Modelo de comunicado interno: veja como preparar a mensagem ideal

Muitas vezes, na correria do dia a dia, a comunicação dentro da empresa é preterida em relação à comunicação com o público de fora.

Mas isso não é positivo. Uma má sintonia entre funcionários, gerentes e líderes da organização reduz a eficiência dos processos e das rotinas e prejudica a perseguição de metas e dos objetivos da empresa.

Por isso, os comunicados internos têm grande importância. Eles são uma ponte direta do gestor com os colaboradores.

Só que, para a mensagem chegar de fato aos destinatários e produzir os resultados desejados, não adianta escrever de improviso.

A margem de erro aumenta muito se você não considerar para quem está se dirigindo, qual é o objetivo concreto do conteúdo e como avaliar o sucesso do texto após o envio.

Sim, a tarefa não é fácil. Mas não se preocupe: é só seguir a leitura deste artigo para entender como chegar ao tom e formato ideais na hora de criar seu comunicado interno.

• Como criar um comunicado interno eficiente
• Modelo de comunicado interno
• Importância do comunicado e da comunicação interna

Como criar um comunicado interno eficiente

O comunicado interno deve ser planejado com antecedência. Para isso, antes de tudo, reflita se o assunto em questão realmente merece esse canal de comunicação.

Se o assunto for trivial, não tiver importância estratégica ou conter interesse apenas para alguns membros da equipe, reconsidere o envio. Talvez seja mais adequado estabelecer diálogo direto com alguns colaboradores ou adotar outra forma de transmitir sua mensagem.

Caso contrário, os funcionários podem se acostumar a ignorar os textos e não prestarem a devida atenção aos comunicados que são realmente importantes.

Depois de ter certeza que a mensagem merece um comunicado interno, veja as dicas para elaborá-lo:

Linguagem

Nenhum modelo de comunicado interno vai servir para todas as empresas. O tom de voz adequado para adotar na escrita vai depender, essencialmente, de dois fatores:

1. A cultura organizacional da empresa
2. O objetivo do comunicado

A cultura organizacional diz respeito às expectativas sobre os funcionários, à liberdade que eles têm para se expressar, ao modo de pensar e agir que é estimulado dentro da empresa e outros fatores que compõem a identidade interna da companhia.

O que isso tem a ver com a linguagem da mensagem enviada aos colaboradores? É só imaginar como seria um comunicado interno na Google e em uma importante firma de advocacia.

Provavelmente, o texto da gigante de tecnologia seria mais descontraído, enquanto o direcionado aos advogados mais sisudo – e isso não quer dizer que um modelo é melhor que o outro.

Quanto ao objetivo do comunicado, imagine que você quer convidar os funcionários para um piquenique de integração. Como seria a redação do comunicado? E para informá-los sobre mudanças no organograma da empresa? Com certeza, o tom não seria o mesmo.

De qualquer forma, na maioria dos casos, o ideal é sempre buscar um equilíbrio, chegando a um texto nem tão impessoal e nem tão descontraído – sob o risco de o anúncio não ser levado a sério.

Objetividade e formato

Essa é uma característica importante a quase todos os comunicados. Ser pontual e objetivo é fundamental para que sua mensagem seja bem compreendida. Quanto mais longa ela for e mais informações de pouca relevância tiver, mais fácil para o leitor perder o foco da essência do texto.

Caso seja imprescindível expor alguns detalhes, procure organizá-los em tópicos. Se você está enviando a mensagem por e-mail, pode ser uma boa ideia anexar documentos com mais informações, para aqueles que quiserem saber mais sobre o assunto.

Impresso ou digital?

Já que mencionamos a possibilidade de enviar o comunicado interno por e-mail, vamos abordar os meios. Antes da digitalização total das empresas, os principais canais de comunicação interna eram memorandos impressos, jornais corporativos e o tradicional mural.

Hoje, os meios digitais tornaram todos esses canais obsoletos. Além de o e-mail gerar economia de tinta e papel (bom para o caixa da empresa e para o meio ambiente), é mais ágil e eficiente. A exceção fica para casos em que a impressão do documento atende a exigências protocolares ou legais.

Precauções

Ao enviar um comunicado interno a vários funcionários, tome muito cuidado para não expor algum deles a qualquer tipo de humilhação ou constrangimento. Se isso acontecer, ele terá elementos textuais para processá-lo por danos morais – bastará guardar o e-mail como prova.

