Guia completo sobre IRRF: saiba o que é e como calcular!

São muitos os tributos que pessoas físicas e empresas precisam pagar à Receita Federal. Um deles é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), que costuma gerar dúvidas sobre a sua forma de cobrança.

Empreendedores e colaboradores precisam ficar atentos em relação a este imposto, tanto para não cair na malha fina e ter de pagar multas, quanto para pedir a restituição dos valores na Declaração do Imposto de Renda. 

Por isso, criamos para você um guia completo que reúne tudo sobre o IRRF. Com ele, você entenderá como funciona o recolhimento do Imposto de Renda direto na fonte e de que forma é possível orientar seus funcionários para a época da declaração. 

Acompanhe os seguintes tópicos:

• O que é IRRF e para que serve? 
• Qual a diferença entre IRRF e IRPF?
• Quem deve pagar o IRRF?
• O que é a DIRF e quem deve declarar o IRRF?
• Quando é descontado o IRRF na folha de pagamento?
• Como calcular o IRRF na folha de pagamento?
• É possível receber restituição do IRRF?
• Continue aprendendo com a Conta Azul

O que é IRRF e para que serve? 

IRRF é a sigla para Imposto de Renda Retido na Fonte. Trata-se de um tributo cobrado de pessoas físicas e jurídicas pela Receita Federal. 

Descontado diretamente nos rendimentos, o IRRF funciona como uma antecipação do Imposto de Renda. Sua função é facilitar a declaração anual, tornar o processo tributário mais simples para os contribuintes e evitar a sonegação fiscal.

No caso das pessoas físicas, o tributo é cobrado dos trabalhadores que atuam com carteira assinada e recebem todos os meses um valor maior que o teto mínimo para a isenção, que você conhecerá adiante. Já para as empresas, é uma obrigação acessória fazer o recolhimento mensal, deduzindo o IRRF do salário bruto do colaborador. 

O que diz a lei?

A base legal para o IRRF no Brasil está na Lei n.º 5.172/1966, conhecida como Código Tributário Nacional (CTN) e na Lei n.º 7.713/1988. 

Na CTN, são estabelecidas as bases gerais para a legislação tributária brasileira, mais especificamente no artigo 157. Já a Lei n.º 7.713 versa sobre os rendimentos sujeitos à tributação, condições para retenção, alíquotas e outras disposições.

Além disso, a Receita Federal constantemente emite instruções e normas complementares sobre o tema. Elas servem para detalhar os procedimentos e regras ligados ao IRRF.

Como essas normas são atualizadas periodicamente, a fim de se adequar às evoluções da economia e da legislação, é importante manter-se sempre atualizado às mudanças para ficar com todas as obrigações em dia. 

Continue a leitura para conhecer as particularidades e exigências legais mais atuais sobre relacionadas ao IRRF. 

Qual a diferença entre IRRF e IRPF?

Ao ler sobre o que é IRRF e para que serve, você pôde entender que ele é uma modalidade antecipada de cobrança do Imposto de Renda.

Ele é retido diretamente na fonte, assim que ocorre o pagamento de determinados rendimentos (como salários, aluguéis, honorários, entre outros), e quem faz essa retenção é a fonte pagadora, como empresas e instituições financeiras.

Já o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) é relacionado à declaração anual que todos os contribuintes precisam fazer à Receita Federal. Nela, são informados detalhadamente os rendimentos, patrimônio, despesas e outras informações pertinentes. 

Essas informações devem ser enviadas todos os anos, sendo que pode haver valores a pagar ou a restituir, dependendo da diferença entre o tributo devido e o que foi retido antecipadamente na fonte ao longo do ano.

O IRRF e o IRPF são dois elementos essenciais para o sistema tributário do país. Eles atuam de forma complementar para assegurar uma arrecadação eficiente e justa do Imposto de Renda.

Quem deve pagar o IRRF?

Como citamos, tanto pessoas físicas quanto jurídicas estão enquadradas no IRRF. A obrigatoriedade da arrecadação ocorre nas seguintes situações:

• Pagamento de trabalho, assalariado ou não;
• Pagamento de serviços entre pessoas jurídicas;
• Rendimentos oriundos de aluguéis e royalties;
• Rendimentos obtidos por meio de investimentos.

