Sistema de gestão financeira: o que é, importância e como escolher

Adotar um sistema de gestão financeira é uma forma de potencializar o orçamento da empresa, ganhar produtividade e alcançar resultados melhores no negócio. Veja como implementar essa solução.

Adotar um sistema de gestão financeira é uma forma de potencializar o orçamento da empresa, ganhar produtividade e alcançar resultados melhores no negócio.

Uma plataforma como essa centraliza informações financeiras, automatiza dados em um único local e permite que o gestor tome decisões mais assertivas.

Por isso, sua implementação é fundamental em empresas que buscam crescimento a partir de uma gestão financeira altamente eficaz.

Mas como funciona um sistema de gestão financeira, quais são suas principais vantagens e funcionalidades e como escolher a melhor opção para a empresa?

É o que você vai descobrir ao longo deste artigo. Siga com a leitura e confira.

O que é um sistema de gestão financeira

Um sistema de gestão financeira é um software que oferece ferramentas para organizar as finanças da empresa e automatizar tarefas.

Por meio de uma plataforma de gestão, é possível organizar informações sobre o orçamento e centralizar dados sobre o negócio em um único local, conciliando diferentes operações no sistema.

Informações sobre faturamento, contas a pagar, fluxo de caixa, vendas e estoque, portanto, são reunidas no sistema.

Assim, o empreendedor pode analisar os dados com maior facilidade e acompanha a situação financeira da empresa em tempo real. 

Com todas essas informações, o gestor tem controle sobre o orçamento, analisa contas a pagar e recebíveis, faz previsão sobre necessidade de capital de giro e analisa possíveis investimentos.

A própria plataforma gera relatórios automatizados, permitindo que o gestor analise informações e tome decisões assertivas para o negócio. A gestão, então, se torna mais eficiente.

Nesse sentido, a automatização de tarefas gera maior produtividade na rotina de gestão financeira.

Ao invés de preencher tabelas ou anotar informações em um caderno (prática que ainda é comum em pequenas empresas), o empreendedor pode se concentrar em tarefas estratégias, que têm alto valor agregado para o negócio.

Também vale destacar que um bom sistema de gestão financeira funciona de forma online.

As informações são armazenadas na nuvem, e o empreendedor pode acessar as informações de qualquer lugar.

Benefícios de um sistema de gestão financeira

A adoção de um sistema de gestão financeira é uma escolha que traz diversas vantagens para a empresa.

Nas próximas linhas, descubra seis benefícios que você vai aproveitar ao implementar esse tipo de plataforma no dia a dia do negócio. Vamos a eles.

1. Ganho de produtividade

O ganho de produtividade é um dos principais benefícios percebidos pelo gestor assim que o sistema de gestão financeira é implementado.

Isso acontece porque o gestor não precisa mais se dedicar a tarefas repetitivas e manuais, como preenchimento de dados em planilhas e emissão notas fiscais e boletos um por um, por exemplo.

Atividades como essas têm pouco valor agregado para o negócio.

A produtividade, então, aumenta na medida em que o gestor pode se dedicar à sua função estratégica, que é analisar dados e tomar decisões com base neles.

2. Padronização de processos

Com um sistema de gestão financeira, esqueça caderninhos, planilhas soltas no computador e diferentes softwares, cada um responsável por uma tarefa exclusiva.

Os processos serão padronizados, já que serão reunidos em uma única plataforma, que organiza as informações e oferece funcionalidades para diferentes áreas da empresa que têm impacto no financeiro.

Até mesmo a comunicação interna é facilitada, já que todos os departamentos podem acessar as informações em um local único, que permite o cruzamento de dados.

3. Exatidão das informações do negócio

Outro benefício é que, com um sistema de gestão financeira, as informações do negócio se tornam mais precisas e acessíveis.

As informações não precisam ser preenchidas manualmente, o que deixa a empresa suscetível a erros. Pelo contrário: são preenchidas de forma automatizada.

Na prática, isso gera maior confiabilidade para os dados.

Sem contar que a plataforma facilita o acesso às informações para todos os colaboradores.

4. Acesso a relatórios em tempo real

No próprio sistema de gestão, os resultados financeiros podem ser analisados a qualquer momento, sem a necessidade de elaboração manual de relatórios.

