Vinicius Roveda
Quer montar um kit home office para manter a produtividade em casa? Confira o checklist completo para pequenas empresas.
Montar um kit home office é essencial para gestores e colaboradores preocupados em manter a produtividade em casa.
Principalmente nesse período de isolamento social devido à pandemia de coronavírus, pequenas empresas precisam adotar ferramentas digitais que possibilitam o trabalho remoto para não sentir um impacto tão grande nos processos internos.
Para ajudar, preparamos um checklist completo para montar o seu kit home office. Há ferramentas úteis tanto para gestores quanto para colaboradores.
Adote as dicas a seguir para facilitar a rotina no home office.
Kit home office para pequenas empresas (para o gestor)
Para trabalhar em casa com o máximo de produtividade possível, o recomendado é adotar uma série de ferramentas de gestão de tarefas e comunicação remota com a equipe.
Descubra as principais ferramentas para montar um kit home office para o gestor.
Sistema de gestão de tarefas
Um item que não pode ficar de fora é o sistema de gestão de tarefas.
Com uma plataforma com essa finalidade, é possível criar listas de tarefas, indicar o status de cada uma, compartilhar projetos em equipe, enviar documentos e conversar por chat.
Desse modo, todas as atividades dos colaboradores ficam centralizadas, e o gestor acompanha o desenvolvimento dos projetos.
Algumas opções interessantes são as plataformas Trello, Monday.com, Asana e Basecamp.
Software de videoconferência
Você não precisa cancelar reuniões com a equipe e parceiros de negócio por trabalhar de forma remota.
Atualmente, há disponíveis diversos softwares online de videoconferência.
De modo geral, eles têm funcionalidades básicas e versões pagas mais completas, que permitem fazer reuniões com um número maior de pessoas.
Então, a escolha depende da sua necessidade ao fazer as videoconferências.
Entre as plataformas disponíveis, ganham destaque o Google Hangouts, o Skype e o Zoom.
Armazenamento na nuvem
O armazenamento em nuvem é um sistema que não vale só para o home office: ele deveria ser adotado independentemente disso.
Com esse sistema, todos os documentos, dados e planilhas do negócio ficam armazenados em bancos digitais.
Assim, você pode acessar as informações de qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet.
Outra vantagem é a segurança no armazenamento: com a nuvem, é impossível perder arquivos importantes.
Opções que você pode usar gratuitamente são o Google Drive e o Dropbox.
Planilhas na nuvem
Conforme você acabou de descobrir, o armazenamento em nuvem é indispensável.
Aqui a dica é dar atenção especial às planilhas na nuvem.
Afinal, nesse tipo de arquivo, ficam concentradas informações relevantes, desde dados sobre orçamento a dados de clientes e relativos ao fluxo de trabalho.
Além de acessar as planilhas de qualquer lugar, você não precisa se preocupar em salvar as versões mais recentes e pode controlar todas as alterações feitas por colaboradores com acesso a elas.
O Google Drive e o OneDrive, da Microsoft, oferecem planilhas em nuvem.
Software de gestão de equipes
Gerir equipes de forma remota é um desafio recorrente entre os gestores, mas é possível superá-lo com o uso de softwares.
Soluções como o Runrun.it, por exemplo, permitem gerenciar os projetos da empresa e acompanhar o fluxo de trabalho da equipe.
Além disso, esse tipo de software geralmente permite delegar tarefas, definir responsabilidades, acompanhar o status das tarefas, monitorar prazos e verificar métricas de desempenho dos colaboradores.
Plataforma de gestão financeira
A necessidade de home office somada aos impactos econômicos da crise de coronavírus demandam que o gestor dê foco para a gestão financeira e controle de orçamento.
Só assim é possível minimizar as consequências negativas para o negócio.
Nesse desafio, dispor de uma plataforma é imprescindível.
Os sistemas de gestão financeira, como o da Conta Azul, permitem automatizar tarefas, eliminar erros e acessar relatórios completos para avaliar a saúde financeira da empresa.
Sistema para escanear documentos
Outra ferramenta útil são os aplicativos para escanear documentos, como o CamScanner.
Com ele, você pode digitalizar documentos, tirando foto da versão impressa com a câmera do celular.
Depois, ainda dá para incluir assinatura ou marca d'água e enviar cópias para colaboradores e clientes.
Software de assinaturas digitais
Caneta, papel, impressora e scanner talvez não façam mais parte da sua rotina. Mas, para assinar um novo contrato, você até abre uma exceção, não é mesmo?
Pelo menos, até descobrir a facilidade que é contar com um software de assinaturas digitais. Acredite: você não vai se arrepender. Há várias opções no mercado, como DocuSign e D4Sign.
Kit home office para pequenas empresas (para o colaborador)
Os colaboradores também precisam montar um kit home office para manter a produtividade em casa e realizar todas as suas demandas.
Por isso, selecionamos abaixo as principais ferramentas para o colaborador no trabalho remoto. Confira:
Software com método pomodoro
Pomodoro é um método de produtividade em que se criam blocos de trabalho intercalados com períodos de descanso.
Basicamente, você trabalha por 25 minutos com foco total e faz 5 minutos para descansar. Cada ciclo desses é repetido por quatro vezes, quando você pode fazer um intervalo de 30 minutos. Depois, basta recomeçar o ciclo.
É um método simples de aplicar, e alguns softwares e aplicativos ajudam a controlar o tempo e cada pomodoro.
É o caso das plataformas KanbanFlow e Tomato Timer.
Sistema de organização de tarefas
Organizar as tarefas é essencial para não comprometer a rotina no home office.
Aqui são válidas as mesmas plataformas mencionadas para o gestor: Trello, Monday.com, Asana e Basecamp.
A escolha da plataforma varia conforme as funcionalidades que você considera mais relevantes.
O Trello, por exemplo, utiliza o método Kanban, que organiza as tarefas conforme o status.
Ferramentas de criação de conteúdo na nuvem
Para o colaborador, trabalhar na nuvem também é importante.
Google Drive ou OneDrive são ferramentas básicas recomendadas para lidar com os diversos tipos de arquivos e compartilhar documentos com a equipe.
Mas é possível encontrar ferramentas para criar conteúdo na nuvem para profissionais de diferentes áreas.
Por exemplo: para criar artes para redes sociais, uma plataforma simples e intuitiva é o Canva.
Já para descobrir assuntos em alta, o Google Trends e o Ubersuggest são boas opções.
Software de comunicação corporativa
O Slack até surgiu como uma espécie de chat para empresas, mas a ferramenta ganhou cada vez mais recursos e relevância — até se tornar uma queridinha das startups.
Hoje é um sistema que centraliza a comunicação das organizações e integra uma porção de apps. Se você ainda não conhece, vale muito a pena experimentar.
Streaming de música para concentração
Manter a concentração no home office pode ser um desafio para quem não está acostumado com esse modelo de trabalho.
Então, uma solução é recorrer a plataformas de streaming de música, como o Spotify, para escutar uma trilha sonora capaz de elevar o foco. A dica é optar por músicas instrumentais.
Agora você já pode montar um kit home office completo para aumentar a produtividade.
Tem alguma dica que não foi citada aqui? Compartilhe com outros leitores do blog nos comentários.
