Como a gestão de processos pode ajudar seu negócio

Você sempre escuta reclamações dos clientes por conta do atendimento? Na sua empresa, cada colaborador tem um “jeito” para fazer determinada atividade? Ou então, devido à alta quantidade de demandas, fica difícil acompanhar quem está fazendo o quê?

As metodologias de gestão de processos são baseadas na padronização e ajudam a resolver esses e outros gargalos. Diferente do que muitos empreendedores pensam, são conceitos que podem ser aplicados em qualquer empresa, independente do porte.

Tudo isso é novo? Não se preocupe! Neste conteúdo, listamos tudo que todos os empreendedores precisam saber sobre gestão de processos Continue lendo para entender os benefícios, como e por que apostar nessas metodologias. Boa leitura!

Confira os seguintes tópicos:

• O que é gestão de processos? 
• Por que investir na gestão de processos? 
• Benefícios da gestão de processos
• Como implantar uma gestão de processos eficiente 
• 3 metodologias de gestão de processos
• Gerencie todos os processos com o auxílio da tecnologia

O que é gestão de processos? 

Gestão de processos é um conjunto de metodologias voltadas para a padronização, controle e monitoramento dos processos internos de uma empresa, independente do tamanho.

Isso porque, toda empresa é composta por uma série de atividades, como:

• Compra de mercadorias;

• Organização/separação de estoque;

• Fluxo de caixa;

• Tarefas relacionadas ao financeiro, como emissão de notas fiscais, e aos recursos humanos, como contratação e seleção de pessoas;

• Atendimento ao cliente;

• Venda;

• Limpeza e organização;

• Ações de marketing e/ou vendas.

Para uma dessas macro-atividades, existem outras tarefas menores. Vamos pegar como exemplo a compra de mercadorias. Antes delas chegarem ao estoque, é necessário:

• Identificar o que precisa ser comprado;

• Negociar com os fornecedores prazos e condições de pagamento;

• Solicitar aprovação do financeiro;

• Enviar o pedido;

• Aguardar o recebimento;

• Receber, conferir e estocar as mercadorias. 

Sem ter um processo para compra de itens definido, o empreendedor pode sofrer com falta ou excesso de produtos, fretes e pedidos mais caros, caso não tenha tempo para negociar, e até perder mercadorias pelo mau armazenamento. 

A gestão de processos atua justamente identificando as micro e macro tarefas de uma empresa, organizando as etapas, definindo responsáveis por cada uma e eliminando gargalos nesse fluxo. Entenda melhor no próximo tópico porque investir nessas metodologias.

Por que investir na gestão de processos? 

Muitas empresas deixam de crescer e até fecham as portas pela falta da gestão dos processos internos. Isso porque a falta de padronização dificulta o monitoramento e qualidade das atividades executadas. 

Por exemplo, considerando a loja A, que é uma grande empresa de venda de roupas femininas, com filiais em diversos estados. 

Até que um cliente realize a compra de um peça, vários processos ocorrem nos bastidores, como: recebimento de mercadorias, negociação com os fornecedores, emissão de notas fiscais, atividades relacionadas ao marketing, limpeza da loja e atendimento.

Se uma empresa desse porte não tivesse desenvolvido uma padronização de todos os processos internos antes mesmo de crescer, em cada uma de suas filiais eles seriam executados de uma forma diferente. 

Ao investir na gestão de processos você dá as condições necessárias para que a empresa possa crescer de maneira estruturada. Além disso, a padronização facilita o trabalho dos colaboradores como um todo, do operacional à gerência. 

Afinal, eles saberão exatamente o que fazer, por quais atividades serão cobrados e avaliados.

Benefícios da gestão de processos 

1. Aumento da produtividade

Se cada um dentro da empresa sabe o que, porque e como executar cada atividade, a produtividade é bem mais alta. 

Com exceção de imprevistos, não será necessário “descobrir” o que fazer no dia a dia. Além disso, gargalos são facilmente identificados, uma vez que acompanhar o desempenho dessas atividades é mais simples. 

A metodologia de gestão de processos dá ao gestor essa clareza sobre o que acontece na empresa, colocando colaboradores e donos de negócio na mesma página. 

2. Redução de custos

Como falamos, com os processos definidos é mais rápido encontrar gargalos, como desperdícios, atrasos e até má conduta dos colaboradores. Dessa forma, o empreendedor consegue tomar decisões em tempo hábil, antes que as consequências desses problemas sejam maiores. 

Outra vantagem é a manutenção da qualidade e do padrão, fundamentais para conquistar e fidelizar clientes. 

3. Melhor aproveitamento de tempo

O aumento da produtividade com uma gestão de processos eficiente é essencial para o melhor aproveitamento do tempo dos colaboradores. 

Afinal, com as tarefas definidas, é possível identificar o tempo de cada uma, possibilitando o ajuste da demanda dos colaboradores de uma forma mais assertiva.

Imagine que você tem uma cafeteria. Como seus processos são definidos, você sabe que o barista consegue produzir 40 cafés no turno de trabalho. Porém, o fluxo de clientes é de apenas 30 por dia. 

Neste caso, para otimizar a produtividade do barista, esse tempo referente aos 10 cafés que ele conseguiria produzir podem ser alocados com outra atividade, como ajudar na cozinha. 

4. Retenção de talentos

Trabalhar em um local desorganizado, sem processos e atividades definidas é desgastante para os colaboradores. O resultado é uma alta rotatividade, o que não é nada interessante para nenhuma empresa.

Isso porque contratar e treinar novos colaboradores envolve custos, sem contar com o tempo de integração dos recém-chegados à empresa. 

