Contra ruptura de estoque, ponto de pedido e estoque de segurança

Planejamento contra a ruptura de estoque

O cliente chega à loja e não encontra o produto que deseja. Esse erro de gestão, conhecido como ruptura de estoque, leva o dinheiro que iria para o seu caixa direto ao do concorrente. No varejo, a falha pode causar prejuízos significativos, mas há ações estratégicas para evitá-la.

Neste artigo, você vai conhecer:

  • O que é ruptura de estoque
  • Comportamentos de risco no estoque
  • Como evitar a ruptura de estoque
  • O que é estoque de segurança
  • Fatores chave para o estoque de segurança
  • Como calcular o estoque de segurança
  • O que é ponto de pedido
  • Fórmula para o cálculo do ponto de pedido.

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O risco que mora no estoque

Quem empreende no varejo, compra para revender e tem no estoque um grande investimento e patrimônio. Embora esse espaço não receba a visitação de consumidores, a gestão das mercadorias nele depositadas tem reflexos diretos no faturamento da empresa - para o bem ou para o mal.

Quando a gestão é eficiente, há um controle rigoroso das entradas e saídas de produtos, prevenindo a falta de itens de maior procura e evitando que artigos de giro mais lento se tornem fonte de dinheiro parado.

Mas quando isso não acontece, os prejuízos aparecem. E uma das consequências possíveis é a ruptura de estoque, quando o consumidor chega na sua loja com uma necessidade de consumo e não encontra aquilo que busca.

Essa indisponibilidade do produto pode punir de duas formas: se for alguém que nunca comprou de você ou se for um cliente de presença habitual na sua loja. Nos dois casos, quem ganha é a concorrência.

Estudo divulgado neste ano pela consultoria Accera junto a supermercados no eixo Rio-São Paulo identificou que 47,4% dos consumidores, quando não encontram o que procuram, vão para outra loja ou nada compram.

Mas por que isso ocorre? Podemos citar três comportamentos de risco no estoque:

  • Má escolha de fornecedores: quando compra, você precisa de verdadeiros parceiros. Receber produtos com atraso, errados ou com defeito não combina com o que chamamos de parceria.
  • Falta de planejamento: se não define estratégias para comprar, como prazos e quantidade, fatalmente será surpreendido por uma demanda um pouco acima do previsto.
  • Descontrole e desorganização: ferramentas existem não apenas para identificar a periodicidade das compras, como também saber quais produtos estão em estoque e quais precisam ter a venda priorizada.

Como evitar a ruptura de estoque

Agora que já conhece parte das causas e também as consequências, vale entender que ações contribuem para a prevenção da ruptura de estoque.

Uma estratégia com esse objetivo é fundamental para não perder receitas. Para entender melhor, basta citar o índice revelado pelo indicador Neogrid Retail Insights, obtido em parceria com a Nielsen: o varejo vê seu faturamento cair 4,9% devido à indisponibilidade de produtos nas gôndolas. É uma quantia relevante demais para ser desperdiçada.

Ajuste o mix de produtos

Olhar para o estoque é um conceito básico de gestão. Ao acompanhar os registros de entrada e de saída, é possível identificar quais produtos contam com maior interesse dos clientes. Isso permite planejar e priorizar a compra de determinados itens que não podem faltar. De quebra, você deixa de oferecer mercadorias que não geram vendas.

Seja ágil ao repor

Por vezes, você até tem o produto em estoque, mas ele não está na prateleira. Especialmente com artigos de maior demanda, a velocidade de reposição precisa ser alta. Nem todos os clientes perguntam ao vendedor se há na loja aquilo que procuram. Alguns apenas observam, não encontram e saem do estabelecimento.

Atualize o estoque virtual

Seja qual for o tamanho da loja, é preciso registrar os dados do estoque em um sistema ou planilha, para que possa controlar a movimentação das mercadorias. Mas seja rigoroso com a atualização das informações para não haver divergências entre o estoque físico e o virtual. Quando eles não se conversam, a presença de determinado item no depósito pode acabar ignorada pelo controle eletrônico. E você perderá a venda devido a uma falsa ruptura.

Realize inspeções

Para garantir a igualdade de informações entre o estoque virtual e o físico, é necessário organizar o inventário. Isso se alcança com a realização periódica de inspeções, em prazo que varia de acordo com o total de itens armazenados. Mas saiba que, quanto antes identificar uma divergência, menor será o prejuízo, considerando que alguns produtos têm data de validade bastante limitada.

