Controle Financeiro

Planilha de fluxo de caixa: como montar uma, qual a importância e modelo para usar no seu negócio

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 26/01/2024 | 11 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • A planilha de fluxo de caixa ajuda o empreendedor a organizar as movimentações financeiras;
  • Os modelos mais utilizados pelos donos de negócio são o diário e o mensal;
  • Desenvolvemos um modelo de planilha de fluxo de caixa mensal e outro diário, ambos gratuitos, para ajudar gestores como você. Siga a leitura para baixar o seu!

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Você já pagou multas porque esqueceu de quitar uma conta da empresa? Se perdeu no extrato bancário? Ou então, cobrou o cliente errado e ficou numa situação embaraçosa? Se sim, uma planilha de fluxo de caixa pode ajudar.

Esses desafios são comuns em empresas onde o financeiro não está muito organizado. Uma planilha de fluxo de caixa permite separar os lançamentos, o que agiliza bastante o próximo passo: contratar uma boa plataforma de gestão.

Acompanhe os tópicos e entenda como as nossas planilhas de fluxo de caixa diário e mensal Excel grátis podem ajudar no seu dia a dia! 

Uma mulher com vários papéis em cima de sua mesa, com um lápis na mão e um computador

O que é uma planilha de fluxo de caixa?

A planilha de fluxo de caixa mensal ou diária é um documento feito em Excel onde constam as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa. Nela, deve-se inserir tudo o que for movimentado — ou seja, as receitas e os custos fixos e variáveis.

Esse controle é importante porque o fluxo de caixa é um processo em que o gestor e/ou dono do negócio acompanha as entradas e saídas de capital da empresa. 

Porém, não é apenas um controle do saldo bancário, já que o fluxo de caixa inclui a projeção (de vendas e contas a pagar e receber) para os meses seguintes.

A partir disso, é possível antecipar a necessidade futura de algum investimento e pensar em um caminho assertivo para colocá-lo em prática.

O objetivo principal da planilha de fluxo de caixa diária ou para qualquer período é auxiliar nestes cálculos e facilitar o acompanhamento do saldo operacional do negócio.

Qual a importância das planilhas de controle de caixa diário e mensal?

Quando se está começando a controlar o fluxo de caixa, a planilha ajuda o empreendedor a dar os primeiros passos na gestão financeira da empresa.

Com ela, é possível acompanhar com mais clareza as contas a pagar e a receber e controlar prazos de pagamento e recebimento. Assim, as finanças ficam mais organizadas e você sabe de onde vem — e para onde vão — todos os valores. 

A planilha de fluxo de caixa diária possibilita ações rápidas para a empresa ter fundos para suas operações diárias. Ela fornece dados sobre o desempenho financeiro imediatamente e ajuda a identificar quando há mais dinheiro disponível (aumento da liquidez) ou menos (diminuição da liquidez). Outra funcionalidade é rastrear pequenas despesas e receitas.

Já com a planilha de fluxo de caixa mensal, fica mais fácil avaliar o panorama financeiro em um período mais longo, analisando criteriosamente receitas e despesas empresariais. Esta planilha é útil para compreender tendências sazonais, projetar necessidades futuras de caixa e estabelecer metas e orçamentos mensais. 

De modo geral, é importante que os dados sejam atualizados no mínimo diária ou mensalmente, para não se perder nos recebimentos e nas saídas. Isso viabiliza realizar projeções financeiras e as tomadas de decisões futuras.

O que uma planilha de fluxo de caixa precisa ter?

Agora, conheceremos os elementos que compõem uma planilha de fluxo de caixa. Toda planilha conta com categorias de receitas (vindas de vendas de produtos ou serviços prestados) e despesas (como aluguel, salários e fornecedores) da sua empresa..

Além das categorias, a planilha tem um espaço para o saldo inicial, referente à quantia que sua empresa tem em suas contas bancárias corporativas e em caixa. Entre outros itens da planilha de fluxo de caixa em Excel, estão:

  • Valores: os valores de entrada e saída de dinheiro são registrados separadamente para facilitar o cálculo do saldo atual;
  • Classificação por categoria: receitas e despesas podem ser classificadas como operacionais, investimentos e financiamentos para melhor rastreamento do dinheiro que circula na empresa;
  • Total: o termo aparece ao final de cada categoria, além de um total geral que apresenta os resultados financeiros do fluxo de caixa.

Cada um desses itens colaboram para manter a saúde financeira da empresa e eles podem ser feitos em diferentes formatos. Confira a seguir!

Qual ferramenta usar para fazer uma planilha de controle de caixa?

Para criar uma planilha de fluxo de caixa, você pode utilizar o Excel, o Google Sheets ou até mesmo um software de gestão financeira.

No Excel e no Google Sheets, você personaliza as colunas para receitas, despesas, datas e saldos e aplica fórmulas para cálculos automáticos. O arquivo no Google Sheets pode ser acessado de qualquer lugar ou dispositivo, por ser armazenado na nuvem.

Já os sistemas de gestão financeira disponibilizam funções de automação e análise do fluxo de caixa. A ideia é que, com poucos cliques, você consiga ter um gerenciamento financeiro fácil de ser entendido.

Como usar uma planilha de fluxo de caixa?

