Como diminuir os gastos de sua empresa em 6 passos

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Empreender e conquistar a independência financeira é o sonho de muitos profissionais. Ao mesmo tempo, porém, estamos frequentemente acompanhando roteiros com finais um tanto frustrantes. A pessoa tem a ideia, se empolga, abre o negócio, começa a patinar e acaba encerrando precocemente as atividades. Uma das causas desses fechamentos é a falta de gestão da saída de recursos do caixa. Muitos gestores não sabem como diminuir os gastos.

Para ajudar você nessa tarefa, elaboramos um passo a passo com dicas valiosas. Confira!

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1) Implante uma cultura de gerenciamento de gastos

Antes de adotar qualquer medida direta na gestão, o primeiro passo a ser dado é desenvolver entre os colaboradores uma cultura de gerenciamento de gastos, seja qual for o tamanho da equipe. Começar por isso é fundamental, porque sem o apoio das pessoas você dificilmente conseguirá implementar qualquer prática de contenção de despesas, pois são elas que estão no dia a dia, lidando com materiais e processos.

A principal mensagem refere-se à otimização e ao envolvimento de todos nesse processo. Para que isso fique bem claro e não gere ruídos, explique bem os motivos. A equipe precisa entender que isso não é algo ruim, mas, sim, benéfico e tem a ver com sustentabilidade e precaução. A finalidade é manter a saúde da empresa e promover um ambiente organizado.

2) Contrate um contador

Você deve estar se perguntando: se estamos falando em cortes de custos, qual o sentido de falar na contratação de um contador? É simples. Contar com esse profissional não é um gasto, mas, sim, um investimento que, mesmo sendo relativamente alto, proporcionará ganhos a longo prazo.

Ter a ajuda de um especialista é fundamental, mesmo que existe na equipe alguém com conhecimento em finanças. Um contador pode enxergar erros no seu planejamento financeiro que ninguém ainda havia visto, o que, no futuro, poupará sua empresa de prejuízos e gastos desnecessários.

3) Gerencie os gastos básicos

A partir de uma cultura criada e bem enraizada, você consegue avançar para o próximo passo, que é melhorar o gerenciamento de alguns gastos básicos, como energia elétrica, água, Internet e telefone. Todos esses elementos são imprescindíveis para a empresa, porém, nem por isso podem ser utilizados de forma descontrolada. Alguns cuidados fazem toda a diferença na conta no fim do mês.

Entre as atitudes a serem tomadas, aproveite melhor a luz solar, instale lâmpadas de LED, mantenha as luzes de corredores e salas vazias apagadas, desligue o computador e demais aparelhos elétricos quando sair para almoçar ou for para casa. Analise o uso do telefone e da Internet, procure planos mais baratos e adequados à sua realidade. Outra medida simples é incentivar o uso de canecas para o café, evitando o uso de copos descartáveis.

Essas e outras atitudes geram economia e também possuem outro aspecto: o do meio ambiente. Deixe claro para os colaboradores que a adoção dessas medidas tem forte apelo voltado ao uso sustentável e de preservação dos recursos naturais do planeta, o que reflete em uma imagem positiva do seu negócio perante o público.

4) Implemente um sistema de gestão

Em paralelo à cultura desenvolvida junto aos funcionários e às medidas de contenção, implemente um software de ERP (Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento dos Recursos da Empresa). Trata-se de uma solução que permite gerenciar os dados de todos os setores de uma empresa de maneira integrada. Esta ferramenta possibilita o fluxo de informações de forma consistente, pois as etapas se completam e os processos se tornam mais claros.

Em relação aos gastos, o ERP gera economia porque elimina a necessidade de ter um sistema exclusivo para cada área e reúne tudo em apenas um lugar. Além disso, a integração ainda otimiza e agiliza os processos, já que os setores disponibilizam nele seus dados e não precisam ficar solicitando uns aos outros. Se a comunicação quiser imprimir uma revista para os funcionários, por exemplo, pode ir direto no sistema consultar a quantidade de colaboradores e os endereços, em vez de pedir essas informações para o RH.

5) Analise a tributação da empresa

Concordando ou não com a cobrança, impostos acabam por consumir uma parte significativa de sua arrecadação. Por isso, é necessário saber lidar com eles e tentar adequá-los à sua realidade. Destacamos isso por ainda ser comum ver empresas pagando mais caro por terem optado por um regime de tributação inadequado para o seu negócio.

Para saber qual regime é mais apropriado, procure seu contador e simule os gastos do seu negócio nos regimes de lucro presumido, lucro real e simples nacional, pois cada um conta com alíquotas e deduções próprias que são muito diferentes de uma empresa para outra. Essa preocupação é fundamental porque uma escolha errada joga dinheiro pelo ralo.

6) Avalie a contratação e a demissão de funcionários

Para contratar ou demitir um funcionário, o gestor não deve agir por impulso. Tudo precisa ser feito a partir de uma análise da situação da empresa e muito planejamento. Ao agregar um profissional à equipe, avalie o momento do negócio e se isso é realmente necessário, além de considerar os custos, como treinamento e adaptação dele à vaga.

Se estiver pensando em demitir alguém, tome o mesmo cuidado. Considere que você terá custos com direitos trabalhistas, por exemplo. Antes de fazer isso, veja se não há a possibilidade de realocar esse profissional ou ter seu espaço redefinido.

Acreditamos que seguindo esse passo a passo você conseguirá reduzir os gastos de sua empresa e garantir a sua saúde financeira por muito tempo. Assim, queremos também ampliar o debate e ouvir suas experiências. Então, qualquer dúvida ou sugestão, é só enviar nos comentários que teremos prazer em ajudar!

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