O que é sistema de gestão financeira, qual a sua importância e como escolher?

Sobre o que estamos falando?

  • Um sistema de gestão financeira é indispensável para automatizar as finanças de um negócio e garantir uma visão mais completa de suas contas, tornando a tomada de decisão mais assertiva;
  • Com essa ferramenta, o setor financeiro ganha mais produtividade, integra as áreas mais importantes da empresa, favorece o trabalho colaborativo, garante a integridade dos dados e tem um controle pleno de suas demandas;
  • A Conta Azul oferece a melhor solução da área, feita sob medida para que os micro e pequenos empreendedores otimizem seu gerenciamento de forma prática e eficiente.

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Adotar um sistema de gestão financeira é uma forma simples de potencializar o orçamento da empresa, ganhar produtividade e alcançar resultados melhores no negócio.

Uma plataforma como essa centraliza informações financeiras, automatiza dados em um único local e permite que o gestor tome decisões mais assertivas. Por isso, sua implementação é fundamental em empresas que buscam crescimento a partir de uma gestão financeira altamente eficaz.

Mas, como funciona um sistema de gestão financeira, quais são suas principais vantagens e funcionalidades e como escolher a melhor opção para a empresa?

É o que você vai descobrir ao longo deste artigo, através dos tópicos:

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O que é um sistema de gestão financeira?

Um sistema de gestão financeira é um software que oferece ferramentas para organizar as finanças da empresa e automatizar tarefas.

Por meio de uma plataforma de gestão, é possível organizar informações sobre o orçamento e centralizar dados sobre o negócio em um único local, conciliando diferentes operações no sistema.

Informações sobre faturamento, contas a pagar, fluxo de caixa, vendas e estoque, portanto, são reunidas no sistema.

Assim, o empreendedor pode analisar os dados com maior facilidade e acompanha a situação financeira da empresa em tempo real. 

Com todas essas informações, o gestor tem controle sobre o orçamento, analisa contas a pagar e recebíveis, faz previsão sobre necessidade de capital de giro e analisa possíveis investimentos.

A própria plataforma gera relatórios automatizados, permitindo que o gestor analise informações e tome decisões assertivas para o negócio. A gestão, então, se torna mais eficiente.

Nesse sentido, a automatização de tarefas gera maior produtividade na rotina de gestão financeira.

Ao invés de preencher tabelas ou anotar informações em um caderno (prática que ainda é comum em pequenas empresas), o empreendedor pode se concentrar em tarefas estratégicas, que têm alto valor agregado para o negócio.

Também vale destacar que um bom sistema de gestão financeira funciona de forma online.

As informações são armazenadas na nuvem, e o empreendedor pode acessar as informações de qualquer lugar.

Para que serve um sistema de gestão financeira?

Agora que você já sabe o que é um sistema de gestão financeira, é fácil perceber qual a sua principal utilidade: garantir um crescimento seguro e sustentável para sua empresa.

Em primeiro lugar, ele oferece todas as funcionalidades que você precisa para se livrar das anotações manuais. Tanto a coleta quanto a análise dos dados se tornam automatizados.

O resultado? Você tem as informações que precisa sempre em mãos. Tudo isso em tempo real e com garantia de tempo de sobra para se dedicar ao seu negócio.

Além disso, podemos dizer que a função mais importante dessa tecnologia é fornecer apoio à tomada de decisão.

Afinal, quando o assunto é dinheiro, não há espaço para intuições ou achismos. ́Principalmente se tratando de capital próprio de uma empresa, você precisa de embasamento e precisão. É justamente isso que os relatórios do sistema de gestão financeira oferecem.

Os ganhos operacionais e estratégicos são somados às facilidades e ao empoderamento garantidos pelo seu setor financeiro. 

Isso porque, como explicamos acima, todas as demandas de contas, vendas, estoque e fluxo de caixa são reunidas em uma única plataforma online, que gera mais produtividade e flexibilidade para a atuação da sua equipe. 

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Como funciona o sistema de gestão financeira?

