Tudo o que você precisa saber sobre ERP financeiro

O que acontece quando você precisa de uma informação simples do financeiro da sua empresa, como, por exemplo, saber quantos clientes faltam ainda não efetuaram o pagamento neste mês? Demora? Informações desencontradas? Estresse, porque a colaboradora que podia saber disso faltou e ninguém conseguia falar com ela?

Se isso acontece no seu negócio, é muito provável que seu financeiro seja controlado manualmente ou através de planilhas, o que ainda é algo comum entre a maioria das micro e pequenas empresas.

Para ter uma ideia, segundo a Pesquisa Fluxo de Caixa do Sebrae, que ouviu 1.000 Microempreendedores Individuais -MEIs, 50% deles registravam seus gastos em cadernos e apenas 21% no computador. O restante nem sequer fazia algum controle financeiro. Dá para acreditar?

Apesar disso, a notícia boa é que sim: o financeiro da sua empresa pode ser organizado através de um sistema ERP! Com ele, você pode controlar o seu negócio de onde estiver e sem depender de outras pessoas.

Para entender mais sobre o assunto, neste conteúdo, você verá os seguintes tópicos:

• O que é ERP financeiro? 
• Qual é a importância de um ERP financeiro para empresas? 
• Quem pode usar de um ERP financeiro?
• Principais funções de um ERP financeiro 
• 5 benefícios de um ERP financeiro 
• Como escolher o melhor ERP financeiro?
• Pensou em ERP financeiro? Pensou na Conta Azul!

O que é ERP financeiro?

Antes de falarmos o que é o ERP financeiro, é importante que você entenda primeiro o conceito de ERP. Essa é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, que significa, em português, Planejamento de Recursos Empresariais.

Se trata de um sistema que centraliza as informações dos principais setores de uma empresa, como:

• Comercial ou vendas;
• Estoque;
• Entradas e saídas, ou seja, fluxo de caixa;
• Fiscal e Contábil.

Alguns, inclusive, possuem até a funcionalidade para emissão de notas fiscais e gestão da folha de pagamento, como o da Conta Azul.

O principal objetivo do ERP é substituir as planilhas ou caderninhos para cada setor, já que basta acessar um único sistema para visualizar tudo o que acontece na empresa.

O ERP financeiro substitui o controle manual e fornece uma visão geral ao dono do negócio, só que voltado apenas para o setor financeiro da empresa, como o próprio nome já diz.

Com esse sistema, é possível, dentre outras coisas:

• Acompanhar as entradas e saídas da empresa, que tem impacto direto no fluxo de caixa;
• Ter a conciliação bancária automática;
• Identificar pagamentos e recebimentos.

De uma forma resumida, o ERP financeiro ajuda o dono da empresa a monitorar a saúde financeira do negócio, com base em dados reais.

Qual é a importância de um ERP financeiro para empresas?

Com certeza, você já passou por algumas dessas situações abaixo:

• Não conseguir identificar se recebeu ou não um pagamento;
• Esquecer de cobrar clientes e as datas de vencimento das contas da empresa, pagando até multas por isso;
• Pagar a mesma conta mais de uma vez;
• Ter levado horas após um grande volume de vendas, final de ano por exemplo, para organizar os recebimentos.

Fazendo a gestão do seu setor financeiro com um ERP, isso dificilmente irá acontecer. Afinal, o fluxo de caixa e a conciliação bancária são automáticas e atualizadas em tempo real.

Assim, você economiza tempo, dinheiro e energia, até porque é bastante desgastante organizar o financeiro de uma empresa com lápis e papel.

Além disso, o risco de falhas manuais e retrabalho é bem menor.

Quem pode usar de um ERP financeiro?

Se você achava que um ERP financeiro era apenas para grandes empresas, pode esquecer esse pensamento.

Todo e qualquer negócio, independente do tamanho ou nicho de atuação, pode contar com o auxílio de um ERP para fazer a gestão do setor financeiro.

