Quando e como mudar de contador na sua empresa?

Com certeza você sabe o que é um contador, mas, você realmente entende a importância dos serviços deste profissional para o seu negócio?

A responsabilidade do contador vai além da emissão de notas fiscais e conciliações fiscais, o profissional pode ser um grande aliado na hora de tomar decisões importantes, usando dados e métricas para tornar seu negócio ainda mais lucrativo e eficiente. Além disso, ele também tem papel fundamental na legalização da sua empresa.

Por isso, quando a assessoria contábil não está entregando os resultados esperados, é hora de avaliar a troca desse serviço. 

Então, se você quer tirar todas as suas dúvidas sobre como mudar de contador, continue com a gente! Neste post, você verá:

• A importância da assessoria de um contador

• Quando é hora de mudar de contador?

• Como mudar de contador em 8 passos

• Contrate um contador parceiro da Conta Azul

Boa leitura!

A importância da assessoria de um contador

Se você tem uma micro ou pequena empresa, com certeza já se imaginou cuidando de toda a contabilidade sozinho, certo?   

Mesmo que você tenha conhecimento da área, a assessoria contábil dentro da sua empresa é, além de estratégica, trata-se de uma obrigação legal. Isso porque o artigo 1.179 do da Lei 10.406/2002 do Código Civil prevê que:

“O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”

A lei também deixa claro que o registro contábil da empresa deve ficar sob responsabilidade de um contador com registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade).

Mas, além das obrigações legais, um profissional de contabilidade é fundamental para auxiliar em diversas atividades cotidianas da empresa, como: 

• Preencher e arquivar documentos legais necessários para a operação da empresa;

• Garantir que o seu negócio esteja legal perante os órgãos públicos e em conformidade com a legislação tributária e fiscal;

• Manter o registro da empresa atualizado;

• Manusear a folha de pagamento para garantir que todos os funcionários recebam os salários corretamente.

Ao contratar um serviço de contabilidade, também é possível integrá-lo a uma plataforma online como a Conta Azul, para ter mais agilidade no envio de documentos, evitando o manuseio de papéis e ganhando tempo para se dedicar a outras atividades da empresa. 

Quando é hora de mudar de contador? 

Como vimos acima, o papel do contador é essencial dentro de um negócio. Por isso, quando o serviço de contabilidade não está atendendo ao que foi solicitado, alguns problemas podem ocorrer, como, por exemplo:

• Não pagamento de impostos importantes;

• Escolha de um regime que não é adequado ao negócio, acarretando pagamento de impostos além do necessário;

• Declaração indevida dos bens da empresa;

• Desorganização com os livros e documentos contábeis, atrapalhando o controle e o das informações;

• Desatualização das mudanças na legislação.

Assim, todas essas atividades que não foram bem executadas podem trazer problemas legais para o seu negócio. 

Então, quando isso acontece, a pergunta que fica é:

“Posso mudar de contador?” 

Sim, você pode! Abaixo vamos trazer 8 passos para que a troca ocorra de forma eficaz.

Vamos lá? 

Como mudar de contador em 8 passos

Quando necessária, a troca de contador deve ser feita de forma cautelosa para que nenhuma das partes sejam prejudicadas. 

Por isso, separamos alguns passos que devem ser seguidos para que o processo aconteça da melhor forma possível.

1. Consulte o contrato em vigor

Antes de mais nada, é necessário analisar o contrato firmado entre você e o contador: podem existir algumas obrigações que não foram cumpridas, ou apresentar exigências para encerramento das atividades. 

Confira sempre esse documento do início até o fim, para que problemas por descumprimento de acordo sejam evitados. 

   2. Analise se há pendências

Além disso, verifique se todas as atividades acordadas entre você e o contador estão em dia ou se há alguma pendência, como o fechamento mensal, por exemplo, evitando que essas tarefas se atrasem até a contratação de um novo serviço. 

A dica é verificar todos os documentos antigos, analisando possíveis erros ou situações que precisam ser regularizadas o quanto antes para evitar problemas para o seu negócio. Dessa forma, impede que o novo contador encontre surpresas desagradáveis.

