O que é gestão de projetos e como aplicar na sua empresa

Para que negócios sejam iniciados e prosperem, são necessárias boas ideias. A partir de uma proposta baseada na intuição, entretanto, é preciso avançar. Entender o que é gestão de projetos materializa esse avanço. Caso contrário, seria ela apenas um produto da imaginação.

Empresas de sucesso sabem que a abertura contínua de novos projetos é essencial para manter a competitividade. Assim, evita-se a sempre perigosa zona de conforto, que induz à perda da capacidade de inovação e, por consequência, à maior exposição às constantes mudanças do mercado.

Acompanhe o artigo, e aprofunde-se no tema. No final da leitura, você deverá ter uma nova visão sobre o significado da gestão de projetos.

O que é gestão de projetos: Project Management Institute

O gerenciamento de projetos é uma especialização de elevado nível de exigência. Embora não seja uma universidade, a instituição mundialmente reconhecida para formação de gestores de projetos é o Project Management Institute (PMI).

Desde 1997, quando criou seu programa de pesquisa, a entidade se dedica a desenvolver o conhecimento e a formar novos profissionais. O PMI oferece oito certificados, tendo como carro-chefe o que confere o grau de Profissional em Gerenciamento de Projetos (PMP)®.

Dentro de suas diversas frentes de atuação, o PMI desenvolve e atualiza periodicamente o Guia PMBOK®, que pode ser considerado, de certa forma, a bíblia dos profissionais que lidam com projetos.

O conceito de projeto na prática

Pode ser que você ainda esteja se perguntando sobre o que é gestão de projetos de fato. Por isso, vamos recorrer à definição dada pela maior autoridade no assunto, a própria PMI:

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”

Exemplos ajudam na compreensão. Então, vamos a eles.

Vamos supor que sua empresa precisa de mais espaço no estoque. Para isso, será necessário um grande esforço conjunto, envolvendo profissionais de construção, de recursos humanos, contadores e, claro, os próprios colaboradores que atuam no estoque.

Temos, portanto, uma tarefa claramente limitada pelo tempo, recursos e pessoas que deverão ser empregadas para a sua realização. Para garantir a execução e o cumprimento de todas as exigências implicadas, deve ser elaborado um projeto.

É diferente da manutenção e controle do estoque, por exemplo. Nesse caso, o que existe é um processo permanente, sem data, hora nem recursos limitados.

Essa é uma das principais diferenças que os projetos têm em relação às atividades de rotina de uma empresa. Eles são, necessariamente, limitados em função do tempo e dos recursos que demandam para se concretizarem.

Nesse sentido, projetos são divididos em ciclos de vida. São eles:

• Início: fase em que acontecem as saídas do gerenciamento do projeto, ou seja, é quando a ideia nasce e uma ordem é dada
• Organização e preparação: começa no termo de abertura do projeto e vai até a divulgação do seu plano de gerenciamento
• Execução: período em que o projeto é executado
• Encerramento do projeto: fase em que as entregas são feitas, assim como a avaliação dos pontos em que houve dificuldades e possíveis soluções a serem adotadas em projetos futuros. Tudo é documentado e arquivado, servindo como eventual fonte de consulta.

Cada etapa é subdividida em outras, que permitem acompanhar desde a criação até o encerramento do projeto.

Vale destacar na fase do planejamento, que compõe a organização, a elaboração da Estrutura Analítica de Projeto (EAP). Trata-se de uma espécie de organograma, em que são dispostos em esquemas as funções, prazos e atividades periféricas relacionadas a cada etapa de um projeto.

Voltando ao exemplo do projeto de ampliação do estoque, poderíamos definir como uma tarefa em nível macro a contratação da empresa para executar a obra. Dentro dessa atribuição, uma tarefa acessória pode ser a pesquisa, ou a cotação, em busca de melhores preços.

Entretanto, a EAP é apenas uma de muitas subdivisões a que um projeto deve ser submetido. Todos os detalhes envolvidos estão no Guia PMBOK®.

Divisão da gestão de projetos por área de conhecimento

Outro ponto muito importante que precisa ser abordado ao gerenciar projetos é a categorização de dez áreas responsáveis pelo cumprimento dos objetivos propostos. São as seguintes:

• Gerenciamento de Escopo
• Gerenciamento de Tempo
• Gerenciamento de Custos
• Gerenciamento de Qualidade
• Gerenciamento de Recursos Humanos
• Gerenciamento das Comunicações
• Gerenciamento de Riscos
• Gerenciamento das Aquisições
• Gerenciamento das Partes Interessadas
• Gerenciamento da Integração.

Da mesma forma como as fases de um projeto são subdivididas em diversas outras etapas, cada área do conhecimento conta com uma ramificação característica.

Duas dessas áreas são especialmente sensíveis: a de gerenciamento das Partes Interessadas, recentemente incluída na 5ª edição do PMBOK, e a de gerenciamento de Integração.

Partes interessadas podem ser clientes, parceiros, quem solicita o projeto, patrocinadores e todos os que estiverem envolvidos, mas não pertencem à empresa que toca o projeto. São, por definição, os stakeholders.

Quem atuar nessa área deverá identificar quem são as partes interessadas e como impactam no andamento das atividades, amortecendo possíveis focos de resistência.

Já os profissionais envolvidos no gerenciamento de Integração atuam como uma espécie de fiscalização do projeto. Por exemplo, quando a área de Qualidade cobra a observância de um padrão aos executores do projeto, caberá à Integração certificar-se de que a cobrança foi recebida e assimilada.

Assim, são garantidos o cumprimento de prazos (gerenciamento do Tempo) e do orçamento previsto (gerenciamento de Custos).

Quem pode implementar

Ao entender o que é gestão de projetos e a estrutura por trás da proposta, você pode achar que ela não se destina a pequenos negócios. Esse seria um engano.

Não há limitações em relação aos profissionais que podem gerenciar e executar projetos. No entanto, se sua empresa procurar por especialistas, é recomendável que tenham um dos certificados emitidos pela PMI. Dos oito disponíveis, há quatro mais indicados:

• Certified Associate in Project Management (CAPM): pode ser considerada a formação básica em gestão de projetos. Não capacita o profissional a liderar equipes, mas em participar de projetos
• Project Management Professional (PMP): principal certificação da PMI, para sua obtenção são necessárias 35 horas comprovadas de estudo sobre projetos, assim como experiência de pelo menos 3 anos e 4.500 horas liderando equipes
• PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACPSM): formação mais específica, com foco em práticas ágeis. Como requisitos, são exigidas pelo menos 1.500 horas de atuação em projetos que envolvam o método ágil, assim como 2.000 horas em projetos em geral
• Program Management Professional (PgMP): último estágio de formação e mais complexa de todas as certificações da PMI. Quem detém esse certificado está qualificado a gerenciar múltiplos projetos simultaneamente.

A gestão de projetos é para a sua empresa?

A gestão de projetos é fundamental para empresas que lidam com as constantes oscilações do mercado. Investir em inovação é investir em projetos. Portanto, quem sabe gerenciar novas frentes de trabalho se posiciona à frente da concorrência.

Se esse é o seu caso, e a gestão de projetos se mostra uma necessidade, não pare por aqui. Siga lendo e estudando o assunto. Ter uma estratégia bem definida é um passo certeiro e obrigatório rumo ao sucesso.

E você, como vê o aproveitamento da gestão de projetos no seu negócio? Comente!