Esse recurso é fundamental porque permite a análise do desempenho da empresa e a tomada de decisão com base em dados confiáveis e atualizados em tempo real. 

5. Tomada de decisão assertiva

O cotidiano do gestor envolve tomar decisões que impactam diretamente nos resultados organizacionais.

Elaborar planejamento estratégico, verificar se as ações adotadas estão gerando resultados e planejar as finanças e investimentos de maneira eficaz são algumas responsabilidades desse profissional.

Mas nada disso acontece se o gestor não utilizar dados do negócio como base. 

E, conforme vimos anteriormente, um sistema de gestão financeira apresenta todas as informações relevantes para que o gestor tome decisões vantajosas.

6. Melhoria de resultados

No fim das contas, todos os benefícios citados nos tópicos anteriores contribuem para o ganho de performance do negócio.

O sistema de gestão financeira, portanto, é um aliado na jornada de crescimento da empresa no mercado e, consequentemente, na otimização dos resultados financeiros.

Recursos de um sistema de gestão financeira

Com os benefícios proporcionados pelo sistema de gestão financeira em mente, é hora de conhecer as principais funcionalidades que esse tipo de plataforma oferece.

É o que você vai descobrir nos próximos tópicos. Confira seis recursos:

1. Automatização da gestão

Conforme vimos anteriormente, um dos principais recursos é a automatização de atividades de gestão.

Geração de boletos e notas fiscais, preenchimento de dados sobre fluxo de caixa, vendas e estoque, conciliação bancária, envio de documentos e administração da folha de pagamento são algumas funções realizadas de forma automática pelo sistema.

A rotina do gestor, portanto, é otimizada. Além disso, pelo fato de o preenchimento manual de dados não ser mais necessário, há uma redução dos índices de erros e retrabalho.

2. Integração de áreas importantes da empresa

Outro recurso é que o sistema concentra informações de diferentes aspectos do negócio, como fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, emissão de notas, vendas e estoque.

Essa integração também permite a geração de relatórios que cruzam informações de várias áreas.

Na prática, o gestor tem uma visão mais abrangente sobre a performance da empresa e consegue, com mais facilidade, identificar padrões, correlações e tendências, obtendo insights relevantes para o negócio.

3. Trabalho em equipe

Uma das funcionalidades do sistema de gestão financeira é que ele permite trabalhar em equipe.

Como gestor, você pode atribuir permissões de acesso para os colaboradores, conforme as funções que eles desempenham.

Toda a equipe, então, acessa o sistema de forma prática e tem acesso aos dados, relatórios e documentos, o que facilita o trabalho colaborativo.

4. Armazenamento em nuvem

Entre os recursos, também está o armazenamento em nuvem. Ele permite que todas as informações presentes no sistema sejam guardadas na Internet, por meio de um servidor de dados online.

As informações, nesse caso, são armazenadas com total segurança

Você não precisa se preocupar com possíveis danos no computador, corrompimento de arquivos ou controlar a versão dos arquivos a todo instante. 

Com a nuvem, esses problemas não existem mais. 

E a vantagem é que as informações podem ser acessadas a qualquer momento, em qualquer lugar. Basta ter um dispositivo com acesso à Internet.

5. Controle de contas a pagar

O sistema de gestão financeira também permite controlar contas a pagar, organizando os pagamentos necessários para manter o negócio em dia.

Esse tipo de plataforma ainda gera alertas quando a data de vencimento se aproxima, organiza as contas de acordo com categorias e permite que o gestor visualize todas as pendências.

Conta Azul é um sistema de gestão para controlar as contas a pagar de sua empresa

6. Controle de estoque

Outra funcionalidade que vale destacar é o controle de estoque

O sistema de gestão facilita o planejamento, porque cria um histórico de demanda que permite fazer previsões mais assertivas conforme os índices de venda.

Na prática, você evita que os pedidos aos fornecedores sejam feitos em quantidades erradas e que sobre ou falte itens no estoque.

Como escolher o sistema de gestão financeira

Depois de conhecer os benefícios e recursos de um sistema de gestão financeira, aprenda a escolher o software ideal a partir de cinco dicas essenciais. Fique atento ao passo a passo:

1. Verifique as funcionalidades do sistema

O primeiro passo é analisar os recursos disponibilizados pelo sistema de gestão.