Antes de mais nada, é importante contextualizar como um sistema de gestão financeira funciona dentro de uma organização.

Em primeiro lugar, é fundamental que sua implementação seja bem planejada. Apesar de ser um recurso imprescindível para o gerenciamento financeiro, ele não é uma solução “milagrosa” e única para todas as demandas. 

Ou seja, todo o seu time precisa ter clareza sobre os processos que serão impactados pela ferramenta e quais serão as mudanças promovidas por ela. Isso exige um mapeamento completo das necessidades do setor financeiro, suas atividades mais críticas e dos gargalos que precisam passar por uma reestruturação. 

Basicamente, o trabalho dos profissionais vai mudar. Os procedimentos terão uma organização e controles mais eficientes, mas também diferentes. Portanto, todos precisam estar preparados e aptos a essa nova realidade organizacional.

Muito além das transformações operacionais, está a evolução do próprio escopo de atuação dos colaboradores responsáveis pela gestão financeira.

Isso porque, com menos atividades burocráticas e mais dados para a tomada de decisões, suas atribuições estarão muito mais voltadas às decisões estratégicas e às questões vitais da empresa. 

Em resumo, o setor financeiro e as pessoas ligadas a ele se tornam muito mais valiosos para o negócio. Contudo, para que isso seja possível, é necessário se preparar e adaptar os processos para que o sistema de gestão financeira gere impactos realmente significativos.

Benefícios de um sistema de gestão financeira?

A adoção de um sistema de gestão financeira é uma escolha que traz diversas vantagens para a empresa.

Nas próximas linhas, descubra seis benefícios que você vai aproveitar ao implementar esse tipo de plataforma no dia a dia do negócio. Vamos a eles.

1. Ganho de produtividade

O ganho de produtividade é um dos principais benefícios percebidos pelo gestor assim que o sistema de gestão financeira é implementado.

Isso acontece porque o gestor não precisa mais se dedicar a tarefas repetitivas e manuais, como preenchimento de dados em planilhas, emissão de notas fiscais e boletos um por um, por exemplo.

Atividades como essas têm pouco valor agregado para o negócio.

A produtividade, então, aumenta na medida em que o gestor pode se dedicar à sua função estratégica, que é analisar dados e tomar decisões com base neles.

2. Padronização de processos

Com um sistema de gestão financeira, esqueça caderninhos, planilhas soltas no computador e diferentes softwares, cada um responsável por uma tarefa exclusiva.

Os processos serão padronizados, já que serão reunidos em uma única plataforma, que organiza as informações e oferece funcionalidades para diferentes áreas da empresa que têm impacto no financeiro.

Até mesmo a comunicação interna é facilitada, já que todos os departamentos podem acessar as informações em um local único, que permite o cruzamento de dados.

3. Exatidão das informações do negócio

Outro benefício é que, com um sistema de gestão financeira, as informações do negócio se tornam mais precisas e acessíveis.

As informações não precisam ser preenchidas manualmente, o que deixa a empresa suscetível a erros. Pelo contrário: são preenchidas de forma automatizada.

Na prática, isso gera maior confiabilidade para os dados.

Sem contar que a plataforma facilita o acesso às informações para todos os colaboradores.

4. Acesso a relatórios em tempo real

No próprio sistema de gestão, os resultados financeiros podem ser analisados a qualquer momento, sem a necessidade de elaboração manual de relatórios.

Esse recurso é fundamental porque permite a análise do desempenho da empresa e a tomada de decisão com base em dados confiáveis e atualizados em tempo real. 

5. Tomada de decisão assertiva

O cotidiano do gestor envolve tomar decisões que impactam diretamente nos resultados organizacionais.

Elaborar planejamento estratégico, verificar se as ações adotadas estão gerando resultados e planejar as finanças e investimentos de maneira eficaz são algumas responsabilidades desse profissional.

Mas nada disso acontece se o gestor não utilizar dados do negócio como base. 

E, conforme vimos anteriormente, um sistema de gestão financeira apresenta todas as informações relevantes para que o gestor tome decisões vantajosas.