E, quando falamos das micro e pequenas empresas, essa necessidade é ainda maior, uma vez que nos negócios menores é dono quem faz praticamente de tudo um pouco.

Dessa forma, com um ERP financeiro várias tarefas manuais são automatizadas, sobrando mais tempo para que o empreendedor cuide das estratégias do negócio, como planejamento das promoções.

Principais funções de um ERP financeiro

Até aqui, você já entendeu o conceito, qual a importância desse sistema e quem pode utilizá-lo. Mas, na prática, o que faz um ERP financeiro?

A principal função dele é integrar as movimentações financeiras que acontecem na empresa com os outros setores.

Além disso, esse sistema:

• Centraliza os dados dos recebimentos da empresa em um único local, o que é bem importante para que possui um loja física e também vende pela internet;
• Emite notas fiscais de forma simples e rápida;
• Recebe atualizações do estoque de forma automática;
• Possibilita a geração de relatórios variados sobre as movimentações financeiras da empresa. Por exemplo, se você quiser saber quantas contas você deve receber em uma semana, basta verificar no ERP financeiro, sem precisar contar uma a uma;
• Pode ser integrado com a contabilidade da empresa, como o ERP da Conta Azul;
• Ajuda no controle da inadimplência, já que é muito mais fácil e rápido saber quem pagou o que e cobrar os seus clientes.

Com tudo isso, o setor financeiro da sua empresa fica muito mais organizado e, os seus colaboradores, mais produtivos.

Quer conhecer mais como funciona a parte do financeiro do sistema ERP da Conta Azul? Se sim, é só clicar aqui!

5 benefícios de um ERP financeiro

1. Redução de custos

Você sabe dizer, exatamente, o valor dos custos fixos da sua empresa dentro de um mês? Ou então, quais são as despesas mais altas e o que vale a pena reduzir?

Através de um ERP financeiro você pode visualizar essa e outras informações relacionadas aos custos da sua empresa, de forma clara.

Além disso, com um sistema como este, você fica livre do pagamento de multas por atraso no pagamento das contas e consegue reduzir a inadimplência, já que fica mais fácil acompanhar os seus recebimentos.

2. Segurança de dados

As informações financeiras de uma empresa são muito importantes e precisam ser armazenadas de forma segura.

Com um ERP financeiro, você não arrisca perder os dados por problemas no computador ou, porque alguém com más intenções apagou ou desconfigurou suas planilhas.

Afinal, para ter acesso ao sistema, é necessário ter login e senha.

3. Ajuda no controle do estoque 

O ERP financeiro pode ser integrado diretamente às movimentações que acontecem no estoque. Dessa forma, a baixa de cada produto que sai ou entra é feita de forma automática no setor financeiro.

Com isso, você consegue acompanhar o estoque não apenas em termos de quantidade, como também em relação aos valores gastos com matérias-primas e/ou produtos.

4. Mais rapidez e agilidade ao tomar decisões 

“Tomada de decisão” é uma expressão bastante utilizada quando se fala de gestão. Mas, na prática, qual é a relação disso com o ERP financeiro?

Bom, vamos lá.

Nas micro e pequenas empresas, o dono do negócio é o responsável por tomar as decisões, ou seja, decidir sobre tudo do negócio, desde a compra de um novo equipamento até o que deve ou não ir para as redes sociais.

Só que, para decidir sobre algo, o empreendedor precisa ter acesso a informações.

No caso da compra de matérias-primas, por exemplo, ele precisa saber pelo menos:

• Como está o caixa da empresa, se tem ou não dinheiro para a compra;
• A real necessidade de adquirir mais produtos, com base nas vendas atuais.

Porém, sem um ERP financeiro, seria preciso consultar os vendedores, olhar os extratos bancários e verificar as contas a pagar. Isso levaria bastante tempo, concorda?

Agora, com esse sistema, bastam apenas poucos cliques para ter essa informação, o que agiliza e simplifica o processo da tomada de decisão.

5. Conciliação financeira 

A conciliação financeira é basicamente a verificação entre o que está registrado no caixa da empresa com as saídas e entradas que realmente aconteceram no dia a dia.

