Saiba o que é nota fiscal de entrada e como lançar esse documento

Todo gestor precisa estar atento à escrituração da nota fiscal de entrada. Entenda como ela funciona e como atender às exigências deste documento.

Todos sabem da obrigação que as empresas têm de emitir notas fiscais ao venderem seus produtos. Por outro lado, quando uma mercadoria é adquirida ou retorna, muitos esquecem que também é necessário emitir uma nota, só que desta vez uma nota fiscal de entrada ou de compra. Assim como a de venda, ela precisa ser registrada e armazenada.

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Para deixar mais claro, estamos falando de quando você, com o objetivo de levar ao consumidor final uma proposta de valor, conta com fornecedores que vendem a matéria-prima para a produção, os produtos prontos para a revenda ou os serviços necessários para possibilitar a sua atividade comercial. Se qualquer uma dessas transações é realizada, o seu fornecedor é obrigado a emitir uma nota fiscal.

Quem dirige uma microempresa ou empresa de pequeno porte enquadrada no Simples Nacional tem a obrigação de escriturar esses documentos fiscais no Livro Registro de Entradas.  É o que diz o artigo 3º da Resolução Nº 10/2007 do Comitê Gestor de Tributação das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (CGSN).

Os registros devem ser feitos em ordem cronológica e agrupados de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). Para entender o que é isso e como atender à exigência da maneira correta, é fundamental que você conte com a ajuda de um bom contador. Mesmo com a nota fiscal eletrônica (NF-e), a escrituração dos registros de entradas segue sendo obrigatória para as empresas optantes do Simples, para eventuais fiscalizações da Receita Federal.

Além do registro, é preciso ter atenção quanto ao armazenamento das notas. Não se trata de guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), mas, sim, o arquivo XML, que é onde estão todas as informações da NF-e.

O que é nota fiscal de entrada?

De forma prática, nota fiscal de entrada é o documento para comprovação fiscal da movimentação de mercadorias recebidas, ao contrário da nota fiscal de saída, que é quando você vende algo. Tanto o fornecedor, como vimos antes, quanto o comprador, tem responsabilidade de emitir a nota. No caso do comprador, ela ocorre quando: 

  • Ele dá entrada em um produto importado, pois a nota fiscal da empresa estrangeira não tem valor em território nacional;
  • O vendedor não é obrigado a emitir um documento fiscal;
  • Ele adquire um produto arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência promovido pelo poder público;
  • A empresa compradora assume o compromisso de retirar ou transportar a mercadoria.

É importante ressaltar que uma nota fiscal de entrada não está restrita à compra de um produto, pois também serve para outras situações em que há movimentação de mercadoria. Confira quais são elas:

  • Quando a empresa emite uma nota fiscal de saída, mas o cliente devolve a mercadoria. Ao recebê-la, é necessário emitir uma nota fiscal de entrada – e registrá-la novamente no estoque;
  • Quando ocorre o chamado retorno de industrialização, realizado por um profissional autônomo ou avulso;
  • Quando a mercadoria tiver saído unicamente para uma feira ou exposição ao público e retornar à empresa.

Como emitir uma nota fiscal de entrada?

A emissão da nota fiscal tem duas opções: importação e emissão. Entenda como elas funcionam: 

  • Importação de nota fiscal: É quando a empresa que vendeu a mercadoria para você fornece a NF-e. Nesse caso, você vai importar o arquivo XML da nota fiscal, registrando a entrada no controle tributário e também no estoque.
  • Emissão de nota fiscal: Você próprio emite a nota fiscal que comprova que a mercadoria entrou ou voltou para a sua empresa, processo que acontece nos casos que listamos anteriormente. Nessa situação, o caminho é o mesmo que o utilizado para emitir uma nota fiscal de saída.

Por que é preciso baixar a nota fiscal eletrônica de entrada?

O empreendedor cuidadoso com a gestão do negócio deve baixar a nota fiscal eletrônica de entrada de cada compra realizada. Isso não significa que é necessário acessar o sistema diariamente. Na realidade de pequenos empreendimentos, a consulta mensal atende à maioria dos casos de forma satisfatória. Veja alguns motivos para isso:

Fazer a manifestação do destinatário

Este é um instrumento de proteção por meio do qual a empresa informa à Receita Federal sobre a sua participação comercial ou não em determinada nota fiscal emitida contra seu CNPJ. Permite, por exemplo, comunicar sobre documentos fiscais lançados por terceiros sem seu conhecimento.

A ciência da operação, pela qual a empresa declara saber sobre uma NF-e relacionada ao seu CNPJ, é um dos eventos fiscais previstos. O destinatário pode ainda comunicar o desconhecimento da operação, a sua confirmação (pedido entregue) ou a sua não realização (como em casos de recusa de recebimento de mercadoria).

Além de prevenir o uso indevido do seu CNPJ, outra vantagem está na segurança jurídica: após a sua manifestação confirmando a operação, o emitente não pode mais cancelá-la.

