Equipe Conta AzulSobre o que estamos falando?
- O lembrete de vencimento para cliente é uma forma efetiva de cobrar e evitar inadimplência;
- Saber como aplicá-lo é essencial para que sua empresa receba os valores devidos no prazo, evitando problemas ligados à desorganização, imprevistos ou esquecimentos;
- Neste artigo, você vai entender melhor o que é lembrete de vencimento, suas vantagens, como utilizá-lo e otimizá-lo com o apoio da Conta Azul.
Devo, não nego, pago quando puder é uma frase famosa quando o assunto é inadimplência. Porém, nem sempre ela nasce da má vontade — também há situações como esquecimento ou imprevistos. E o lembrete de vencimento para cliente é uma forma polida de reforçar a cobrança.
Quando esse aviso de inadimplência é automático, otimiza-se a cobrança, além de melhorar a conexão com o público. Afinal, constrangimentos são evitados e a comunicação direta fica apenas para assuntos mais agradáveis.
Quer entender mais sobre como enviar os lembretes de vencimento para cliente, conhecer mecanismos automáticos e os melhores canais? Então siga com a leitura, pois o que temos abaixo pode ser a solução para a inadimplência do seu público.
Confira os tópicos:
- O que é um lembrete de vencimento para cliente?
- Por que usar lembretes de vencimento?
- Formas de lembrar o cliente de efetuar o pagamento
- Qual a melhor forma de escrever as mensagens de cobrança?
- Automatize o envio de lembretes de vencimentos
O que é um lembrete de vencimento para cliente?
A mensagem de lembrete de vencimento para cliente é uma comunicação utilizada para alertar o consumidor sobre a proximidade da data para pagar sua fatura.
Ela é geralmente feita em formato de texto. Sua emissão pode ocorrer em diferentes canais, sendo os principais deles o SMS, WhatsApp e e-mail (falaremos mais sobre o assunto nos próximos tópicos).
Como estamos tratando sobre um lembrete, o ideal é que a primeira mensagem de cobrança seja feita antes da data de vencimento de uma fatura. Assim, o cliente poderá se programar para quitar a obrigação.
Entretanto, caso o pagamento não seja feito antecipadamente, a comunicação também pode ser realizada no dia do vencimento e, em caso de inadimplência, depois dele, alertando para a necessidade de regularização.
Por que usar lembretes de vencimento?
Muitas pessoas possuem problemas de organização financeira. Com isso, acabam se perdendo nos prazos e esquecendo pagamentos. Esse é o tipo mais comum de cliente inadimplente.
Também temos aquelas que não pagam em dia por falta de dinheiro. São pessoas bem intencionadas, mas que podem estar enfrentando algum contratempo. Ou, até mesmo, dependendo de pagamentos dos próprios clientes para cumprir seus deveres com os fornecedores.
Por fim, também existem as pessoas mal intencionadas, sem o menor interesse de quitar as dívidas. É desconfortável, mas é a realidade.
Em todos os casos, o lembrete de vencimento para cliente estimula o pagamento. Para os esquecidos, é uma solução imediata; já para os que enfrentam problemas financeiros legítimos, é uma forma de auxiliar na organização dos pagamentos das contas.
Para os mal-intencionados, é uma forma de mostrar que a cobrança está sendo feita de forma justa e respeitosa, conforme disposto no Código de Defesa do Consumidor.
Portanto, as causas da inadimplência podem ser várias e o lembrete ajuda com boa parte delas. Principalmente quando os clientes só esqueceram o pagamento, o efeito costuma ser imediato. Entenda melhor as vantagens:
Diminuir os atrasos e a inadimplência
Ao manter os consumidores informados sobre suas obrigações financeiras iminentes, as chances de esquecimento ou negligência diminuem significativamente. Dessa maneira, quando você ajuda a facilitar a organização do cliente, a empresa consegue reduzir a quantidade de pagamentos atrasados e a inadimplência.
Reduzir custos com cobrança
Processos de cobrança podem ser caros, envolvendo desde despesas administrativas, até custos legais em casos mais extremos. Ao encorajar o pagamento pontual por meio do lembrete de vencimento para cliente, a empresa acaba diminuindo a necessidade de ações de cobrança intensivas e, consequentemente, consegue reduzir esses custos.
Dar comodidade aos clientes
Procurar boleto em e-mail antigo, entrar em site de cobrança ou até organizar calendário de pagamentos é trabalhoso, fora o tempo desperdiçado. Os lembretes de pagamento entregam os boletos e links de cobrança na mão dos clientes, otimizando o seu tempo. Isso porque ninguém quer demorar mais do que o necessário pagando uma conta.
Ajudar seu cliente a não pagar juros
Atrasos resultam em juros, multas, cessão de atividades e outros problemas. Ao manter o seu cliente com a memória fresca sobre os pagamentos, você colabora para que ele não enfrente essas situações desconfortáveis e que causam prejuízos financeiros.