Também é válido ficar atento a outros tipos de renda que podem ser incluídos na cobrança do IRRF, como licença maternidade, gratificações e prêmios de colaboradores, por exemplo.

Quem está isento de pagar o IRRF?

Para proteger contribuintes de baixa renda ou em situação de vulnerabilidade, a Receita Federal prevê alguns casos em que há isenção do IRRF. São eles:

• Contribuintes com salário bruto mensal menor que R$ 2.112;
• Recebimento de pensão de portadores de deficiências físicas;
• Proventos de aposentadoria;
• Recebimento de pensão de portadores de doenças graves.

O que é a DIRF e quem deve declarar o IRRF?

O IRRF deve ser declarado anualmente por meio da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

A entrega da DIRF é obrigatória para todas as pessoas físicas e jurídicas que, no ano-calendário anterior, pagaram ou creditaram rendimentos tributáveis sujeitos à retenção de IRRF.

Qual é o prazo de entrega da DIRF?

O prazo para entregar a DIRF é até o dia 28 de fevereiro do ano subsequente ao ano-calendário referente à declaração.

Por exemplo, a DIRF relacionada ao ano-calendário de 2023 deve ter sido entregue até 28 de fevereiro de 2024. A multa por atraso na entrega é de 0,33% diários sobre o valor dos rendimentos retidos na fonte, limitados a 20%.

Quando é descontado o IRRF na folha de pagamento?

O desconto do IRRF é feito diretamente na folha de pagamento do colaborador. Isso significa que o profissional pode visualizar os descontos no próprio holerite logo nos primeiros dias úteis de cada mês.

O acesso aos valores descontados é direito dos trabalhadores. Assim, cabe à empresa saber como calcular o IRRF e discriminar tudo corretamente.

As informações devem constar na folha de forma clara, com todos os valores detalhados. Caso existam descontos adicionais, como plano de saúde e outros benefícios, os valores precisam ser diferenciados.

Como calcular o IRRF na folha de pagamento?

Agora que você já entende os principais pontos a respeito do IRRF, está na hora de entender como é calculado na folha de pagamento. Confira, na sequência, um passo a passo detalhado com todas as informações necessárias para não errar na hora de preparar o holerite dos colaboradores.

Exemplo de cálculo

Usaremos como exemplo um trabalhador com salário de R$ 3.000 e que tem um dependente. Acompanhe:

Fazer o desconto do valor do INSS

O primeiro passo para calcular o IRRF é deduzir outro imposto, o INSS, que varia conforme a faixa salarial. 

Os percentuais de desconto do INSS foram alterados em 2019, pela Reforma da Previdência. Já as faixas de contribuição são ajustadas todos os anos, conforme a atualização do salário mínimo, sendo R$ 1.412 desde o dia primeiro de janeiro de 2024. 

Atualmente, os percentuais estão atualizados conforme a tabela divulgada pelo governo:

No exemplo, com um salário de R$ 3.000 o desconto do INSS é de 12%. Sendo assim, temos:

• 12% de R$ 3.000 = R$ 360
• R$ 3.000 – R$ 360 = R$ 2.640

Deduzir os valores de dependentes

Outro detalhe importante que influencia no valor do IRRF é o número de dependentes da pessoa física em questão. Em linhas gerais, os dependentes são caracterizados como encargos de família, fazendo com que possam ser incluídos no Imposto de Renda conforme os critérios definidos pela Receita Federal. Assim, podem ser admitidos:

• Filho ou filhos que tenham até 21 anos;
• Filho ou filhos que tenham até 24 anos e estejam cursando a universidade ou escola técnica;
• Filho ou filhos incapacitados, mental ou fisicamente, para o trabalho;
• Cônjuge;
• Companheiro (a) com quem o contribuinte tenha um filho em comum;
• Companheiro (a) com quem o contribuinte esteja junto há pelo menos 5 anos;
• Pais, avós e bisavós que tenham recebido rendimentos (tributáveis ou não) de até R$ 22.847,76 em 2019.

