Orçamento empresarial: guia para elaborar o seu e planejar melhor as finanças

 

O orçamento empresarial permite que você olhe para o futuro do negócio e planeje seu sucesso financeiro nos mínimos detalhes.

Na prática, é um documento com a projeção das receitas e despesas do negócio que permite planejar quais serão os investimentos e estratégias financeiras do próximo ano, semestre ou trimestre.

Com ele, você consegue colocar o planejamento financeiro no papel (ou melhor, na planilha), definir metas claras e tomar decisões mais inteligentes sobre seu dinheiro.

Esses benefícios vão ficar bem claros ao longo do nosso guia exclusivo:

Leia até o fim e aprenda a usar o orçamento para impulsionar seu negócio

O que é orçamento empresarial

O orçamento empresarial é um instrumento fundamental do planejamento financeiro, que permite projetar as receitas e despesas da empresa em um determinado período.

Esse documento costuma ser elaborado anualmente ou mensalmente, como parte do planejamento estratégico do negócio. 

O objetivo primordial do orçamento é o mesmo para qualquer empresa: gastar menos do que ganha e aumentar seus lucros.

Mas existem vários caminhos para alcançar esse propósito, que podem passar pela redução de custos em determinadas áreas, investimentos em tecnologias e pessoas, novas estratégias de vendas, entre outras possibilidades.

Por isso é importante elaborar um orçamento em detalhes e estimar quais serão as receitas e despesas da empresa no próximo ano, semestre ou trimestre, por exemplo. 

Com esse instrumento de gestão em mãos, você terá as finanças mais organizadas e conseguirá definir metas com base nas projeções, além de acompanhar de perto a evolução da empresa. 

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Importância de elaborar um orçamento empresarial

O orçamento empresarial funciona como um mapa para guiar suas decisões financeiras durante os próximos meses ou no novo ano que se inicia. 

Ao criar esse documento, você consegue fazer um diagnóstico financeiro do negócio a partir dos dados passados e fazer as projeções necessárias para evoluir no futuro, assumindo uma visão de longo prazo das finanças. 

Assim, você terá uma referência confiável para acompanhar a evolução financeira da empresa e colocar seus planos em prática. 

Por exemplo, você pode se basear no orçamento para estimar os custos do lançamento de um novo produto ou serviço, planejar novas contratações, buscar soluções para reduzir despesas administrativas, pensar em estratégias de captação de investimentos, e várias outras ações.

Da mesma forma que os consumidores consultam seu orçamento familiar para decidir sobre gastos, aumentar o patrimônio e melhorar a vida financeira, os empreendedores precisam avaliar seu orçamento empresarial para tomar qualquer decisão que envolva dinheiro

Modelo de orçamento empresarial 

Cada empresa deve utilizar o modelo de orçamento empresarial mais adequado às suas necessidades, mas existem alguns padrões e referências.

Na internet, é possível encontrar diversas planilhas prontas e customizáveis para download gratuito, se você prefere se organizar por meio desses arquivos.

Você pode usar, por exemplo, nosso modelo de planilha de orçamento empresarial que ajuda a projetar suas receitas e despesas de forma prática. 

Se preferir criar sua própria planilha, saiba que é possível fazer isso sem ter conhecimentos avançados em Excel.

Basicamente, a planilha deve ser dividida entre entradas e saídas (ou receitas e despesas). 

Cada área deve trazer todos os itens que a compõem (um a cada linha), além de uma célula específica para o saldo. 

Assim, você pode elaborar uma planilha anual, dividida por meses: basta inserir uma previsão de valores para cada receita e despesa a cada mês. 

O mais útil desse tipo de planilha é que os cálculos podem ser feitos de maneira automática por meio de fórmulas, dispensando o trabalho de soma manual. 

Seu único trabalho será criar uma linha final, separada das anteriores, onde será calculado o saldo final (a real previsão orçamentária mês a mês). 

A fórmula é simples: clique sobre a célula na qual terá o resultado do mês de janeiro, insira o símbolo de igual (=), clique na célula que corresponde ao total de receitas, insira o símbolo de subtração (-) e, por fim, clique na célula com o total de despesas.

Ao fazer isso, o Excel irá subtrair despesas de receitas e calcular a sua previsão para o mês de janeiro. 

Para usar a fórmula nos outros meses, basta clicar sobre a célula onde ela foi inserida e arrastá-la para aplicar o recurso em outras células. 

Para organizar melhor o arquivo, ainda é possível dividir os registros por cores (por entradas e saídas ou categorias de receitas e despesas, por exemplo). 

