Nota Fiscal Eletrônica: o que é, como funciona e benefícios para empresas e consumidores

A nota fiscal eletrônica é um documento digital que oficializa a venda de produtos ou serviços. Afinal, fazer a nota à mão é uma rotina que já ficou ultrapassada.

Notas fiscais eletrônicas facilitam a vida do empreendedor, por serem mais fáceis de fazer e armazenar e menos passíveis de erro. Mas é preciso saber preenchê-las corretamente e conhecer os seus diferentes tipos.

O desconhecimento sobre processos de emissão, softwares e autorizações governamentais pode levar seu negócio a cometer erros ou enfrentar atrasos em suas operações.

Para evitar esses riscos, você pode aprender sobre os principais tipos de nota fiscal eletrônica, como emiti-las e por que esse documento é importante para a empresa no texto abaixo. 

Navegue pelo conteúdo:

• O que é a nota fiscal eletrônica e para que ela serve?
• Quais os principais tipos de nota fiscal eletrônica?
• É necessário armazenar a nota fiscal eletrônica?
• Quais os benefícios da emissão eletrônica?
• 5 passos para emitir a nota fiscal eletrônica
• Como consultar a nota fiscal eletrônica?
• É possível cancelar ou emitir uma nova NF-e?
• O emissor de nota fiscal eletrônica ideal para a sua empresa é a Conta Azul

O que é a nota fiscal eletrônica e para que ela serve?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento com validade jurídica que serve para registrar uma venda de produto ou prestação de serviço.

A emissão é obrigatória em praticamente todas as transações (exceto quando um MEI vende para pessoa física),  porque é a partir dela que o Fisco recolhe os devidos tributos sobre as operações das empresas. Do contrário, a responsável pode sofrer penalidades por praticar sonegação de impostos.

Para o empreendedor, a NF-e facilita o controle de entrada e saída dos impostos pagos e do faturamento, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações.

Para o consumidor, ela serve como comprovante de compra para solicitação de garantia, troca ou devolução, e também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda).

Por isso, a nota fiscal é a base das relações comerciais de confiança e garante a credibilidade das empresas no mercado. Desde 2006, os antigos talões de notas fiscais vêm sendo substituídos pelas eletrônicas, muito mais práticas e eficientes.

Com a emissão de documentos digitais, várias vantagens surgiram. Uma delas é a redução de erros de preenchimento ou campos esquecidos e dificuldade de compreensão da letra. Além disso, o envio das NF-es por e-mail evita o risco de perdê-las.

Quais os principais tipos de nota fiscal eletrônica?

Atualmente, existem cinco principais tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma substituindo a versão física de determinados documentos. Além destas, há outros tipos de documentos fiscais para operações e segmentos, que você pode conferir neste post.

Outro modelo interessante de conhecer é a nota fiscal de importação, emitida por compradores de mercadorias do Exterior para revenda no Brasil.

Abaixo, confira os principais tipos de nota fiscal eletrônica:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão de nota digital mais comum. Ela é voltada às empresas do comércio e utilizada nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS, inclusive de produtos digitais.

A validação da NF-e é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Sefaz do estado em que a empresa foi registrada. A NF-e substitui as notas fiscais de modelos 1 e 1A.

Nota fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal digital usado para registrar a prestação de serviços. Ela é exigida a nível municipal, para a cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

Há um plano de unificação da emissão dessas notas eletrônicas de serviços em todo o país, por meio da NFS-e Nacional, previsto para este ano. Testes deste novo sistema devem ocorrer entre setembro e agosto, de acordo com a Resolução CGSN nº 172/2023.

Atualmente, na maioria dos municípios, a nota de serviço é gerada automaticamente por plataformas ligadas à prefeitura, mas em alguns lugares ainda existe o uso da Declaração de Serviço em blocos. A NFS-e tem impostos por cidade com códigos da prefeitura e está ligada a um tipo de serviço específico.

