Como montar uma reserva de emergência para empresas

Às vezes, em uma empresa, uma máquina quebra, um colaborador precisa ser desligado, ou então é necessário contratar mais pessoas para dar vazão à demanda. Todas essas situações demandam um gasto imprevisto. Durante esses momentos, a reserva de emergência é essencial para reduzir os impactos no caixa e no planejamento financeiro do negócio. 

Muitos empreendedores se perguntam como montar uma reserva de emergência. Alguns acham que basta apenas pegar uma parte do dinheiro e separar. Contudo, é necessário analisar suas necessidades, conhecer sua realidade financeira e entender as emergências que podem acontecer. 

No texto abaixo, mostraremos a você o que é a reserva de emergência, a sua importância e como montá-la passo a passo. Dessa forma, sua empresa estará preparada para qualquer imprevisto e poderá dar a volta por cima. Basta ler, estudar e aplicar com as ferramentas certas.

Faça uma boa leitura!

Reserva de emergência: o que é?

A reserva de emergência de uma empresa é o valor que ela guarda para eventuais imprevistos. 

Como exemplo, vamos considerar que você tenha uma padaria. Se o forno estraga,  não dá para esperar virar o mês para ver se sobra dinheiro para o conserto. Afinal, é o principal ativo operacional do negócio. Sem forno, não tem pão, sem pão, não tem padaria.

Nesse caso, você deve imediatamente ligar para a manutenção e já ter todo o valor guardado para ela. E de onde esse dinheiro sairá? Da reserva de emergência. É exatamente como o nome diz: um valor reservado para situações de emergência.

Agora que você sabe quando usar uma reserva de emergência, é bom aprender quando não usar. Isso faz diferença no controle financeiro empresarial. Afinal, muitas pessoas confundem a reserva com o capital de giro, pois ambos são valores guardados, mas para situações diferentes.

O capital de giro é um valor usado na para pagar as contas comuns de curto prazo da empresa. Reposição de estoque, salários, aluguel do escritório, etc. Todas essas despesas são esperadas. Aliás, essa é a diferença. 

Em resumo, o capital de giro é um valor guardado para despesas que você espera pagar e a reserva de emergência é um valor guardado para despesas inesperadas.

Por que toda empresa precisa ter uma reserva de emergência?

Nenhuma empresa ou pessoa neste mundo está a salvo de imprevistos. Nas últimas décadas, vimos vários deles. Pandemia, crise dos semicondutores, problemas nos fornecimentos deste ou aquele insumo: isso tudo afeta qualquer negócio. 

Uma pessoa pode pensar que sua padaria, para usar o exemplo do tópico anterior, não tem nada a ver com política internacional. Porém, o preço do trigo é afetado pelo dólar. Ou seja, imprevistos podem vir de qualquer lugar e a reserva de emergência precisa estar na sua planilha de controle financeiro.

Descubra abaixo 5 motivos cruciais para se ter uma boa reserva de emergência:

Ter um suporte financeiro diante de imprevistos

O primeiro motivo é estar preparado para imprevistos no geral. Como já dissemos, a manutenção de uma máquina ou uma oportunidade de investimento podem aparecer. E nesses momentos a reserva de emergência vai ser necessária.

No entanto, tome cuidado. A reserva de emergência financeira não pode ser a sua conta pessoal. Você deve separar esse valor vindo da própria atividade comercial.

A reserva financeira deixará você mais tranquilo para gerir a empresa. Com a conta preparada para emergências, há menos chances de ter uma instabilidade administrativa. 

Evitar empréstimos ou uso excessivo do cartão de crédito

Muitos empreendedores deixam de fazer a reserva de emergência sabendo que podem simplesmente fazer um empréstimo ou usar o cartão de crédito. Só que os juros e as demais dívidas vão comprometer seu controle financeiro.

É tentador reinvestir todos os valores que você recebe e já expandir a empresa. Mas imprevistos têm esse nome por isso: você nunca sabe o que vai acontecer. Melhor ter a reserva do que depender de empréstimos ou cartão de crédito, que podem causar o endividamento. 

Resumindo, ao evitar recorrer a esses recursos extras, você protege a estabilidade financeira do negócio e evita comprometer o futuro com contas adicionais. Investir na reserva de mercado é uma decisão inteligente para lidar com imprevistos e garantir a estabilidade financeira da empresa a longo prazo.

Não sofrer tanto com os impactos das baixas do mercado

O mercado é instável, não importa em qual área, por isso haverá momentos em que as vendas diminuirão. É um movimento natural da economia. Mas você não pode deixar de pagar as suas contas por isso.

