Matriz GUT, Rice e outras formas de priorizar tarefas e projetos

No dia a dia de uma pequena empresa, muitas são as atividades e poucas são as mãos para realizá-las na velocidade desejada. É neste contexto que otimizar o tempo vira necessidade e, para isso, as metodologias de priorização de tarefas, como a Matriz GUT, podem ser a solução para elevar a produtividade do negócio.

O que são matrizes de priorização

As matrizes de priorização variam na fórmula, mas não no objetivo: ajudar o empreendedor a definir o que é prioritário para a condução dos trabalhos. Seus benefícios são percebidos de forma mais clara nas pequenas empresas, nas quais tudo parece importante e não há certeza por onde começar, avalia o gerente de projetos Henrique Dias, pós-graduado em Gestão de Projetos.

Para ele, a principal vantagem está em priorizar as tarefas, problemas e soluções de forma simples e rápida. “Dessa forma, é possível aumentar a produtividade e a entrega de resultados, principalmente para seus clientes”, afirma.

Matriz GUT e outras 4 metodologias

GUT, Rice, BASICO e as matrizes de Custo e Benefício e de Urgência e Importância podem ajudar você a definir com maior propriedade o que é realmente prioritário para o negócio – e o que pode esperar um pouco. Conheça detalhes sobre cada um dos modelos e veja dicas para a sua aplicação.

Matriz GUT

É difundida como a melhor solução atual para a priorização de ações na empresa, destaca Rafael Paes de Barros, coordenador do Núcleo de Inovação Tecnológica do IFRO (Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia de Rondônia), com MBA Executivo em Gerenciamento de Projetos.

Ele diz que a Matriz GUT é uma ferramenta considerada complexa, pois exige um maior trabalho em relação às demais, mas os resultados obtidos são mais precisos, o que a torna mais adequada para a tomada de decisões difíceis.

A proposta é fazer uma relação da ação (projeto, tarefa ou atividade) levando em consideração a gravidade, urgência e tendência do fenômeno, permitindo de forma racional escolher o que for menos prejudicial e mais assertivo para o momento.

Para aplicar, monte uma tabela com cinco colunas: Ação, Gravidade, Urgência, Tendência e GUT. Depois, aplique as quatro etapas ensinadas por Rafael Barros.

Você também pode usar esta planilha pronta que disponibilizamos abaixo:

1º etapa: Liste as ações (projetos, tarefas e atividades), no campo Ação.

2º etapa: Defina a pontuação para cada ação, nos campos Gravidade, Urgência e Tendência, escolhendo um número de 1 a 5 para cada campo, seguindo as informações abaixo:

Gravidade:

1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave.

Urgência:

1. Pode esperar
2. Pouco urgente
3. Urgente, merece atenção em curto prazo
4. Muito urgente
5. Necessidade de ação imediata.

Tendência:

1. Não irá mudar
2. Piorar a longo prazo
3. Piorar a médio prazo
4. Piorar a curto prazo
5. Piorar rapidamente.

3º etapa: Realize o cálculo da pontuação e classifique as ações com a multiplicação dos números dos campos: GUT = Gravidade x Urgência x Tendência. O resultado com maior pontuação é de 125 pontos e o menor é 1, considerando o número maior a prioridade e o menor a ação com menos prioridade.

4º etapa: Na conclusão da matriz, liste as ações de acordo com o valor do GUT: do maior para o menor, considerando o maior a 1º prioridade e, assim, sucessivamente.

BASICO

O método BASICO, conforme explica Henrique Dias, pode ser usado em complemento à Matriz GUT, que na fase anterior classificou os problemas. Com ele, é possível decidir quais soluções serão adotadas para cada prioridade encontrada.

Essa matriz considera os Benefícios para a organização, a Abrangência de pessoas beneficiadas, a Satisfação dos colaboradores, os Investimentos necessários, os Clientes e o efeito que a solução terá neles e a Operacionalidade que aquela solução irá trazer.