Nas micro e pequenas empresas, gerenciar esse processo é um verdadeiro desafio, já que nem sempre o dono da empresa, devido a tantas atividades, consegue acompanhar de perto cada uma dessas movimentações.

E, à medida que a empresa cresce, esse desafio também aumenta.

Daí a importância de se ter um ERP financeiro desde cedo, pois todas as entradas e saídas são registradas em um único local e a conciliação financeira é feita de forma automática.

Como escolher o melhor ERP financeiro?

O melhor ERP financeiro é aquele que atende às necessidades da sua empresa.

Mas, para escolher o que realmente melhor se adapta à realidade da sua empresa, é interessante seguir alguns passos:

1. Analisar a situação atual do setor financeiro a fim de levantar os principais problemas, como ter dificuldades para identificar um pagamento via Pix Cobrança.
2. Identificar quais processos financeiros são feitos manualmente, como a conciliação financeira;
3. Verificar quanto você pode investir na contratação de um ERP financeiro, tanto em relação a dinheiro quanto em termos de tempo disponível. Afinal, um ERP é pode transformar o seu negócio, mas precisa do seu empenho e do engajamento da sua equipe;
4. Dar preferência aos fornecedores com soluções online, ou seja, na nuvem, que dispensam instalação e permitem que você monitore o financeiro da empresa de onde estiver;
5. Observar como é o suporte oferecido pelo fornecedor, já que pode ser necessário tirar dúvidas sobre o uso do ERP no dia a dia.

Outro ponto importante é ver o site e redes sociais dos fornecedores, verificando o que dizem os comentários de seguidores e também depoimentos de pessoas que utilizam o sistema, caso tenha.

Pensou em ERP financeiro? Pensou na Conta Azul!

O dia a dia do empreendedor é bem corrido e nós sabemos disso.

Muitas vezes, é ele quem faz a compra das mercadorias e/ou matérias-primas, atende os clientes, prepara as postagens das redes sociais e ainda precisa arrumar tempo para pensar na parte estratégica do negócio, como as promoções.

Quando o negócio está no início, é bem mais fácil cuidar de tudo isso e ainda dar conta de organizar o financeiro. Porém, à medida que a empresa cresce, o caderninho e as planilhas não são suficientes e alguns problemas começam a aparecer, como:

• Dificuldades em fazer a conciliação bancária e fiscal;
• Dúvidas, seja na hora de cortar uma despesa ou até em investir em um equipamento;
• Pagamentos atrasados ou duplicados;
• Muito tempo perdido tentando descobrir aonde foi parar um determinado valor;
• Inadimplência;
• Falta de controle dos recebimentos.

Infelizmente, o resultado de tudo isso não poderia ser outro: tempo, energia e dinheiro perdidos, além do estresse. Mas, com a Conta Azul, tudo isso pode mudar!

Nosso ERP centraliza as informações dos setores mais importantes da empresa, como vendas, estoque e fluxo de caixa em um único sistema, integrando todos eles ao financeiro e à contabilidade. Ou seja, tudo acontece de forma automática, em tempo real!

Então, assim que uma venda é feita, automaticamente é dado baixa no estoque e o financeiro já reconhece essa saída, junto com a contabilidade. Dessa forma, você não se perde mais no extrato bancário e nem precisa mais perder várias horas tentando descobrir o que aconteceu no caixa.

E o que mais eu posso fazer com a Conta Azul? 

Com a Conta Azul, você também pode gerar vários relatórios importantes e fáceis de entender, como produtos mais vendidos, despesas e os lançamentos do fluxo de caixa.

E, para facilitar ainda mais a rotina do dono do negócio, através do ERP da Conta Azul, você emite notas fiscais, envia orçamento e propostas personalizadas.

Além de tudo isso, com a solução de cobranças da Conta Azul, você pode até vender online sem ter site e oferecer parcelamentos em até 12 vezes, sem precisar de maquininha de cartão.

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