Contabilidade

Conheça os prazos das obrigações acessórias e alerte seus clientes

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 26/03/2024 | 9 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • As obrigações acessórias compreendem os documentos que toda empresa precisa enviar aos órgãos fiscalizadores;
  • Cada obrigação acessória tem um prazo específico para envio. Perdê-lo pode gerar altas multas e problemas com a Receita Federal. A tecnologia ajuda neste gerenciamento;
  • Com a Conta Azul Mais é possível fazer o monitoramento completo das obrigações contábeis e fiscais dos seus clientes, com poucos cliques e em tempo real. O melhor de tudo: sem pagar nada!

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Existem mais de 10 obrigações acessórias que os contadores precisam ficar atentos. Perder os prazos desses pagamentos pode gerar multas e outros problemas com a Receita. Além disso, a relação de confiança com o seu cliente pode ficar comprometida. 

Para fazer um gerenciamento eficiente das obrigações acessórias, é preciso conhecê-las, estar de olho nas mudanças da legislação e manter os processos definidos e organizados no seu escritório. 

Relembre neste conteúdo as principais obrigações acessórias e seus respectivos prazos de envio. Veja também como a tecnologia pode ajudar você nesse monitoramento. Boa leitura!

Acompanhe os seguintes tópicos:

  • Qual a finalidade das obrigações acessórias? 
  • Principais obrigações acessórias para alertar seus clientes 
  • O que acontece caso seu cliente perca os prazos?
  • Acompanhe os prazos e atenda melhor seus clientes com a Conta Azul! 

As obrigações acessórias compreendem os documentos que toda empresa precisa enviar aos órgãos fiscalizadores;

Qual a finalidade das obrigações acessórias? 

As obrigações acessórias compreendem as declarações que toda empresa precisa enviar aos órgãos fiscalizadores, sejam eles municipais, estaduais ou federais. O principal objetivo é declarar o pagamento dos tributos e comprovar o cumprimento do regime trabalhista do segmento de atuação. 

Grande parte das obrigações acessórias costuma ficar a cargo dos departamentos pessoais das empresas, como a folha de pagamento e o envio de informações do eSocial. No entanto, é dever do contador orientar o cliente quanto ao cumprimento dessas obrigações e monitorar o pagamento das guias. 

É aí que entra a postura consultiva desse profissional, indo além das atividades operacionais e atuando como parceiro estratégico do cliente. Na prática, é justamente esse atendimento mais próximo o responsável por fidelizar o cliente e manter a demanda recorrente. 

No tópico seguinte, relembre as principais obrigações acessórias que você precisa ficar de olho. 

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Principais obrigações acessórias para alertar seus clientes 

 

Mensais

 

CAGED 

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados — CAGED é um arquivo que contém as informações referentes às admissões e demissões de funcionários. O prazo para envio dessa obrigação no eSocial é até o 7° dia do mês subsequente.

DARF 

O Documento de Arrecadação de Tributos Federais — DARF é uma obrigação acessória de âmbito federal e serve para recolher os impostos das operações financeiras. Ele pode ser pago tanto por pessoas físicas quanto jurídicas.

No DARF das empresas estão inclusos:

  • Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ);

  • Programa de Integração Social (PIS);

  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);

  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);

  • Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguros (IOF).

O DARF deve ser pago mensalmente até o dia 20 de cada mês.

DAS

O Documento de Arrecadação do Simples Nacional — DAS também deve ser pago mensalmente até o dia 20 de cada mês e corresponde a 5% do salário mínimo mais os impostos conforme a atividade exercida. 

DCTF 

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e Entidades e Fundos — DCTF WEB é uma declaração, como o próprio nome já diz, dos débitos de contribuições previdenciárias de terceiros.

Essa obrigação acessória deve ser paga até o dia 15 de cada mês. 

DESTDA

Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação — DESTDA é a obrigação acessória que recolhe o Diferencial de Alíquota de ICMS entre os estados. Ele também deve ser entregue mesmo quando as vendas são realizadas para não contribuintes do ICMS.

O prazo para envio é até o dia 28 do mês seguinte. 

EFD 

A Escrituração Fiscal Digital — EFD ICMS/IPI é um arquivo que deve conter, dentre outras informações das secretarias da fazenda estadual e federal, dados dos recolhimentos de ICMS, IPI e registro de inventário. 

Assim como a maioria das obrigações acessórias, deve ser enviado até o dia 20 do mês seguinte, através do Sistema Público de Escrituração Digital — SPED.