O evento pode ser modificado diversas vezes, mas apenas o último movimento é considerado. A manifestação do destinatário é obrigatória para alguns setores, como distribuidores e postos de combustíveis, e voluntária para outras, com as vantagens relatadas anteriormente.

Evitar notas frias lançadas contra seu CNPJ

Você pode ser um empresário responsável, mas nem todos agem da forma correta e dentro da lei, infelizmente. Em razão disso, é possível que seu CNPJ seja utilizado para emissão de notas frias.

Ao identificar uma situação como essa, é recomendado recorrer à manifestação do destinatário. Caso contrário, você pode acabar responsabilizado no futuro por ações fraudulentas sobre as quais não teve nenhuma participação. Lembre-se: crimes fiscais pesam no bolso e levam à cadeia.

Controlar e armazenar arquivos XML

A nota fiscal eletrônica surgiu para otimizar processos, dar mais celeridade às obrigações fiscais e, gradativamente, pôr fim aos documentos em papel. Se antes você tinha que ter caixas para armazenar todos os registros de entrada e de saída, agora, essa organização é digital.

E é importante que assim seja, pois até mesmo a fiscalização já se modernizou. Se a Receita bater na sua porta, dificilmente o fiscal pedirá para checar sua papelada. Ele vai solicitar para ver seus arquivos XML, que é o formato compatível com a NF-e. Além de se prevenir para melhor responder a uma possível ação de rotina da fiscalização, o controle e o armazenamento de arquivos XML colabora com a gestão do seu negócio, permitindo conferir informações em determinada nota de maneira fácil e ágil e evitando que escape do seu alcance um detalhe que possa trazer prejuízos.

Para que sua reação a qualquer problema seja rápida, baixar as notas fiscais eletrônicas uma vez por mês é bastante recomendado, pois demonstra o seu esforço em ter um controle rigoroso sobre todos os processos, incluindo aí os burocráticos.

Como baixar a NF-e de entrada

Agora que você entendeu a importância de baixar a nota fiscal eletrônica de entrada todos os meses, vamos mostrar como fazer o download do arquivo XML. Confira o passo a passo: 

  • Para começar, acesse o portal nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
  • Entre os serviços oferecidos, destacam-se quatro: Consultar NF-e Completa, Consultar Disponibilidade, Consultar Resumo da NF-e e Consultar Inutilização. Como você deseja baixar a nota, escolha a primeira opção, que traz todos os dados da nota, como emitente, destinatário, produtos e serviços e valores;
  • Para prosseguir, você tem que informar a chave de acesso — são 44 números localizados no canto superior direito da nota. Depois, preencha o código captcha e clique em Continuar;
  • Assim que a nota fiscal for localizada é possível baixá-la. Encontre o botão de Download do documento e clique sobre ele;
  • Como passo seguinte, será solicitado que você selecione o Certificado Digital da empresa, que já deve ter sido instalado anteriormente na máquina que você está usando;
  • Ao confirmar, o download ocorrerá automaticamente.

Tecnologia traz mais facilidades

Não há mistério para baixar sua NF-e, não é mesmo? Mas caso deseje repetir o processo para outras notas, ele se torna um tanto cansativo, pois precisa ser feito individualmente. Ainda que sua empresa precise baixar apenas dez notas emitidas contra seu CNPJ mensalmente, essa tarefa tomará um tempo precioso.

Felizmente, a tecnologia está aí para dar uma importante ajuda. Sistemas inteligentes de gestão online, como o ContaAzul, permitem não apenas a consulta, mas também o download de notas fiscais, qualificando o controle e o armazenamento dos arquivos XML. Em qualquer lugar e a qualquer tempo, você acessa as informações que precisa — basta estar conectado à internet. A partir daí, sua gestão se torna mais profissional e ganha em eficiência.

Busca automática da NF-e no site da Receita Federal

Entre as funcionalidades do ContaAzul está a busca e a importação automática dos arquivos XML de notas fiscais de compra direto do site da Receita Federal. Para fazer isso, você precisa ter um certificado digital A1 e um CNPJ ativo. Após fazer o primeiro download, você pode indicar que quer fazer a busca automática. Assim, sempre que uma NF-e é emitida com o CNPJ de sua empresa como destinatário, você recebe uma notificação — e ainda pode fazer a manifestação do destinatário.

Depois de trazer os arquivos para o sistema, é possível atualizar estoque e criar lançamentos de contas a pagar em seu financeiro. Os arquivos ficam armazenados por 5 anos em sua conta, além de serem transmitidos para a contabilidade pela Internet (só para quem se conecta ao contador pelo ContaAzul). Aliás, o contador é peça fundamental para a gestão fiscal e tributário do seu negócio. Eles têm o conhecimento e a experiência necessários para guiar você no caminho certo. Na dúvida, sempre busque orientação com eles.

Mas voltando à nota fiscal de entrada, sabe o que é melhor de tudo o que falamos? Que o ContaAzul oferece a você todas essas facilidades que citamos no texto. Quer conhecer como o nosso sistema funciona? Faça um teste ou entre contato conosco. Estamos prontos para auxiliá-los no que for preciso!

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