Marcio Roberto Andrade
Sobre o que estamos falando?
- O orçamento empresarial é um documento no qual estão registradas todas as despesas e receitas da empresa em um determinado período;
- Trata-se de uma ferramenta fundamental para organização financeira e elaboração do planejamento estratégico do negócio.
- Entenda o que é orçamento empresarial e confira 8 passos para fazer o seu.
Expandir um negócio não é uma tarefa que pode ser concluída com um passe de mágica. Para crescer de maneira organizada, é preciso ter um planejamento e uma visão clara das finanças. Afinal, comprar mais equipamentos ou alugar um novo prédio sem saber como vai pagar prejudica a saúde financeira da empresa. Para ajudar nessas tomadas de decisões, você deve contar com o orçamento empresarial.
Essa ferramenta possibilita que o gestor olhe para o futuro do negócio e planeje seu sucesso financeiro nos mínimos detalhes. Trata-se de um documento com a projeção das receitas e despesas.
Na prática, o orçamento empresarial permite organizar quais serão os investimentos e estratégias financeiras do próximo ano, semestre ou trimestre.Também ajuda na definição de metas claras e inteligentes sobre o dinheiro.
Neste guia, entenda qual a importância do orçamento empresarial, 8 passos para fazer o seu e confira outras dúvidas comuns sobre o assunto. Desejamos uma excelente leitura!
Acompanhe os tópicos:
- O que é orçamento empresarial?
- Importância de elaborar um orçamento empresarial
- Modelo de orçamento empresarial
- Orçamento empresarial x orçamento de vendas
- Como fazer um orçamento empresarial em 8 passos
- Importância de acompanhar e revisar o orçamento
O que é orçamento empresarial?
O orçamento empresarial é um documento, ou ferramenta, que contém registrados todos os custos, receitas e informações da empresa, ou negócio, de um determinado período.
É um instrumento fundamental para organização financeira, sendo, geralmente, elaborado mensal ou anualmente como parte do planejamento estratégico do negócio.
O objetivo primordial do orçamento financeiro empresarial é o mesmo para qualquer negócio: gastar menos do que ganha e aumentar seus lucros.
Mas existem vários caminhos para alcançar esse propósito, desde reduzir custos em determinadas áreas, investir em tecnologias e pessoas e usar novas estratégias de vendas, entre outras possibilidades.
Por isso, é importante elaborar documento detalhado e incluir uma estimativa dos ganhos e gastos no próximo ano, semestre ou trimestre, por exemplo. Assim, você consegue ter um melhor controle financeiro, definir metas com base em projeções de vendas e acompanhar de perto a evolução do negócio.
Importância de elaborar um orçamento empresarial
Da mesma forma que consumidores consultam seu orçamento familiar para decidir sobre os gastos da casa, empreendedores precisam avaliar seu orçamento empresarial para tomar qualquer decisão que envolva dinheiro.
Com esse documento, você faz um diagnóstico do financeiro da empresa a partir de dados passados, além de ter uma referência para monitorar o crescimento do negócio. Dessa forma, pode fazer estimativas mais confiáveis e corrigir a alocação de recursos, quando necessário, para colocar seus planos em prática.
É possível usar o orçamento empresarial como base para planejar os custos do lançamento de um novo produto ou serviço, por exemplo. Também pode usá-lo para estimar novas contratações, buscar soluções para reduzir despesas administrativas, pensar em estratégias de captação de investimentos e várias outras ações.
Modelo de orçamento empresarial
Agora que você já sabe o que é orçamento empresarial e qual a sua importância, estamos chegando mais perto da elaboração. Cada empresa deve utilizar o modelo de orçamento empresarial mais adequado às suas necessidades, mas existem alguns padrões e referências.
Na internet, você pode encontrar diversas planilhas prontas e customizáveis para download gratuito. Ou, se preferir criar as suas e saiba que é possível fazer isso sem ter conhecimentos avançados em Excel.
Basicamente, a planilha deve ser dividida entre entradas (receitas) e saídas (despesas). Cada área deve trazer todos os itens que a compõem (um a cada linha), além de uma célula separada para o saldo.
Caso queira fazer uma planilha anual, dividida por meses: basta inserir uma previsão de valores para cada receita e despesa a cada mês.
Uma das vantagens de elaborar o orçamento no Excel é que os cálculos podem ser feitos automaticamente por meio de fórmulas, dispensando a soma manual.