Se houver problemas de sistema, as empresas podem usar o Recibo Provisório de Serviços (RPS), que é temporário e pode ser convertido em NFS-e dentro de um prazo de geralmente de 10 dias. Isso é útil para empresas com muitas transações e limitações de conectividade, que enviam lotes de RPS periodicamente para conversão em NFS-e.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que registra operações de transporte rodoviário de carga. Sua validade é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela Sefaz.

O CT-e substitui documentos fiscais Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27 — exigidos para prestar esse tipo de serviço. Ele também elimina a necessidade de faturas duplicadas e reduz as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos transportados por cada veículo.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é usada no varejo para registrar a venda direta de produtos ao consumidor final, servindo para confirmar os reais custos da transação.

Em São Paulo, o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT – modelo 59) é utilizado com o mesmo propósito da nota fiscal do consumidor eletrônica. A NFC-e substituiu o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2. 

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) pode ser utilizada para registrar compra e venda de produtos. Ela é emitida individualmente no site da Sefaz e é indicada  para empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas, como MEIs e autônomos.

Lembrando que, se o cliente é pessoa física, o MEI não precisa emitir a NFA-e. Leia o nosso conteúdo sobre como emitir nota fiscal MEI e saiba tudo sobre o tema!

É necessário armazenar a nota fiscal eletrônica? 

Sim, é preciso armazenar a nota fiscal eletrônica por, no mínimo, 5 anos a partir da data de emissão. Ela deve ser mantida em XML por quem emite e em documento impresso (DANFE) pelo destinatário. A legislação brasileira prevê essa obrigação para manter a conformidade fiscal. 

O recomendável é manter a organização desses documentos fiscais para o fácil acesso quando necessário.

Quais os benefícios da emissão eletrônica? 

A implementação de notas fiscais eletrônicas traz vantagens para empresas, governo e consumidores, eliminando desperdícios de tempo e dinheiro. Os principais benefícios incluem:

Redução de gastos

Um dos principais benefícios em utilizar a nota fiscal eletrônica é a redução de gastos significativa para a empresa.

Com os documentos digitais, é possível economizar na compra de papel e suprimentos para impressora, poupar espaço de armazenamento e tempo dos funcionários para organização de arquivos físicos.

Lembrando que, pela lei atual, é preciso guardar os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir do fato gerador — daí a vantagem de ter tudo digitalizado.

Da parte dos consumidores, a redução de gastos por parte das empresas resulta em preços mais competitivos, melhorando a relação de custo-benefício para os clientes. 

Ganho de produtividade

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) proporciona aumento de produtividade ao agilizar processos internos. A emissão via sistemas de NF-e é mais rápida, eliminando a necessidade de preencher cada nota do zero. 

Plataformas memorizam dados de clientes recorrentes e oferecem preenchimento automático. Com cadastros prévios, a empresa ganha tempo para tarefas mais importantes do negócio.

Essa agilidade na emissão proporciona maior transparência nas transações, aumentando a confiança dos clientes na empresa.  

Melhor controle fiscal e financeiro

Outro benefício da NF-e é facilitar o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos.

Basta uma simples busca no sistema para conferir os tributos cobrados, valor das transações, produtos e serviços vendidos, entre outros dados que ficam disponíveis online e podem ser acessados a qualquer hora e lugar. 

O cliente também ganha com a  precisão das informações com documentos fiscais online, facilitando a prestação de contas.

Aumento da confiança 

Confiança é a base das relações entre empresas e consumidores, e a nota fiscal eletrônica contribui com a transparência nas transações.

Além de facilitar o trabalho do Fisco e reduzir a sonegação de impostos, esses documentos fiscais ficam disponíveis para consulta e elevam a credibilidade dos negócios. 

Vender para clientes distantes

Com a digitalização dos processos, fica mais fácil alcançar clientes de outras cidades, estados e até países. Antes, o envio de notas fiscais físicas por correio era possível, mas demorado e sujeito a riscos de extravio ou danos durante o trajeto.