Verifique se as funcionalidades conforme as necessidades do negócio.

Não adianta comprar uma solução que apresenta inúmeros recursos dos quais você não precisa, tampouco escolher uma que não oferece todas as ferramentas essenciais.

Portanto, verifique quais são as funcionalidades úteis para o dia a dia do negócio e identifique a solução que preenche todos os requisitos.

Da mesma forma, é preciso investigar a complexidade dos processos da empresa.

Por exemplo: para uma empresa com muitos funcionários e setores, talvez um sistema simplificado não seja a melhor opção devido à quantidade de processos internos.

2. Analise o custo-benefício

A implementação de um sistema de gestão financeira também demanda investimento financeiro. Por isso, o ideal é analisar o custo-benefício das plataformas. 

Depois de identificar as funcionalidades de cada uma, é hora de avaliar qual delas é mais vantajosa para o negócio, considerando os custos e as vantagens proporcionadas.

3. Avalie a segurança do sistema

Uma prioridade na escolha do sistema é a segurança que ele oferece, já que nele ficam armazenadas informações relevantes da empresa.

Nesse sentido, é preciso ir além do armazenamento em nuvem.

Verifique se o sistema de gestão oferece arquivos criptografados e se existe o código de segurança SSL, que permite a confidencialidade na troca de informações entre o dispositivo de acesso e os servidores.

4. Investigue a facilidade de implementação

Outro passo fundamental é avaliar a implementação do sistema. 

Por exemplo: você vai precisar contratar uma empresa para isso? Será preciso treinar a equipe para utilizar o novo sistema?

Questões como essas são cruciais para que você avalie se a transição para o sistema será eficaz e tranquila  — e quais serão os custos envolvidos nesse processo.

5. Faça testes

Por fim, depois de escolher o sistema de gestão financeira, o ideal é fazer um período de teste para validar a escolha.

Se o software não funcionar conforme as expectativas, não tenha receio de encontrar uma solução melhor que seja mais adequada.

Como usar um sistema de gestão financeira na nuvem 

Se você está em busca de uma ferramenta prática e eficiente, a plataforma de gestão da Conta Azul pode ser a solução ideal.

Ele permite um controle seguro de contas de micro e pequenas empresas e funciona inteiramente a partir do armazenamento em nuvem, o que garante a facilidade de acesso a segurança das informações.

Vale lembrar que o software oferece suporte gratuito e conta com a tecnologia SLL, além de servidores altamente confiáveis.

Com isso em mente, confira quatro passos para usar o sistema de gestão financeira na nuvem da Conta Azul:

1. Personalize o sistema com informações do negócio

No início do cadastro, a Conta Azul oferece um passo com instruções simples para personalizar o sistema e começar o uso.

Você insere o CNPJ da empresa, e o sistema já puxa dados dos cadastros oficiais, como endereço e CNAE.

Depois, basta inserir dados do negócio, como informações de clientes, vendas, estoque e financeiro a partir de planilhas e controles já existentes e personalizar o sistema com sua marca.

2. Informe a conta bancária

Ao fazer o cadastro no ERP, será necessário informar a conta bancária.

Trata-se de uma funcionalidade que permite controlar as suas contas bancárias e respectivos saldos por meio do sistema da Conta Azul.

Você ainda tem a opção de filtrar lançamentos financeiros por conta e analisar o fluxo de cada uma de forma individual.

3. Defina responsabilidades

Com o ERP da Conta Azul, você tem a possibilidade de definir responsabilidades para a equipe e controlar o acesso por perfis de usuários.

Sendo assim, pode liberar a visão de determinados relatórios e fluxos de gestão e limitar outros, conforme a função desempenhada por cada colaborador.

4. Utilize as funcionalidades

Depois de fazer o cadastro com as recomendações que surgem na tela, você já pode aproveitar os recursos do ERP para otimizar a gestão financeira da empresa.

As principais funcionalidades do ERP incluem:

  • Integração direta com a contabilidade
  • Conciliação bancária
  • Emissão de notas fiscais
  • Controle de estoque
  • Gestão de relacionamento com cliente
  • Relatórios automatizados
  • Controle de fluxo de caixa.

Então, que tal começar agora mesmo e potencializar a gestão financeira do seu negócio? Experimente grátis o ERP da Conta Azul.

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