Fique com as contas em dia: como um calendário financeiro ajuda no planejamento empresarial

Um calendário financeiro é um guia para o sucesso na área financeira das empresas. Ele organiza o que você receberá dos clientes e evita atrasos no pagamento de faturas, o que pode livrar o seu negócio das dívidas.

Essa ferramenta é essencial para monitorar o vencimento de empréstimos, datas de relatórios financeiros e outros eventos. Todos eles impactam diretamente na lucratividade da empresa e na entrada e saída de dinheiro — chamada de fluxo de caixa.

Se você sente dificuldade em realizar esse controle financeiro, não tem problema. O ponto é não deixar que a situação piore. Para vencer esse obstáculo, vamos te explicar de um jeito bem didático sobre o que é o calendário financeiro, como montar um e seu funcionamento. 

Confira o que você aprenderá com este conteúdo:

• O que é calendário financeiro?
• Quais são os benefícios dessa medida?
• Como utilizar essa ferramenta?
• Como fazer um calendário financeiro corporativo?
• Modelo de calendário financeiro para empresas
• Controle online é evolução do calendário

O que é calendário financeiro?

Um calendário financeiro é uma ferramenta para o registro de dados sobre as finanças que circulam em sua empresa. A partir dele, você poderá fazer o registro do fluxo de caixa, contas pagas e débitos a pagar. Ele viabiliza até planejar novos investimentos.

O calendário, que pode ser feito por meio de uma tabela, deve conter as datas e os compromissos financeiros empresariais. Faz parte do processo inserir no documento parcelamentos, dívidas e demais eventos futuros e previsíveis de despesas a arcar.

O calendário financeiro tem o número de dias projetados a partir da estratégia da empresa, considerando as metas e as práticas contábeis. Como ele precisa ser projetado para o ano, o recomendado é que ele seja elaborado em ciclos mensais ou trimestrais.

Então, ele precisa estar adaptado ao contexto financeiro e às operações empresariais para o gerenciamento das finanças.

Quais são os benefícios dessa medida?

Entre as vantagens de utilizar um calendário financeiro na empresa, está a possibilidade de  identificar o recebimento na data prevista e reagir rápido a uma possível inadimplência para minimizar seu prejuízo. Outros benefícios são:

Pagar suas contas em dia, sem juros e multas

Uma funçãoimportante desse calendário é permitir que a empresa mantenha um controle rigoroso das datas de vencimento das contas, garantindo que elas sejam pagas pontualmente e evitando gastos desnecessários com juros e multas.

Mensurar sua necessidade de capital de giro

Com um calendário financeiro, a empresa pode prever suas necessidades de capital de giro, para não faltar dinheiro para a operação. Assim, é possível garantir que haja fundos disponíveis para as operações diárias, evitando problemas de fluxo de caixa.

Planejar a quitação antecipada para negociar descontos

Um calendário próprio para as finanças permite que a empresa identifique oportunidades de quitação antecipada de dívidas ou contas a pagar, o que pode resultar em negociações de descontos favoráveis, economizando recursos financeiros.

Definir qual conta a pagar deve ser priorizada

Caso não seja possível quitar todas as contas no prazo, a utilização de um calendário desse tipo contribui para tomar decisões informadas sobre quais despesas priorizar. Assim, você traça estratégias de como manter relacionamentos comerciais saudáveis e minimizar impactos negativos.

Identificar padrões de pagamento dos clientes

A forma como seus clientes lidam com os pagamentos dão pistas sobre o perfil deles. Ao acompanhar um calendário com as finanças do seu negócio, você consegue ir além de avisar o cliente sobre a proximidade do vencimento.

Você pode identificar bons pagadores e criar descontos para estimular indicações e o comprometimento dos outros clientes.

Como utilizar essa ferramenta?

O calendário financeiro de uma organização é uma ferramenta poderosa para aumentar seus lucros e evitar clientes inadimplentes. Por isso, é importante adotar uma abordagem estratégica e organizada para utilizá-la eficazmente.

Entre as recomendações especiais para o seu uso estão:

Tenha clareza sobre as metas financeiras

Crie metas de receita mensais e anuais realistas com base no histórico financeiro da empresa. Isso ajudará a direcionar seus esforços para atingir esses objetivos e manterá todos os departamentos alinhados com as metas financeiras.

Acompanhe de perto os prazos de pagamento

De nada vale achar que um calendário financeiro funciona sozinho. Você precisa acompanhar toda a fase de implantação entre seus colaboradores. 

Utilize esse calendário para registrar as datas de vencimento de contas a pagar  e acompanhe de perto os pagamentos dos clientes (contas a receber). 

Além disso, envie lembretes de vencimento para incentivar o cumprimento dos prazos.

Crie reservas para contingências

Imprevistos ou atrasos nos pagamentos precisam ser considerados em seus planos,e o que colabora é a criação de um fundo de reservas. Isso ajudará a manter a saúde financeira da empresa e evitará que a inadimplência de clientes tenha um impacto significativo nas operações.

