Gestão do Negócio

Gestão de transportadoras: 8 dicas que vão facilitar a sua rotina

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 07/07/2023 | 9 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Uma boa gestão de transportadora garante a qualidade da operação, além de evitar erros e prejuízos financeiros;

  • Outras vantagens são acompanhar melhor cada tarefa e identificar pontos de melhoria com mais agilidade;

  • Listamos dez dicas para ajudar empreendedores dessa área a otimizar os processos e manter o controle do financeiro. Confira!

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O dia a dia das empresas de transporte é muito intenso. Quem trabalha nesse ramo sabe que, para que a viagem da mercadoria até seu destino seja bem-sucedida, várias atividades devem ser feitas corretamente. Dessa forma, é indispensável ter atenção à gestão da transportadora, para otimizar os processos.

Além de levar os produtos, também é preciso: monitorar e fazer a manutenção da frota de veículos, analisar armazenamento, qualificar embalagens e gerenciar documentos de identificação da carga. Isso sem falar nas rotinas administrativas e financeiras, que fazem parte do dia a dia de qualquer empresa.

Pensando nos desafios da área, trouxemos dez dicas valiosas e práticas para facilitar a gestão de transportadoras. Acompanhe! 

Gestão de transportadora

Por que é tão importante cuidar da gestão da transportadora? 

Seja em transportadoras ou em negócios de outro ramo, uma boa gestão é uma peça chave para o sucesso. No caso das empresas de transporte, esse cuidado se torna indispensável devido à quantidade de processos complexos. 

Quando há organização administrativa, financeira e um bom gerenciamento de pessoas, fica mais fácil identificar problemas e boas oportunidades de crescimento. Com tudo aos olhos do gestor, o empreendedor também consegue reduzir os custos sem prejudicar o dia a dia da empresa. 

De uma forma resumida, uma gestão de transportadora eficiente e proativa impacta positivamente a qualidade do serviço realizado. No próximo item, confira as 10 dicas que vão facilitar a sua rotina. 

10 dicas para uma gestão de transportadora eficiente  

Leia com atenção as dicas de gestão de transportes listadas abaixo para aplicá-las na sua empresa.  

1. Aposte em estratégias de entrega e padronização de processos

Definir estratégias é indispensável para guiar todo o processo logístico da empresa de transporte. Uma delas envolve a padronização das tarefas

Isso porque o trabalho das transportadoras não se resume apenas a fazer entregas, mas também a atividades como armazenamento de produtos, separação de pedidos, planejamento das rotas, entre outras. 

Então, para evitar que cada colaborador execute as tarefas do seu próprio jeito, é necessário estabelecer padrões de qualidade para controle. Assim, a satisfação do cliente fica assegurada. 

É importante também documentar todos esses padrões e realizar treinamentos constantes com os colaboradores. 

2. Identifique todos os seus custos fixos e variáveis

Ter o controle de todas as despesas fixas e variáveis da transportadora vai permitir que você faça ajustes assertivos no orçamento. Cortar gastos para melhorar o fluxo de caixa sem esse monitoramento afeta negativamente a operação

Talvez o empreendedor pense em diminuir a frequência de manutenção dos caminhões da frota, por exemplo. No entanto, isso pode fazer com que os veículos quebrem com mais facilidade. 

Com um panorama de todos os custos, é possível realizar projeções para atender à demanda e se planejar para imprevistos.  

3. Faça um planejamento financeiro e estabeleça metas

Fazer o planejamento financeiro é fundamental para uma boa gestão das finanças do negócio. Assim, você consegue identificar a situação financeira atual da empresa e o que deve ser feito para alcançar os objetivos da transportadora. 

Sem essa clareza, o crescimento passa a ser uma realidade muito distante, o que afeta diretamente a motivação do empreendedor e dos colaboradores. 

Comece pelo passo anterior, identificando todos os seus custos fixos e variáveis. Depois, estabeleça seus objetivos de curto, médio e longo prazo, bem como as metas e os indicadores. Por fim, defina os responsáveis por acompanhar cada tarefa. 

4. Invista na tecnologia 

Muitas ferramentas podem ajudar no gerenciamento de uma transportadora e facilitar a vida do gestor. Uma delas são os sistemas ERP online, que eliminam tarefas manuais como a digitação de documentos, evitam erros e otimizam o acompanhamento dos processos.

Também existem softwares para monitorar a frota. Dessa forma, você pode rastrear qualquer um dos seus veículos rapidamente, o que proporciona mais segurança ao transporte. 

Outros ajudam no planejamento e otimização de rotas, na visibilidade dos pedidos, na conferência das cargas por meio do código de barras, entre outras funções. 