Folha de pagamento

As informações de folha de pagamento dos funcionários de uma empresa devem ser enviadas via eSocial até o dia 7 do mês seguinte. Através desse sistema, vários outros dados e obrigações acessórias são transmitidas, como o CAGED.

GIA

A Guia de Informação e Apuração do ICMS ou simplesmente GIA Estadual é uma declaração que contém os valores apurados de ICMS. A data para envio é estipulada por cada estado. 

GPS

A Guia da Previdência Social — GPS é o documento para recolhimento do INSS dos funcionários. Deve ser pago até o dia 20 de cada mês.

GFIP 

A Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — GFIP é um documento que contém as informações relativas ao recolhimento de FGTS e os dados dos segurados pela Previdência Social. O prazo para envio é até o 7° dia útil do mês subsequente, através do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência — SEFIP.

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Anuais

 

DEFIS 

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais — DEFIS deve ser enviada todos os anos geralmente até o último dia útil de maio. Este documento contempla um resumo das informações econômicas, fiscais e sociais das empresas optantes pelo Simples Nacional.

DIRF

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte — DIRF é o documento que atesta o recolhimento de IR por parte das empresas. O prazo para envio costuma ser até o último dia útil do mês de fevereiro de cada ano.

RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais — RAIS deve ser enviada por todas empresas anualmente, entre os meses de março e abril. Nela, constam as informações relativas ao pagamento de contribuições sindicais, dados pessoais dos funcionários, valor dos salários, datas de admissão e demissão, bem como o motivo.

ECF 

A Escrituração Contábil Fiscal – ECF reúne as informações das apurações de IRPJ e CSLL e deve ser enviado até o último dia útil do mês de julho.

Prazos das principais obrigações acessórias 

Mensais

GFPI

CAGED

DARF

DAS

Folha

GPS

EFD

GIA

DESTDA

DCTF 

7° dia último do mês seguinte

Até o dia 20 de cada mês

Estipulada pelos Estados

Até o dia 28 do mês seguinte 

Até o dia 15 de cada mês

Anuais

DEFIS

 

DIRF

RAIS

ECF

Último dia útil de maio

Último dia de fevereiro

Entre março e abril

Último dia útil do mês de junho

 

O que acontece caso seu cliente perca os prazos?

Não enviar, omitir, transmitir as informações erradas e/ou fora do prazo acarreta em multas para a empresa. O valor varia conforme a obrigação acessória. 

Para você ter uma ideia:

  • Entregar as obrigações acessórias federais fora do prazo gera uma multa entre R$ 500,00 a R$ 1.500,00;

  • Não recolher o FGTS resulta em pagamento de 20% mais 1% de juros de mora ao mês;

  • Descumprir o prazo das férias acarreta em pagamento dobrado dessa obrigação acessória.

“Como posso controlar tantas obrigações acessórias e não perder os prazos?”

A saída está no uso da tecnologia, por sistemas de gestão capazes de calcular os recolhimentos e ainda alertar o contador que a data de pagamento está se aproximando. A Conta Azul Mais é uma dessas plataformas.

Para fazer um gerenciamento eficiente das obrigações acessórias, é preciso conhecê-las, estar de olho nas mudanças da legislação e manter os processos definidos e organizados no seu escritório. 

Acompanhe os prazos e atenda melhor seus clientes com a Conta Azul! 

Você já esqueceu de gerar alguma guia de determinado tributo e o seu cliente pagou multa por causa disso?

Além do custo financeiro, perder os prazos das obrigações contábeis e fiscais prejudica a imagem do seu escritório, interferindo na confiança que os seus clientes depositam nos seus serviços.

Para evitar situações desagradáveis como essa, conte com a Conta Azul Mais para acompanhar todos os prazos de pagamento dos tributos dos seus clientes!

A Conta Azul Mais é um sistema online e completo para gestão da carteira e clientes de escritórios de contabilidade, 100% gratuito para contadores parceiros. Com essa plataforma, você pode:

  • Fazer a folha de pagamento para todos os segmentos de negócios e diferentes regimes de tributação, sem se preocupar com a quantidade de funcionários;

  • Enviar as guias de pagamentos dos tributos e até os seus honorários direto para o financeiro do cliente;

  • Programar rotinas para emissão e envio de guias automaticamente;

  • Acessar o balancete, gerar a DRE, DAS individual ou em lote e emitir o livro razão em tempo real.

Com a Conta Azul Mais, você tem uma visão completa de todas as pendências da sua carteira de clientes e encontra as informações que precisa com poucos cliques. 

Mas não para por aí!

Contadores parceiros da Conta Azul ganham outros benefícios do Programa de Parceira, como:

  • Posição de destaque na página Encontre um Contador;

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