Controle de Estoque

Sistema de controle de estoque: o que é, como funciona e quais os benefícios

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 13/05/2024 | 7 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Um sistema de controle de estoque ajuda você a organizar essa área extremamente importante para as empresas;
  • Entre as vantagens de contar com essa ferramenta, estão integração entre departamentos, prevenção de falhas e economia de tempo e recursos;
  • Descubra tudo sobre o sistema de controle de estoque e aprenda a escolher o software mais adequado para o seu negócio.

O sistema de controle de estoque é um software que faz o gerenciamento de todos os itens armazenados no estoque da empresa e que pode ser integrado a outros setores do negócio, facilitando, assim, a gestão de matérias-primas e de produtos acabados.

Entenda como funciona, quais os benefícios e como escolher um bom sistema de estoque. Evite perdas de materiais e garanta que o negócio sempre terá os insumos necessários para operar.

Acompanhe os tópicos e tenha uma boa leitura!

Um homem no computador controlando o sistema de estoque

O que é um sistema de controle de estoque e como funciona?

Um sistema de controle de estoque é um software cuja função principal é controlar a entrada e saída tanto de matérias-primas quanto de produtos acabados do local de armazenamento da empresa. Ele também pode apresentar outras funcionalidades, como a integração da gestão de estoque com os setores financeiro, de vendas e de produção da empresa. 

Com um sistema eficaz de controle de estoque, o gestor tem acesso à quantidade precisa de cada item armazenado, à data de validade de cada insumo e à localização exata dos materiais. Essa informação completa é extremamente útil para empresas com espaços de armazenamento extensos.

O sistema pode ser atualizado automaticamente nas seguintes situações:

  • Sempre que a sua empresa registra o recebimento de uma mercadoria;
  • Quando ocorre uma solicitação de uso de determinadas matérias-primas pelo setor de produção;
  • Quando ocorre uma venda.

Além disso, esse software pode emitir alertas sempre que algum lote de materiais está para vencer ou quando a quantidade de matérias-primas está muito baixa. 

Leia também: Custo de Mercadorias Vendidas (CMV): o que é, por que e como calcular?

Benefícios de um sistema de controle de estoque para as empresas

O software de controle de estoque pode trazer vários benefícios para a sua empresa, confira a seguir quais são os principais:

Integração entre departamentos

Uma das principais vantagens do software de gestão de estoque é a possibilidade de fazer a integração entre todos os setores da empresa. Dessa forma, o financeiro conhece exatamente qual é o custo do estoque, o departamento de compras entende a hora certa de fazer um novo pedido e a área de produção sabe quanto material tem disponível para fabricar os produtos.

Por outro lado, o setor de vendas poderá avaliar quais produtos ficam mais tempo no estoque da empresa e quais tem uma saída maior. Isso pode contribuir para que o negócio foque mais nos itens que apresentam um maior retorno financeiro e reduza o investimento nos produtos que não têm uma alta demanda. 

Além disso, com a integração entre departamentos, as decisões poderão ser tomadas de maneira mais ágil.

Prevenção de falhas

O controle manual de estoque está mais propenso a falhas, pois o colaborador pode digitar um número errado ao dar baixa em um produto ou até mesmo esquecer de registrar uma venda ou compra de materiais.

Já com um software especializado não há esse risco, pois todas as movimentações do estoque podem ser registradas automaticamente. Isso pode acontecer a partir da importação da nota fiscal de entrada (para entradas no estoque) e de uma venda (para saídas).   

Economia de tempo e recursos

Ao adquirir um software desse tipo e automatizar diversos processos, é possível designar menos pessoas para o controle de estoque. Dessa forma, eles poderão ser deslocadas para funções mais estratégicas e lucrativas para o seu negócio. 

Outro ponto positivo é o ganho de horas de trabalho, pois você pode economizar tempo com atividades que seriam feitas de forma manual. Assim, sua empresa também ganha  mais produtividade e eficiência.

Leia também: Estratégia de reposição de estoque: passo a passo para definir a sua

Como escolher um bom sistema de controle de estoque?

Se você já se convenceu de que precisa de um sistema de controle de estoque automatizado, deve adotar alguns cuidados para fazer a escolha mais adequada à sua empresa.

O primeiro deles, é claro, é conhecer as suas necessidades. Por exemplo, se você tem um e-commerce, será preciso investir em um sistema que ofereça integração com esse site. A próxima etapa é pesquisar no mercado um software que fique o mais próximo possível de atender aquilo que seu negócio precisa. 

Garanta também que o sistema de controle de estoque tenha armazenamento em nuvem. Afinal, ao manter seus arquivos armazenados apenas em computadores, diversos setores da empresa podem ficar sem nenhuma informação em caso de pane ou vírus.

Não menos importante, confira se ele oferece a integração que você tanto precisa implantar em sua empresa. Um software que cuida do estoque precisa se relacionar bem com vendas, financeiro, administrativo e demais setores, compartilhando informações de interesse comum.

Por fim, priorize sistemas fáceis de lidar no dia a dia, intuitivos, rápidos e que, em caso de qualquer problema, contem com uma equipe de suporte capaz de oferecer um atendimento à altura do desejado.

Controle o seu estoque com a Conta Azul 

Agora que você já sabe o que é um sistema de controle de estoque, saiba que com a Conta Azul é mais fácil fazer uma gestão eficaz do seu estoque.

Nosso sistema ERP apresenta muitas funcionalidades que podem facilitar a gestão de estoque no dia a dia, como:

  • Baixa automática de produtos quando uma venda é registrada;
  • Entrada automática ao importar nota fiscal de comprar;
  • Possibilidade de integração com o e-commerce;
  • Emissão de alertas quando os materiais estiverem no limite mínimo disponível;
  • Inventário atualizado;
  • Possibilidade de controlar os produtos estocados de acordo com as características de cada um;
  • Emissão de relatórios.

Com o sistema de controle de estoque da Conta Azul você vai conseguir gerenciar o seu estoque de uma maneira muito mais prática e eficaz, além de evitar desperdícios, otimizar processos e garantir que o seu negócio sempre terá os insumos necessários para operar.

Se você quer ter uma empresa mais lucrativa e competitiva, acesse agora mesmo o site da Conta Azul e confira todas as funcionalidades disponíveis. 

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