Defina um estoque de segurança

A projeção de um estoque de segurança assegura que nenhum produto faltará mesmo se houver atraso ou outra falha do fornecedor e também em casos de aumento súbito da demanda. A definição dessa quantidade mínima considera a procura pelos clientes, o prazo para recebimento após a compra e também a sazonalidade de cada mercadoria.

Invista em qualidade

O controle de estoque tem diferentes etapas, do contato com o fornecedor para compra ao registro de saída por venda. Qualquer erro nessa cadeia compromete o processo e pode acabar em uma ruptura. Até um lançamento errado no caixa, trocando o sabor de um suco por outro, ainda que tenham o mesmo preço, resultará em divergência no estoque virtual. Quando há padrão de ações e gestão de qualidade, as equipes executam melhor as tarefas e falhas acabam minimizadas.

Encontre o ponto de pedido

Quando uma empresa alcança a eficiência em seu controle de estoque, todos os processos fluem naturalmente e sem erros. É o caso, por exemplo, do estabelecimento de um ponto de pedido, que corresponde ao momento exato para procurar o fornecedor e realizar uma nova solicitação de determinado produto. Os prazos de atendimento são fundamentais para essa definição.

Use a tecnologia

Algumas tarefas no estoque se tornam entediantes e difíceis de serem realizadas manualmente, e ficar só na planilha eletrônica pode não ser suficiente. Ao adotar um sistema de gestão online, o empreendedor ganha tempo para se dedicar ao negócio, reduz a chance de erros no registro, gera relatórios, concentra informações, acompanha o inventário e até mesmo é avisado em caso de estoque mínimo. Atualmente, soluções modernas são acessadas por dispositivos móveis, inclusive.

Como encontrar o estoque de segurança

Você já imaginou um supermercado sem alimentos, uma loja de vestuário sem roupas ou uma farmácia sem remédios? Impossível, não é mesmo? Mas a falta de arroz no primeiro estabelecimento não chegaria a surpreender, embora fosse um erro terrível com o consumidor.

Quando um produto falta no comércio, vendas são perdidas e uma imagem ruim da empresa começa a ser construída (você recomendaria a alguém o mercado sem arroz?).

A definição de um estoque de segurança vai além do enfrentamento da ruptura. Esse instrumento permite fazer compras pontuais, não gastar mais que o necessário e ainda evita que produtos perecíveis acabem acumulados em quantidades superiores às quais são vendidos. Em resumo, é uma decisão estratégica muito positiva.

Ao estabelecer uma quantidade mínima necessária, o gestor se previne de possíveis problemas no abastecimento. E vale lembrar que atrasos do fornecedor podem acontecer por motivos variados, seja pela desorganização da parte dele, por demora além do normal na produção, por um erro no pedido e até mesmo em razão de um acidente durante o transporte.

Só que nada disso servirá como justificativa para o seu cliente, aquele que foi ao seu estabelecimento e encontrou vazia a gôndola reservada ao arroz.

Como calcular

Então, vamos aprender a definir um estoque de segurança? Você vai precisar conhecer três fatores chave: sua demanda, o tempo de entrega e o serviço desejado. Entenda cada um dos conceitos:

  • Sua demanda: é preciso responder se a saída de produtos é estável ou se ela varia conforme o período. Caso haja variabilidade nas vendas, quando ela ocorre e que itens abrange. Quanto maior for, maior será a necessidade de um estoque de segurança.
  • Tempo de entrega: o lead time do produto objetiva encontrar um prazo médio entre o pedido e a sua entrega, considerando ainda a sua variabilidade nas vendas. Quanto mais tempo levar para receber um produto de alta durabilidade, maior será o estoque de segurança.
  • Serviço desejado: quais produtos são mais atrativos e desejados pelos clientes e, por isso, não podem faltar nunca. Quanto maior for o nível de serviço desejado, maior será o estoque de segurança.

Existem fórmulas matemáticas (um tanto complexas, é bom avisar) que respondem com precisão qual o estoque de segurança necessário para cada produto que sua empresa vende. Neste documento em PDF, é possível ver um passo a passo para fazer o cálculo.

Há também métodos empíricos que podem servir como guia, embora não tenham o mesmo grau de confiabilidade. Mas como o comportamento do consumidor também é um tanto subjetivo, essa incerteza nos resultados não deve atrapalhar a sua previsão.

