financeiro ajuda você a economizar tempo e dinheiro, principalmente se estiver integrado a outros módulos de um software financeiro. Vamos lá? ;)

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Empreender envolve gerenciar diversas frentes, inclusive o dinheiro. Planilhas e cadernos são recursos úteis e importantes e, mesmo as empresas maiores e mais estruturadas, usam esse tipo de recurso para complementar análises e detalhar relatórios. No entanto, cruzamentos de dados feitos manualmente funcionam melhor se, na base da gestão, você tiver o que a tecnologia oferece de melhor para organizar e automatizar processos e cálculos.

Sistema financeiro para pequena empresa: o básico

Um software de gestão financeira permite que você organize as finanças da empresa a partir de recursos mais modernos. No caso dos ERPs, sistemas integrados que permitem a gestão de diferentes fluxos e processos do negócio (faturamento, contas a pagar, estoque, fluxo de caixa, vendas etc.), a proposta é que os dados das várias áreas fiquem centralizados em uma única fonte de informação. Isso permite análises mais rápidas e decisões certeiras. Em vez de anotações planilhas armazenados em um computador ou a circulação de documentos por e-mail, um sistema de gestão permite que todos os envolvidos estejam na mesma página.

Essa vantagem também facilita no trabalho com sua equipe: um sistema de gestão proporciona ganhos de tempo com divisões mais claras de papel de cada usuário, além de economizar tempo no compartilhamento de relatórios e planilhas financeiras. Usando as credenciais de acesso (login e senha) em um navegador com acesso à Internet são suficientes para ter acesso seguro ao sistema, sem preocupação de controlar a versão dos arquivos salvos em um pendrive, no computador ou mesmo em servidores na rede interna de sua empresa.

No caso de ferramentas online, há ainda a vantagem de acessar seus dados onde e quando precisar, pelo dispositivo que preferir (computador, tablet ou smartphone), sem se preocupar com compatibilidades com o sistema operacional ou a instalação de aplicativos específicos. Basta apenas que você tenha acesso à Internet.

Como um programa financeiro pode ajudar?

Como comentamos, os sistemas ERP permitem a integração de diversos fluxos e processo. Isso inclui departamentos e até filiais. Para você, gestor ou empreendedor, essa possibilidade proporciona uma visão ampla dos resultados consolidados. Com isso, as atividades realizadas por cada colaborador (funcionário ou terceirizado) pode ser avaliada, com um controle melhor em relação a benefícios a serem pagos.

Um sistema de gestão agrega os dados inseridos pelos diferentes módulos. A facilidade de trocar informações entre vendas e faturamento, por exemplo, permite organizar cálculos e iniciar processos em menos tempo. Em vez de precisar abrir duas planilhas para produzir um terceiro documento, o software extrai os dados necessários de cada fluxo para entregar o relatório pronto, com os dados da empresa. Menos margem de erro à vista.

Você consegue organizar, de modo mais simples, centros de custos da forma que precisar. Por exemplo, enxergar o quanto foi gasto e quanto há de receita associada a uma atividade ou produto. Como todas despesas (de pessoal, de materiais, de equipamentos) vão estar devidamente classificadas nos diferentes módulos, a integração garante precisão na informação, ao evitar que você precise fazer cruzamentos manuais.

As informações associadas a seus clientes podem também ser organizadas mais claramente. Esse tipo de funcionalidade, características de um CRM -- um dos módulos comuns a sistemas integrados de gestão --, permite manter o histórico de pedidos e pagamentos de cada cliente ou consumidor. Com o tempo, você pode ter uma visão interessante sobre seus gostos e preferências, passando a oferecer itens a partir dessas descobertas.

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Vantagens para a gestão financeira

Ao mesmo tempo em que organiza as informações da empresa em um único lugar, outra vantagem de um sistema de gestão é ser composto por módulos integrados. Cada um deles possui as ferramentas específicas para uma determinada área da empresa, que usa essas funcionalidades conforme suas necessidades. Além de módulos padrão, comuns a todas as empresas, há possibilidade de integração com recursos e sistemas externos, de bancos e meios de pagamento, por exemplo. Essa flexibilidade de adaptação facilita a aplicação do software a qualquer campo de atuação.

Se isso parece bom para negócios de qualquer porte, para micro e pequenas empresas há benefícios relevantes. Por vezes, há menos pessoas concentrando várias atividades (que o digam os microempreendedores individuais). Nesse caso, é comum haver muito mais ações a realizar e ganhar tempo faz sentido. Como muitos pequenos empresários têm pouca experiência em gestão, basear a administração em uma ferramenta facilita, porque vira uma referência de por onde começar.

Listamos a seguir, processos comuns a quase todas as empresas, pontuando as vantagens para sua empresa.