Diferente do percentual do INSS e do próprio IRRF, o valor de desconto dos dependentes é fixo. Conforme a tabela do IRRF, o valor é R$ 189,59:

• R$ 2.640 (valor já com o desconto do INSS) – R$ 189,59 = R$ 2.450,41

Deduzir outras despesas

Além do INSS e dos dependentes, outros tipos de despesas também podem ser deduzidas do Imposto de Renda. Entre elas estão previdência privada e pensão alimentícia.

Você pode conferir mais detalhes neste link. No caso do nosso exemplo, vamos considerar que ele não possui nenhuma dessas despesas dedutíveis. 

Verificar qual é a faixa salarial para desconto do IRRF

No dia 06 de fevereiro de 2024, o Governo Federal publicou uma medida provisória (MP) isentando do Imposto de Renda quem recebe uma remuneração de até 2 salários mínimos, equivalente a R$ 2.824 por mês. 

Segundo estimativas do próprio governo divulgadas pelo portal O Globo, a medida fará com que 15,8 milhões de brasileiros não precisem pagar o imposto.

O teto de isenção, que estava desde 2015 congelado em R$ 1.903,98 mensais, foi aumentado em 2023 para R$ 2.640 e, agora, para R$ 2.824.

Considerando que o imposto é progressivo, todos que pagam podem ser beneficiados, mesmo que somente a faixa de isenção seja alta. Por exemplo, quem ganha R$ 5 mil não precisa pagar imposto sobre a parcela salarial correspondente ao teto de isenção.

O Governo Federal não alterou as demais faixas do imposto, que continuam as mesmas desde 2015. 

Porém, vale ressaltar que o valor fixado para alíquota zero é de R$ 2.259,20. Assim, para haver a isenção de quem recebe o equivalente a dois salários mínimos foi definido um desconto simplificado de R$ 564,80.

• Diferença entre: R$ 2.259,20 – R$ 2.824 = R$ 564,80.

Ainda, segundo informações da Receita Federal, esse desconto é opcional. Veja como fica a nova tabela progressiva do IRRF na folha de pagamento:

Com um salário de R$ 3.000, o percentual é de 15%. Porém, o desconto do IRRF incide sobre o valor já com a dedução do INSS e dos dependentes, que é de R$ 2.450,41.

Recolher o valor do IRRF

Identificada a faixa de desconto conforme a tabela de IRRF, é só fazer o recolhimento do IRRF. 

• 15% de R$ 2.450,41 = R$ 367,56
• R$ 2.450,41 – 367,56 = R$ 2082,85

Então, uma pessoa com salário mensal de R$ 3.000 e com um dependente, paga de IRRF por mês o valor de R$ 367,56.

O Governo Federal possui uma ferramenta para facilitar esse cálculo que pode ser utilizada por qualquer pessoa. Clique no link para acessar o simulador de Imposto de Renda. 

Desconto de IRRF em casos específicos?

O IRRF também é descontado em outras situações, como no pagamento de décimo terceiro, férias, participação nos lucros e premiações. A dedução do tributo segue o mesmo raciocínio do desconto no salário mensal, considerando primeiro as deduções de INSS e dependentes, respectivamente.

Adiantamento de salário

No caso de um adiantamento, comum nas empresas que pagam o “vale” em uma data e o restante do salário em outra, a dedução do IRRF costuma ocorrer no segundo pagamento, também chamado saldo do salário. 

Digamos que uma empresa dá o vale no dia 10 e termina o pagamento no dia 20 de cada mês. A dedução do IRRF acontecerá no valor pago no dia 20. 

Em caso de adiantamento para outra competência, por exemplo, o funcionário recebe em outubro parte do pagamento do mês seguinte, o IRRF é deduzido na parcela referente a novembro e não do saldo de outubro.

Décimo terceiro

O pagamento do décimo terceiro salário costuma ser feito em duas parcelas, geralmente entre os meses de novembro e dezembro. O desconto do IRRF incide apenas na segunda, com o desconto do INSS.

