O que é Ciclo PDCA e como utilizá-lo na administração de empresas

Sobre o que estamos falando?

  • O ciclo PDCA permite a identificação das causas dos principais problemas de uma empresa. Dessa forma, é possível encontrar soluções duradouras;
  • Essa ferramenta de gestão ajuda a solucionar desafios relacionados aos processos de atendimento, administrativos, financeiros, produção e até de gestão de pessoas;
  • Para aplicar o ciclo PDCA, é preciso ter acesso aos dados mais importantes do negócio. Com a Conta Azul Pro, plataforma de gestão integrada para empresas, em poucos cliques, você acessa tudo o que precisa, em tempo real!

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Em uma empresa, vários processos acontecem em paralelo. Ao passo que o time comercial realiza as vendas, a equipe de atendimento resolve as dúvidas dos clientes, enquanto o estoque se organiza para receber mercadorias e enviar mercadorias. O financeiro e a contabilidade, em conjunto, cuidam do pagamento das contas e das obrigações contábeis. 

E, com todas essas atividades, os desafios e oportunidades de melhoria também acabam surgindo. O que acontece é que você não tem como parar a empresa, resolver tudo e voltar a trabalhar. 

É aí que entra o ciclo PDCA, ferramenta de gestão para melhoria contínua, que facilita a identificação e a solução dos gargalos na empresa, de maneira constante e a partir de soluções duradouras, sem precisar parar os processos. 

Continue lendo e entenda o que é e como aplicar o ciclo PDCA! Separamos os seguintes tópicos:

O que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão com o objetivo de resolver desafios através de ações cíclicas de planejamento, ação, checagem de resultados e correções. 

A sigla PDCA indica a letra inicial em inglês de cada uma das etapas que compõem o ciclo:

  • Plan - planejar;

  • Do - fazer;

  • Check - checar;

  • Action - agir.

Com o ciclo PDCA, toda essa sequência de etapas se repete em uma mesma ordem, não havendo um fim determinado. Afinal, o foco dessa ferramenta não é apenas resolver um único problema, e sim, encontrar a causa, criar soluções duradouras e padronizar processos. 

É possível aplicar o ciclo PDCA na empresa para:

  • Organizar processos financeiros e administrativos;

  • Solucionar gargalos no atendimento oferecido ao cliente e na produção ou execução de serviços; 

  • Reduzir custos e despesas de uma determinada área.

Por exemplo, uma pessoa está sentindo febre e dor nas costas há vários dias. Ao ir ao médico, ela recebe uma medicação para tratar esses sintomas, sendo orientada a fazer exames para encontrar um diagnóstico. 

O ciclo PDCA funciona justamente como uma “consulta médica”, onde são criados planos de ações para resolver os problemas mais urgentes, porém as causas de cada um também são investigadas. 

Confira no próximo tópico como aplicar essa ferramenta de gestão. 

Como aplicar o ciclo PDCA? 

Entender o conceito do ciclo PDCA é tão importante quanto saber como colocá-lo em prática. Para isso, vamos considerar o exemplo de uma clínica X que está enfrentando sérios problemas de atendimento ao cliente, como cancelamento de consultas e reclamações. 

Nos próximos tópicos, acompanhe como deve ser a aplicação do ciclo PDCA.

1. Planejar

Você gerencia uma empresa, está enfrentando desafios e procurando soluções até que se deparou com o ciclo PDCA. Na primeira etapa, a tarefa é justamente definir quais gargalos serão resolvidos, por que, como e quem estará a frente de cada ação. 

Sim, aqui ninguém coloca a mão na massa executando ações: agora, é hora de planejar o que precisa ser feito. E, lembre-se: por mais que os problemas tenham uma certa urgência, sem organização e planejamento, será impossível resolvê-los. 

Basta lembrar de todas as vezes que você tentou “apagar incêndios”, conseguiu amenizar uma situação e o problema voltou maior ainda. 

Nesta etapa, o empreendedor pode contar com o suporte de duas outras ferramentas de gestão, como a matriz GUT, para definir prioridades, e o 5W2H, para organizar o plano de ação.

Exemplo

Na clínica X, a gestora, Maria, criou um planejamento para melhorar o atendimento ao cliente. Com o setor de RH, ela decidiu contratar novos colaboradores, oferecer treinamento aos atuais e implantar um sistema de NPS para avaliar o nível de satisfação dos clientes. 

Na mesma etapa, também foram definidos todos os responsáveis, dias e horários para cada ação. 

2. Fazer

Com tudo definido, agora é o momento de pôr em prática todas as ações planejadas na etapa anterior. E, quanto mais detalhes inseridos no planejamento, mais fácil ficará a execução dessas atividades. 

É claro que, durante o dia a dia, pode ser que uma ou outra tarefa precise ser ajustada. É na prática que os desafios aparecem. Nesta etapa, é muito importante ouvir os colaboradores e acompanhar de perto tudo o que foi definido no planejamento. 