A reserva de emergência é importante aí também. Esses momentos afetam a todos. No entanto, se você for estratégico, pode ainda usar a reserva de emergência para encontrar uma solução que transforme a baixa em oportunidade. 

Se quiser saber como, conte conosco. Temos um guia de inovação para você. Ele ajudará a encontrar soluções onde poderiam ter problemas. Mas não esqueça: você precisará de uma reserva de emergência para aplicá-lo.

Garantir o capital de giro

Nós falamos antes, neste mesmo texto, que reserva de emergência e capital de giro são conceitos diferentes. Só para relembrar: capital de giro é para despesas do dia a dia da empresa. Conta de luz, salário, reposição de estoque. Já a reserva é para emergências, como diz o nome.

Só que às vezes o capital de giro não dá conta. Uma rescisão contratual de colaborador ou uma reposição extra de estoque são imprevistos. A reserva de emergência pode suprir esse déficit no capital de giro.

Conseguir se planejar melhor

A sensação de poder gerir sua empresa com tranquilidade e estabilidade é muito boa. Ter uma reserva de emergência permite que você faça planejamentos com mais confiança. Afinal, se algo der errado, você tem o plano B.

E falamos em todos os sentidos. Administrativos, criativos, operacionais, de marketing… A reserva de emergência permite se planejar melhor e até fazer redução de custos sem receios dos impactos negativos disso.

Passo a passo: como montar a reserva de emergência da sua empresa

Agora, vamos ao passo a passo de como fazer uma reserva de emergência. Muitos acham que o jeito certo é só separar um percentual por mês. Não vamos mentir: é melhor do que não fazer. Mas há formas mais inteligentes de organizar esse movimento financeiro.

Confira os passos abaixo: 

1. Analise as suas finanças e faça um planejamento financeiro

Calcular o valor a ser guardado envolve saber o quanto você ganha e paga durante o mês – na prática, é ter total clareza sobre as suas contas a pagar e a receber.  O planejamento financeiro é a base para qualquer movimento de dinheiro, o que inclui a reserva de emergência.. 

No caso, para começar a se organizar, você pode usar uma planilha de planejamento financeiro empresarial. É possível baixar uma totalmente gratuita aqui no blog, é só clicar aqui. Ela ajuda a impulsionar seu negócio ao manter suas contas em dia, facilitando a separar dinheiro para a reserva de emergência e delimitar o capital de giro.

2. Reduza custos e otimize despesas

Quando você souber os valores que tem em mãos, o que gasta e o que ganha, pense em aumentar sua receita. Para isso, identifique formas inteligentes de reduzir custos da sua empresa e otimizar as despesas. Dá para fazer essa economia em várias frentes.

Por exemplo, algumas contas podem oferecer descontos quando pagas adiantadas. E atualizar os seus processos, máquinas e sistemas pode fazer a operação render mais, levando a um custo menor por venda. Mas claro, não faça cortes que possam prejudicar a operação. 

3. Defina o valor a ser guardado e faça ajustes quando necessário

Com suas finanças bem claras e organizadas, com os custos reduzidos e com uma compreensão maior sobre a realidade financeira da sua empresa, é hora de definir quanto deve ser a reserva de emergência. 

O princípio básico de como calcular a reserva de emergência é pensar na meta. Especialistas recomendam que você tenha reservado de 6 a 12 vezes o valor que gasta mensalmente. Claro, você dificilmente alcançará isso em apenas um mês — então separe um percentual que não prejudique suas contas, mas sabendo qual é a sua meta. Também é importante ser consistente. Melhor guardar R$ 10 todos os meses do que definir que será R$ 200, mas nunca guardar.

4. Considere investir a reserva de emergência

Ativos parados são ativos desvalorizados. O dinheiro da reserva de emergência deve ser investido para que renda mais. Dessa forma, o montante se tornará maior. No entanto, evite investimentos arriscados.

Para saber onde investir reserva de emergência, procure instituições bancárias confiáveis e solicite um investimento bem conservador. De preferência, com alta liquidez – para poder sacar o valor em emergências sem ter prejuízos.

O que importa no final das contas é ter um bom planejamento financeiro empresarial. Dessa forma, você não só garante a reserva de emergência como previne seu uso muitas vezes. A organização financeira é o principal ativo de uma empresa.

Por isso, é importante você aprender a fazer esse planejamento. E nós ensinaremos. Basta entrar no nosso post escrito especialmente para esse assunto. Aprenda agora a fazer seu planejamento financeiro!

Leia mais

• Como calcular os custos de serviços prestados [planilha grátis] 

• Como separar despesas pessoais das contas da empresa: passo a passo

• Controle financeiro online: 4 benefícios sua para empresa