Controle Financeiro

Como organizar o pagamento de fornecedores

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 13/05/2024 | 9 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Saber como organizar o pagamento de fornecedores é fundamental para garantir que a empresa vai receber as matérias-primas necessárias para operar;
  • Ao fazer uma boa gestão do pagamento de fornecedores, você evita gastos desnecessários com juros e multas;
  • Descubra o que é necessário fazer para organizar o pagamento de fornecedores, entenda se é melhor pagar à vista ou a prazo e conheça ferramentas que podem facilitar esse processo.

Para que uma empresa consiga realizar todas as suas operações e mantenha um caixa positivo, é preciso organizar o pagamento de fornecedores. 

Isso evita o risco de ficar sem as matérias-primas necessárias para manter o funcionamento do negócio e também evita o pagamento de juros e multas por atrasos nos pagamentos.

Por isso, é essencial que os donos de negócio saibam como organizar o pagamento de fornecedores, entedam como escolher as melhores formas de pagamento e conheçam as principais tecnologias que podem facilitar a gestão de contas a pagar. 

Acompanhe os tópicos e tenha uma boa leitura!

Uma mulher sentada mexendo em seu computador e com papéis em sua mesa

O que é pagamento de fornecedores?

Toda empresa precisa de insumos para funcionar. Por exemplo, para que uma fábrica de roupas possa operar, ela precisa comprar materiais como tecidos, linhas e botões para confeccionar as peças.

Quando essa fábrica vai fazer a compra de alguma matéria-prima, ela entra em contato com o fornecedor, faz o pedido e acerta a forma de pagamento, que pode ser a vista ou a prazo.

No caso dos pagamentos à vista, é fundamental que a empresa tenha dinheiro em caixa para realizar essa compra. Já nos pagamentos a prazo, a fábrica precisa programar esse pagamento mensalmente para realizá-lo na data correta. 

Portanto, o pagamento de fornecedores nada mais é do que pagar pelos insumos comprados na data certa. 

A importância de manter os pagamentos de fornecedores organizados

Aprender como organizar os pagamentos de fornecedores é fundamental para que o negócio tenha uma gestão financeira eficiente das suas contas. Perder esse controle pode significar o pagamento de multas e juros, o que prejudica o caixa da empresa.  

Além disso, se o pagamento não ocorrer em dia, há o risco de ficar sem os insumos necessários para operar e prejudicar o relacionamento com os fornecedores. No futuro, isso pode significar menos margem para negociar valores e prazos.

Como organizar os pagamentos de fornecedores de forma eficiente

Para organizar os pagamentos de fornecedores de uma forma eficiente, é necessário seguir algumas etapas e contar com as tecnologias adequadas para otimizar esse processo. Veja a seguir como fazer isso.

Faça uma relação de todas as contas da empresa

O primeiro passo é fazer uma lista com todos os fornecedores e contas que a empresa precisa pagar, além de cada valor a ser pago e a data de vencimento de cada despesa. Isso pode ser feito em uma planilha ou em um sistema ERP online, que é ideal para os negócios que buscam mais praticidade. 

Para facilitar a organização, separe as contas por categorias e especifique cada fornecedor. Essa classificação vai ajudar a empresa a ter mais controle das despesas.

Monte um planejamento de compras e controle o estoque

É fundamental planejar antecipadamente as compras, para evitar que a empresa fique sem os insumos necessários para operar e assegurar que haverá dinheiro em caixa para fazer essa compra, seja ela à vista ou a prazo.

O planejamento de compras também possibilita que a sua empresa pesquise previamente os melhores fornecedores e encontre parceiros que ofereçam produtos de qualidade a um preço justo. 

Para fazer esse planejamento, também é importante ter um controle de estoque eficiente. Dessa forma, os empreendedores saberão exatamente a quantidade de materiais disponíveis, a data de vencimento e o estado deles.

Fique de olho no fluxo de caixa

O fluxo de caixa tem como principal função registrar todas as entradas e saídas das contas da empresa. É por meio da análise dele que o empreendedor consegue entender se há verba ou se será necessário provisionar valores para fazer os pagamentos.

