Lidando com notas fiscais denegadas: soluções e melhores práticas para evitar a irregularidade

Muita gente pode se assustar ao ter uma nota fiscal denegada. Isso acontece quando a nota é bloqueada, não podendo mais ser utilizada. E não tem volta: uma vez denegada, a nota fiscal não pode ser corrigida e perde sua validade — impossibilitando seu uso.

Mas não precisa se desesperar: é possível evitar que suas notas fiscais sejam denegadas. Caso isso aconteça, continue a leitura para descobrir como resolver esse problema. Neste conteúdo, você também saberá:

• O que é uma nota fiscal denegada?
• Quais os motivos para a denegação de notas fiscais?
• O que fazer quando a nota fiscal for denegada?
• Qual a diferença entre nota fiscal renegada e nota fiscal rejeitada?
• Quais consequências que a nota fiscal denegada pode trazer para sua empresa?
• Como se prevenir para evitar a denegação da nota fiscal?

O que é uma nota fiscal denegada?

A nota fiscal denegada é uma NF que foi bloqueada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). Isso acontece quando a instituição percebe algum tipo de irregularidade com o cadastro do emissor ou do destinatário dessa nota fiscal.

E, infelizmente, não tem volta. Uma vez denegada, não é mais possível corrigir a nota e ela se torna inválida, não podendo mais ser utilizada — da mesma forma que acontece quando cancelamos uma NF.

Não há como saber desse problema de antemão, já que a notificação da Sefaz denegando a nota só chega depois que ela for emitida e sua autorização for solicitada.

Se sua NF for denegada, é preciso entender que, mesmo se tornando inválida (sem valor fiscal), ela ainda precisa ser registrada junto à contabilidade e armazenada por 5 anos.

Apesar de ser uma situação comum, isso não pode se tornar frequente na sua empresa. Vamos te ensinar como evitar e contornar o problema!

Quais os motivos para a denegação de notas fiscais?

Você já entendeu que a Sefaz denega uma nota fiscal quando percebe algum tipo de irregularidade com o cadastro do emissor ou do destinatário dessa nota fiscal. Isso é para evitar a sonegação de impostos e a concorrência desleal, além de aumentar o controle da Sefaz sobre as operações das empresas.

Mas também é importante saber identificar os principais motivos de irregularidades que levam uma nota fiscal a ser denegada pela Sefaz

Como já explicamos, a irregularidade pode estar no emissor da nota, ou seja, na empresa vendedora, ou no receptor da nota, que é o cliente. Também pode acontecer de haver um problema no número da NF.

O mais comum é haver problemas na Inscrição Estadual de alguma das empresas envolvidas, ou seja, quando aquele CNPJ está suspenso, cancelado, em processo de baixa (sendo fechado) ou já baixado.

Se a empresa estiver com alguma irregularidade fiscal (devendo impostos à Receita, por exemplo), ela também pode ter problemas com o CNPJ.

Além destes motivos mais comuns, a nota fiscal pode ser denegada caso haja erros como duplicidades, cálculos incorretos, informações desencontradas, assinaturas digitais inválidas etc.

Outro motivo que pode gerar a denegação é tentar usar o mesmo número de uma NF que já tenha sido denegada antes. Como já explicamos, uma vez que a nota fiscal é denegada, ela perde sua validade, como se tivesse sido cancelada, e aí é preciso fazer uma NF nova. Portanto, se alguém tentar usar a mesma numeração de antes, terá problemas.

O que fazer quando a nota fiscal for denegada?

Será necessário resolver o problema que causou o processo de denegação. Por exemplo, se a empresa está devendo impostos, será preciso acertar a conta com o Fisco e normalizar a situação cadastral, para só então poder emitir uma nota fiscal nova, que será aprovada pela Sefaz.

E, como o prazo para regularização varia em cada caso e estado brasileiro, o tempo para resolver o problema também não é sempre o mesmo.

O primeiro passo é entrar em contato com a Sefaz para descobrir o que motivou a denegação e então regularizar o cadastro. É possível consultar o motivo da denegação e a situação do CNPJ da empresa para verificar pendências no site do Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços).

Qual a diferença entre nota fiscal renegada e nota fiscal rejeitada?

Em resumo, a nota fiscal denegada perde totalmente sua validade. Já a nota fiscal rejeitada ainda pode ser corrigida e reenviada para a Sefaz.

A rejeição funciona como uma primeira advertência, avisando a empresa que há algo errado com a nota e dando essa chance de corrigir o problema antes que ela seja denegada. Nessa etapa, a NF ainda não foi registrada na base da Sefaz, por isso ainda dá tempo de arrumar o que for necessário.

No caso da nota fiscal denegada, ela já foi registrada no sistema da Secretaria da Fazenda, e a instituição já percebeu que o emissor ou o receptor da nota estão com alguma irregularidade, invalidando-a — o que faz com que a numeração da nota não possa mais ser utilizada e/ou faturada.

A rejeição da nota acontece quando o emissor comete um erro neste documento fiscal ao preenchê-lo, seja na descrição do serviço ou produto, no cálculo da tributação ou mesmo no cadastro do destinatário.

A nota fiscal também pode ser rejeitada pela Sefaz caso esteja duplicada, ou seja, se repetir o mesmo número ou se for totalmente igual a uma NF já aprovada e usada anteriormente.

Porém, como neste caso a situação é reversível, ela pode ser corrigida e, portanto, seu número não é invalidado. 

Feitas as devidas correções, é só enviar novamente a nota para a aprovação da Sefaz, usando o mesmo número ou um número novo.

Quais consequências que a nota fiscal denegada pode trazer para sua empresa?

A primeira consequência negativa que uma nota fiscal denegada pode trazer para o seu negócio é impedir o faturamento do produto vendido ou do serviço prestado, uma vez que a NF é invalidada. 

Além de ter que fazer outra nota fiscal do zero, será preciso corrigir a irregularidade no cadastro e ficar sem emitir notas fiscais até que isso seja resolvido — o que pode fazer com que a empresa perca oportunidades de fechar negócios e vendas.

Por fim, ter uma nota fiscal denegada é algo comum, mas que pode ser mal visto com seus clientes, por demonstrar que algo está irregular na empresa. 

É por isso que o melhor a se fazer é evitar que a denegação ocorra, tendo certeza de que tudo está correto com seu CNPJ, pagamento de impostos e preenchimento das notas fiscais na hora de emiti-las.

Como se prevenir para evitar a denegação da nota fiscal?

Na hora de fechar negócio, pesquise e confira se a empresa para a qual você prestará serviços ou fará vendas de produtos está com o CNPJ em dia.

É possível fazer isso no Portal da Nota Fiscal Eletrônica – SVRS, pesquisando o Cadastro Centralizado de Contribuinte pelo CNPJ informado.

No site do Sintegra, que já indicamos acima, também dá para verificar a situação da inscrição estadual da empresa.

Também pode-se contratar um sistema de gestão financeira que emita notas fiscais. Com esses sistemas, a NF só é emitida depois de uma consulta dos CNPJs e demais situações das empresas (tanto a emissora quanto a receptora), garantindo a autorização pela Sefaz..

Agora você já aprendeu como evitar que suas notas fiscais sejam denegadas, que tal ir mais a fundo e entender também como prevenir outros tipos de erros contábeis para proteger o seu negócio?

Confira nossas dicas para melhorar os relatórios contábeis da sua empresa e evitar erros no processo. Com bons relatórios você pode acompanhar todas as movimentações financeiras do negócio e tomar decisões estratégicas de forma mais acertada!