Redução de erros

Recursos como o preenchimento automático de campos, os alertas para informações faltantes ou erradas e diversas outras características dos formulários digitais de nota fiscal são aliados contra erros. Não há rasuras, letras ilegíveis ou campos em branco.

5 passos para emitir a nota fiscal eletrônica 

Agora você descobrirá como emitir a nota fiscal eletrônica com um passo a passo simples:

1. Descubra qual tipo de nota que será emitido

O primeiro passo é identificar qual (ou quais) dessas notas a empresa deve emitir com base nas atividades exercidas. As notas podem ser de:

• Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação etc.
• Serviço: para prestação de serviços;
• Consumidor: venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).

2. Adquira um certificado digital

Para que as notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica, o empreendedor precisará de um certificado digital. Ele funciona como uma assinatura para pessoas jurídicas, permitindo transações online autênticas.

O certificado pode ser obtido por meio de Autoridades Certificadoras, como Caixa Econômica, Serasa Experian e Receita Federal. Em 2021, o Governo lançou a assinatura digital gratuita para grupos selecionados.

No site da ICP-Brasil, é possível encontrar uma lista completa e atualizada das empresas autorizadas a comercializar o certificado digital. Na maioria, o dono do negócio encontrará o documento na seção para empresas com o termo “NF-e” na nomenclatura, ou poderá optar pelo e-CNPJ.

A vantagem do certificado NF-e é que as notas podem ser emitidas por qualquer funcionário, ou seja, não é necessário compartilhar o e-CNPJ e senha da empresa (o que não é recomendado).

Também poderá escolher entre os tipos A3 — comercializado na forma de um dispositivo móvel (cartão ou token) e usado em apenas um computador por vez — e A1 — arquivo digital que pode ser instalado em várias máquinas e acessado de qualquer dispositivo.

Nos dois casos, será necessário comparecer a uma Autoridade de Registro (AR), para que as informações sejam conferidas e validadas.

3. Faça o cadastro fiscal junto ao governo

Para começar a emitir notas fiscais, será preciso fazer um cadastro fiscal junto ao governo e obter a devida autorização, que pode ser pelo site em alguns estados. Funciona assim:

Credenciamento de empresas de comércio

Se possui uma empresa de comércio, terá que realizar o cadastramento na Sefaz do estado para emitir notas fiscais. 

É indicado procurar um contador para ajudar com a legislação local, visto que o procedimento varia de município para município.

Credenciamento de empresas prestadoras de serviços

Para empresas prestadoras de serviços, o cadastramento é feito no site da prefeitura para emissão da NFS-e. Entre os documentos exigidos estão:

• Protocolo de solicitação de credenciamento para ter a senha de acesso;
• CPF;
• Identidade do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

Após análise do formulário e documentos, a senha de acesso é desbloqueada, permitindo o acesso ao sistema de geração de notas.

4. Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica

Após obter a autorização do órgão competente, é hora de selecionar a plataforma para emitir as notas fiscais eletrônicas. Tanto para NF-e quanto para NFS-e, há duas opções disponíveis:

1. Utilizar o emissor gratuito oficial do Sebrae (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e).
2. Optar por um emissor próprio, integrado ao sistema do governo.

O problema é que os emissores do governo não são integrados ao sistema de gestão da empresa e possuem diversas limitações, como a necessidade de redigitar dados e dificuldade em gerenciar um alto volume de notas fiscais.

Além disso, não é muito seguro armazenar as notas fiscais no próprio computador, pois os arquivos podem ser facilmente corrompidos, perdidos ou até vazados em caso de incidentes cibernéticos.

Felizmente, existem vários sistemas gestores no mercado que emitem NF-e e NFS-e a custos acessíveis e proporcionam muitas vantagens ao dono do negócio. Aproveite e consulte nosso guia completo para escolher o emissor de nota fiscal eletrônica. 

5. Comece a emitir as notas fiscais

Com autorização do governo, certificado digital e um emissor, você já pode começar a emitir notas fiscais eletrônicas.

No primeiro contato com o sistema, verifique se todos os dados estão corretos, como: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades.

