O que são funções administrativas e como aplicar nas empresas

Sobre o que estamos falando?

  • quatro funções administrativas básicas que todo empreendedor precisa conhecer e aplicar no negócio;

  • Pode-se contar com colaboradores e ferramentas para reduzir tarefas e otimizar processos, mas a raiz e as decisões estratégicas são de responsabilidade do gestor;

  • Ser dono de negócio não precisa ser sinônimo de dor de cabeça. Facilite sua gestão empresarial, seu planejamento estratégico e seu controle financeiro com a Conta Azul Pro: faça o teste grátis agora!

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Planejamento, organização, direção e controle são os nomes dos quatro cavaleiros das funções administrativas. Se o empreendedor quer tomar as rédeas da sua empresa, precisa domar essas habilidades e ser estratégico nas suas decisões.

Os objetivos do negócio são definidos no seu planejamento estratégico. E eles só serão atingidos se os recursos forem organizados para isso. Mas não é só colocar o dinheiro e esperar o resultado, tudo precisa de uma direção. Por fim, o controle é o que mantém tudo em ordem.

Só que abrir uma empresa não vem com um manual completo e infalível de como administrar. Para ajudar você nesse aprendizado, preparamos um texto onde ensinamos os quatro conceitos e como devem ser aplicados de maneira prática.

Faça uma boa leitura!

Confira os tópicos:

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Planejar, organizar, dirigir e controlar: como aplicar as funções administrativas na sua empresa?

As funções administrativas do empreendedor são, como dissemos antes, quatro: planejar, organizar, dirigir e controlar. Todas elas estão presentes na gestão comercial, no planejamento financeiro e em qualquer outra área da empresa. 

Aprenda os critérios básicos de como administrar uma empresa a partir desse quarteto logo abaixo:

Planejamento

Planejar significa estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos se chegará a eles. Afinal, nenhum projeto é feito no improviso.

Uma empresa de logística precisa planejar rotas que otimizem o uso da gasolina e um restaurante precisa garantir produtos fresquinhos para seus chefes prepararem os pratos.

O projeto, o funcionamento da empresa equalquer ponto é antes pensado e discutido, ou seja, criado pelo gestor e depois comunicado aos demais funcionários envolvidos. Além de questões internas, deve-se levar em conta, na hora de planejar, os cenários futuros do mercado.

Ao contrário do que muitos podem pensar, o planejamento não envolve apenas intuição do administrador. Ele precisa, primeiramente, estudar bastante o mercado e tentar embasar as suas projeções o máximo possível.

Claro que um profissional experiente terá melhor capacidade de interpretar os dados, mas o estudo da própria empresa e do mercado é sempre o ponto de partida do planejamento.

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Organização 

E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. O que inclui definir de que maneira o projeto será feito e distribuí-lo entre os departamentos e profissionais correspondentes.

Imagina uma loja de música onde os discos de sertanejo estão misturados com o metal e longe do country. Numa situação como essa, você perde muitas oportunidades de venda. E se seu vendedor é DJ, vai tocar em uma festa, mas esqueceu de preparar a playlist?

Retrabalho, perda de oportunidade e decepcionar clientes são só alguns dos problemas de desorganização. Também entram em jogo a produtividade e a eficiência, isto é, fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível – sem prejudicar a qualidade de entrega, é claro.

Para essa função, obviamente, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização – individual e coletiva.

Visão sistêmica e um bom conhecimento sobre os processos produtivos do setor da empresa também são características essenciais.

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Direção

Dirigir significa liderar. Ou seja, a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados.

Aqui, não estamos falando apenas de distribuir as tarefas, mas sim, de influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva.

Muitos administradores são brilhantes nas outras três funções, mas deixam a desejar nessa. É por isso que você já deve ter ouvido falar que nem todo administrador é um líder.

Para liderar, você vai precisar, sobretudo, de muita inteligência emocional, que é a capacidade de perceber as emoções dos outros e comunicar as suas.

É uma questão de fazer o possível para manter os colaboradores satisfeitos e executar um bom trabalho para fidelizar clientes, mas sem prejudicar as finanças da empresa.

Nesse quesito, quem vai ajudar é o endomarketing. Se trata de marketing voltado para dentro, para os colaboradores. Entenda melhor aqui

Controle 

Você planejou, organizou e delegou as tarefas aos seus colaboradores. Isso tudo não é garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos. Para isso, existe o controle. Essa é a função administrativa que verifica se as outras foram bem executadas.

Ele envolve a criação de padrões de desempenho, medição da performance atual, a comparação entre resultados e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho certo. 

Para controlar a empresa, ajuda muito ter uma boa capacidade de análise, mas, assim como no planejamento, é fundamental se basear em números.

Quanto mais indicadores técnicos você tiver, melhores condições terá de fazer uma avaliação fidedigna da situação da empresa.

Mas lembre que a frieza dos números também pode enganar – use a sua capacidade de observação para interpretar as planilhas de gestão de processos ou sistema de controle financeiro para empresas.

Confira o guia completo de KPIs aqui! 

Equilíbrio nas funções administrativas

Assim como há administradores que não têm perfil de liderança, como falamos anteriormente, há aqueles que sabem liderar e cativar como poucos a sua equipe, mas não têm organização o suficiente para colocar os projetos planejados em prática.

Ou então sabem organizar a produção muito bem, mas sofrem no controle, pois não sabem estabelecer e comparar parâmetros para saber se está tudo certo.

Sim, sabemos que é quase impossível ser o melhor em organizar, planejar, dirigir e controlar ao mesmo tempo. Portanto, procure trabalhar cada uma dessas capacidades para dar à sua empresa a estabilidade que ela precisa.

Além de buscar o aprimoramento nessas funções, lembre, ao começar um novo negócio, que você pode encontrar qualidades complementares em um possível sócio.

Essa é uma possibilidade interessante, que nem sempre é levada em consideração no início dos esforços para tirar a ideia do papel. Entre todas as funções do administrador (planejar, organizar, dirigir e controlar), vale a pena ter alguém para dividir as tarefas.

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Planejar, organizar, dirigir e controlar fica muito mais fácil quando:

  • Você consegue enxergar todos os recursos disponíveis para sua empresa. Isso inclui colaboradores, dinheiro, contas a pagar e a receber, estoque (você recebe um alerta se algum item estiver acabando) e negociações em execução;

  • Notas fiscais, boletos e links de cobrança, notificação de inadimplência para clientes e dados para o contador e são emitidos e enviados automaticamente na hora certa;

  • Corta-se o desperdício de tempo e dinheiro ao automatizar ou simplificar operações como conciliação bancária, emissão de relatórios e inúmeras mais que você nem sabia que podiam ser automáticas;

  • É possível controlar o fluxo de caixa, estoque, vendas, desempenho de produtos e vendedores, e saber onde está cada centavo da sua empresa em tempo real;

  • Você  acompanha as vendas, o estoque e o fluxo de caixa a partir de qualquer lugar ao integrar essa incrível plataforma App Conta Azul de Bolso;

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