Seu único trabalho será criar uma linha final, separada das anteriores, onde será calculado o saldo final (a real previsão orçamentária mês a mês).
A fórmula é simples:
- Clique sobre a célula na qual terá o resultado do mês de janeiro, insira o símbolo de igual (=).
- Na célula que corresponde ao total de receitas, insira o símbolo de subtração (-).
- Por fim, clique na célula com o total de despesas.
Ao fazer isso, o Excel irá subtrair as despesas das receitas e calcular a sua previsão para o mês de janeiro.
Para usar a fórmula nos outros meses, basta clicar sobre a célula onde ela foi inserida e arrastar para uma nova, onde será aplicada.
Ainda é possível organizar melhor o arquivo dividindo os registros por cores (por entradas e saídas ou categorias de receitas e despesas, por exemplo).
Se você não tiver tempo para fazer essa planilha, não se preocupe! Baixe gratuitamente nosso modelo de planilha de orçamento empresarial para projetar suas receitas e despesas de forma prática.
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Orçamento empresarial x orçamento de vendas
Muitas pessoas confundem o orçamento empresarial com o orçamento de vendas. Ambos são essenciais para o sucesso financeiro da empresa, mas têm finalidades distintas.
Neste texto você já leu que o primeiro é usado para planejar as receitas e despesas do negócio e tomar decisões financeiras.
Já o segundo é enviado ao cliente como proposta comercial, com todos os detalhes da venda de um produto ou serviço (preço, quantidade, forma de pagamento, etc.).
Ou seja: o orçamento empresarial é uma ferramenta da gestão financeira interna e o orçamento de vendas é para a área comercial.
Como fazer um orçamento empresarial em 8 passos
Elaborar um orçamento empresarial do zero é uma tarefa trabalhosa, porém essencial para planejar suas finanças a cada ano, semestre ou trimestre.
Confira o passo a passo para criar seu documento.
1. Comece pelo diagnóstico financeiro
O primeiro passo para elaborar seu orçamento empresarial é fazer um diagnóstico da situação financeira da empresa.
Para isso, você pode revisar os relatórios do ano anterior ou dos últimos meses. A partir deles dá para analisar indicadores como volume de vendas, lucro ou prejuízo, custos e despesas, faturamento, gastos com impostos, etc.
Também é importante verificar em quais períodos a empresa teve melhor desempenho e a possível influência da sazonalidade nas vendas.
No final da análise, você deve concluir se o negócio está evoluindo na direção esperada ou se é preciso fazer mudanças no orçamento.
2. Defina objetivos para o período
Como vimos, o orçamento é um instrumento de planejamento. E para se planejar, você precisa saber aonde quer chegar.
Por isso, o próximo passo é definir os objetivos e metas financeiras do negócio. Alguns exemplos são:
- Reduzir os custos fixos em 20% até o meio do ano;
- Aumentar o faturamento em 30% no primeiro semestre;
- Reduzir os impostos por meio de um planejamento tributário;
- Aumentar o lucro bruto em 10% por meio da redução de custos variáveis e renegociação com fornecedores;
- Investir em um novo produto/serviço, abertura de filial ou tecnologia.
3. Faça uma projeção de vendas
A projeção de vendas é uma estimativa de quanto a empresa espera vender em um período futuro. Ela serve de base para projetar outros elementos importantes para o orçamento empresarial, como custos, despesas e investimentos.
Para isso, você deve considerar todos os canais de venda da empresa (loja física e online, redes sociais, revendedores, representantes, etc.) e todos os produtos/serviços que constam no portfólio.
Depois, é preciso calcular o volume médio de vendas para cada item e canal, estimando quanto a empresa deve vender no próximo ano (ou qualquer que seja o período desejado) com base no histórico atual.
4. Estime as demais receitas
Além de projetar quanto você deve receber pelas vendas, é importante incluir qualquer outra receita esperada para o período.
Naturalmente, a maior parte do faturamento de uma empresa vem da sua atividade principal, seja vender produtos ou oferecer serviços. Mas ela também pode receber dinheiro de aplicações financeiras, locações, cobranças de direitos autorais e de imagem, entre outros ganhos extras.
5. Liste todos os custos e despesas
Depois de ter uma boa projeção das receitas, é hora de listar todos os custos e despesas esperados no orçamento empresarial.
