Tudo sobre mapeamento de processos para seu negócio

Gargalos de produção, eficiência produtiva, furtos, aquisição de máquinas e contratação de colaboradores. Você sabe qual o momento certo para cuidar de cada um desses fatores, assim como outros relacionados? Se fizer um mapeamento de processos, saberá.

O mapa de processos é basicamente uma ferramenta para planejar e analisar as etapas de cada área, operação ou projeto da empresa. Ele permite aprofundar os detalhes, prever erros, entender os recursos que serão necessários e controlar o que realmente acontece.

Sabendo disso, preparamos um conteúdo para que você jamais perca de vista qualquer processo do negócio. Descubra abaixo o que é o mapeamento, os principais benefícios, os tipos e ainda, de brinde, algumas planilhas que auxiliam em projetos. Faça uma boa leitura!

Confira os tópicos:

• O que é e para o que serve o mapeamento de processos? 

• Benefícios do mapeamento de processos 

• Tipos de mapeamentos

• Passo a passo para criar um mapeamento de processos 

• Acessar os dados em tempo real facilita o monitoramento dos processos

O que é e para o que serve o mapeamento de processos? 

Como dissemos, o mapeamento de processos é um instrumento para organizar os processos da empresa. Ele pode ser criado antes de uma nova operação/projeto ser implementado, ou ajudar na reestruturação de algo que já ocorre.

É literalmente fazer um mapa que representa todo o fluxo de um processo. Como tal, ele apresenta todas as partes e recursos que serão deslocados para o processo, mostra a ordem em que as ações ocorrerão, entre outras informações.

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Benefícios do mapeamento de processos 

O mapeamento permite identificar o objetivo de cada processo, enxergar as entradas, atividades e saídas, ver quem está responsável e todos os recursos que serão movimentados.

Esses benefícios são claros na leitura da definição dessa ferramenta, mas há 5 que podem não estar tão claros assim. O mapeamento de processos traz muitos efeitos positivos para a organização das tarefas da empresa, principalmente para identificar problemas e oportunidades de evolução.

Confira abaixo 5 ótimos benefícios de fazer um mapeamento de processos:

Identificação de gargalos

Ao fazer o mapeamento dos processos, o empreendedor consegue identificar o funcionamento padrão e ideal de cada setor ou projeto da empresa. Depois, pode-se avaliar se cada etapa está ocorrendo como deveria e entender se há e onde estão os gargalos.

Quanto mais detalhado o mapeamento ou materiais que o acompanhem, melhor. Assim, se sabe todos os envolvidos em cada etapa do processo e se identifica os gargalos de produção e o que os causa.

Uma máquina defeituosa, entrega de fornecedores abaixo do encomendado, colaboradores desmotivados? Isso tudo se interpreta com o mapeamento de processos.

Estabelecimento de responsáveis

Quando se mapeia o processo, o gestor consegue fazer duas análises sobre os envolvidos com cada etapa. E isso impacta diretamente na forma que a administração do quadro de funcionários e parceiros se comportará.

A primeira, é identificar quem é o colaborador mais adequado para cada tarefa e alocá-lo. A segunda é, se houver gargalos, como no ponto anterior, ou pontos de superprodução, você consegue entender quem são os responsáveis, se a causa for humana.

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Agilidade no alcance de resultados

O mapeamento de processos permite identificar os gargalos e alocar os melhores colaboradores. E, com isso, ajuda ainda a entender onde há oportunidades para investir em otimização, seja com novos recursos/métodos ou apenas uma pequena modificação na forma que as etapas são executadas.

A soma de tudo isso é conseguir maior agilidade para o processo em si e para alcançar os resultados. Experimente e teste por si mesmo, use KPIs (Indicadores chave de desempenho) para avaliar os processos antes e depois do mapeamento e correção de problemas. 

Prevenção da falta de recursos

O mapeamento também aponta o uso dos recursos em cada etapa do processo. Logo, você prevê quanto precisa de equipamentos, insumos ou colaboradores para que cada operação seja executada. Essa previsão é essencial para uma gestão eficiente de estoque.