Analise regularmente o desempenho financeiro

Revisite seu calendário financeiro com regularidade e não abra mão dessa rotina. O objetivo é avaliar o progresso em relação às metas e identificar áreas de melhoria. 

Se necessário, ajuste suas estratégias financeiras com base nas tendências e no feedback do mercado.

Essas dicas geram benefícios que vão desde criar um cenário que permita aumentar seus lucros e manter os clientes satisfeitos até a diminuição do risco de inadimplência.

Como fazer um calendário financeiro corporativo?

Em 6 passos, você consegue fazer um calendário financeiro que seja efetivo para a sua empresa. Confira como fazer:

1. Defina os objetivos financeiros da empresa

Comece estabelecendo objetivos financeiros da empresa, como aumentar os lucros, reduzir custos operacionais ou expandir para novos mercados.

2. Liste as fontes de receita

Enumere todas as fontes de receita da empresa, como vendas de produtos ou serviços, investimentos, financiamento e outros fluxos de entrada de dinheiro.

3. Enumere todas as despesas

Liste todas as despesas operacionais do negócio, como salários, aluguel, fornecedores, marketing, impostos e outras despesas relacionadas ao funcionamento do negócio.

4. Crie um calendário financeiro mensal

Utilize um calendário mensal e marque as datas de entrada de receita, como datas de vendas ou pagamentos de clientes, e as datas de vencimento de despesas, a exemplo das contas a pagar e obrigações fiscais.

5. Estabeleça um orçamento mensal

Com base nas receitas e despesas projetadas, estabeleça um orçamento mensal que garanta que a empresa mantenha suas finanças equilibradas e atinja seus objetivos financeiros.

6. Acompanhe e ajuste

Ao longo do mês, registre todas as receitas e despesas fazendo comparação entre os números com o orçamento planejado. Faça os ajustes conforme necessário para garantir a saúde financeira da empresa.

Este calendário financeiro corporativo ajudará a manter um controle rigoroso das finanças, a tomar decisões informadas e a alcançar os objetivos financeiros estabelecidos para a empresa.

Modelo de calendário financeiro para empresas

Até aqui, você conferiu como o calendário financeiro é simples de ser feito e muito útil para o controle do dinheiro que circula na sua empresa. Agora você terá acesso a um modelo simples, na prática.

Note abaixo que o documento é um calendário mensal, com divisão semanal, considerando os dias considerados úteis. É um exemplo que cabe em negócios como escritórios sem funcionamento aos finais de semana.

Na primeira coluna, à direita, confira que foram incluídas as datas e os dias da semana. Ao lado, as colunas trazem previsões de pagamentos e recebimentos, informando os dias em que se aplicam e seus valores. Acompanhe:

No caso tabelado, há uma grande despesa prevista para o dia 20 e um grande recebimento aguardado para dois dias depois.

O ideal é receber antes para pagar depois, mas como não é o que acontece nessa situação, o calendário permite ao gestor se planejar para honrar o compromisso e não ficar sem dinheiro.

Assim que cada movimentação financeira prevista se confirmar, é válido aplicar uma regra no Excel, por exemplo, ou inserir uma marcação manual que indique o seu status: se realizada ou pendente.

Isso é especialmente importante, pois um gasto ou recebimento que ficou para trás não pode ser esquecido, o que poderia ocorrer se o data em questão fosse eliminada do calendário.

Baixe grátis uma planilha de contas a pagar se está interessado em monitorar as movimentações financeiras via Excel. Além do campo de receitas e despesas, nas quais você poderá discriminar cada uma, no campo de saldo, você confere o que restou, diminuindo automaticamente as receitas das despesas.

Controle online é evolução do calendário

Pode ser que você já utilize uma planilha de receitas e despesas no seu negócio e queira um complemento por meio de um calendário financeiro. 

Mas é importante saber que, conforme seu negócio evoluir e o número de pagamentos e recebimentos crescer, você precisará otimizar o controle das contas a pagar e a receber.

E isso é possível ao adotar um sistema de gestão financeira, que proporciona precisão nos dados e menos tempo gasto com processos e burocracia.

Com os softwares de gestão empresarial, várias atividades são feitas automaticamente na parte financeira. Você consegue:

• Ter uma visão clara das contas a pagar e a receber;
• Dar baixa automaticamente no financeiro ao confirmar uma saída ou entrada de dinheiro;
• Ser avisado quanto aos compromissos financeiros com a antecedência que desejar;
• Programar o envio de um alerta ao seu cliente quando o vencimento da sua conta  se aproximar e realizar o controle da inadimplência;
• Fazer uma projeção do fluxo de caixa e estimar o momento no qual o índice de não pagamentos acabará comprometendo as finanças, viabilizando a partir dali medidas em resposta ao problema.

Percebeu como a automatização de diversas tarefas ajuda seu negócio a se preparar para estar em dia com as finanças? E essa é apenas uma das vantagens da previsibilidade financeira.

Para saber mais sobre o assunto, visite nosso conteúdo que explica como a tecnologia ajuda a projetar os gastos e o lucro da sua empresa.