Existem quatro principais tipos de gastos em uma empresa:
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Custos fixos: gastos recorrentes que não se alteram de acordo com o volume de produção, como o aluguel do escritório e folha de pagamento.
- Custos variáveis: gastos que variam conforme o volume de produção, como a matéria-prima para fabricação de produtos e impostos pagos na comercialização.
- Despesas fixas: custos administrativos que não variam de acordo com as vendas e distribuição, como o IPTU do escritório, prestações de empréstimos e serviços de limpeza e manutenção.
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Despesas variáveis: gastos que aumentam ou diminuem na mesma proporção das vendas, como a comissão de vendedores.
Nessa etapa, você deve contabilizar todos esses gastos e fazer uma estimativa para o próximo ano.
Se você estiver fazendo o orçamento geral do planejamento estratégico, pode dividir os custos por área da empresa. Isso facilita a organização.
Lembrando que a elaboração do orçamento empresarial é um bom momento para planejar o corte ou redução de custos. Se você enxergar alguma oportunidade durante esse processo, pode ser mais uma forma de mudar o financeiro da empresa para melhor.
6. Calcule o ativo fixo
Também é importante que o orçamento empresarial inclua o ativo fixo da empresa, ou seja, seus bens e direitos permanentes que garantem seu funcionamento.
Existem basicamente dois tipos de ativos:
- Ativos tangíveis: são ativos palpáveis, ou seja, bens físicos como móveis, equipamentos, imóveis, máquinas, ferramentas, etc.
- Ativos intangíveis: são propriedades abstratas, que não podem ser tocadas, como direitos de ordem jurídica, financeira ou econômica. Alguns exemplos são a marca da empresa, patentes de produtos e tecnologias, direitos autorais e títulos financeiros como ações e contratos.
7. Planeje os investimentos
Se um dos objetivos da sua empresa é crescer, os investimentos precisam estar presentes no seu orçamento empresarial.
Você pode se planejar para investir na abertura de uma nova filial, na compra de novos equipamentos, ampliação do quadro de colaboradores, implementação de novas tecnologias, entre outros projetos.
De modo geral, as empresas podem investir a partir de seu capital próprio, destinando uma parte do lucro líquido para os projetos de expansão do negócio, ou buscar capital externo para esse fim.
No segundo caso, há duas alternativas: buscar crédito junto aos bancos e instituições financeiras, assumindo uma dívida, ou buscar investidores interessados em se tornar acionistas da empresa.
A vantagem do empréstimo é que você não precisa dividir os resultados com outros acionistas se a empresa tiver um bom desempenho futuro. Por outro lado, você estará se endividando (ainda que positivamente, já que se trata de um investimento) e pagando juros a uma instituição.
Então, cabe ao dono do negócio determinar o que vale mais a pena. Uma vez que isso for decidido, os investimentos necessários devem ser incluídos no orçamento, definindo de onde virá o dinheiro para aplicar nos projetos de ampliação do negócio.
8. Organize tudo em uma planilha ou software
Agora que você já fez as projeções necessárias, só precisa organizar toda essa informação. Pode ser em uma planilha, como falamos anteriormente, em software ou outra ferramenta da sua preferência.
Se quiser um processo mais ágil e eficiente, a melhor opção é ter um ERP online, sistema de gestão empresarial com recursos de controle financeiro e automação de tarefas.
Importância de acompanhar e revisar o orçamento
Depois que o orçamento empresarial está feito, começa o trabalho de monitoramento e revisão contínua das metas. Afinal, não adianta fazer um planejamento orçamentário detalhado e abandoná-lo na gaveta.
Para que os planos deem certo, você precisa usar o documento como referência para avaliar o progresso do financeiro em direção às metas do período e fazer ajustes conforme o necessário.
Assim, se mantém fiel aos objetivos financeiros determinados para a empresa, mas com flexibilidade suficiente para se adaptar aos cenários diversos e traçar novas estratégias.
O importante é enxergar o orçamento empresarial como um instrumento dinâmico, que acompanha a realidade do negócio e se adequa às suas necessidades, sem deixar para trás seus propósitos.
Para ter uma visão ainda mais clara das finanças da sua empresa, você pode contar também com outras ferramentas de organização financeira. Veja o passo a passo de como fazer o planejamento financeiro empresarial do seu negócio clicando aqui!
Equipe Conta Azul