Ao investir nessas soluções, é possível não só aumentar a organização dentro da empresa, como também a qualidade do serviço prestado. Para escolher as melhores, analise as opções disponíveis no mercado e aposte nos testes grátis para conhecê-las na prática. 

5.  Esteja sempre em dia com as licenças e documentos

Procure manter toda a documentação e as licenças necessárias em dia para garantir o funcionamento legal da transportadora. Confira também se a carga necessita de alguma liberação especial para ser transportada. 

Alguns dos principais documentos que precisam ser checados para a prestação de serviço de transporte, são:

  • Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe);

  • Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP);

Conte com o apoio do contador para estar em dia com todas essas obrigações. Como já mencionamos no tópico anterior, também é importante apostar na tecnologia para emitir esses documentos. Com isso, você evita falhas e ainda realiza o processo de maneira mais fácil do que com os sistemas do governo. 

6. Faça a gestão de riscos e perdas

Mesmo o motorista mais experiente pode se deparar com imprevistos na estrada que acabam danificando a mercadoria, como problemas mecânicos e até roubos de carga.

Para não ficar no prejuízo, é indispensável fazer um plano para gerenciamento de todos os possíveis riscos da operação. Desde o armazenamento até o percurso de entrega.  

Se uma determinada rota é conhecida por ser alvo de roubo de mercadorias, é interessante procurar vias alternativas antes do caminhão sair do depósito, por exemplo. 

Assim, o gestor ficará preparado diante de algo que fuja do padrão. E, ao apostar em treinamentos, a equipe também saberá como agir. 

7. Treine a sua equipe com foco na gestão de logística

Não adianta ter a melhor estrutura e equipamentos modernos se a sua equipe não está preparada para usá-los. Ou então, exigir dos colaboradores que cumpram com os padrões de qualidade sem ao menos ter explicado a importância deles.

Para que os processos internos das transportadoras sejam realizados com eficiência, é preciso contar com um time capacitado. Com capacitações periódicas, a equipe estará sempre por dentro dos melhores métodos e técnicas para realizar o trabalho.

Assim, as tarefas podem ser executadas de acordo com o que foi planejado, o padrão de qualidade do serviço permanece elevado e a operação é otimizada de forma geral.

Outra vantagem é que esse também é um investimento nos próprios colaboradores, que irão se sentir mais valorizados e felizes no ambiente de trabalho. 

8. Faça um calendário das manutenções

Imagine a seguinte situação. Um dos caminhões da sua frota vai fazer o percurso do ponto A ao D. Em algum lugar ao longo do caminho, o motorista percebe algo estranho com o veículo e precisa parar em uma oficina para verificar. 

O mecânico indica que se trata de um problema nos braços da suspensão, que poderia ter sido evitado com uma manutenção preventiva. 

Apesar da parada necessária, esse pequeno desvio fez com que todas as entregas chegassem depois do prazo estipulado. 

Se a sua empresa já contasse com um calendário de manutenções dos veículos, a operação não seria afetada, não haveria prejuízo financeiro do conserto e nem mal-estar com o cliente. 

O planejamento das manutenções é uma forma de aumentar a vida útil dos veículos e prevenir danos que comprometam a continuidade da operação. 

9. Busque ajuda de profissionais especialistas nas áreas que você não domina tão bem

Contar com o auxílio de especialistas otimiza e muito a gestão de transportadora

Eles têm a expertise necessária para trazer mais assertividade para o negócio e ajudam a elaborar estratégias de acordo com a sua realidade.

Um contador vai olhar com atenção as questões contábeis e financeiras, por exemplo. O que evita deixar de pagar um imposto importante e receber multas. Ele também sugere qual é o momento certo para investir na empresa, como comprar um novo caminhão. 

Já um especialista na gestão de pessoas, é essencial para estruturar os processos internos e garantir mais eficiência e colaboradores motivados. 

Gestão de transportadora

10. Acompanhe os resultados

É importante monitorar as metas. Assim, automaticamente, você acompanha o crescimento da empresa. E, considerando que a gestão de transportadora é uma atividade complexa, a melhor forma de fazer isso é por meio de relatórios.

Como já falamos, usar sistema de gestão para fazer o acompanhamento dos números e indicadores importantes é uma boa opção. Desse modo, verificar se as estratégias estabelecidas proporcionam resultados satisfatórios fica mais fácil. 

Aqui você viu como superar os desafios da gestão de transportes e logística. Seguindo essas dicas, é possível organizar os diversos setores de uma transportadora, melhorando o custo-benefício da operação.  

Mas, como todo bom empreendedor, você deve saber que sempre há espaço para aprendizado. Afinal, a gestão de um negócio não é uma tarefa simples. 

Para guiar a empresa na direção do sucesso, é preciso continuar se aprimorando. Nesse sentido, é importante conhecer as  funções administrativas. Para saber como aplicá-las, basta clicar no link!

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