Sete ferramentas para melhorar o fluxo de trabalho de sua agência

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Quem trabalha ou já trabalhou em uma agência de publicidade, sabe bem como é a rotina. Os clientes demandam muitos projetos, que, por sua vez, geram inúmeras tarefas. Na maioria dos casos, todo esse trabalho é realizado de forma simultânea, ou seja, cada colaborador pode estar tocando diferentes atividades ao mesmo tempo, cuidando de clientes distintos ao longo de um mesmo dia.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

É diferente do varejo, por exemplo, onde os vendedores se dedicam a um cliente por vez.

Fazer o trabalho render nessa rotina dinâmica exige um bom gerenciamento do tempo e muita organização para que tarefas não se percam, projetos não atrasem e os clientes fiquem satisfeitos. Traduzindo: produtividade é o grande segredo. As agências e os colaboradores podem organizar toda essa demanda por conta própria, com a velha planilha do Excel, por exemplo, ou outros métodos. A internet está cheia de modelos. Mas, como estamos na era da tecnologia, por que não utilizarmos recursos mais modernose intuitivos?

Abaixo, listamos algumas ferramentas que podem deixar a rotina de trabalho de sua equipe mais organizada. Elas permitem que o status das tarefas possam ser acompanhados simultaneamente, dentro de um processo colaborativo que integra todos os envolvidos.

 

Evernote

O Evernote até possui versão gratuita, básica, mas as principais funcionalidades são pagas. A ferramenta permite que o usuário crie um projeto, chamado de caderno, insira notas, links e arquivos. O conteúdo ainda pode ser compartilhado com outros usuários que também tenham conta. Para trabalho em equipe, existe a versão business, que cria um ambiente colaborativo.

My Hours

O My Hours é uma ferramenta que ajuda a controlar o tempo utilizado para realizar as tarefas do dia a dia. Ele gera gráficos e relatórios, que podem ser exportados para uma planilha de Excel e enviados por e-mail. Assim, é possível saber quanto tempo cada atividade está demandando e fazer um aproveitamento melhor do tempo. Para apenas um usuário, o My Hours é gratuito, mas há versão paga para equipes.

Trello

O Trello também conta com uma versão paga e uma gratuita, que pode funcionar muito bem para agências. É necessário apenas que todos os membros possuam uma conta na ferramenta. A ideia é simples. O usuário cria um projeto, insere listas de tarefas e inclui outras pessoas, dando uma atividade para cada. Ainda pode ser estabelecido um prazo e adicionado um check list. A vantagem da função paga é que ela cria um ambiente único e integrado para toda a equipe, com a possibilidade de acompanhamento de outros projetos e da produtividade.

Runrun.it

Essa é uma ferramenta que oferece um serviço de gerenciamento de tarefas, tempo e desempenho. Com ela, é possível distribuir as demandas de forma organizada e criar um fluxo de trabalho mais eficiente. Todos os serviços são pagos.

Slack

O Slack é uma plataforma de comunicação que veio para  organizar a conversa  entre o time (ou times) das agências. Integrado com várias outras ferramentas e redes sociais, o Slack simplifica a comunicação, faz troca de vídeos e outros arquivos e é super fácil de usar.

Sprout Social

O Sprout oferece o gerenciamento de todas as páginas de redes sociais que sua agência cuida. Ele reúne todas em sua home e notifica quando há interação. Fora isso, gera relatórios e programa publicações com segurança e confiança.

Invision

O Invision é uma ferramente que permite criar protótipos totalmente online. Para testes de UX  e para a validação da equipe, é uma maneira fácil e rápida para visualização e revisão de páginas.

Agora que você conheceu, escolha a que mais se adéqua à realidade de sua agência. Analise todas as possibilidades e veja se é necessário contratar uma versão paga ou se a gratuita resolve a demanda e consegue dar uma boa dinâmica para a equipe.

Pensando nas agências do Brasil,  a ContaAzul, em parceria com Antônio Lino Pinto, especialista em finanças, disponibiliza o white paper (resumo) do livro Pequenas Agências, Grandes Resultados. Nele, destacamos as principais dicas financeiras para melhorar o dia a dia da sua empresa. Abordamos, principalmente, como fazer um orçamento e controlar o fluxo de caixa da sua empresa, garantindo assim a sobrevivência do negócio ao longo dos anos.

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