Quem é leitor recorrente do blog da Conta Azul, deve estar familiarizado com essas lições e pode ter feito conexão com uma matéria recente nossa sobre os erros mais comuns na rotatividade de estoque.

E não é à toa! Quando falamos de decisões sobre abastecimento, o mapeamento de processos é um ótimo indicador para tomá-las. 

Se você ainda não sabe o que é ou como calcular o giro de estoque da empresa, descubra neste post aqui!

Redução de prejuízos

Quando se tem total controle sobre os processos, é possível identificar gargalos de produção, fazer a melhor alocação de recursos, garantir estoque abastecido e nunca atrasar uma entrega. E qual a consequência disso? Acaba com ralos de gastos e faz o lucro e o faturamento subirem.

A redução de prejuízos não traz só benefícios, mas evita desastres. Sabe, às vezes um pequeno gasto desnecessário aqui e outro ali não parece muita coisa. No entanto, um prejuízo de R$ 1.000 ao mês pode ser o resultado de 100 erros que custaram R$ 10 cada.

Antes que continuarmos, que tal um presente? Conheça nossa planilha de metodologia ágil 5W2H, ótima para validação, mapeamento e execução de processos.

Tipos de mapeamentos

Fazer o mapeamento de processos é uma decisão totalmente sua, não uma obrigação. Então não há necessidade de seguir uma fórmula pré-estabelecida. Você pode criar a própria metodologia ou descobrir por conta própria propostas inovadoras espalhadas por aí.

No entanto, já existem 5 tipos de mapeamentos bastante utilizados no mercado. Antes de reinventar a roda ou correr atrás de gurus de gestão, aconselhamos analisar os que já existem e ver se eles não fazem sentido para você.

Há um motivo para eles serem aplicados há tanto tempo por empresas de qualquer segmento, de qualquer lugar do mundo. Esse motivo? Simples, eles funcionam e “muito bem, obrigado”.

O que tem de mais novo e que pode ser, na verdade, aliado a estes mapeamentos de processos é a metodologia ágil. Esse conceito, que tem diversas modalidades, ajuda a mapear e aplicar de forma mais rápida os projetos da sua gaveta. 

1. Fluxograma

O fluxograma é um processo que funciona por formas e símbolos gráficos, como setas, losangos e retângulos. Cada um tem uma função e indicam como esse mapeamento deve ser lido. O forte é a fácil visualização.

Os símbolos usados são:

2. Fluxograma horizontal

Os fluxogramas horizontais são versões mais complexas e até completas do que o comum. Ele é colocado em uma matriz, uma tabela, e você pode enxergar mais detalhes, os responsáveis por cada tarefa, entre outros recursos a serem alocados.

Exemplo:

3. Mapofluxograma

Os mapofluxogramas são feitos exatamente da mesma forma que os fluxogramas. A grande diferença é que, em vez de ser colocado em uma página em branco, ele é construído em cima do mapa ou planta da empresa. Assim, os pontos de execução e decisão são localizados conforme o local adequado.

Passo a passo para criar um mapeamento de processos 

Fazer um mapeamento de processos é muito mais simples do que parece. É um trabalho muito mais volumoso do que complexo, apesar de exigir pensamentos táticos e estratégicos. Bem, basicamente, o empreendedor precisa seguir 7 etapas, sendo elas:

1. Definição dos projetos e processos que serão mapeados

O primeiro passo é decidir o que será mapeado. Ah, a resposta pode parecer clara para alguns. “Vou mapear a produção de bolo da confeitaria”, por exemplo. Mas… há perguntas muito importantes a se fazer antes de tomar essa decisão. São elas:

• Qual a necessidade de mapear o processo?

• Quão crítico é esse processo?

• Quais são os riscos que se corre com a má execução desse processo?

• Há normas, regulações, disposições legais a serem obedecidas nesse processo e, se sim, quais são elas?

