O que são rotinas financeiras e como organizá-as na sua empresa

Implementar rotinas financeiras eficientes é fundamental para cuidar da saúde financeira da sua empresa. Isso significa que atividades como o planejamento financeiro, o controle do fluxo de caixa, a conciliação bancária e o controle de contas a pagar e a receber não podem ser deixadas de lado. 

Entre os benefícios de implementar essas tarefas no dia a dia do seu negócio, estão o controle do fluxo de caixa e das contas da empresa, menos atrasos nos pagamentos e tomadas de decisão mais estratégicas para o negócio.

Para aproveitar essas vantagens, é preciso implantar e cumprir essas rotinas de forma organizada e eficiente. Se você tem dúvidas de como fazer isso na sua empresa e também quer conhecer uma ferramenta que simplifica esse processo, acompanhe os tópicos que abordaremos neste conteúdo.

• O que são rotinas financeiras?
• Qual a importância de organizar as rotinas no setor financeiro?
• Quais são as principais rotinas financeiras? 
• Como montar rotinas financeiras eficazes?
• Simplifique a sua rotina financeira com a Conta Azul

O que são rotinas financeiras?

Rotinas financeiras são um conjunto de procedimentos que têm como objetivo organizar e administrar as finanças da empresa de uma maneira eficiente.

Isso significa que, para fazer uma boa gestão financeira, é necessário não só implementar esses processos, mas também garantir que eles sejam cumpridos no dia a dia do negócio. 

Qual a importância de organizar as rotinas no setor financeiro?

Organizar as rotinas do setor financeiro é fundamental para que a empresa tenha total controle dos seus gastos e receitas. Dessa forma, o responsável pelo negócio saberá exatamente quais pagamentos deverá efetuar no mês, o valor dessas contas e também qual é a receita prevista para um determinado período.

Com esse processo bem implementado, as empresas economizam no pagamento de juros e multas devidos por contas atrasadas, já que todos os pagamentos são previamente agendados e os gestores provisionam recursos para pagar essas despesas. 

A gestão das contas a receber é outro passo importante das rotinas financeiras. Isso porque, com esse controle estando em dia, os empreendedores podem verificar quais recebimentos ainda estão pendentes e atuar com agilidade para tentar reverter a inadimplência.

No geral, cumprir esses processos com disciplina resulta em menos desperdício de recursos, mais previsibilidade e conhecimento sobre as finanças da sua empresa. Com isso, você consegue saber se está lucrando ou não, se terá dinheiro para pagar as contas do mês e onde pode fazer cortes sem prejudicar as operações.

Quais são as principais rotinas financeiras? 

Implementar rotinas financeiras é fundamental para a sobrevivência financeira de qualquer empresa. Para ajudar você a organizar e administrar melhor as finanças do seu negócio, vamos apresentar quais são essas rotinas. 

Planejamento financeiro

Para que o negócio consiga ser competitivo e lucrativo, é necessário planejar como os recursos serão empregados. Nessa etapa, os gestores devem propor metas e organizar as ações que serão feitas para alcançá-las.

Também é durante o planejamento financeiro que são feitas projeções de gastos e receitas,  planos para lidar com imprevistos e precificação de seus produtos ou serviços. 

Controle do fluxo de caixa

Fazer o controle do fluxo de caixa é essencial para monitorar todas as entradas e saídas do caixa da empresa. Dessa forma, você sabe o quanto está faturando e quando terá dinheiro em caixa para cumprir os compromissos financeiros.

Para fazer uma gestão mais eficaz, é importante fazer registros detalhados de todas as movimentações e mantê-los atualizados. 

Conciliação bancária

A conciliação bancária consiste em comparar as movimentações da sua conta bancária com as entradas e saídas que estão registradas no controle interno da empresa.

Essa etapa é essencial para manter o controle financeiro em dia, pois é através dela que você confere se o dinheiro realmente entrou ou saiu da sua conta. 

Gestão de contas a pagar e de dívidas da empresa

Pagar as contas em dia é essencial para quem não quer pagar juros e multas, e também para não correr o risco de ter serviços essenciais, como energia elétrica, cortados por falta de pagamento. Para isso, é preciso prestar atenção às contas a pagar.

O ideal é separar todas as contas entre despesas fixas e variáveis e programar o pagamento de cada uma delas para o dia do vencimento ou para uma data específica. Também é preciso separar a quantia necessária para pagar essas despesas e conferir se o pagamento realmente foi efetuado. 

Se a empresa não tiver conseguido cumprir com todos os pagamentos, é fundamental saber fazer um levantamento dessas contas e saber quais são os valores devidos. Ao fazer a gestão das dívidas, será possível priorizar o que for mais urgente para o negócio seguir funcionando e renegociar os próximos pagamentos, para conseguir condições mais vantajosas. 

Gestão de contas a receber

Além de controlar as contas a pagar, as empresas também precisam gerenciar as contas a receber. Ela é fundamental para evitar a inadimplência e garantir que a empresa tenha saldo suficiente para pagar as suas despesas. 

