O que é Kanban e como usar esse sistema de gestão de projetos

Descubra o que é Kanban e como usar esse sistema para acelerar a gestão de tarefas e projetos na sua empresa.

Quer aprender o que é Kanban e como usar esse sistema para acelerar a gestão de tarefas da sua empresa?

Então este artigo foi feito para você :)

Ao longo das próximas linhas, você vai descobrir como funciona o método e como aplicar no seu dia a dia.

E, claro, vai entender se o Kanban é a melhor opção de organização de tarefas e projetos para o seu tipo de trabalho.

Vamos lá?

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

O que é Kanban

O Kanban é um sistema de gestão ágil e visual para controlar tarefas e fluxos de trabalho em uma empresa.

O método é utilizado para controlar a produção ou para a gestão de tarefas

O Kanban consegue otimizar a realização das atividades e a conclusão de demandas.

Por ser um método visual, o Kanban ajuda a organizar o cotidiano e a manter o foco da equipe.

O método foi criado na década de 1960 pela Toyota, e o termo “Kanban” significa cartão, em japonês.

Inicialmente, ele era utilizado nas linhas de produção e na gestão de estoque nas indústrias.

Mas o método saiu das fábricas, e hoje é útil em escritórios e empresas como a sua.

Então, por que o Kanban ganhou adeptos em todo o mundo?

Quais são os diferenciais desse sistema?

É o que vamos descobrir agora.

Como funciona o Kanban

O Kanban funciona de maneira muito simples.

Ele é um sistema visual.

Nele, a gestão das tarefas pode ser dividida em três partes:

  • Quadro: é o panorama completo do projeto, que inclui os cartões (tarefas) e as colunas (status ou estágio atual de cada uma das ações)
  • Cartão: é a menor parte de um Kanban.  No cartão, você vai listar a tarefa ou ação que precisa ser executada
  • Coluna: ela indica a evolução e a situação de cada tarefa. No mínimo, são três: Tarefas para fazer, Tarefas em execução e Tarefas concluídas. Você pode adequar as colunas conforme a necessidade e a realidade da sua organização. O importante é mover os cartões entre as colunas de acordo com o andamento das tarefas. 

Bom, esses são os três principais elementos de um Kanban. 

Mas o método aceita variações para atender às necessidades da sua equipe.

Usar cores permite diferenciar o nível de prioridade de cada tarefa ou quem está responsável por ela, por exemplo. 

E na prática, como implementar o Kanban?

Ótima pergunta.

Vai depender muito da sua demanda e da sua organização atual de projetos.

Você pode usar post-its no quadro fixado em uma área comum, um mural na sala do cafezinho, softwares como Trello e Asana — ou todos esses formatos combinados para diferentes projetos.

O importante é que todos possam ver o que está sendo feito, por quem e quando. 

Viu como é fácil?

Se ainda tiver dúvidas, não se preocupe: vamos tratar melhor do funcionamento do Kanban ao longo do artigo.

Vantagens e desvantagens do Kanban

Como todo método, o Kanban tem vantagens e desvantagens na sua utilização.

Todas, claro, dependem do modelo de trabalho que você adota.

Confira alguns prós e contras:

Vantagens

  • Baixo custo: a implantação do Kanban não exige altos investimentos financeiros
  • Otimização do tempo: a divisão dos projetos em pequenas tarefas acelera a vida do colaborador
  • Priorização: o sistema permite que cada um entenda os principais elementos do projeto e decida quais são as maiores urgências a cada momento
  • Visão panorâmica: o Kanban facilita a visualização do que cada membro da equipe está fazendo
  • Equilíbrio das rotinas produtivas: com a interface, o líder ou gestor tem maior facilidade de identificar gargalos nos processos
  • Autonomia: nesse método, o colaborador pode tocar seu trabalho por conta própria sem grande intervenção do líder
  • Redução de burocracia: muitas reuniões são eliminadas com um sistema que se foca em tarefas e no andamento adequado de cada ação
  • Clima organizacional: quando todos sabem o que devem fazer, há uma elevação do bem-estar e uma melhora na qualidade de vida no trabalho
  • Produtividade: o Kanban oferece maior eficiência na execução dos projetos por reduzir ruídos e elevar a percepção de todas as peças do jogo.

