Receba em dia e reduza a inadimplência com a régua de cobrança automatizada da Conta Azul

A régua de cobrança automatizada é uma alternativa cada vez mais valorizada pelas empresas que desejam reduzir a inadimplência e aumentar a chance de receber em dia de seus clientes. Com ela, é possível evitar prejuízos e garantir um controle melhor do processo de recebimento.

Se você não conhece as possibilidades dessa ferramenta, saiba que ela vai muito além de uma simples mensagem de lembrete de pagamento. Na verdade, é uma solução completa e prática para otimizar o controle das contas a receber e melhorar a experiência dos clientes.

Neste texto, vamos mostrar o que você precisa saber para impulsionar a gestão do seu negócio com uma boa régua de cobrança automatizada. Acompanhe e veja como maximizar suas possibilidades com tudo que o ERP da Conta Azul oferece. Boa leitura!

Por que apostar na régua de cobrança automatizada da Conta Azul? 

A régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira que ajuda as empresas a manterem os recebimentos em dia e diminuírem os índices de inadimplência. Ela cria um fluxo de mensagens que são enviadas aos clientes por diferentes canais, geralmente antes e depois do vencimento de uma cobrança.

No mercado, até existem exemplos de régua de cobrança manuais. Entretanto, é inegável que só a automatização confere toda a eficiência e praticidade que o empreendedor precisa para a melhorar a gestão de cobranças.

Com a régua de cobrança automatizada da Conta Azul, você não precisa criar as mensagens à mão e enviá-las para cada cliente de forma individual. Essa funcionalidade permite que você programe o envio de notificações para:

• A segunda-feira da semana do vencimento;
• O dia em que a conta vence.

Os lembretes de vencimento da Conta Azul podem ser enviados por e-mail, SMS e WhatsApp – com liberdade para escolher entre encaminhá-los por todos esses meios ou só por alguns deles. E o melhor é que só é cobrada uma taxa quando há a compensação do pagamento pelo cliente – ou seja, você não paga nada para emitir as mensagens.

Além de escolher os melhores canais de comunicação, você pode melhorar a experiência dos seus clientes ao enviar um link de pagamento junto à mensagem, facilitando o acesso deles a essa cobrança.

Outra vantagem é que você pode escolher entre três meios de pagamento, de acordo com o que atende melhor ao seu negócio e ao seu público:

• Boletos: emita boletos registrados de acordo com as regras da Febraban, com a opção também de pagamento por meio de QR Code Pix e emissão automática de boletos recorrentes. Você pode escolher receber pela Conta Azul ou pelos principais bancos do mercado;
• Pix Cobrança: tem como vantagem o recebimento dos valores de forma mais rápida do que um boleto. Porém, você conta com a mesma segurança e a possibilidade de configurar data de vencimento, multas e juros;
• Cartão de crédito (via link): com essa modalidade de pagamento, você não precisa de maquininha, pode vender em até 12 vezes e o recebimento é antecipado para sua empresa. Outra vantagem é o fato de poder aceitar todas as bandeiras de cartão de crédito, dando mais opções aos seus clientes.

E já que a régua de cobrança automatizada é uma das funcionalidades da solução de cobranças da Conta Azul, os benefícios não param por aí. Ao usar essa ferramenta, você pode otimizar sua gestão de cobranças, com vantagens como:

• Controle dos recebimentos;
• Conciliação com vendas e financeiro na Conta Azul Pro;
• Acompanhamento do status de cada cobrança (saber se o cliente a recebeu e visualizou);
• Sem arquivos de remessa e retorno (a baixa e conciliação são automáticas sempre que seu cliente pagar, sem custo por reemissão e cancelamento);
• Automatização de cobranças recorrentes.

Você também pode se interessar: 7 exemplos de mensagem de cobrança para clientes para enviar no WhatsApp

Como automatizar sua régua de cobrança com a Conta Azul: veja o passo a passo

Para utilizar a régua de cobrança da Conta Azul, você precisa ser cliente da Conta Azul Pro e se cadastrar na solução de cobranças. As primeiras ações que você deve fazer são:

• Verificar se os dados da empresa estão corretamente preenchidos no ERP. Para isso, clique em “Configurações e Plano” e depois em “Dados da empresa” no menu superior direito;

• Conferir se a conta PJ está cadastrada corretamente, acessando o menu à esquerda e clicando em “Financeiro > Cadastros > Conta PJ e Cobrança”:

Caso ainda não esteja cadastrado, entenda como ativar e cadastrar a senha de transação da sua Conta PJ e Cobranças da Conta Azul.

A seguir, preencha os dados solicitados e configure as informações sobre juros e multas. Em cerca de 5 minutos o cadastro será avaliado, e você já pode começar a usar.

Para criar a sua régua de cobrança automatizada, você deve gerar uma venda ou conta a receber. Lembrando que a ativação do envio de lembretes de vencimento só pode ser feita no momento da emissão da cobrança. Se ela já tiver sido gerada, você terá que cancelar e criar uma nova.