6. Melhoria de resultados

No fim das contas, todos os benefícios citados nos tópicos anteriores contribuem para o ganho de performance do negócio.

O sistema de gestão financeira, portanto, é um aliado na jornada de crescimento da empresa no mercado e, consequentemente, na otimização dos resultados financeiros.

Recursos de um sistema de gestão financeira

Com os benefícios proporcionados pelo sistema de gestão financeira em mente, é hora de conhecer as principais funcionalidades que esse tipo de plataforma oferece.

É o que você vai descobrir nos próximos tópicos. Confira seis recursos:

1. Automatização da gestão

Conforme vimos anteriormente, um dos principais recursos é a automatização de atividades de gestão.

Geração de boletos e notas fiscais, preenchimento de dados sobre fluxo de caixa, vendas e estoque, conciliação bancária, envio de documentos e administração da folha de pagamento são algumas funções realizadas de forma automática pelo sistema.

A rotina do gestor, portanto, é otimizada. Além disso, pelo fato de o preenchimento manual de dados não ser mais necessário, há uma redução dos índices de erros e retrabalho.

2. Integração de áreas importantes da empresa

Outro recurso é que o sistema concentra informações de diferentes aspectos do negócio, como fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, emissão de notas, vendas e estoque.

Essa integração também permite a geração de relatórios que cruzam informações de várias áreas.

Na prática, o gestor tem uma visão mais abrangente sobre a performance da empresa e consegue, com mais facilidade, identificar padrões, correlações e tendências, obtendo insights relevantes para o negócio.

3. Trabalho em equipe

Uma das funcionalidades do sistema de gestão financeira é que ele permite trabalhar em equipe.

Como gestor, você pode atribuir permissões de acesso para os colaboradores, conforme as funções que eles desempenham.

Toda a equipe, então, acessa o sistema de forma prática e tem acesso aos dados, relatórios e documentos, o que facilita o trabalho colaborativo.

4. Armazenamento em nuvem

Entre os recursos, também está o armazenamento em nuvem. Ele permite que todas as informações presentes no sistema sejam guardadas na Internet, por meio de um servidor de dados online.

As informações, nesse caso, são armazenadas com total segurança. 

Você não precisa se preocupar com possíveis danos no computador, corrompimento de arquivos ou controlar a versão dos arquivos a todo instante. 

Com a nuvem, esses problemas não existem mais. 

E a vantagem é que as informações podem ser acessadas a qualquer momento, em qualquer lugar. Basta ter um dispositivo com acesso à Internet.

5. Controle de contas a pagar

O sistema de gestão financeira também permite controlar contas a pagar, organizando os pagamentos necessários para manter o negócio em dia.

Esse tipo de plataforma ainda gera alertas quando a data de vencimento se aproxima, organiza as contas de acordo com categorias e permite que o gestor visualize todas as pendências.

6. Controle de estoque

Outra funcionalidade que vale destacar é o controle de estoque

O sistema de gestão facilita o planejamento, porque cria um histórico de demanda que permite fazer previsões mais assertivas conforme os índices de venda.

Na prática, você evita que os pedidos aos fornecedores sejam feitos em quantidades erradas e que sobre ou falte itens no estoque.

Como escolher o sistema de gestão financeira?

Depois de conhecer os benefícios e recursos de um sistema de gestão financeira, aprenda a escolher o software ideal a partir de cinco dicas essenciais. Fique atento ao passo a passo:

1. Verifique as funcionalidades do sistema

O primeiro passo é analisar os recursos disponibilizados pelo sistema de gestão.

Verifique se as funcionalidades conforme as necessidades do negócio.

Não adianta comprar uma solução que apresenta inúmeros recursos dos quais você não precisa, tampouco escolher uma que não oferece todas as ferramentas essenciais.

Portanto, verifique quais são as funcionalidades úteis para o dia a dia do negócio e identifique a solução que preenche todos os requisitos.

Da mesma forma, é preciso investigar a complexidade dos processos da empresa.

