Dicas para ser mais assertivo nas finanças da agência

Nós já falamos bastante sobre gestão financeira para empresas. Mas, neste post, vamos dar uma atenção especial para as agências de publicidade e propaganda. Boa parte da rotina financeira delas segue o modelo de outros estabelecimentos. O que muda são algumas particularidades do funcionamento do negócio que precisam ter atenção redobrada.

Para começar, vamos relembrar alguns passos da gestão financeira que se aplicam a qualquer empresa, mas com exemplos que dão uma dimensão mais próxima do universo das agências. A primeira etapa é o controle do que entra e sai do caixa, ou seja, receitas e despesas, sejam elas fixas ou variáveis.

Despesas: os custos que saem do caixa da empresa determinam o quanto a agência precisa arrecadar para se pagar e gerar lucro. Portanto, ter um controle fiel das despesas é fundamental para o planejamento. Os custos com água, energia, aluguel e salários, por exemplo, são fixos, assim como aqueles gerados por um fee, que são os contratos mensais que estabelecem um pacote de serviços. Já as despesas com freelancer e fornecedores podem ser variáveis, dependendo da demanda de jobs, como costumam ser chamados os serviços pontuais, contratados de acordo com a demanda do cliente.

Receitas: como falamos, é tudo o que entra no caixa da empresa, podendo ser fixo ou variável. Na realidade de uma agência, os jobs rendem verbas variáveis, pois são pontuais e não têm continuidade. Por outro lado, o fee é um exemplo de renda fixa, já que estabelece um contrato mais prolongado e entra no caixa por um período que é determinado no acordo. Para que o setor financeiro tenha uma fotografia exata de como está a saúde da empresa, essas duas fontes de receitas precisam ser lançadas corretamente todos os meses.

Para o controle dessa movimentação, o recomendado é criar um fluxo de caixa bem estruturado e detalhado. Nele devem ser registradas as entradas e saídas, com as especificações de datas de vencimento e tipos das receitas e despesas. Aqui, um plano de contas pode ser útil para você organizar esses valores em categorias e ter um controle mais exato do que entra e sai no caixa. Nós, inclusive, já produzimos um vídeo com dicas de como elaborar um plano de contas. Confira!

Tanto em acordos mais longos ou prestação de serviços pontuais, as despesas e receitas costumam estar inseridas no valor do contrato. No job, o que a agência faz é organizar, repassando as verbas de fornecedores e inserindo no seu caixa o que for a remuneração. Por isso, é importante avaliar bem o orçamento, para que o job não tenha mais despesas que receitas e a agência não fique no prejuízo.

O mesmo cuidado vale para um fee mensal. Às vezes, mesmo gerando reconhecimento, aquele grande cliente pode estar onerando demais sua agência, tomando muito tempo dos colaboradores e rendendo lucro abaixo da expectativa. Nesse momento, é necessário avaliar o que é melhor: se vale a pena manter esse contrato ou se há a necessidade de encerrá-lo.

Em resumo, receitas e despesas precisam ser lançadas corretamente, levando em consideração, no caso das agências, essas particularidades. Aqui, citamos algumas delas, mas no dia a dia podem existir outras, como um planejamento ou uma produção extra por parte de algum cliente fixo, que devem estar no fluxo de caixa e fazer parte do planejamento.

Você quer entender melhor todos os detalhes e se aprofundar na gestão da sua agência? Então faça o download do nosso guia Gestão Financeira de Agências:

Momento de planejar e tomar decisões

Terminado o primeiro passo, feito o controle, é hora de analisar as finanças. Para realizar essa tarefa, muitas agências costumam utilizar relatórios, pois, assim, conseguem ter um panorama geral da sua saúde financeira. Isso permite um planejamento baseado em dados, que diz, por exemplo, qual é o momento ideal de ir em busca de novos mercados ou se você precisa buscar novos fees ou jobs.

Outra vantagem dessa análise é ter corte de gastos ou até mesmo incremento mais assertivo, que indica se é necessário cortar algum fornecedor ou se está na hora de buscar outro. Enfim, tenha sempre o planejamento e a organização em mente para ter sucesso com seu negócio.