Além disso, é também olhando para o fluxo de caixa que o dono de negócio consegue saber se há margem para fazer pagamentos à vista ou se é melhor pagar as compras a prazo. 

Monitore os prazos para não pagar juros e multas

Juros e multas sempre incidem sobre as contas em atraso. Para evitar que isso aconteça no seu negócio, é necessário colocar na lista de contas da empresa a data de vencimento de cada despesa.

Caso seja possível, negocie com os seus fornecedores uma data de pagamento que coincida com o período em que a sua empresa tem mais dinheiro em caixa. 

Programe os pagamentos

Para não correr o risco de esquecer de pagar alguma conta, o ideal é agendar previamente todos os pagamentos. Também é importante sempre verificar se as despesas foram pagas na data correta. Para isso, o ideal é contar com um software que faça a conciliação automática e dê baixa nos pagamentos automaticamente. 

Entenda quais pagamentos devem ser priorizados

Algumas empresas concedem descontos para os pagamentos feitos antes da data de vencimento. O ideal é priorizar esses pagamentos para conseguir economizar um pouco todos os meses. 

Se a empresa estiver com problemas de caixa, pode ser necessário priorizar os pagamentos das empresas parceiras que fornecem os produtos essenciais para a manutenção do negócio. 

Se necessário, renegocie

Caso seja necessário, é possível renegociar o pagamento de fornecedores Por isso, é essencial sempre tentar manter um bom relacionamento com as empresas parceiras.

É possível tentar renegociar a forma e o prazo de pagamento, para que a empresa consiga honrar os compromissos assumidos e continue recebendo as matérias-primas necessárias para operar. 

Tenha um bom relacionamento com os fornecedores

Ter um bom relacionamento com os fornecedores é essencial para garantir que a sua empresa sempre terá prioridade no recebimento de matérias-primas. Isso também pode facilitar a renegociação de contratos e a obtenção de descontos. 

Compras à vista ou a prazo: o que vale mais a pena?

É comum ouvirmos dizer que comprar a vista é sempre melhor, mas isso não é sempre verdade. Caso o seu fornecedor ofereça a possibilidade de parcelar a compra sem que haja a incidência de juros, o parcelamento pode ser a melhor opção. Isso porque, dessa forma, o caixa do seu negócio não ficará muito desfalcado.

Pagar à vista só é uma boa alternativa quando a empresa tem dinheiro suficiente para fazer o pagamento e continuar operando sem problemas. Todo negócio precisa de um capital de giro para se manter em funcionamento, portanto, antes de fazer uma compra à vista, é necessário analisar bem as finanças da sua empresa.

Além de garantir que o negócio continue com um bom capital de giro após uma compra à vista, também é interessante utilizar essa forma de pagamento apenas se a sua empresa tiver uma reserva de emergência, já que imprevistos podem ocorrer a qualquer momento.

Se a sua empresa não tiver dinheiro o suficiente para fazer a compra à vista ou caso essa compra desfalque o caixa da empresa, pode ser interessante optar pelo parcelamento, mesmo que haja incidência de juros. 

Conte com a Conta Azul para organizar o pagamento de fornecedores da sua empresa 

Organizar o pagamento de fornecedores é essencial para controlar as finanças do seu negócio e para garantir que a sua empresa não vai ficar sem os insumos necessários para operar.

Para fazer essa organização de uma maneira mais prática e eficaz, conte com o ERP da Conta Azul para monitorar o seu estoque em tempo real, centralizar todas as informações sobre fornecedores e compras em um só lugar e automatizar pagamentos.

Com nosso sistema de gestão, é possível automatizar o registro no contas a pagar, nas compras e no estoque a partir da importação da nota fiscal de entrada. Você também pode separar as despesas por centro de custo e gerar relatórios de pagamentos e fluxo de caixas, para tomar decisões de forma mais assertivas.

Outro benefício é que o ERP da Conta Azul tem alertas das contas a pagar na semana e no mês. Dessa forma, é possível prevenir esquecimentos, garantir que as contas sejam pagas em dia e evitar o pagamento de juros e multas.

Quer ver na prática como a Conta Azul pode ajudar a organizar o pagamento de fornecedores e simplificar a gestão financeira do seu negócio?

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