Além disso, não se esqueça de que qualquer erro encontrado é de responsabilidade do contador atuante na época que o erro foi cometido.

   3. Comunique o contador atual

Para que a troca ocorra de forma amigável, é necessário oficializar a decisão com o atual contador. O aviso pode ocorrer através de carta registrada em correio ou e-mail. 

Neste comunicado, é preciso conter: 

• O pedido de encerramento do contrato;

• A data final de término do serviço; 

• A documentação (física e digital), senhas e acessos do contador atual;

• Solicitação de um relatório de situação cadastral, para verificar se há mais pendências governamentais;

• Pedir que a documentação seja enviada ao profissional que irá substituir a contabilidade após o encerramento do contrato.

Leia também o nosso conteúdo sobre contrato de prestação de serviços 

   4. Assine o distrato de serviços

O distrato de serviço é, em outras palavras, o documento de rescisão contratual. Nele estão informações importantes, como os dados das obrigações realizadas e as que ainda estão pendentes e são de responsabilidade da assessoria que está de saída.

Dessa forma, alguns documentos como a Escrituração Contábil Digital (ECD), devem ser enviados referentes às informações do ano anterior. Assim, como o contador antigo ainda estava prestando serviços para o negócio na época, ele deverá participar da elaboração do documento conforme o período que atendeu a empresa. 

Então, quando o contador que está saindo te enviar esse documento, leia com bastante atenção para não deixar passar nenhum detalhe importante. 

   5. Contrate um novo contador

Antes de realizar todos os passos citados acima, tenha outro profissional em mente para que o seu negócio não fique sem contador até você encontrar alguém bom o suficiente para substituí-lo. 

A mudança está ocorrendo justamente porque o outro serviço não estava atendendo suas necessidades, então escolher um contador perfeito para sua empresa demanda tempo e pesquisa. 

Para a contratação de um bom contador, verifique estas informações:

• Preço do serviço;

• Registro junto ao CRC;

• Serviços oferecidos;

• Atendimento ao cliente (é bom? Existem reclamações?);

• Recomendação de quem usa ou já utilizou o serviço;

• Utilização de um sistema de controle e gerenciamento financeiro integrado.

Então, após a contratação envie os documentos importantes para a gestão contábil da sua empresa. 

   6. Verifique a situação do profissional

Verificar se o profissional é competente e está regular nos órgãos de contabilidade é uma etapa fundamental para evitar que surjam problemas futuros.

Antecipe os riscos e peça um levantamento ao seu novo contador dos lugares que ele já trabalhou, quais são foram as conquistas profissionais que ele atingiu e como ele ajudou outras empresas onde trabalhou. 

   7. Envie os dados necessários

Agora que a contratação está feita, disponibilize as informações necessárias da sua empresa, como dados antigos e atualizados para que o novo contador possa entender o funcionamento do seu negócio e começar de fato o trabalho. 

   8. Compartilhe o acesso ao sistema ERP

Após enviar os dados necessários para o contador, não se esqueça de disponibilizar o acesso ao seu sistema ERP, como a Conta Azul Pro. Com a contabilidade integrada à sua empresa, o trabalho burocrático fica muito mais agilizado, sobrando tempo para focar no sucesso do negócio. 

Essa integração é indicada para as micro e pequenas empresas, por sua simplicidade e praticidade. 

Contrate um contador parceiro da Conta Azul

A sua parceria com a contabilidade pode ser um verdadeiro sucesso optando por profissionais que utilizam a Conta Azul! 

Para te auxiliar nessa tarefa, a Conta Azul possui um diretório com uma lista de profissionais certificados. Eles são parceiros espalhados por todo o país, identificados com uma marcação que destaca contadores e empresas que já permitem uma integração rápida por meio da plataforma online.

Além disso, com a Conta Azul você pode: 

• Enviar e receber dados de forma rápida sem precisar de malotes, economizando dinheiro gasto com impressão e deixando a comunicação mais segura;

• Acessar os dados atualizados, que ficam disponíveis a partir de qualquer computador conectado à Internet, permitindo  que você e seu contador estejam sempre alinhados; 

• Armazenar todas as informações na nuvem, não precisando de um arquivo físico ocupando espaço na empresa.

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