Por exemplo: para uma empresa com muitos funcionários e setores, talvez um sistema simplificado não seja a melhor opção devido à quantidade de processos internos.

2. Analise o custo-benefício

A implementação de um sistema de gestão financeira também demanda investimento financeiro. Por isso, o ideal é analisar o custo-benefício das plataformas. 

Depois de identificar as funcionalidades de cada uma, é hora de avaliar qual delas é mais vantajosa para o negócio, considerando os custos e as vantagens proporcionadas.

3. Avalie a segurança do sistema

Uma prioridade na escolha do sistema é a segurança que ele oferece, já que nele ficam armazenadas informações relevantes da empresa.

Nesse sentido, é preciso ir além do armazenamento em nuvem.

Verifique se o sistema de gestão oferece arquivos criptografados e se existe o código de segurança SSL, que permite a confidencialidade na troca de informações entre o dispositivo de acesso e os servidores.

4. Investigue a facilidade de implementação

Outro passo fundamental é avaliar a implementação do sistema. 

Por exemplo: você vai precisar contratar uma empresa para isso? Será preciso treinar a equipe para utilizar o novo sistema?

Questões como essas são cruciais para que você avalie se a transição para o sistema será eficaz e tranquila  — e quais serão os custos envolvidos nesse processo.

5. Faça testes

Por fim, depois de escolher o sistema de gestão financeira, o ideal é fazer um período de teste para validar a escolha.

Se o software não funcionar conforme as expectativas, não tenha receio de encontrar uma solução melhor que seja mais adequada.

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Como usar um sistema de gestão financeira na nuvem?

Além dos pontos que apresentamos acima, lembre-se que o melhor sistema de gestão financeira também é aquele que permite atender todas as necessidades da sua empresa de um jeito simples e prático.

Veja abaixo qual o padrão de funcionamento ideal para esse tipo de solução e como desfrutar de seus principais recursos: 

1. Personalize o sistema com informações do negócio

No início do cadastro, o sistema deve oferecer um passo a passo com instruções simples para personalizar e começar o uso.

Você insere o CNPJ da empresa, e o sistema já puxa dados dos cadastros oficiais, como endereço e CNAE.

Depois, basta inserir dados do negócio, como informações de clientes, vendas, estoque e financeiro a partir de planilhas e controles já existentes e personalizar o sistema com sua marca.

2. Informe a conta bancária

Ao fazer o cadastro no ERP, será necessário informar a conta bancária.

Trata-se de uma funcionalidade que permite controlar as suas contas bancárias e respectivos saldos.

Você ainda terá a opção de filtrar lançamentos financeiros por conta e analisar o fluxo de cada uma de forma individual.

3. Defina responsabilidades

Um importante diferencial para o sistema de gestão financeira é permitir definir responsabilidades para a equipe e controlar o acesso por perfis de usuários.

Com isso, você pode liberar a visão de determinados relatórios e fluxos de gestão e limitar outros, conforme a função desempenhada por cada colaborador.

4. Utilize as funcionalidades

Depois de fazer o cadastro com as recomendações que surgem na tela, você já pode aproveitar os recursos do ERP para otimizar a gestão financeira da empresa.

As principais funcionalidades dos melhores sistemas incluem:

  • Integração direta com a contabilidade
  • Conciliação bancária
  • Emissão de notas fiscais
  • Controle de estoque
  • Gestão de relacionamento com cliente
  • Relatórios automatizados
  • Controle de fluxo de caixa.

Todas essas funcionalidades e muitas outras você encontra ao se cadastrar para implementar o ERP da Conta Azul para pequenas empresas. Experimente grátis agora mesmo! 

Confira 2 opções de sistema de gestão financeira

A Conta Azul é a opção perfeita para ajudar você a cuidar da gestão financeira do seu negócio. 

Aqui, tudo é muito prático de usar. Veja algumas das principais funcionalidades: 

  • Controle e gerenciamento de vendas;
  • Gestão de contas a receber;
  • Importação de lançamentos de extrato automaticamente;
  • Relatórios gerenciais;
  • Nota fiscal eletrônica online;
  • Boletos registrados; 
  • E muito mais.