Desvantagens

  • Disciplina: o Kanban é um método que exige disciplina para funcionar. Não é necessariamente uma desvantagem, mas pode ser difícil para algumas equipes
  • Alteração da dinâmica: a mudança de sistema de organização pode ser difícil se sua empresa já utiliza o mesmo método há muito tempo.

Exemplos práticos do Kanban

Agora que você já sabe o que é o sistema Kanban e como ele funciona, vamos aos exemplos de utilização.

Seguindo estas dicas, você vai melhorar a produtividade na sua empresa.

Gestão das redes sociais da empresa

Certamente, sua empresa está presente nas redes sociais.

E você sabe a importância delas para a visibilidade do seu negócio.

Inclusive já falamos sobre o assunto aqui no blog, com o nosso Guia de Gestão de Redes Sociais

Estar no ambiente virtual é muito importante para os negócios, principalmente se você investir em marketing de conteúdo e em estratégias para gerenciar as redes. 

É nesse ponto que o Kanban pode auxiliar.

Use um quadro visual para monitorar as ações nas redes sociais da empresa, sejam elas Facebook, Twitter, Instagram, YouTube ou LinkedIn. 

Com o método Kanban você pode distribuir responsabilidades aos colaboradores e acompanhar as estratégias realizadas como campanhas e novos conteúdos. 

As tarefas aqui vão depender da sua criatividade.

Imagine estas sete colunas em um Kanban online (no Trello ou qualquer outro sistema de gestão de tarefas que seja colaborativo):

  1. Ideias de conteúdos
  2. Ideias aprovadas
  3. Conteúdos em desenvolvimento
  4. Conteúdos finalizados
  5. Publicações aprovadas
  6. Agendados
  7. Publicados.

Talvez nem seja necessário contar com tantas etapas, mas faz sentido em uma realidade de gestão de redes sociais.

Assim, você pode ter sua equipe trabalhando bem alinhada, passo a passo.

A cada alteração no status, o cartão é movido (pelo colaborador ou gestor) para a direita, ou seja, de Ideias de conteúdos até a coluna de Publicados, no fim do ciclo.

Dessa forma, todos têm plena noção do andamento das tarefas, e a roda não para de girar.

Seleção e recrutamento

Um quadro de Kanban também pode ser usado no RH, na hora do recrutamento e seleção.

Imagine estas colunas no quadro:

  1. Candidatos
  2. Seleção A - critérios técnicos
  3. Seleção B - soft skills
  4. Pré-entrevista
  5. Entrevista
  6. Aprovados.

Nesse fluxograma proposto, os cartões dos candidatos vão sendo movidos à direita ao longo das etapas, que contemplam dois filtros de habilidades e características, uma pré-entrevista (por e-mail, por exemplo), uma entrevista e a aprovação.

No RH, o Kanban pode ser digital ou físico, dependendo da realidade da sua empresa.

Organização geral de tarefas

Imagine um freelancer cujo trabalho seja dividido etapas que seguem um cronograma fixo mês a mês.

Uma opção interessante, nesse caso, é criar um Kanban com as tarefas mensais.

Nele, cada coluna pode representar uma dessas etapas, e cada cartão pode trazer o nome de um dos clientes.

Ou seja, ao longo do mês, todos os projetos dos clientes vão passando por todas as etapas de produção.

Essa é uma forma bem simples e prática de organizar o trabalho.

Percebeu como o Kanban pode ser útil na gestão da empresa?

Se você ficou com vontade de experimentar, siga as nossas dicas e deixe um comentário contando sua experiência com a ferramenta.

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