Controle de caixa

As informações financeiras de uma empresa muitas vezes ficam espalhadas em diferentes bancos de dados, dispostas de forma desordenada e de difícil acesso. A gente sabe que, às vezes, o banco de dados é um caderno. Com automatização, a informação que têm impacto no fluxo de caixa ficam centralizadas, acessível apenas a quem, dentro da empresa, precisa dessa informação. Como o conteúdo é armazenado em um único local, aumenta a precisão e a consistência dos dados. O uso de um sistema torna também mais simples obter a visão global da situação financeira do negócio.

Conta a pagar

Um programa de gestão  empresarial permite a organização das contas a pagar por data, categoria e centro de custo. Ele ainda te alerta quando uma data de vencimento está próxima.

Cadastro de clientes

Ter o controle efetivo do relacionamento com clientes e potenciais clientes começa na fase de captação, passa pela etapa de qualificação e negociação, mas prossegue na venda e pós-venda. Manter os registros dos contatos, contratos e vendas associados a cada cliente traz vantagens que quase nenhuma planilha poderia proporcionar.

Depois, as preferências e comportamentos do cliente são informações valiosas para fidelizar (compra recorrente) e aumentar vendas (mais produtos ou itens de categorias com preço mais alto). Análises mais avançadas ainda podem ajudar você a encontrar oportunidades de novos produtos ou serviços.

Controle de estoque

Planilhas de controle de estoque são uma forma de controlar os itens que você mantém para atender rapidamente aos clientes. Mas elas têm limite. Além de demandarem um tempo precioso de trabalho para mantê-las atualizadas, elas não blindam seu estoque de equívocos. Um sistema de gestão cria as condições necessárias para que apenas as quantidades mínimas de cada produto seja armazenada, com base no histórico de demanda. Prejuízos provocados por um planejamento ruim podem ser eliminados. Mais do que isso, você consegue visualizar a situação do estoque em uma única tela, com dados atualizados conforme são emitidas notas fiscais de novos pedidos.

Relatórios de gestão

Para tomar decisões, a confiabilidade dos relatórios gerenciais são chave. Porém, por serem trabalhosas e repletos de detalhes, nem sempre você consegue a informação que quer na hora em que precisa. Sistematizar relatórios, com softwares adequados, agilizam o processo. Apesar de serem peças de comunicação, a finalidade dos relatórios é ser um meio para tomada de decisão consistente. Enxergar os resultados a qualquer momento, analisar despesas, faturamento por clientes e o ranking de venda dos produtos são exemplos de informações que ajudam a priorizar o que dá mais retorno ou corrigir erros de rota.

Por que um sistema financeiro evita perdas

Para resumir a história, um sistema financeiro economiza dinheiro para sua empresa porque, entre outros mudanças, torna:

  • Informações mais precisas: Quanto menos vezes você precisar escrever, digitar ou registrar manualmente um dado, menos prováveis são os riscos de perdas. Para escrever de outra forma, quanto mais automatizado e integrado o processo, mais precisas as informações.
  • Decisões mais assertivas: Menos erros em relatórios financeiros possibilitam decisões mais claras. Pedir mais prazo de pagamento a um fornecedor ou negociar uma antecipação com um cliente para evitar um empréstimo podem ser medidas simples se você souber que isso é necessário para o fluxo de caixa. Sem a informação, uma medida pró-ativa como essa nem surgiria no seu radar, e sua empresa perderia dinheiro.
  • Ganho de tempo com relatórios: Monitorar o fluxo de caixa, acompanhar vendas, conciliar extratos bancários e outros tipos de relatórios tomam tempo. Obter mais rapidamente informações gerenciais, operacionais ou táticas, permite dedicar mais tempo à análise ou a ações práticas, decididas a partir dos dados. Deslocar o tempo e o esforço da confecção dos relatórios para outras atividades mais rentáveis também pode ser uma forma de economizar.
  • Aumento de produtividade: Seja no controle das finanças, seja no desempenho de atividades do dia a dia, você pode ter mais produtividade se evitar gastar tempo em atividades manuais. A automatização e integração proporcionada por softwares de gestão é relevante.
  • Segurança: Especialmente no caso dos programas financeiros que rodam na nuvem, há outros ganhos ligados à segurança dos dados (cópias e sigilo da informação) e à disponibilidade, já que você pode acessar o sistema de qualquer computador seguro conectado à internet.

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Comece agora a organizar a gestão financeira

A partir da visão das vantagens de um software de gestão financeira, fica mais claro por que o interesse em automatizar a gestão é tão grande. A ContaAzul auxilia micro e pequenas empresas a alcançar todo seu potencial com de um sistema 100% online e de baixo custo para administrar o negócio de maneira eficiente.

Seu negócio faz a gestão usando um sistema financeiro? Conte como isso pode ajudar e onde você acredita que é possível melhorar mais.

 

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Vinicius Roveda
Sobre o autor

CEO da ContaAzul. É formado em Ciência da Computação pela UDESC e tem MBA em Business e Product Manager pela Fundação Getúlio Vargas.

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