Equipe Conta Azul 
Sobre o que estamos falando?
- Há quatro funções administrativas básicas que todo empreendedor precisa conhecer e aplicar no negócio;
- Pode-se contar com colaboradores e ferramentas para reduzir tarefas e otimizar processos, mas a raiz e as decisões estratégicas são de responsabilidade do gestor;
- Ser dono de negócio não precisa ser sinônimo de dor de cabeça. Facilite sua gestão empresarial, seu planejamento estratégico e seu controle financeiro com a Conta Azul Pro: faça o teste grátis agora!
Planejamento, organização, direção e controle são os nomes dos quatro cavaleiros das funções administrativas. Se o empreendedor quer tomar as rédeas da sua empresa, precisa domar essas habilidades e ser estratégico nas suas decisões.
Os objetivos do negócio são definidos no seu planejamento estratégico. E eles só serão atingidos se os recursos forem organizados para isso. Mas não é só colocar o dinheiro e esperar o resultado, tudo precisa de uma direção. Por fim, o controle é o que mantém tudo em ordem.
Só que abrir uma empresa não vem com um manual completo e infalível de como administrar. Para ajudar você nesse aprendizado, preparamos um texto onde ensinamos os quatro conceitos e como devem ser aplicados de maneira prática.
Faça uma boa leitura!
Quais são as 4 funções da administração?
As funções administrativas do empreendedor são, como dissemos antes, quatro: planejar, organizar, dirigir e controlar. Todas elas estão presentes na gestão comercial, no planejamento financeiro e em qualquer outra área da empresa.
Elas servem de ferramentas para que o gestor possa administrar uma empresa e levá-la ao crescimento. Siga a leitura para entender mais sobre cada uma delas.
Planejamento
Planejar significa estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos se chegará a eles. Afinal, nenhum projeto é feito no improviso.
Uma empresa de logística precisa planejar rotas que otimizem o uso da gasolina e um restaurante precisa garantir produtos fresquinhos para seus chefes prepararem os pratos.
O projeto, o funcionamento da empresa e qualquer ponto é antes pensado e discutido, ou seja, criado pelo gestor e depois comunicado aos demais funcionários envolvidos. Além de questões internas, deve-se levar em conta, na hora de planejar, os cenários futuros do mercado.
Ao contrário do que muitos podem pensar, o planejamento não envolve apenas intuição do administrador. Ele precisa, primeiramente, estudar bastante o mercado e tentar embasar as suas projeções o máximo possível.
Claro que um profissional experiente terá melhor capacidade de interpretar os dados, mas o estudo da própria empresa e do mercado é sempre o ponto de partida do planejamento.
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Organização
E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. O que inclui definir de que maneira o projeto será feito e distribuí-lo entre os departamentos e profissionais correspondentes.
Imagina uma loja de música onde os discos de sertanejo estão misturados com o metal e longe do country. Numa situação como essa, você perde muitas oportunidades de venda. E se seu vendedor é DJ, vai tocar em uma festa, mas esqueceu de preparar a playlist?
Retrabalho, perda de oportunidade e decepcionar clientes são só alguns dos problemas de desorganização. Também entram em jogo a produtividade e a eficiência, isto é, fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível – sem prejudicar a qualidade de entrega, é claro.
Para essa função, obviamente, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização – individual e coletiva.
Visão sistêmica e um bom conhecimento sobre os processos produtivos do setor da empresa também são características essenciais.
Direção
Dirigir significa liderar. Ou seja, a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados.
Aqui, não estamos falando apenas de distribuir as tarefas, mas sim, de influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva.
Muitos administradores são brilhantes nas outras três funções, mas deixam a desejar nessa. É por isso que você já deve ter ouvido falar que nem todo administrador é um líder.
Para liderar, você vai precisar, sobretudo, de muita inteligência emocional, que é a capacidade de perceber as emoções dos outros e comunicar as suas.
É uma questão de fazer o possível para manter os colaboradores satisfeitos e executar um bom trabalho para fidelizar clientes, mas sem prejudicar as finanças da empresa.
Nesse quesito, quem vai ajudar é o endomarketing. Se trata de marketing voltado para dentro, para os colaboradores. Entenda melhor aqui.
Controle
Você planejou, organizou e delegou as tarefas aos seus colaboradores. Isso tudo não é garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos. Para isso, existe o controle. Essa é a função administrativa que verifica se as outras foram bem executadas.
Ele envolve a criação de padrões de desempenho, medição da performance atual, a comparação entre resultados e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho certo.
Para controlar a empresa, ajuda muito ter uma boa capacidade de análise, mas, assim como no planejamento, é fundamental se basear em números.
Quanto mais indicadores técnicos você tiver, melhores condições terá de fazer uma avaliação fidedigna da situação da empresa.
Mas lembre que a frieza dos números também pode enganar – use a sua capacidade de observação para interpretar as planilhas de gestão de processos ou sistema de controle financeiro para empresas.
Confira o guia completo de KPIs aqui!
Como equilibrar as funções de gestão?
Assim como há administradores que não têm perfil de liderança, como falamos anteriormente, há aqueles que sabem liderar e cativar como poucos a sua equipe, mas não têm organização o suficiente para colocar os projetos planejados em prática.
Ou então sabem organizar a produção muito bem, mas sofrem no controle, pois não sabem estabelecer e comparar parâmetros para saber se está tudo certo.
Sim, sabemos que é quase impossível ser o melhor em organizar, planejar, dirigir e controlar ao mesmo tempo. Portanto, procure trabalhar cada uma dessas capacidades para dar à sua empresa a estabilidade que ela precisa.
Além de buscar o aprimoramento nessas funções de gestão, lembre, ao começar um novo negócio, que você pode encontrar qualidades complementares em um possível sócio.
Essa é uma possibilidade interessante, que nem sempre é levada em consideração no início dos esforços para tirar a ideia do papel. Entre todas as funções do administrador (planejar, organizar, dirigir e controlar), vale a pena ter alguém para dividir as tarefas.
Conte com a tecnologia para aplicar as funções administrativas
Use uma plataforma de gestão integrada para facilitar a aplicação e o acompanhamento de todas as funções administrativas. A Conta Azul Pro é a sua melhor aliada para isso, pois conecta todos os setores e dados da sua empresa em apenas um lugar.
Planejar, organizar, dirigir e controlar fica muito mais fácil quando:
- Você consegue enxergar todos os recursos disponíveis para sua empresa. Isso inclui colaboradores, dinheiro, contas a pagar e a receber, estoque (você recebe um alerta se algum item estiver acabando) e negociações em execução;
- Notas fiscais, boletos e links de cobrança, notificação de inadimplência para clientes e dados para o contador e são emitidos e enviados automaticamente na hora certa;
- Corta-se o desperdício de tempo e dinheiro ao automatizar ou simplificar operações como conciliação bancária, emissão de relatórios e inúmeras mais que você nem sabia que podiam ser automáticas;
- É possível controlar o fluxo de caixa, estoque, vendas, desempenho de produtos e vendedores, e saber onde está cada centavo da sua empresa em tempo real;
- Você acompanha as vendas, o estoque e o fluxo de caixa a partir de qualquer lugar ao integrar essa incrível plataforma App Conta Azul de Bolso;
- E muito mais!