Esse risco ocorre mesmo se o comunicado for individual. Quando o assunto for sério, como uma cobrança por um erro, tente ser o mais educado possível, não importa o tamanho do prejuízo causado. Na dúvida, busque a orientação de um profissional de recursos humanos acostumado com esse tipo de questão.

Modelo de comunicado interno

Agora que você já sabe quais são as premissas que uma mensagem direcionada ao público interno da sua empresa precisa respeitar, chegou a hora de partir para a prática.

Para treinar, escreva um comunicado e mostre apenas para um profissional de sua confiança. Peça para ele explicar o que entendeu sobre a mensagem e pergunte se ele achou que ficou claro.

Precisa de inspiração?

Confira, abaixo, um modelo de comunicado interno impessoal e outro mais descontraído.

Trata-se de uma convocação fictícia para uma reunião de análise trimestral de desempenho. Ou seja, um assunto sério que, no entanto, pode ser tratado de mais de uma maneira.

Modelo de comunicado impessoal

Para: Colaboradores

De: Diretoria

Prezados colaboradores.

Informamos a todos que, na próxima terça-feira, XX/XX, às 14h, na sala de conferências, será realizada a reunião trimestral de análise de resultados da empresa.

Na ocasião, serão apresentados os indicadores de desempenho referentes ao primeiro trimestre de 2018 e apresentadas as metas para o próximo período.

Todos os colaboradores devem comparecer. Pedimos que não se atrasem, para não atrapalhar o andamento da reunião.

Atenciosamente,

Fulano da Silva

Diretor

Modelo de comunicado descontraído

Para: Equipe

De: Diretoria

Na próxima terça-feira, como já é tradição na empresa, vamos nos reunir para falar sobre os nossos resultados no primeiro trimestre de 2018 e projetar as metas para o próximo período.

Tem ideias sobre como melhorar nosso trabalho? Ajude a gente a enxergar além dos números! Vamos conversar sobre o que foi legal e o que precisamos corrigir.

A reunião será às 14h, na sala de conferências. Contamos com a presença de todos. Até lá!

Fulano da Silva

Diretor

E aí, o que você achou de cada modelo de comunicado interno?

Não há um certo e um errado, apenas uma escolha mais adequada a determinado contexto.

O que você precisa fazer é interpretar qual estilo – mais leve ou mais sério – seria recebido e compreendido da melhor maneira pelos seus funcionários.

Importância do comunicado e da comunicação interna

Vamos retomar um pouquinho a importância e as dificuldades da comunicação interna em uma empresa.

Quem nunca encarou um cargo de gestão deve pensar que enviar um comunicado é muito simples. Mas quem tem alguma experiência no assunto sabe que os ruídos de comunicação acontecem quando a gente menos espera. E as consequências de uma mensagem mal compreendida podem ser muito maiores do que se imagina.

É por isso que você precisa encarar a comunicação interna com maior atenção. Enviar mensagem para os funcionários é uma tarefa que exige muito tato e sensibilidade para que a chance de haver um mal entendido seja reduzida.

Se a sua empresa não possui um departamento de comunicação ou recursos humanos, a “bronca” é com você.Por isso, é importante prestar bastante atenção aos seus esforços de comunicação com os colaboradores.

Cada empresa possui uma cultura e uma imagem. Esses valores conjuntos, compartilhados pelos funcionários, são responsáveis por conduzir a organização rumo aos seus objetivos.

Assim, o sucesso da empresa depende da sintonia de todas as peças do quebra-cabeças. Uma parte mal encaixada pode desestruturar o equilíbrio da organização.

Nesse sentido, não adianta pensar apenas em um modelo de comunicado interno e na construção dos textos que você vai enviar para os colaboradores.

É preciso ir um pouco além e considerar estes aspectos da comunicação interna:

• Quão bem seus gestores se comunicam com os colaboradores?
• Qual é o grau de eficiência no diálogo entre as equipes?
• Quão adequada é a visão conjuntural dos colaboradores?
• Como dar passos consistentes rumo a um negócio com menos ruídos?

Como você viu, o caminho para uma melhor comunicação interna envolve não apenas comunicados eficientes, mas uma visão estratégica.

Nessa jornada, lembre-se de que você pode contar com a Conta Azul, uma plataforma de gestão que facilita a comunicação de todas as áreas do seu negócio, automatiza o controle financeiro, reduz os ruídos no diálogo com o contador e produz insights para que você possa deixar o operacional de lado e se concentrar em fazer a empresa crescer.