Controle Financeiro

Como separar despesas pessoais das contas da empresa: passo a passo

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 26/01/2024 | 9 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Aprender como separar despesas pessoais das contas da empresa é uma das primeiras lições que todo empreendedor deve pôr em prática ao abrir um negócio;

  • O controle financeiro pessoal sempre deve estar separado do empresarial, para que o gestor não se perca nas contas;

  • A organização do controle financeiro para empresas fica bem mais fácil com uma plataforma de gestão integrada, como a Conta Azul Pro: teste grátis agora!

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É bem comum empreendedores não saberem como separar despesas pessoais das contas da empresa. Afinal, mesmo quem conta com investidores, precisa tirar alguma parte do capital inicial do próprio bolso. Inclusive, até a empresa começar a se pagar, muitas vezes.

Só que, conforme o negócio cresce, não é possível continuar assim.O controle financeiro pessoaldeve estar totalmente separado do empresarial. Isso porque misturar o dinheiro trazmuitos riscos para a gestão financeira.

Quer aprender como separar as contas da pessoa física e pessoa jurídica? E a fazer um planejamento e controle financeiro de uma empresa de forma correta e eficiente? Então, continue lendo e no final descubra a ferramenta certa para gerir negócios.

Faça uma boa leitura!

Como separar despesas pessoais das contas da empresa

Por que é importante saber como separar despesas pessoais da conta da empresa? 

Há muitos riscos em não separar as despesas pessoais da conta da empresa, como falamos. Confira os principais:

  1. Não ter uma noção real da situação financeira do negócio ou pessoal, sem saber se o pró-labore está justo e se a rentabilidade é a desejada;

  2. Gastar dinheiro pessoal para despesas da empresa ou vice-versa, o que acarreta em falta de recursos futuramente para as duas partes;

  3. Maior vulnerabilidade financeira para os dois lados, já que as finanças estarão misturadas;

  4. Dores de cabeça com o Fisco para mostrar o que é seu e o que é da empresa na hora de declarar qualquer imposto, principalmente o de renda;

  5. Problemas ao fazer o seu planejamento financeiro e o da empresa, pois não sabe se os recursos disponíveis são próprios ou não.

Por isso, você deve separar tudo e dispor de boas ferramentas de gestão para cada caso. Para a empresa, a melhor opção é um  sistema ERP online. Falaremos sobre este recurso mais a frente.  

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Dicas para separar despesas pessoais das contas da empresa

Muitas vezes, o empreendedor até sabe que separar despesas pessoais das contas da empresa é importante. O desafio pode estar em não saber por onde começar. E está tudo bem, estamos todos sempre em evolução na carreira.

Se quiser aprender como, siga as 8 dicas simples abaixo:

1. Possua contas bancárias separadas

Não há como separar despesas pessoais das contas da empresa se elas não estiverem, de fato, separadas. Se você utilizar a mesma conta bancária para as duas finalidades, a desorganização será maior.

O que estamos falando é sobre gerir todos os boletos da sua casa (luz, aluguel, condomínio, internet, seguro do carro) e os compromissos comerciais (salários dos colaboradores, taxas de máquinas de cartões de crédito, pagamento a fornecedores) na mesma conta.

Controlar entradas e saídas dessa forma fica muito mais difícil. Ainda que existam custos para manutenção de duas contas e serviços bancários, essa não é uma economia positiva.

Além disso, diversos bancos oferecem benefícios para abertura de contas para pessoas jurídicas, como condições especiais e isenção de taxas, por exemplo.

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2. Monitore o fluxo de caixa

Quando o assunto é finanças, a ordem é ter controle e muita organização. Para isso, é preciso contar com um fluxo de caixa atualizado. Nele, você registra todas as entradas e saídas, não importa o valor

Isso o habilita a ter um gerenciamento mais assertivo dos pagamentos realizados e recebidos e demais pendências. Planilhas de fluxo de caixa podem ajudar nessa missão, mas é a automatização oferecida porum bom ERP que torna essa rotina de atualização muito mais fácil.

3. Não use dinheiro da empresa para gastos pessoais

O controle do fluxo de caixa é muito útil para a gestão financeira do seu negócio, mas é necessário tomar outros cuidados para que os recursos empresariais não se misturem com os pessoais.

Principalmente em empresas familiares, é relativamente comum que os sócios usem o saldo operacional para pagar alguma conta particular. Em um primeiro momento, isso pode parecer bobagem, mas quando se transforma em hábito, tende a gerar muitos problemas.

O ideal é não misturar as duas esferas. Caso isso aconteça eventualmente, não esqueça de deixar tudo bem discriminado. Outro tópico que merece atenção é evitar utilizar o serviço dos seus funcionários para fins pessoais. 

Até porque, indiretamente, você vai estar pagando os colaboradores com receitas da empresas para assuntos de seu interesse – e não do negócio.

