eSocial empresas 2018: você está preparado?

Falta pouco para o eSocial empresas se tornar uma realidade no Brasil. Com a sua efetivação marcada para 1° de janeiro, a nova forma de repasse de informações trabalhistas e fiscais ainda suscita dúvidas entre donos de negócios.

A incerteza existe e preocupa, de acordo com recente pesquisa da Fenacon, a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas.

De fato, os números não animam, e dão margem para outras considerações a respeito da forma como governo e sociedade vêm lidando com a informatização nas transmissões de dados para o Fisco. Vamos entender melhor de que forma isso tudo atinge você?

O que é o eSocial?

Toda empresa, no exercício de suas atividades, contrai uma série de obrigações trabalhistas e fiscais. Até agora, essas informações são enviadas para as instituições de controle utilizando diversos formulários, requerimentos e outros documentos, num total de aproximadamente 45 processos diferentes.

Em 2007, o governo federal lançou o SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital. Inserido no contexto do PAC, o Programa de Aceleração do Crescimento, tem como um dos objetivos agilizar a transmissão de dados fiscais e contábeis para os órgãos regulamentadores.

O SPED é subdividido em SPED fiscal e contábil. Cada um conta com módulos/projetos destinados a modernizar uma parte das obrigações contábeis ou relativas ao Fisco. Uma delas é o eSocial, que é assim definido:

“O eSocial é um projeto do governo federal e um instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo um ambiente nacional.”

A forma que o governo encontrou de testar as funcionalidades do eSocial enquanto já o colocava em prática foi por meio do módulo Empregador Doméstico.

Desde outubro de 2015, portanto há dois anos, quem contrata trabalhador doméstico só pode fazer seu cadastro e cumprir com as obrigações trabalhistas pela internet, através da ferramenta eletrônica que permite o recolhimento de tributos em guia única.

O que diz a pesquisa Fenacon sobre o eSocial empresas

O levantamento foi feito junto a 1,3 mil empresas associadas à Fenacon. De cara, um número assusta: 42% das empresas simplesmente não começaram a implementar o eSocial.

Mas o alerta é ainda mais preocupante. Das empresas que participaram da pesquisa, apenas 4,4% estão em condições de operar com o eSocial. Destas, somente 29,1% deram início ao processo de implementação do eSocial e outras 23% declararam estar em fase intermediária.

Isso porque, a partir do primeiro dia de janeiro, só as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões serão obrigadas a aderir ao eSocial. Para as demais empresas, a ferramenta só passará a ser compulsória a partir de julho de 2018.

Os desafios que as empresas deverão superar

A pesquisa também focou em compreender o que as empresas consideram como desafios antes da implementação do eSocial.

Para 58% delas, os funcionários vão precisar de treinamento, enquanto para 42,3% dos participantes as maiores dificuldades serão as modificações na cultura organizacional e a reformulação de processos.

O que de fato muda com a digitalização fiscal e contábil

É preciso compreender melhor os objetivos propostos pelo governo ao introduzir o eSocial empresas, uma das faces do novo sistema de escrituração brasileiro. Basicamente, são três metas a serem atingidas:

• Integrar as esferas fiscais: municípios, estados e federação passarão a compartilhar informações contábeis e fiscais, com a devida observação aos limites impostos por lei.
• Obrigações acessórias transmitidas de forma racionalizada e padronizada: em uma única transmissão de dados, será possível comunicar processos para órgãos fiscalizadores distintos.
• Agilizar a identificação de ilícitos e fraudes tributárias: informações transmitidas mais rapidamente junto ao cruzamento de dados relacionados a processos de auditoria eletrônica tornarão mais eficaz a detecção e até a prevenção de comportamentos potencialmente criminosos ou fraudulentos.

Uma vez que esses objetivos sejam cumpridos, espera-se tornar o ambiente de negócios mais competitivo no Brasil.

Outra expectativa é pela supressão da concorrência desleal, já que PMEs, no atual regime, encontram no sistema tributário um empecilho às suas atividades, se comparadas às grandes empresas com estrutura mais robusta.

Por outro lado, o eSocial, assim como o SPED, não representa mudanças na legislação tributária brasileira. Tudo permanece como está. O que vai mudar é a forma como as informações contábeis e fiscais serão repassadas aos diferentes órgãos que detêm seu controle.

Como se preparar para o novo sistema

A falta de informação é a grande inimiga das empresas que estão com dificuldades para se adaptar ao eSocial. Como forma de auxiliar no processo de adaptação, o governo federal disponibiliza, desde o dia 1° de agosto, o ambiente de testes do eSocial.

Nele, as empresas têm a chance de se familiarizar com a nova plataforma. No entanto, ainda não está sendo disponibilizado nenhum tipo de software ou interface web, como acontece com o módulo Empregador Doméstico.

No atual ambiente de testes, as empresas precisam contar com sistemas próprios, preparados para se comunicar com o eSocial via web service.

Para auxiliar no trabalho que os desenvolvedores e profissionais de informática terão, há um manual eSocial, no qual constam as principais orientações para implementação do ambiente de testes.

Outra maneira encontrada de apoiar as empresas no processo de transição foi a criação de uma espécie de ouvidoria. Na página de Contato/Produção Restrita, os profissionais responsáveis por desenvolver o ambiente web tendo como referência o eSocial poderão comunicar dúvidas e falhas encontradas no sistema.

Não perca a hora de estudar o eSocial

Não há prazo para encerrar o acesso ao ambiente de testes, que deverá permanecer online por tempo indeterminado. Essa é uma forma de tornar mais fácil o processo de adaptação à nova ferramenta online de transmissão de dados contábeis e fiscais.

A plataforma de repasse de dados deverá integrar informações de 40 milhões de trabalhadores, empregados por um total de 8 milhões de empresas. Os órgãos de controle integrados são Secretaria de Previdência, INSS, Ministério do Trabalho, Receita Federal e Caixa Econômica Federal.

Portanto, se sua empresa não está preparada para assumir o eSocial empresas, ainda dá tempo para se adaptar e aproveitar todas as vantagens que ele vai oferecer. 

E você, como vem se preparando para as mudanças trazidas pelo eSocial empresas? Comente!