Como criar régua de cobrança por meio de uma venda

Após criar a venda, no menu à esquerda, acesse Vendas > Vendas e Orçamento e clique sobre a venda. Na próxima tela, em Informações Financeiras, clique em Ações > Gerar cobrança, selecione o meio de cobrança (Boleto ou Pix Cobrança das Cobranças da Conta Azul).

Em Lembretes de vencimento, selecione o pacote ideal, informe os dados de contato e clique em “Emitir Cobrança”.

Como criar régua de cobrança no “Contas a receber”

No menu à esquerda, Acesse Financeiro > Contas a Receber. Encontre o lançamento, clique em Ações > Gerar cobrança.

Na próxima tela, em “Lembretes de vencimento”, clique na caixa de seleção que deseja > Preencha as informações de contato e clique em “Emitir cobrança”.

Como criar régua de cobrança para cobranças recorrentes

No menu à esquerda acesse Vendas > Contratos > Novo Contrato. Preencha os dados em tela e clique em Salvar.

No campo “Configuração de envio automático”, selecione as opções:

• Enviar fatura da venda;
• Emitir e disponibilizar a cobrança escolhida com vencimento no __º dia de cada mês;
• Configurar lembrete de vencimento das cobranças.

A seguir, selecione o formato para envio dos lembretes, informe os dados de contato e clique em Salvar.

Veja mais: Modelo amigável e passo a passo de carta de cobrança

Como funciona a régua de cobrança automatizada da Conta Azul?

Como mostramos no tópico anterior, você pode optar por ativar a régua de cobrança automatizada após gerar uma cobrança. Na Conta Azul, elas podem ser emitidas de duas formas:

• Com boleto, Pix Cobrança e cartão de crédito (via link), por meio da solução de cobranças da Conta Azul;
• Com boleto registrado gerado pelo seu banco.

Os lembretes de vencimento enviados apenas por e-mail e gerados a partir de cobranças de qualquer natureza continuam sendo gratuitos.

Já para cobranças geradas pela solução de cobranças da Conta Azul – seja boleto, Pix Cobrança ou cartão de crédito (via link) – há dois pacotes disponíveis.

Enquanto um contempla mensagens enviadas por e-mail e SMS, o outro inclui notificações enviadas por e-mail, SMS e WhatsApp. Clique aqui para ver os valores de cada serviço.

As mensagens são enviadas na semana do vencimento e no dia do vencimento, às 5h para e-mail e WhatsApp e às 8h para SMS. Elas seguem um modelo padrão – portanto, o texto não é personalizável.

Após ativar a régua de cobrança, você pode visualizar se a notificação já foi enviada e lida. Para isso, clique sobre a venda e, em “Envio da venda”, aparecerá o e-mail que recebeu a mensagem, o status do envio e a hora do último evento.

Para os lembretes enviados apenas por e-mail, também é possível ver a situação do envio em Vendas > Vendas e orçamentos. Ao encontrar a venda, você passa o mouse sobre o ícone:

• Caso apareça o ícone de envelope fechado, significa que seu cliente não visualizou o e-mail:

• Caso apareça o ícone de envelope aberto, significa que seu cliente visualizou o e-mail:

A Conta Azul ajuda você do estoque ao financeiro! 

Mais do que um lembrete de vencimento para cliente, a régua de cobrança automatizada da Conta Azul integra a Conta Azul Pro, que é um sistema de gestão completo. Com ele, você economiza dias de trabalho e promove uma administração muito mais simples e eficiente para o seu negócio.

Esse ERP online permite gerar cobranças em diferentes meios, emitir notas fiscais, acompanhar os status de pagamento dos clientes e integrar a organização financeira empresarial aos demais setores da empresa.

Por exemplo, sempre que um cliente realiza um pagamento, independentemente do banco ou modo de pagamento, os recebimentos são conciliados de forma automática com as suas transações e contas a receber.

As funcionalidades ainda vão além. Elas integram a gestão de clientes, todo o controle de vendas, contratos recorrentes, produtos e estoque, contas a pagar e receber, conciliação bancária com importação automática do extrato e muito mais.

Simples, seguro e de fácil implementação, nosso software de gestão financeira empresarial automatiza as rotinas essenciais para todo dono de negócio. Ele organiza suas informações e garante muito mais controle, tempo e previsibilidade para você tomar decisões assertivas e escalar o seu negócio.

O melhor é que você pode gerir e monitorar a sua empresa a qualquer hora e lugar. Isso graças ao Conta Azul de Bolso. Nele, é possível visualizar suas vendas, estoque e toda a parte financeira. Além disso, pode gerar propostas personalizadas em qualquer dispositivo móvel e enviá-las aos futuros clientes.

Quer aproveitar as possibilidades da nossa régua de cobrança automatizada e impulsionar o seu negócio com a Conta Azul Pro? Então clique aqui e faça um teste grátis!