Formas de lembrar o cliente de efetuar o pagamento
Confira, abaixo, algumas formas de manter o cliente informado sobre a proximidade do seu pagamento:
SMS
A cobrança por mensagens telefônicas do tipo SMS são bastante comuns e não dependem da conexão do seu cliente à internet, o que é com certeza uma grande vantagem. Mas, para isso, o recado precisa ser direto e claro para ser efetivo.
Só que há dois grandes problemas nesse meio de cobranças. Primeiro, quase ninguém mais usa esse recurso para se comunicar. Segundo, há muitos golpistas que usam o SMS como forma de phishing, ou seja, roubo de dados. Como resultado, o público tende a ignorar as mensagens.
O WhatsApp é a forma mais certeira para ter sua cobrança visualizada. Afinal, é um dos meios usados por mais de 79% dos brasileiros para se comunicar com as marcas, segundo pesquisa da Opinion Box.
Se houver formas de enviar o link de pagamento na mensagem ou até mesmo a possibilidade de transferência via app, este recurso fica ainda mais interessante para o cliente.
O correio eletrônico é um meio bastante efetivo de cobrança. No entanto, ele precisa ser usado de forma estratégica. Linguagem adequada e frequência são ingredientes que transformam uma campanha de cobrança por e-mail em sucesso ou fracasso.
Qual a melhor forma de escrever as mensagens de cobrança?
Escrever o lembrete de vencimento para cliente de forma adequada é fundamental para manter um bom relacionamento com os consumidores, já que a abordagem correta pode incentivar o pagamento sem criar atritos ou desconforto.
Uma comunicação eficaz precisa ser clara, respeitosa e profissional, garantindo que o cliente entenda a importância do pagamento, mas sem se sentir pressionado ou acuado.
Tenha em mente que a forma como as mensagens de cobrança são escritas pode influenciar diretamente na percepção dos consumidores sobre a empresa e na sua disposição em resolver a pendência financeira. Veja nossas dicas:
Seja amigável e assertivo
A chave para uma mensagem de cobrança eficaz é encontrar o equilíbrio entre ser cordial e direto. Mostre empatia pela situação do cliente, mas seja firme quanto à necessidade de pagamento.
Se houver boleto, QR code ou link de pagamento, envie junto com a mensagem
Facilite o máximo possível para o cliente realizar o pagamento. Ao incluir um boleto, QR code ou link direto para pagamento na mensagem de cobrança, você remove barreiras e torna o processo mais rápido e menos burocrático.
Use linguagem positiva
A linguagem positiva incentiva a ação sem criar um ambiente negativo. Evite termos que possam parecer ameaçadores ou muito formais, como “não pode”, “não fez” e “você tem que”, optando por frases que incentivem a cooperação.
Seja claro sobre as multas por atraso
O cliente deve estar ciente das consequências do não pagamento, incluindo multas e juros por atraso. Trata-se de um reforço para o consumidor pagar pontualmente. Lembre-se que a informação deve ser comunicada de forma clara e direta, mas não em tom negativo.
Personalize a mensagem conforme o momento da cobrança
Antes do prazo, envie uma mensagem amigável nos primeiros dias após o fechamento da fatura, mostrando cuidado com a situação financeira do cliente e desejo de ajudá-lo a evitar juros por atraso.
Já no dia do vencimento, faça um alerta final para o consumidor não perder o prazo, mantendo o tom amigável. Após o vencimento, a mensagem pode ser mais direta, informando sobre a fatura em aberto e mostrando disposição para dar suporte na negociação e no pagamento.
Automatize o envio de lembretes de vencimentos
Os lembretes de vencimento têm a função de facilitar a cobrança. Mas, para que isso realmente aconteça, é essencial automatizar esse processo. Dessa forma, você economiza tempo e ainda evita o risco de erros manuais.
Com a Conta Azul Pro, você pode programar o envio de mensagens de cobrança para dois momentos do mês: uma semana antes e no dia do vencimento. Essa funcionalidade, além de evitar o desgaste de cobrar os clientes, ajuda a reduzir a inadimplência em até 20%.
Para quem emitiu a cobrança por Pix, Boleto ou Cartão de Crédito via link, é possível enviar os lembretes por e-mail de forma gratuita. Já para cobranças por Pix e Boleto emitidas pela solução de cobranças da Conta Azul, há a opção de um conjunto de mensagens de SMS, e-mail e WhatsApp.
Além de todos esses benefícios na gestão das contas a receber, um ERP online como a Conta Azul Pro permite que você faça a gestão financeira de forma simples e que você integre todas as áreas da sua empresa.
Isso significa que, quando você faz uma venda e gera uma nota fiscal:
- O registro vai para o financeiro;
- O estoque é atualizado;
- Uma “conta a receber” é criada, e você pode monitorar o prazo de pagamento;
- A venda é contabilizada no fluxo de caixa e em relatórios que você pode emitir com poucos cliques;
- A conciliação bancária pode ser acionada;
- O contador recebe todos os dados para criar balancetes, relatórios e fechar o mês rapidinho, sem contratempos e troca de papelada.