Férias

As férias são pagas separadamente do valor do salário. Por essa razão, sempre costuma ser em datas diferentes. O IRRF também é deduzido deste valor, assim como o décimo terceiro.

Participação nos lucros

O IRRF também pode ser descontado da participação nos lucros ou PLR. O cálculo é feito à parte dos recebimentos mensais e apenas quando o valor recebido for maior que R$ 6.000. O percentual a ser descontado considera a tabela do IRRF vigente.

Vale lembrar que o colaborador não precisa declarar esses valores em sua declaração anual do Imposto de Renda Pessoa Física. 

Premiações e bônus

Também é preciso descontar o IRRF dos prêmios e bônus pagos aos funcionários mais de duas vezes ao ano, sejam eles em dinheiro, bens ou serviços. Nestes dois últimos casos, a empresa assume o valor a ser deduzido do imposto.

O percentual é proporcional à tabela do ano vigente. Diferente da PLR, o colaborador deve informar o valor recebido na sua declaração de IR. 

Cuidados importantes no cálculo do IRRF

Para finalizar esse tópico, ainda existem cuidados que precisam ser tomados ao calcular O IRRF, confira quais são:

Entenda se há dependentes legais

Antes mesmo da contratação do seu colaborador, verifique se ele possui dependentes legais, que também constam na declaração do Imposto de Renda Pessoa Física. Essa informação também é útil quando a empresa oferece outros benefícios para os dependentes, como plano de saúde. 

Elimine processos manuais

Fazer o desconto manual do IRRF, seja no papel ou nas planilhas, pode levar a erro do cálculo, principalmente quando a empresa tem muitos funcionários. Para evitar esse desafio, o ideal é adotar um sistema focado no gerenciamento da folha de pagamento. 

Assim, você evita erros e futuros problemas com a Receita, que podem gerar prejuízos altos e até mesmo suspensões de atividades. Além disso, pode eliminar processos manuais e burocráticos, automatizando a gestão fiscal.

Centralize todos os vencimentos

Calcule corretamente todos os vencimentos mensais dos seus colaboradores, como horas extras, adicional noturno, premiações, férias etc. Essas informações são de extrema relevância para fazer o IRRF na folha de pagamento.

Aqui, também é importante ter o suporte de um sistema de gestão para gerenciar todos esses descontos com mais agilidade e precisão.

Procure ajuda profissional

O recolhimento incorreto do IRRF pode fazer com que a empresa caia na malha fina, sem contar com o estresse que essa situação gera para o dono do negócio. 

Se você ainda tem dúvidas sobre o processo e quer evitar problemas no futuro, não deixe de procurar orientação junto a um contador de confiança.

É possível receber restituição do IRRF?

Uma restituição do IRRF, em si, não existe. Porém, o governo pode ter retido mais imposto do que você devia e, nesse caso, é possível solicitar a restituição dessa diferença na sua declaração de IRPF. O mesmo é permitido em casos de despesas dedutíveis, que são os gastos durante o ano com:

• Educação;
• Saúde;
• Despesas com dependentes; 
• Doações às instituições sociais;
• Previdência social e privada.

Se você pagou no último algumas dessas despesas e listou todas elas na sua declaração de IR pessoa física, dentro do prazo indicado pela Receita, terá direito à restituição.

Continue aprendendo com a Conta Azul

Como vimos ao longo do texto, recolher o Imposto de Renda na folha de pagamento é uma obrigação das empresas brasileiras. 

Deixar de fazer o recolhimento ou fazê-lo de forma incorreta pode gerar problemas para o seu negócio. Por isso, é preciso estar atento a esse processo, seguindo todas as dicas e informações que compartilhamos neste conteúdo.

Agora que você domina o IRRF, que tal ampliar ainda mais seus conhecimentos sobre impostos com a ajuda da Conta Azul?Nós queremos te ajudar a ficar em conformidade com a lei e não ter que pagar multas e juros: por isso, indicamos que você siga sua jornada de conhecimento com nosso artigo completo sobre o vencimento de impostos federais.