Controle Financeiro Em Prestação De Serviços De TI (GUIA)

Descubra como agilizar seu controle financeiro em prestação de serviços de TI. Veja o passo a passo para fazer a gestão do seu negócio de Tecnologia da Informação, sem perder mais tempo.

Manter o controle financeiro em prestação de serviços de TI é um desafio e tanto.

Afinal, você precisa lidar com ativos de alto custo, investir constantemente em inovação e ainda assegurar a entrega de valor dos serviços.

E claro, garantir o lucro que sustenta seu negócio no final do mês, além de planejar investimentos para continuar crescendo.

Felizmente, existem métodos, dicas e ferramentas que podem ajudar você na gestão das finanças.

Siga a leitura e domine o controle financeiro em prestação de serviços de TI.

Por que manter o controle financeiro em prestação de serviços de TI

O controle financeiro em prestação de serviços de TI é fundamental para equilibrar custos e receitas e garantir a qualidade das soluções da empresa.

Com o avanço do mercado de tecnologia da informação, a sustentabilidade financeira requer ainda mais atenção das organizações, pois a tendência é que a competitividade aumente.

No primeiro semestre de 2019, o mercado nacional de serviços de TI cresceu 6,1%, de acordo com dados do estudo IDC Semiannual Services Tracker 2019, publicados na Computer World.

Os principais motores de crescimento foram as migrações de sistemas para a nuvem e serviços de suporte e consultoria para adoção de novas tecnologias (em especial inteligência artificial e Big Data).

Além disso, a tendência de serviços gerenciados — terceirização do gerenciamento da infraestrutura de TI — se consolidou, reduzindo a carga da gestão nas principais empresas do setor.

De qualquer modo, a gestão financeira continua sendo um desafio para os empreendedores da tecnologia, pois o segmento é marcado pelos altos custos de manutenção e operações complexas.

Logo, acompanhar as finanças é decisivo para a sobrevivência e lucratividade na área — e também para garantir os investimentos futuros.

ITIL: a metodologia de controle financeiro no TI

As empresas e departamentos de TI contam com uma referência importante para sua gestão: o ITIL (Information Technology Infrastructure Library, ou Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, em tradução livre).

Criada nos anos 1980 pelo governo do Reino Unido, a biblioteca já está na sua 4ª versão e reúne as melhores práticas de gerenciamento de serviços de TI, organizadas em cinco livros:

• Estratégia de serviço: planejamento estratégico dos serviços de TI de acordo com os objetivos da empresa, incluindo a gestão financeira e de portfólio
• Desenho de serviço: mapeamento dos requisitos que compõem as soluções de TI, incluindo o acordo de nível de serviço e precificação
• Transição de serviço: processo de planejamento e gerenciamento de mudanças e transições em serviços
• Operação de serviço: gestão de operações que garante a entrega de valor dos serviços e correção de problemas
• Melhoria contínua de serviço: acompanhamento, revisão e otimização de serviços contínua.

Dentro do livro de estratégia, constam as diretrizes para controlar as finanças dos serviços de TI, com os seguintes objetivos:

• Gerenciar os custos da infraestrutura de TI de modo a garantir uma base financeira sólida
• Avaliar o impacto financeiro das alterações e modificações nas estratégias de serviços
• Atribuir custos de TI para cada cliente atendido
• Equilibrar custos, capacidade e requisitos de nível de serviço
• Recuperar custos na medida adequada (cobrança).

Vamos entender melhor como aplicar esses princípios no próximo tópico.

Como aplicar o controle financeiro em prestação de serviços de TI

Com base nas boas práticas de controle financeiro em prestação de serviços de TI, reunimos algumas dicas essenciais para a sua gestão.

Confira os passos para garantir sua saúde financeira.

1. Contabilize os custos

A contabilidade de custos é um dos principais desafios do controle financeiro em prestação de serviços de TI.

Isso porque todo o negócio dessas empresas está baseado em estruturas e operações de alto custo de manutenção, além da constante depreciação e necessidade de investimentos em tecnologias mais modernas.

Por isso, a metodologia ITIL propõe a seguinte classificação de custos:

• Custos capitais: compra de ativos fixos como licenças, computadores e imóveis
• Custos operacionais: custos de operações diárias como pagamento de pessoal, manutenção de hardware e contas de consumo
• Custos diretos: são aqueles aplicados a clientes individualmente, como manutenção de um sistema específico
• Custo indireto: custos divididos por todos os clientes, como suporte técnico ou de rede
• Custos fixos: custos invariáveis, como o contrato de manutenção de um servidor ou ERP
• Custos variáveis: custos que variam conforme o volume de serviços prestados, como comissões, repasses a fornecedores e materiais de trabalho.

2. Considere o Custo Total de Propriedade (TCO)

Na área de TI, é fundamental considerar o Custo Total de Propriedade (Total Cost of Ownership ou TCO) para calcular corretamente os custos de ativos na empresa.

O conceito foi criado pela consultoria Gartner e inclui não apenas o custo de aquisição de uma máquina ou sistema, mas também os custos de implementação, manutenção, depreciação, suporte e demais fatores.

Ou seja: todas as atualizações, horas de trabalho envolvidas, instalações, garantias, licenças e serviços de manutenção são consideradas no cálculo.

3. Defina orçamentos com precisão

O planejamento e controle de orçamentos é outro ponto crítico na gestão financeira de TI.

Com uma visão mais clara dos custos, você poderá elaborar um orçamento mais preciso e projetar os gastos necessários para manter a qualidade dos serviços.

O objetivo, no caso, é cobrir todas as despesas, cumprir o Acordo de Nível de Serviço (ANS) e garantir o lucro para investir no crescimento da empresa.

4. Acompanhe os indicadores financeiros

Os KPIs (Indicadores-Chave de Performance) são fundamentais no controle financeiro em prestação de serviços de TI.

As métricas mais importantes para monitorar, no caso, são a lucratividade, rentabilidade, ROI e Payback, além de indicadores de liquidez.

Ao acompanhar os resultados por meio de números e porcentagens, fica mais fácil entender sua performance financeira.

5. Agilize sua gestão com a tecnologia

É claro que o controle financeiro em prestação de serviços de TI também requer suas próprias tecnologias, capazes de agilizar sua gestão no dia a dia.
Afinal, para controlar de perto seus custos e receitas, você precisa visualizar o fluxo de caixa em tempo real, além de acompanhar as contas a pagar e a receber.
Para não perder nenhuma movimentação financeira, o melhor é optar pela Conta Azul: uma plataforma de negócios em nuvem completa para gerir sua empresa.
Com ela, você acompanha o fluxo de caixa com direito a conciliação bancária em tempo real, fica totalmente integrado ao seu contador e ainda tem as seguintes funções:

• Emissão de notas fiscais e boletos de cobrança para os clientes
• Cálculo de custos e auxílio na precificação de serviços
• Automatização de tarefas burocráticas e lançamentos
• Gestão de vendas integrada ao faturamento.