Gestão de processos faz a diferença em pequenos negócios

Gestão de processos em pequenas empresas

O conceito de gestão de processos por vezes é equivocadamente vinculado a negócios de grande porte. Se assim fosse, pequenas empresas não precisariam de um padrão organizacional. Em resumo, existiriam em meio ao caos. Mas como veremos neste artigo, a falta da ferramenta é justamente um dos motivos para barrar seu crescimento ou até aproximá-lo da falência.Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

Carência na gestão de processos contribui com fim de empresas

De acordo com um recente estudo do Sebrae, a mortalidade de empresas no Brasil pode ser creditada a um conjunto de fatores, entre os quais a falta de processos bem estruturados.

A entidade faz uma comparação pertinente para a compreensão do fenômeno. Tal como em acidentes aéreos, empresas não “caem” apenas por um único motivo. Assim, uma conjuntura de fatores colabora para que negócios fechem as portas de maneira prematura. Podemos enumerar alguns deles:

  • O dono da empresa saiu de uma condição de desemprego
  • Ele não tinha experiência no ramo que escolheu
  • O negócio foi aberto por exigência de terceiros
  • Poucos abriram empresa por identificarem uma oportunidade
  • O tempo médio de planejamento foi de 8 meses
  • Houve pouca negociação com bancos e fornecedores
  • Investiam menos tempo e recursos em gestão e inovação
  • Eram pouco rigorosos com as finanças
  • Não aprimoraram seus conhecimentos sobre gestão.

Reparou que todos eles têm um ponto em comum? Se observarmos pela perspectiva de um negócio funcionando como uma máquina, vamos verificar facilmente que empresas que fecham não contam com processos estruturados.

Para ficar mais claro, vamos tomar como exemplo apenas o item que aponta para o pouco rigor com as finanças.

É possível cogitar que os gestores das empresas falidas não cuidavam do fluxo de caixa, do capital de giro e de outros elementos fundamentais à sobrevivência de qualquer empreendimento. Com processos bem definidos, o dinheiro que entra e sai seria melhor controlado. Concorda? Então, a situação hipotética que vamos apresentar agora vai fazer todo sentido.

O caso do mercadinho que faliu

Carlos tem um pequeno mercado em seu bairro. Ele terceiriza a contabilidade e só fala com seu contador o estritamente necessário. Nada de perguntar sobre formas de economizar com impostos, reduzir encargos ou assuntos estratégicos. Carlos é prático e só quer saber quanto a empresa deu de lucro ou prejuízo.

Para agravar a situação, ele não faz distinção entre o caixa da loja e seu dinheiro pessoal. Diariamente, faz “saques” como se a caixa registradora fosse seu próprio banco 24 horas. Misturar as finanças pode ser um erro amador, mas Carlos não é o único a cair na armadilha.

Esse é um claro exemplo de falta de processos para lidar com as finanças. Se fosse o contrário, jamais o nosso empresário do exemplo tiraria dinheiro da empresa sem antes um rigoroso registro das atividades.

O tempo passou, nosso imprudente empreendedor não investiu em processos para disciplinar as finanças e continuou retirando dinheiro do negócio para cobrir despesas pessoais. O final dessa história, como de tantas outras pelo país, é o mesmo: empresa fechada e fim do sonho.

O que fazer para corrigir processos

Para que não fiquemos apenas no mau exemplo, vamos falar de um caso bem-sucedido para ilustrarmos como a gestão de processos é importante em pequenas empresas. Para tanto, vamos considerar uma pequena escola de formação de condutores.

No seu entorno, estão concorrentes pesados, alguns com mais tempo no mercado, melhor infraestrutura e até filiais. Para piorar, ela é mal localizada, enquanto os demais competidores estão instalados nas vias principais.

Mas o seu gestor sabe que precisa investir em formação e conhecimento. Ele fala com seu contador e procura o Sebrae, que o orienta a desenvolver melhor os processos em seu negócio.

Considerando que a autoescola está em desvantagem ao avaliar o mix de marketing (preço, praça, produto e promoção), a indicação é que invista em marketing digital. Entretanto, sendo uma empresa pequena, como fazer para que as ações surtam o efeito esperado?

A resposta é: definindo claramente os processos. Primeiramente, um planejamento financeiro deverá ser feito, alocando a verba necessária para contratação de pessoas, ou mesmo para terceirizar os serviços.

Em seguida, junto aos profissionais contratados, a empresa deverá criar serviços que a diferenciem da concorrência. No caso da autoescola, por exemplo, podem ser cursos para pessoas com medo de dirigir.

Seguindo os passos e com o acompanhamento do Sebrae, em pouco tempo, a empresa colheu os frutos. Não só aumentou seu ticket médio, como passou a oferecer mais cursos, mesmo estando em uma localização ruim.

Gestão de processos exige esforço contínuo

Não se pode achar que o gerenciamento de processos é algo a ser feito uma única vez na empresa. Pelo contrário, processos estão sujeitos a falhas, imprevistos e toda a sorte de acontecimentos que podem comprometer a sua eficácia.

Tão importante quanto criar um processo, seja ele qual for, é manter-se em permanente estado de atenção, para fazer as correções necessárias.

Afinal, processos existem para evitar os temidos “incêndios”. Se a postura de um dono do negócio não é preditiva, mas reativa, significa que os processos atuais estão defasados ou sequer existem. Em resumo, o caos governa a empresa.

É interessante, nessa área, conhecer melhor a metodologia Kaizen. O termo japonês, que traduzido para o português significa “melhorar continuamente”, resume toda uma cultura empresarial voltada ao aperfeiçoamento.

Nesse método, os processos ocupam lugar de absoluto destaque. Por eles, é orientado todo tipo de atividade produtiva, desde a compreensão das necessidades das pessoas até a distribuição dos produtos nos pontos de venda.

Processos bem gerenciados fazem com os setores de uma empresa funcionem em sinergia. E isso independe do seu porte. Tal como um formigueiro, todos trabalham em função do objetivo maior do negócio. Pessoas passam a convergir seus interesses pessoais com os da empresa, dando sentido às suas tarefas.

Comece agora mesmo

Como destacamos ao longo deste artigo, cuidar da gestão de processos é fundamental. Uma boa forma de começar é organizando as finanças. Para isso, baixe agora mesmo nossa planilha de Planejamento Financeiro Empresarial. Construa a sua estratégia e nada de fazer do caixa da empresa o seu banco pessoal, certo? Modelo de Planejamento Estratégico  Preparamos este modelo para auxiliar no planejamento dos seus negócios Baixar o documento agora

E na sua empresa, como a gestão de processos ajuda a qualificar os resultados? Comente!

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