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4. Defina o valor da sua remuneração e dos sócios

Quando se é empregado, você sabe exatamente o valor e a data que vai receber o seu salário, não é mesmo? Então, no seu próprio negócio não precisa ser diferente.

Você e seus sócios precisam definir um pró-labore. Embora não seja um salário, na prática, ele funciona como uma justa remuneração pelos seus serviços à frente da empresa.

É o que evita, muitas vezes, recorrer ao dinheiro que é do negócio e não seu. Também podem ser definidos parâmetros para o resgate mensal ou em outra periodicidade da distribuição dos lucros

Como as retiradas vão fazer parte do orçamento mensal da empresa, fica mais fácil criar um planejamento pessoal e administrar os gastos particulares.

Sempre lembrando que é importante ter uma reserva na empresa para manter um capital de giro e garantir o desenvolvimento do negócio.

5. Identifique a real situação financeira da empresa

Todas as dicas trazidas até aqui vão ajudar na tarefa de como separar despesas pessoais das contas da empresa, mas elas serão em vão se você não tiver um diagnóstico financeiro.

Só ele vai fazer com que você consiga visualizar as receitas e despesas da empresa de forma abrangente, tendo um controle mais assertivo do seu orçamento.

Anote as movimentações financeiras do seu negócio e também a origem de cada processo de entrada e saída. De forma concomitante, repita esses passos com as despesas pessoais para traçar um panorama completo da sua condição financeira.

É aqui que você vai encontrar oportunidades de aumentar sua renda, realizar investimentos e cortar eventuais gastos desnecessários. 

Para conseguir manter um equilíbrio entre as despesas pessoais e empresariais, realize comparativos entre as duas áreas. E, sempre que possível, conte com o apoio de um contador nessa tarefa.

Encontre um contador fazendo uma busca neste link. 

6. Segmente seus gastos

O seu controle e diagnóstico financeiro serão muito mais assertivos se você conseguir segmentar seus gastos. Tanto no âmbito pessoal quanto profissional, procure categorizar suas despesas. 

Fuja das divisões básicas (despesas fixas e variáveis) e detalhe com maior precisão esses grupos. Isso é, separe valores para investimentos futuros, guarde uma parte para emergências e saiba para onde vai cada centavo.

Quanto mais informações você conseguir agregar, mais previsibilidade terá e menos chances de fazer confusões também.

7. Se antecipe aos imprevistos: tenha uma reserva financeira

Um dos principais motivos para aprender como organizar as finanças da empresa é estar pronto para os imprevistos. Mesmo com todo o controle das suas finanças, ninguém está livre de passar por algo assim.

Para isso, é fundamental contar com reservas financeiras, tanto para fins pessoais, quanto para emergências profissionais. Tenha em mente que, a qualquer momento, pode aparecer uma grande oportunidade de entrega e, sem os recursos disponíveis, você irá perder a venda.

Esse tipo de postura evita que você recorra ao caixa da empresa para cobrir algum custo de casa e vice-versa. A dica aqui é separar um percentual fixo do seu pró-labore para um fundo pessoal e uma outra parte para aplicações no seu negócio.

O ideal é não deixar esse dinheiro parado e procurar algum investimento. Assim, ele está pronto para ser usado quando necessário, mas não é desvalorizado.

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8. Busque ajuda especializada

Separar as despesas pessoais das contas da empresa é um desafio que você não deve encarar sozinho. Não há dúvidas que todas as dicas trazidas aqui podem ajudar você nessa difícil missão, mas há particularidades que exigem recorrer a um bom contador.

Ele é o especialista ideal para oferecer o suporte na hora de honrar com suas obrigações tributárias e compromissos fiscais. Além dele, muito ajuda contar com o apoio da tecnologia e parceiros que oferecem.

Como separar as contas pessoais das depesas da empresa

Fazer o controle financeiro com tecnologia é muito simples – e barato! 

A melhor forma de aprender como fazer um controle financeiro de uma empresa é abraçando a evolução tecnológica. Com plataformas de gestão integrada (ERP) você conecta todas as áreas administrativas e monitora todos os lançamentos.

É possível automatizar várias operações, como o fluxo de caixa, a conciliação bancária e  a soma de compra e venda. Você também pode emitir notas fiscais, boletos de cobrança e relatórios dos mais variados tipos.

Dentre todas as opções de ERP no mercado, a mais completa é a Conta Azul Pro. Ela oferece diversas integrações com sistemas administrativos variados (automação em marketing, plataformas de contadores etc), controle de estoque com notificações de quando um item está acabando e muito mais.

Também é possível conectar com o App Conta Azul de Bolso, aplicativo de gestão empresarial gratuito. Assim, você pode acompanhar suas vendas, o fluxo de caixa e o estoque em tempo real, a partir de qualquer lugar.

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