Atualmente, o sistema de gestão financeira da Conta Azul possui duas soluções voltadas a públicos distintos. Conheça cada uma delas e seus diferenciais: 

Conta Azul Pro

A Conta Azul Pro é um ERP desenvolvido para atender às necessidades específicas dos empreendedores.

Sua finalidade é integrar as demandas do negócio e garantir dados importantes de gestão sempre às mãos.

Você centraliza todo seu controle em um único ambiente digital. Isso inclui desde as contas a receber e a pagar, até o controle de vendas, fluxo de caixa, boletos, notas fiscais, conciliação e integração bancária, emissão de relatórios e muito mais.

Ainda há a possibilidade de integrar a solução à Conta Azul Mais, que vamos falar mais a respeito logo abaixo. Dessa forma, você e seu contador ficam sempre conectados e têm uma atuação ainda mais estratégica, com dados compartilhados em tempo real na nuvem. 

Conta Azul Mais

Essa é a nossa plataforma voltada aos profissionais de contabilidade. Com ela, o contador pode usar a mesma base de informações do cliente. Tudo com acesso direto na nuvem.

Ou seja, enquanto os empreendedores cuidam das finanças na Conta Azul Pro, esse outro sistema recebe os dados para que o contador lide com as demandas contábeis simultaneamente. 

O grande objetivo da Conta Azul Mais é viabilizar uma atuação contábil mais estratégica e consultiva. 

Para isso, ela elimina o uso de papéis e a digitação de dados, com recursos integrados na parte de contabilidade, fiscal e de folha. 

O cadastro é gratuito e você ainda pode se tornar um contador parceiro da Conta Azul, recebendo apoio total do nosso time de consultores para a transformação do seu negócio. 

Essa é a oportunidade perfeita para você se qualificar e certificar-se sem pagar nada, automatizar seus processos, aumentar a sua produtividade, oferecer mais serviços sem precisar aumentar a sua estrutura e se tornar referência em gestão e liderança. 

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Qual é o melhor sistema de gestão financeira?

As soluções citadas acima são apenas alguns exemplos de sistemas de gestão financeira. 

Apesar da infinidade de opções, é fácil concluir qual a mais indicada para as necessidades cotidianas do seu negócio. 

Se você está em busca de uma ferramenta prática e eficiente, a plataforma de gestão da Conta Azul pode ser a solução ideal.

Ele permite um controle seguro de contas de micro e pequenas empresas e funciona inteiramente a partir do armazenamento em nuvem, o que garante a facilidade de acesso e a segurança das informações.

Vale lembrar que o software oferece suporte gratuito e conta com a tecnologia SLL, além de servidores altamente confiáveis.

Na Conta Azul, você encontra todos os recursos e benefícios que apresentamos neste artigo. Eles estão presentes nas melhores soluções de sistema de gestão financeira do mercado e certamente irão impulsionar o crescimento da sua empresa.

Gestão financeira sem complicação é com a Conta Azul! 

Quer desfrutar de todas as oportunidades que sóo melhor sistema de gestão pode oferecer para o seu negócio?

Com a Conta Azul, você simplifica o gerenciamento financeiro da sua empresa, integrando tudo o que precisa para tornar o seu dia a dia mais prático e eficiente. Graças ao nosso ERP simples e seguro, você se livra das planilhas e assume o controle total da sua gestão. 

Os dados ficam disponíveis em nuvem, para você acompanhar a sua saúde financeira em tempo real, de qualquer hora e em qualquer lugar.

Controle todas as suas contas a pagar e a receber, integre o sistema com os principais bancos para bater saldo em segundos e receba sempre em dia dos seus clientes.

Temos diferentes planos, que se adéquam à realidade do seu negócio. Além disso, a Conta Azul foi feita para atender todas as necessidades das pequenas ou micro empresas. 


Que tal começar agora mesmo e potencializar a gestão financeira do seu negócio? Experimente grátis o ERP Conta Azul.

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