Planilha de cadastro de produtos [Excel grátis]

Empreendedores que vendem mercadorias sabem da necessidade de catalogar todas as informações e acompanhar as vendas e o estoque. Para quem está começando com essa organização, uma planilha de cadastro de produtos ajuda bastante.

Afinal, por meio deste documento, é possível saber com rapidez informações importantes, como preço de compra, margem para descontos, dados dos fornecedores e a própria descrição das mercadorias. Com isso, o setor de atendimento é beneficiado, já que pode acessar tudo o que precisa para responder às dúvidas do cliente de maneira mais ágil.

A boa notícia é que você não precisa procurar por uma boa planilha de cadastro de produtos para empresas. Nós temos um modelo pronto e totalmente gratuito disponível neste conteúdo. Continue lendo e confira também a importância de tudo registrado.

Faça uma boa leitura!

Por que organizar seu cadastro de produtos?

Muitas mercadorias e insumos de produção entram e saem do seu estoque todo dia. Para garantir um controle efetivo e evitar gargalos, toda essa movimentação precisa ser monitorada. Com isso, é possível conhecer melhor os seus processos e identificar formas de melhorá-los.

Um cadastro de produtos bem organizado também agiliza a rotina do gestor, já que todas as informações que ele precisa para um gerenciamento efetivo estarão disponíveis.

Ou seja, ao invés de buscar uma mercadoria no estoque e calcular manualmente a margem de desconto e de lucro, o empreendedor rapidamente pode acessar esse dado. Na prática, é menos tempo gasto em certas atividades e uma maior clareza na situação das suas mercadorias.

Imagine que você compre mensalmente um determinado produto para revenda no varejo. Assim que o produto chega à sua empresa, ele é direcionado ao estoque, mas sem registro algum.

Você então perderá muitas vendas e dinheiro quando chegarem pedidos de clientes, e nem ao menos saberá até quando o estoque estará realmente abastecido. No curto prazo, é uma venda que se perde. No longo prazo, a reputação da empresa ficará prejudicada.

Cadastrar produtos é uma tarefa rotineira e obrigatória para quem compra e vende mercadorias. Seja por uma lista, planilha ou catálogo eletrônico, esse processo irá fornecer informações como:

• Nome dos produtos;
• Número individual pelo qual são identificados;
• Descrição geral (tamanho, peso, volume, etc.);
• Custo unitário;
• Preço de venda;
• Nome do fornecedor.

Com esses dados, é possível monitorar as saídas e entradas de mercadorias de forma mais efetiva. Identificar a proximidade de estoque mínimo de um determinado item para repor em tempo hábil, planejar o reabastecimento e negociar com os fornecedores melhores preços e condições de pagamento são outras vantagens da planilha de produtos.

É claro que, quanto maior o número de produtos existentes na empresa, maior é a necessidade de organização. Mas a função e a validade do cadastro são as mesmas e, por isso, a ferramenta deve ser adotada em todos os negócios, independente do tamanho.

E não basta apenas ter – é preciso manter a relação atualizada. Por essa razão, vale destacar que o controle sobre o cadastro de produtos é de responsabilidade não apenas do estoque, mas das demais áreas relacionadas com ele, como vendas e logística. Todos devem acessá-lo e, principalmente, trabalhar de forma integrada.

Veja também: Aprenda como calcular o giro de estoque da sua empresa

Padronização evita vários desafios na gestão de qualquer empresa 

A padronização de qualquer registro evita muitas dores de cabeça na sua empresa. E isso vale não apenas para o cadastro de produtos, mas também para o controle de contas a pagar, a receber, bem como dos dados de clientes e colaboradores. Ao criar padrões, fica mais fácil buscar informações e executar tarefas operacionais, administrativas e financeiras.

De uma forma resumida, ter os processos organizados é o que garante que a sua empresa mantenha uma identidade, desde o atendimento ao cliente até o armazenamento de produtos. Mas, para isso, é preciso que todas as etapas de todos os setores estejam registradas em documentos de fácil acesso. Os colaboradores também precisam ser treinados com frequência, a fim de reciclar tais conhecimentos.

No caso dos produtos, vale lembrar que, para a identificação, além de um código de uso interno, é válido utilizar como referência números previstos em normativas, como é o caso da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), criada para harmonizar e facilitar a comercialização entre os países-membros, e também o Número Global de Item Comercial (​​GTIN), código de barras atribuído para itens que podem ser precificados, pedidos ou faturados.

Tenha cuidado especial também na descrição do produto e deixe visível as informações disponíveis na nota fiscal que incluem os impostos. Evite o uso de abreviaturas, pois isso poderá prejudicar a futura localização do item no cadastro.

Leia mais: Conheça o que é a gestão de processo, seus benefícios e como aplicá-la.

Baixe grátis a sua planilha de cadastro de produtos

Se você quer eficiência no cadastro de produtos, fuja do papel. Ele é pouco produtivo, apresenta muitas limitações, está sujeito a perda e danos, não fica disponível a partir de qualquer lugar se não carregá-lo e nem é capaz de automatizar cálculos e processos.

A planilha de cadastro de produtos pode solucionar estes e outros desafios. Você pode montar uma no programa Excel, de acordo com a realidade da sua empresa. Mas se quiser um modelo já pronto, sugerimos que faça o download abaixo do documento que criamos.

Nesta planilha, você encontrará os campos principais para registrar as mercadorias e controlar sua movimentação no estoque, com um código interno individual para cada item. Se preferir, pode atribuir um número que se aplique a cada tipo de produto, com a quantidade de dígitos que quiser.

O documento traz ainda 61 unidades de medida, o que deve contemplar as suas necessidades. É possível, contudo, que algumas delas não se apliquem às mercadorias com as quais trabalha. Nesse caso, você pode excluir e ficar apenas com aquelas diretamente relacionadas ao seu negócio.

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