Se estiver utilizando uma plataforma como a Conta Azul, será muito mais fácil, pois as notas já vem preenchidas com dados cadastrados no sistema e acionam automaticamente os fluxos de venda e contas a receber.

Como consultar a nota fiscal eletrônica?

É no Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou site da Secretaria da Fazenda dos Estados (Sefaz) que se consulta a nota fiscal emitida. 

Se você utiliza um software para a emissão desses documentos, basta acessar a plataforma, geralmente em uma aba identificada como “Nota Fiscal”.

Depois de acessar o portal da Sefaz para consultar nota fiscal emitida pelo seu CNPJ, os passos são:

• No site, digite a chave de acesso no campo correspondente e confirme o captcha clicando em “não sou um robô”;
• Insira o certificado digital A1 ou A3 da sua empresa (arquivo eletrônico que valida a autenticidade de uma empresa ou pessoa física);

Vale lembrar que o número da nota fiscal fica localizado no canto superior do documento e vai de 000.001 a 999.999. Você também o localiza no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que apresenta os dados mais importantes da nota original.

Cada nota fiscal possui uma única chave de acesso que a identifica, formada por 44 dígitos.Essa chave está localizada na nota fiscal de formato XML e no DANFE.

Outro ponto é que a consulta de nota fiscal pelo CNPJ no site da Sefaz é para compra de produto (NF-e) e não de serviço (NFs-e).

Há casos em que as notas podem ser consultadas em portais da Receita Federal, com a chave de acesso para a consulta DANFE.

Também existem situações em que a NF-e pode ser consultada pelo CPF no site da Sefaz, mas a modalidade é voltada para o consumidor. Basta procurar no site da Sefaz a opção de consulta de NF-e, inserir o número da chave de acesso do documento fiscal e verificar se o sistema oferece a opção de busca pelo CPF do comprador.

É possível cancelar ou emitir uma nova NF-e?

Você pode cancelar uma nota fiscal e emitir uma nova. O cancelamento pode ser feito após emiti-la ou até mesmo após 30 dias de emissão, mas pode ter aplicação de multa, variando conforme a legislação de cada estado.

O cancelamento da NF-e é realizado no portal da Sefaz, após localizar a nota e clicar em um botão de cancelamento. Elareceberá status de “cancelada”. Em seguida, a nota deve ser escriturada, prestando contas ao Fisco e comunicando o cancelamento.

Os softwares emissores de notas fiscais disponibilizam esse serviço, acessando a função de NF-e, na opção de cancelamento.

Após o cancelamento, é possível emitir uma nota de correção, quando há erros nos valores ou nas descrições do documento. Nesses casos, deve-se incluir na descrição que essa é  uma nota de correção.

Vale consultar o setor de contabilidade para fazer esse procedimento, já que cada estado tem regras diferentes.

O emissor de nota fiscal eletrônica ideal para a sua empresa é a Conta Azul

O empreendedor pode emitir as notas fiscais eletrônicas com facilidade pelo sistema ERP da Conta Azul.

Ela gera automaticamente as notas fiscais para cada venda realizada e a envia direto para o cliente. Você pode entender melhor como funciona no vídeo abaixo:

Todos os dados são integrados às demais operações administrativas e relatórios em geral, proporcionando benefícios em várias áreas da empresa, como:

• Monitoramento das vendas e do estoque em tempo real, com notificações de quando os itens atingirem as quantidades mínimas que forem programadas;
• Emissão descomplicada de boletos de cobrança, links de pagamento, notas fiscais, relatórios em geral, ordens de serviço etc. Além do envio em tempo real de tudo isso ao contador, sem a necessidade de malotes;
• Automatização das conciliação;Cadastro de clientes, fornecedores, transportadoras, produtos, serviços e todas as peças que fazem parte da engenharia do sucesso do negócio;
• Integração com o App Conta Azul de Bolso, aplicativo gratuito que permite acompanhar, pelo celular, as vendas, o estoque e o fluxo de caixa;
• E muito mais!