Agora, com uma boa gestão de processos, os funcionários têm as condições que precisam para desempenhar as atividades de uma maneira clara e tranquila. 

5. Melhoria da tomada de decisão

Cada decisão tomada em um setor afeta toda a empresa. Por exemplo, se o empreendedor decide reduzir o quadro de colaboradores, essa atitude afeta não só o financeiro, como também o atendimento. 

Com os processos estruturados, você tem uma maior clareza sobre o que fazer e os impactos das decisões no negócio. 

Como implantar uma gestão de processos eficiente

• Mapeamento

Muitas empresas, mesmo com vários gargalos, funcionam e conseguem obter lucro sem ter os processos definidos. Portanto, o primeiro passo para reestruturar o negócio é mapeando como cada setor funciona. 

Comece identificando as atividades de cada setor, os principais desafios e não se esqueça de registrar as percepções dos colaboradores.

• Análise

Com todos os setores mapeados em mãos, analise como cada atividade é desenvolvida. O objetivo é pensar em ajustes para aumentar a produtividade e também melhorar o bem-estar dos colaboradores. 

Afinal, trabalhar bem não é sinônimo de trabalhar muito. 

• Planejamento

Não é de uma hora para outra que o empreendedor deve implementar todas as mudanças na empresa. Lembre-se que, até o momento, os colaboradores trabalham de uma forma e, virar essa chave muito rápido, pode impactar negativamente o desempenho das tarefas diárias. 

Para evitar que estresse e, o mais importante, que o cliente sinta os impactos dessas mudanças, elabore um planejamento para implantação. 

• Implantação de melhorias

Por mais que sejam positivas, nem todo colaborador pode receber bem as mudanças nos processos e nas atividades que já vinha desenvolvendo. Dessa forma, vá implementando as melhorias gradualmente, até para identificar se serão necessários outros ajustes. 

• Definição de indicadores de desempenho e monitoramento

Para saber se as melhorias propostas estão ou não sendo positivas para a empresa, defina indicadores de desempenho. 

Considerando uma loja de decoração online, ao avaliar o processo do atendimento, o dono verificou que muitas pessoas reclamam da demora e até deixam de comprar. Ele decide então contratar mais funcionários e estabelece que todos os clientes devem ser atendidos em até 30 minutos pelo WhatsApp. 

Nesse caso, o indicador de desempenho escolhido foi o tempo de espera de um atendimento. 

Caso um cliente passe mais de uma hora para ter uma resposta, o dono da loja prontamente deverá analisar o motivo, já que, com mais funcionários, a tendência esperada seria um atendimento mais rápido.

• Avaliação dos resultados 

Monitorar é tão importante quanto avaliar os resultados. Afinal, de nada vale um número sem uma interpretação.

Para manter a qualidade da gestão processos da empresa, crie uma rotina de avaliação de resultados, que pode ser diária, semanal ou até mesmo quinzenal.

Com base nos dados encontrados, o empreendedor pode propor novos ajustes e melhorias para os processos existentes.  q

Confira todos esses passos de uma forma resumida no infográfico abaixo:

3 metodologias de gestão de processos

Existem várias metodologias de gestão de processos para aplicar na empresa. Todas elas têm os mesmos objetivos e oferecem os mesmos benefícios que citamos neste conteúdo.

A escolha entre uma e outra vai depender da complexidade dos processos desenvolvidos na sua empresa e também da sua afinidade com as etapas. 

O que recomendamos é que você entenda um pouco sobre cada uma delas para descobrir qual pode ser adequada para o negócio. Testar as metologias para descobrir qual delas pode fazer mais sentido também é uma opção interessante. 

1. Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é umas das metologias mais conhecidas quando o assunto é gestão de processos. A sigla significa:

• P (Plan) Planejar: planejamento da execução dos processos;

• D (Do) Fazer: diz respeito à execução de cada micro e macro atividade;

• C (Chek) Checar: checagem ou monitoramento do desempenho dos processos;

• A (Act) Agir: propor e agir diante de qualquer desvio dos processos.

Como o próprio nome diz, o ciclo PDCA é infinito, ou seja, essa metodologia deve ser aplicada e reaplicada na empresa.

2. Seis Sigma

A metodologia Seis Sigma é composta por 5 etapas, um pouco similares ao ciclo PDCA. São elas:

1. Definição (Define): definição dos objetivos e da execução de cada processo;

2. Medição (Measure): coleta de dados importantes dos processos;

3. Análise (Analyse): análise dos dados encontrados. O objetivo é descobrir se eles correspondem com os objetivos definidos;

4. Melhoria (Improve): desenvolvimento de ajustes para melhorias dos processos;

5. Controle (Control): controle ou monitoramento dos processos. 

3. Kanban

O Kanban é uma metodologia voltada para a organização dos processos da empresa. Trata-se de uma divisão de atividades em colunas, que indicam:

• O que precisa ser feito;

• O que está sendo feito;

• O que já foi finalizado. 

Você pode aplicar o Kanban em um quadro, utilizando papéis adesivos ou contar com auxílio de ferramentas, como o Trello. 

Gerencie todos os processos com o auxílio da tecnologia

A melhor forma de acompanhar os processos da sua empresa, independente do porte, é através da tecnologia. Afinal, em todos os casos, você precisará de tempo para pensar nas estratégias de crescimento do negócio. 

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• Monitoramento do estoque e das vendas pelo celular, através do App Conta Azul de Bolso;

• Conciliação fiscal e das vendas automáticas;

• Cadastro de clientes, fornecedores e parceiros;

• Geração de relatórios detalhados e simples de entender. 

• Emissão descomplicada de notas fiscais e envio automático ao contador.

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