A planilha de fluxo de caixa deve ser utilizada nos registros das receitas e despesas por dia ou por mês. Confira o passo a passo para utilizar a planilha da Conta Azul em Excel.

Comece pela aba Cadastro, listando os itens das entradas e saídas de dinheiro que a empresa teve. Se você optou pela planilha diária, acompanhe o que precisará realizar:

  1. Entradas e Saídas: inclua os tipos de entradas e saídas necessários ao controle do caixa da sua empresa;
  2. Previsão: nas colunas de previsão, você deve colocar o que planejou receber ou pagar naquele dia;
  3. Realizado: nas colunas de realizado, preencha o que ocorreu em relação aos recebimentos e pagamentos, independente se não corresponderem com o previsto. Os valores totais são calculados automaticamente;
  4. Saldo Final e fechamento da semana: no final desta tabela, você terá um resumo de todas as contas, com o resultado do saldo final diário e no fechamento da semana. 

As abas do 1º Semestre e 2º Semestre devem reunir as contas totais de cada mês. Depois de inserir os valores, os cálculos totais são realizados automaticamente, chegando até o saldo final do semestre.

Notou como é prático? No caso do fluxo de caixa mensal, a planilha que preparamos está dividida em “Previsto e Realizado por semana” e por “Entradas e Saídas”, com suas devidas categorias. Os valores que inserirá nas colunas “Semanas” devem representar as entradas e saídas, conforme as categorias que utiliza para o controle de sua movimentação financeira.

Para facilitar o preenchimento, às segundas-feiras coloque os valores previstos para aquela semana e, na sexta-feira, após o fechamento do expediente, insira os dados conforme efetivamente performou.

Agora, é só seguir esse direcionamento:

  1. Semanas: preencha cada uma dessas colunas semanalmente apontando o que está Previsto e o Realizado;
  2. Saldo Inicial: indique o valor que tem em caixa no início da semana e o insira na Semana 1;
  3. Saldo Atual: neste tópico irá aparecer o Saldo Atual, que é resultado da soma do saldo inicial com o total de entradas menos o total de saídas;
  4. Saldo Anterior: em Saldo Anterior, o valor a ser informado é o mesmo que o da semana anterior (na Semana 2, o saldo anterior será igual ao saldo inicial da Semana 1);
  5. Saldo Operacional: neste campo irá aparecer o resultado da semana (entradas menos saídas) para avaliação se houve mais despesas do que receitas ou o contrário.

Independentemente se optar pela planilha diária ou mensal, ao final, compare os resultados para pensar em soluções como aumentar a quantidade de estoque, solicitar mais prazo a um fornecedor, entre outras decisões.

Planilha de fluxo de caixa diário Excel pronta: baixe grátis 

Se na sua empresa ocorrem muitas transações, o ideal é realizar o controle com esta planilha de fluxo de caixa diário.

Uma dica é somar os valores de transações parecidas antes de inserir o dado no documento. Assim, fica mais fácil de interpretar os dados e a planilha de fluxo de caixa diário Excel não fica muito longa e complexa.

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Planilha de fluxo de caixa mensal: download gratuito

O fluxo de caixa mensal traz informações que permitem ao gestor gerar outros documentos financeiros importantes, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.

O nosso modelo de planilha de fluxo de caixa mensal é muito indicado para negócios com volume de vendas menores por dia, como empresas de consultoria e desenvolvedoras de sistemas. Mas a ferramenta é importante para todas as empresas, pois facilita a tomada de decisões e a previsibilidade financeira para o mês seguinte.

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Otimizando o controle do fluxo de caixa

Uma planilha de fluxo de caixa diário ou mensal é só o começo da organização financeira empresarial. Existem sinais que indicam que a sua empresa precisa de uma ferramenta mais completa e eficiente na operação do fluxo de caixa. São eles:

  • Gasto tempo excessivo na realização de tarefas da área financeira da empresa;
  • Falta de pessoal e tempo para alimentar a planilha, problema bem comum de empreendedores que realizam várias funções;
  • Baixa produtividade dos funcionários, resultado do tempo gasto com a atividade do fluxo de caixa manual e demais atividades;
  • Erros no controle do caixa — com falhas em números ou informações — em função do preenchimento ser manual, o que prejudica muito o negócio.

A partir desses indicativos, você já pode dar um passo a mais e aproveitar a inteligência tecnológica por meio de um sistema ERP. 

Como migrar da planilha para um sistema de gestão?

O processo de migração da planilha para um sistema de gestão (ERP) otimiza o gerenciamento financeiro de uma empresa, é simples e exige organização. Comece analisando o setor financeiro e os processos que levam mais tempo. Depois, considere quanto pode investir em dinheiro e tempo em um sistema ERP.

Ao iniciar a busca por um software, considere as necessidades da empresa e se o fornecedor disponibiliza suporte e treinamentos para tirar dúvidas com dinamismo e garantir a preparação dos funcionários. Por fim, mantenha cópia dos dados financeiros da sua empresa até a migração finalizar.

Com o fluxo de caixa em ordem, além de tomar decisões a partir de dados, você pode fazer um planejamento financeiro mais eficiente e acelerar o crescimento da sua empresa!

E o melhor caminho para ter uma gestão financeira otimizada é realizar o controle financeiro online. Temos um material que mostra os benefícios de monitorar o financeiro com apoio da tecnologia. Clique aqui e confira agora! 

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