A primeira dica é olhar para o seu histórico de vendas e o perfil do cliente. Ao conhecer quem é o consumidor que compra de você e o que ele compra, fica mais fácil monitorar seus hábitos e a partir daí prever uma margem de segurança para não faltar nenhum produto.

Lembre-se, porém, de que a compra representará um excedente que só será usado se a sua previsão de vendas for superada. Do contrário, irá valer como uma reposição para o período seguinte, desde que não se trate de um produto perecível - o que exige ainda mais cautela.

Uma forma mais simples de calcular o estoque de segurança resulta da multiplicação da demanda média de vendas pelo tempo de entrega (em dias). A fórmula é a seguinte: ES = DM x TE. Vamos a um exemplo:

Uma loja de moda íntima vende 30 peças por dia (DM) e novos pedidos são entregues em média 5 dias após a solicitação (TE). Sendo assim, temos:

ES = 30 x 5 = 150

Ou seja, ela precisa de no mínimo 150 peças no estoque para atender à sua demanda média de vendas no período entre a solicitação e a entrega dos produtos pelo fornecedor.

Outros exemplos:

  • Sorveteria vende 100 litros por dia e o tempo de entrega é de 2 dias: seu estoque de segurança será de 200 litros.
  • Loja de calçados vende 15 pares por dia e o tempo de entrega é de 10 dias: seu estoque de segurança será de 150 pares.
  • Supermercado vende 25 unidades de 1 litro de azeite por dia e o tempo de entrega é de 5 dias: seu estoque de segurança será de 125 unidades.

Perceba que essa fórmula não inclui o nível de serviço desejado, que é igualmente importante, mas de definição mais subjetiva. Ou seja, vale dar uma atenção maior aos produtos com maior saída. Em uma loja de produtos infantis, por exemplo, as roupas para bebês costumam ter maior atratividade (e vendas) do que brinquedos eletrônicos.

Como calcular ponto de pedido

Ao conhecer o seu estoque de segurança, é possível determinar também o ponto de pedido, o qual, como vimos antes, indica quando um novo pedido deve ser realizado junto ao fornecedor.

Para a sua definição, há uma série de fatores relacionados ao tempo. O prazo existente entre o pedido e a entrega é o principal deles, mas não é único. Leve em conta ainda:

  • Tempo de emissão: pode ser necessário realizar cotação entre fornecedores antes do pedido
  • Tempo de preparação: caso o fornecedor necessite encomendar as mercadorias solicitadas com seu fabricante
  • Tempo de produção: caso o fornecedor produza a partir do pedido
  • Tempo de transporte: da saída do fornecedor à comercialização na sua loja.

Todos esses detalhes são responsáveis por alterar o tempo de reposição em dias, outro critério que faz parte da fórmula para calcular o ponto de pedido, sendo reproduzido na sigla TR. O cálculo considera ainda o estoque de segurança (ES) e o consumo médio (CM), que corresponde à média diária de mercadorias consumidas (ou vendidas) na sua loja.

A fórmula para encontrar o ponto de pedido é: PP = (CM x TR) + ES. Vamos a um exemplo:

Uma loja de instrumentos musicais vende 20 violões nos 30 dias do mês (CM 0,67) e o processo para novos itens leva até 45 dias. Considerando que seu estoque mínimo é de 27 unidades, o ponto de pedido será:

PP = (0,67 x 45) + 27 = 57,15.

Ou seja, quando a quantidade de instrumentos chegar a 57,15 no estoque, é o momento de fazer novo pedido ao fornecedor.

Em muitos casos, quando não houver diferença nos tempos de entrega e de reposição (basicamente, quando a emissão não tomar tempo), o ponto de pedido equivalerá ao dobro da quantidade prevista para o estoque de segurança. Seu objetivo é justamente evitar que essa reserva seja utilizada, o que aproximaria o negócio da ruptura.

Considerações finais

Apresentamos neste artigo o conceito de ruptura de estoque, que tantos prejuízos causa em empresas varejistas nas quais a organização e o controle não se mostram eficientes. Esperamos que as dicas e conceitos aqui abordados sejam de grande utilidade para o seu dia a dia. Lembre-se que todos esses cálculos e planejamentos podem ser decisivos para o sucesso, crescimento e longevidade do seu negócio.

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