• Onde se quer chegar com esse mapeamento? Isso é, melhorá-lo, mudá-lo, padronizá-lo ou outro?

• E o quão detalhado ele precisa ser?

Com essas respostas, você não só decide o que e como será mapeado, mas também ajuda a decidir quais processos da empresa têm prioridade na otimização.

2. Liste os elementos e faça um pré-mapeamento 

Agora, o empreendedor deve listar tudo que está envolvido no processo. Isso inclui os recursos, colaboradores, ferramentas, estrutura, etc. Com isso, é feito um pré-mapa, por escrito, para ter ideia de como ele deve funcionar.

Essa parte não pode ser feita sozinha se você não for o único envolvido. Consulte colaboradores e outros parceiros sobre obstáculos, propostas, desafios, ideias para melhora no processo.

É como se fosse montar uma escultura de Lego e estivesse selecionando as peças e decidindo o que será montado antes de começar a encaixar as peças.

3. Decida qual será o mapa e finalmente o desenhe

É, fazer o mapa em si é apenas o terceiro passo dos sete. Isso porque terão mais tarefas a serem cumpridas mais a frente. Mas antes, vamos falar sobre esta etapa. 

Bem, agora você deve estudar os tipos de mapeamento de processos e, comparando com o que foi feito no passo 2, decidir o modelo mais adequado. Confira também ferramentas digitais que possam ajudar nessa tarefa. Por fim, monte as peças.

4. Faça a validação do mapa

Agora que já tem o mapa de processos em mãos,seu trabalho terminou? Não, está recém na metade. Agora, você deve analisar e validar esse mapeamento.

Para isso, revise por conta, depois consulte os colaboradores envolvidos.Anote seus questionamentos, sugestões e críticas, e então modifique conforme o necessário. Também garanta que todos os envolvidos tenham entendido como esse mapa vai funcionar e que estão confiantes com ele.

5. Revise o processo

O processo realmente funciona? Ele é eficaz, e eficiente? Realmente é a melhor versão que você pode atingir? Nesse momento, é hora de repensar mais uma vez o que já foi feito, mas incluindo elementos, como a experiência do cliente.

6. Monitore os resultados

O mapeamento de processos serve para aumentar seu controle sobre a administração da empresa. Porém, como você vai ter qualquer poder gerencial se não tiver em mãos os dados dos resultados da execução dos mapas? 

Para isso, é indispensável monitorar as operações, analisar os resultados e ajustar o que for preciso. No entanto, fazer esse acompanhamento à mão é muito complicado: a tecnologia é o melhor caminho! 

Acessar os dados em tempo real facilita o monitoramento dos processos

Mapear os processos é complexo e acompanhar os dados pode ser difícil. Mas dá para desburocratizar esse monitoramento, tendo mais precisão no recebimento de resultados e mais facilidade na leitura deles. Encontre qualquer informação, a qualquer momento, com a plataforma de gestão integrada Conta Azul Pro!

Com ela, todos os setores da sua empresa são integrados e você pode acessar informações importantes facilmente, em tempo real. 

Confira alguns dos benefícios:

• Relatórios detalhados: emita a qualquer momento relatórios sobre financeiro, vendas e estoque; 

• Monitoramento completo do estoque: controle o estoque e receba alertas quando qualquer item alcançar uma quantidade mínima;

• Integração com o App Conta Azul de Bolso: monitore as vendas, o estoque e o fluxo de caixa pelo celular; 

• Visão de competência: você terá acesso aos lançamentos consolidados, independente do parcelamento, e eles serão demonstrados na data em que o lançamento efetivamente ocorreu;

• Contas a pagar: ganhe agilidade para monitorar as suas contas a pagar e também receba lembretes das suas pendências;

• Financeiro: controle seus recebimentos, pagamentos, entradas e saídas com poucos cliques. Além disso, analise as receitas, custos e despesas operacionais e não operacionais.

• E muito mais!

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