Exemplo

Os primeiros treinamentos estão acontecendo e os novos colaboradores estão chegando na clínica X. Durante este processo, Maria viu que seria necessário contratar mais pessoas e também incluir um novo treinamento de relacionamento interpessoal.

Todos os dias, ela acompanha a agenda de treinamentos e os processos seletivos. 

3. Checar

Aqui, é necessário checar se tudo que foi proposto está trazendo os resultados esperados para a empresa. Sem esse acompanhamento, você pode ter a falsa impressão de que tudo foi resolvido, quando os problemas foram apenas amenizados. 

Portanto, cheque os resultados da empresa constantemente e, dependendo do que encontrar, veja o que precisa ser ajustado.

Exemplo

Maria, ao acompanhar os números do NPS, viu que o nível de satisfação dos clientes com o atendimento melhorou. Porém, alguns clientes ainda reclamam da demora e que a comunicação está um pouco robotizada. 

4. Agir

Se, ao analisar o desempenho dos colaboradores no plano de ação, perceber que os resultados esperados não estão sendo alcançados, não espere demais: identifique o que precisa ser ajustado e coloque em prática novamente o ciclo PDCA

Ao fazer isso, você evita que um problema pequeno tome grandes proporções, com gastos maiores de tempo e dinheiro. Lembre-se que, como falamos, o ciclo PDCA, como o próprio nome já diz, é um ciclo infinito. 

Portanto, ao ajustar algo pontual, você precisa acompanhar essa mudança e, caso sejam necessários novos ajustes, o ciclo recomeça. 

Exemplo

Maria se reuniu novamente com o setor de RH e com os responsáveis pelo atendimento, que decidem aplicar um novo treinamento e reuniões de feedback. Ela então volta para a primeira etapa do ciclo PDCA, planejar como tudo isso será feito, recomeçando o processo. 

Vantagens e pontos de atenção da ferramenta

A principal vantagem do ciclo PDCA é a identificação rápida de erros e/ou pontos que precisam ser ajustados. Isso porque não é necessário esperar que todo um plano de ação seja executado para só depois avaliar se os resultados foram efetivos ou não.

Dessa forma, os custos, em termos de tempo e dinheiro, acabam sendo bem menores, sem contar com um desgaste menor entre os envolvidos. 

No exemplo da clínica X, a gestora Maria conseguiu checar em tempo hábil como estava o novo modelo de atendimento após os treinamentos. E, analisando os resultados, propôs melhorias que foram rapidamente implementadas. 

Como primeiro ponto de atenção do ciclo PDCA, citamos o uso de outras ferramentas de gestão auxiliares, como a matriz GUT, para priorização. Afinal, dependendo da quantidade de desafios da empresa, definir o que deve ser feito primeiro nem sempre é tão simples. 

Outro aspecto importante é o acompanhamento constante de cada etapa, ação e ajuste proposto no ciclo PDCA, mesmo que os resultados estejam satisfatórios. Ao fazer isso, o empreendedor assegura a qualidade dos processos que estão melhorados. 

5 dicas para acertar no PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão simples de aplicar. Mas, para obter bons resultados com ela, é preciso ir além do conceito. Para ajudar, separamos algumas dicas importantes para colocá-la em prática, confira:

1. A roda precisa girar: 

  • Não faça nada sem planejar;

  • Não fique apenas na análise e faça;

  • Não desista no primeiro giro: identifique o problema, ajuste e siga. 

2. Quando tudo é urgente, nada é urgente

  • Se há muitos gargalos, priorize as tarefas;

  • Organize a abordagem conforme urgência e gravidade.

3. Confira se o problema foi realmente resolvido e analise a possibilidade de outros aparecerem

  • Não é porque problemas estão sendo resolvidos que novos não irão surgir;

  • Considere todas as possibilidades;

  • Sempre que possível, teste soluções novas.

4. Aperfeiçoe-se como líder

  • Busque desenvolver habilidades com gestão de pessoas e liderança;

  • Estimule os colaboradores a se aperfeiçoarem também.

5. A prática pode levar à perfeição

  • Inclua o Ciclo PDCA na rotina da empresa, em outros setores, gradualmente.

  • Explique para os colaboradores a importância da ferramenta;

  • Teste, faça e refaça processos até encontrar o modelo ideal para a empresa. 

Alie a tecnologia a ferramentas como o ciclo PDCA

Para aplicar o ciclo PDCA ou qualquer outra ferramenta de gestão, você precisará acessar e monitorar os dados da empresa. Dessa forma, será possível analisar o que está funcionando e o aquilo que precisa ser ajustado. 

Papel? Planilhas? Não: apenas com o apoio da tecnologia o empreendedor fará este controle de forma eficiente, com menos erros manuais e acesso às informações reais do negócio. 

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