Para fazer isso, é necessário verificar se os clientes fizeram os pagamentos na data prevista e identificar o quanto antes quais estão inadimplentes. Dessa forma, será possível fazer a cobrança de forma mais ágil.

Gestão de riscos

Fazer uma gestão de riscos consiste em planejar o uso de recursos financeiros, materiais e humanos para minimizar eventuais ameaças. Fazer esse gerenciamento é fundamental, já que imprevistos sempre podem ocorrer. 

Para fazer a gestão de riscos, é necessário analisar o cenário no qual a sua empresa está inserida. Depois, identifique quais são as possíveis ameaças que podem atingi-la e como minimizar esses riscos e suas possíveis consequências. 

Controle de estoque

Para não perder nenhum produto ou matéria-prima, e para assegurar que a empresa possua todos os materiais necessários para realizar a sua atividade, é preciso fazer um controle de estoque eficaz. 

Além de registrar tudo o que entra e sai desse setor, também faz parte desse passo entender o comportamento dele, para fazer um bom plano de reposição. Para isso, é necessário acompanhar indicadores como o giro de estoque, ponto de pedido e estoque de segurança e ruptura de estoque. 

A forma mais eficiente de fazer isso é por meio de um software específico, que faz atualizações automáticas sempre que há uma movimentação no estoque e emite alertas quando há algum problema ou quando um material está perto do vencimento. 

Orçamento empresarial

Orçamento empresarial é um documento que traz todas as despesas, receitas e demais informações financeiras de uma empresa. Ele é fundamental para quem quer realizar uma gestão financeira eficiente. 

Gestão de impostos 

Todas as empresas precisam pagar impostos. Por isso, é essencial entender qual é o regime tributário mais vantajoso para o seu negócio e quais são as alíquotas. 

Também fazem parte da rotina financeira atividades como calcular o imposto devido todos os meses, emitir as DARFs e efetuar os pagamentos nas datas corretas, além da gestão de outras obrigações tributárias.

Acompanhamento de resultados 

Outra parte importante da rotina financeira é o acompanhamento de resultados da empresa. Além de fazer os registros com disciplina, é preciso verificar como eles estão se refletindo na realidade da empresa e quais resultados estão sendo gerados.

Para isso, primeiramente é preciso estabelecer quais são os indicadores financeiros e de vendas que fazem sentido para o seu negócio. Depois, você deve centralizar esses números em um só lugar e mantê-los sempre atualizados.

O terceiro passo é gerar relatórios e analisar os dados obtidos por meio deles. Assim, você saberá o que está dando certo e o que precisa ser ajustado para que o negócio atinja seus objetivos.

Contabilidade

O cumprimento de obrigações e a gestão tributária são as funções mais conhecidas dos contadores nas empresas. Mas saiba que os contadores podem prestar outros tipos de serviços e até atuar como consultores, ajudando as empresas a traçarem objetivos e atingi-los com sucesso.

Como montar rotinas financeiras eficazes?

A implantação de rotinas financeiras em uma empresa depende de dois pontos: organização e disciplina. O primeiro passo é definir quem será o responsável por essa atividade. Caso seja mais de uma pessoa, é preciso deixar bem claras as atribuições de cada um.

Nesse ponto, geralmente os empreendedores podem seguir alguns caminhos – dependendo do segmento, porte, condições e quantidade de operações do negócio. Enquanto alguns fazem a gestão financeira sozinhos, outros contratam alguém para essa função. Também é possível montar uma equipe responsável ou terceirizar esse trabalho – serviço conhecido como BPO financeiro. 

Independente da escolha, a melhor forma de realizar a rotina financeira no dia a dia é com a ajuda de um sistema de gestão (ERP). Esse tipo de software consegue automatizar e integrar diversas atividades desse processo, eliminando tarefas manuais. Dessa forma, sua empresa ganha mais produtividade e tempo para focar em outras ações que precisam da sua atenção.

Mesmo se você utilizar uma ferramenta como essa, não esqueça que a disciplina ainda é um dos pontos principais para ter rotinas financeiras eficazes. É preciso registrar todas as movimentações e mantê-las sempre atualizadas para que você consiga atingir o sucesso no seu controle financeiro.

Simplifique a sua rotina financeira com a Conta Azul

Se você procura tornar sua rotina financeira mais simples, ter menos erros e mais produtividade nesse processo e economizar horas de trabalho manual, o ERP da Conta Azul é a solução perfeita para você.

Nosso sistema de gestão financeira é seguro e fácil de usar, pode ser acessado no computador ou no celular e oferece integração com o contador.

Ele automatiza tarefas como gestão de vendas, emissão de nota fiscal, cobranças, controle de estoque, conciliação bancária e controle de contas a pagar e a receber, além de gerar relatórios fáceis de analisar. 

E tudo isso de forma integrada, sem que você precise ficar atualizando a mesma informação em diferentes etapas da rotina financeira.

Ficou curioso para ver como tudo isso funciona na prática?