Dias ensina que, assim como na Matriz GUT, é preciso listar todas as soluções para cada problema e dar pontuações para cada um dos acrônimos do BASICO – um é o pior cenário e cinco o melhor. Por fim, some as pontuações e verifique quais as soluções de maior nota. “Caso haja empate, utilize Clientes como fator de desempate”, indica.

Veja a planilha:

RICE

Na mesma linha das anteriores, a RICE é a sigla em inglês para Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço). Os três primeiros itens da matriz são pontuados e, ao final, divididos pelo último.

Segundo Dias, o Alcance se refere a quantas pessoas aquela tarefa irá alcançar, o Impacto estima a quantidade de pessoas que serão impactadas (use o valor 3 para um impacto massivo, 2 para um grande impacto, 1 para médio, 0.5 para pequeno e 0.25 para um impacto mínimo) e Confiança aborda o quão confiante você está sobre suas estimativas (escolha entre 100%, para uma alta estimativa, 80% para uma média e 50% para baixa estimativa).

Finalmente, em Esforço, coloque quanto tempo a tarefa levará para ser concluída. “O valor final mede o total impacto pelo tempo trabalhado, sabendo assim quais tarefas terão maior impacto ao serem concluídas”, explica.

Confira:

Matriz de Custo e Benefício

Esta é outra opção de definição de prioridades. De fácil compreensão, seu diferencial está no uso como fator do custo em relação ao benefício, explica Rafael Barros.

O preenchimento da ferramenta deve ser realizado da seguinte forma:

• Ação: Projeto, atividade ou tarefa

• Custo: Qual valor que irá custar em dinheiro

• Benefício: Qual resultado positivo a ação trará

• Informações Adicionais: Tudo aquilo que for relevante para a análise da ação, como o número de pessoas/equipe/setor envolvido e demais necessidades para a sua execução

• Nível de Prioridade: preenchido apenas quando todas ações estiverem listadas, a partir de análise do quanto a ação irá custar e do esforço empregado em relação ao beneficio que trará ao negócio.

Conforme Barros, o Benefício pode ser definido de maneira quantitativa, qualitativas ou ambas:

Quantitativa: definição em valores numéricos (por exemplo, acréscimo de R$ 5 mil no faturamento) ou em porcentagem (crescimento de 15% nas vendas).

Qualitativa: descrever em texto o que a ação trará de positivo.

Ambas: quando as duas maneiras são utilizadas na mesma matriz.

Experimente:

Matriz de Urgência e Importância

Barros explica que essa é uma ferramenta menos conhecida, cuja proposta prevê que, para cada ação (projeto, atividade ou tarefa), seja definido se é importante ou se é urgente, conforme a ilustração abaixo:

1. Ação importante e urgente (necessita de resolução imediata)
2. Ação que não é importante, mas que é urgente (não relevante, mas requer resolução imediata)
3. Ação importante, mas não urgente (é relevante, mas não demanda resolução imediata)
4. Ação que não é importante, nem urgente (não é relevante e nem necessita de resolução imediata)

Resultados: o nível vai de 1 ao 4, sendo o 1 mais prioritário e o 4 menos prioritário.

Priorizar tarefas faz bem ao negócio

Além das matrizes, o empreendedor pode utilizar outras ferramentas de gestão para qualificar a tomada de decisões. Entre elas, Henrique Dias cita o Diagrama de Ishikawa, o Ciclo PDCA e a Análise SWOT. Se você tiver interesse em se aprofundar no assunto, a dica é se informar em livros de gestão de projetos, de riscos e de qualidade, ou buscar o apoio de uma consultoria especializada.

Como você viu, não faltam métodos para definir quais são as reais prioridades do seu negócio. Por isso, é hora de arregaçar as mangas, colocar sua estratégia em prática e concentrar esforços nas tarefas corretas.

Para aumentar a chance de sucesso nesse desafio, a dica final de Dias é envolver a equipe interessada e as pessoas que serão atingidas pelos problemas, para criar ambientes favoráveis a soluções.

E você, está pronto para priorizar tarefas e melhorar a gestão do negócio? Experimente gratuitamente o sistema da Conta Azul!