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Sete ferramentas para melhorar o fluxo de trabalho de sua agência

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Quem trabalha ou já trabalhou em uma agência de publicidade, sabe bem como é a rotina. Os clientes demandam muitos projetos, que, por sua vez, geram inúmeras tarefas.

Na maioria dos casos, todo esse trabalho é realizado de forma simultânea, ou seja, cada colaborador pode estar tocando diferentes atividades ao mesmo tempo, cuidando de clientes distintos ao longo de um mesmo dia.

É diferente do varejo, por exemplo, onde os vendedores se dedicam a um cliente por vez.

banner-ca-pro (1)Fazer o trabalho render nessa rotina dinâmica exige um bom gerenciamento do tempo e muita organização para que tarefas não se percam, projetos não atrasem e os clientes fiquem satisfeitos. Traduzindo: produtividade é o grande segredo. As agências e os colaboradores podem organizar toda essa demanda por conta própria, com a velha planilha do Excel, por exemplo, ou outros métodos. A internet está cheia de modelos. Mas, como estamos na era da tecnologia, por que não utilizarmos recursos mais modernos e intuitivos?

Abaixo, listamos algumas ferramentas que podem deixar a rotina de trabalho de sua equipe mais organizada. Elas permitem que o status das tarefas possam ser acompanhados simultaneamente, dentro de um processo colaborativo que integra todos os envolvidos.

Evernote

O Evernote até possui versão gratuita, básica, mas as principais funcionalidades são pagas. A ferramenta permite que o usuário crie um projeto, chamado de caderno, insira notas, links e arquivos. O conteúdo ainda pode ser compartilhado com outros usuários que também tenham conta. Para trabalho em equipe, existe a versão business, que cria um ambiente colaborativo.

My Hours

O My Hours é uma ferramenta que ajuda a controlar o tempo utilizado para realizar as tarefas do dia a dia. Ele gera gráficos e relatórios, que podem ser exportados para uma planilha de Excel e enviados por e-mail. Assim, é possível saber quanto tempo cada atividade está demandando e fazer um aproveitamento melhor do tempo. Para apenas um usuário, o My Hours é gratuito, mas há versão paga para equipes.

Trello

O Trello também conta com uma versão paga e uma gratuita, que pode funcionar muito bem para agências. É necessário apenas que todos os membros possuam uma conta na ferramenta. A ideia é simples. O usuário cria um projeto, insere listas de tarefas e inclui outras pessoas, dando uma atividade para cada. Ainda pode ser estabelecido um prazo e adicionado um check list. A vantagem da função paga é que ela cria um ambiente único e integrado para toda a equipe, com a possibilidade de acompanhamento de outros projetos e da produtividade.

Runrun.it

Essa é uma ferramenta que oferece um serviço de gerenciamento de tarefas, tempo e desempenho. Com ela, é possível distribuir as demandas de forma organizada e criar um fluxo de trabalho mais eficiente. Todos os serviços são pagos.

Slack

O Slack é uma plataforma de comunicação que veio para  organizar a conversa  entre o time (ou times) das agências. Integrado com várias outras ferramentas e redes sociais, o Slack simplifica a comunicação, faz troca de vídeos e outros arquivos e é super fácil de usar.

Sprout Social

O Sprout oferece o gerenciamento de todas as páginas de redes sociais que sua agência cuida. Ele reúne todas em sua home e notifica quando há interação. Fora isso, gera relatórios e programa publicações com segurança e confiança.

Invision

O Invision é uma ferramente que permite criar protótipos totalmente online. Para testes de UX  e para a validação da equipe, é uma maneira fácil e rápida para visualização e revisão de páginas.

Agora que você conheceu, escolha a que mais se adéqua à realidade de sua agência. Analise todas as possibilidades e veja se é necessário contratar uma versão paga ou se a gratuita resolve a demanda e consegue dar uma boa dinâmica para a equipe.

Pensando nas agências do Brasil,  a ContaAzul, em parceria com Antônio Lino Pinto, especialista em finanças, disponibiliza o white paper (resumo) do livro Pequenas Agências, Grandes Resultados. Nele, destacamos as principais dicas financeiras para melhorar o dia a dia da sua empresa. Abordamos, principalmente, como fazer um orçamento e controlar o fluxo de caixa da sua empresa, garantindo assim a sobrevivência do negócio ao longo dos anos.

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