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Orçamento empresarial x orçamento de vendas

É importante não confundir o orçamento empresarial com o orçamento de vendas, pois são duas ferramentas bem diferentes.

Enquanto o primeiro é usado para planejar as receitas e despesas do negócio e tomar decisões financeiras, o segundo é enviado ao cliente como proposta comercial, com todos os detalhes da venda de um produto ou serviço (preço, quantidade, forma de pagamento, etc.).

Ou seja: o orçamento empresarial é uma ferramenta da gestão financeira interna e o orçamento de vendas é uma ferramenta do comercial. 

Ambos são essenciais para o sucesso financeiro da empresa, mas têm finalidades distintas. 

Como fazer um orçamento empresarial em 8 passos

Elaborar um orçamento empresarial do zero é uma tarefa trabalhosa, mas essencial para planejar suas finanças a cada ano, semestre ou trimestre. 

Confira o passo a passo para criar seu documento. 

1. Comece pelo diagnóstico financeiro

O primeiro passo para elaborar seu orçamento empresarial é fazer um diagnóstico geral da situação financeira da empresa.

Para isso, você pode revisar os relatórios do ano ou dos últimos meses e analisar indicadores como volume de vendas, lucro (ou prejuízo), custos e despesas, faturamento, gastos com impostos, etc. 

Também é importante verificar em quais períodos a empresa teve melhor desempenho e possíveis sazonalidades nas vendas.

No final da análise, você deve concluir se a empresa está evoluindo na direção esperada ou se é preciso fazer mudanças no orçamento. 

2. Defina objetivos para o período

Como vimos, o orçamento é um instrumento de planejamento, e para se planejar você precisa saber aonde quer chegar

Por isso, o próximo passo é definir os objetivos e metas financeiros do negócio, por exemplo:

  • Reduzir os custos fixos em 20% até o meio do ano
  • Aumentar o faturamento em 30% no primeiro semestre
  • Reduzir os impostos por meio de um planejamento tributário 
  • Aumentar o lucro bruto em 10% por meio da redução de custos variáveis e renegociação com fornecedores
  • Investir em um novo produto/serviço, abertura de filial ou tecnologia.

3. Faça uma projeção de vendas

A projeção de vendas é uma estimativa de quanto a empresa espera vender em um período futuro.

Esse valor é importante para dar início ao planejamento, pois determina uma base financeira para projetar outros elementos como custos, despesas e investimentos. 

Para fazer sua projeção, você deverá considerar todos os canais de venda da empresa (loja física, loja online, redes sociais, revendedores, representantes, etc.) e o todos os produtos ou serviços que constam no portfólio.

Depois, será preciso calcular o volume médio de vendas para cada item e canal, estimando quanto a empresa deve vender no próximo ano (ou qualquer outro período desejado) com base no histórico atual.

4. Estime as demais receitas 

Além de projetar quanto você deve receber pelas vendas, é importante incluir qualquer outra receita esperada para o período.

Naturalmente, a maior parte da receita da empresa vem da venda de produtos e serviços (sua atividade fim), mas ela também pode receber dinheiro de aplicações financeiras, locações, cobranças de direitos autorais e de imagem, entre outros ganhos extras. 

5.  Liste todos os custos e despesas

Depois de ter uma boa projeção das receitas, é hora de listar todos os custos e despesas esperados no orçamento empresarial.

Como sempre reforçamos aqui no blog, existem quatro principais tipos de gastos em uma empresa:

  • Custos fixos: gastos recorrentes que não se alteram de acordo com o volume de produção, como o aluguel do escritório e folha de pagamento
  • Custos variáveis: gastos que variam conforme o volume de produção, como a matéria-prima para fabricação de produtos e impostos pagos na comercialização
  • Despesas fixas: despesas administrativas que não variam de acordo com as vendas e distribuição, como o IPTU do escritório, prestações de empréstimos e serviços de limpeza e manutenção
  • Despesas variáveis: despesas administrativas que aumentam ou diminuem na mesma proporção das vendas, como a comissão de vendedores.

Nessa etapa, é essencial que você contabilize todos esses gastos e faça uma estimativa para o próximo ano.

Se estiver fazendo o orçamento geral do planejamento estratégico, você pode dividir os custos por área da empresa para facilitar a organização.

Lembrando que esse é um bom momento para planejar o corte ou redução de custos e mudar esse cenário para melhor, se você enxergar essa oportunidade durante a elaboração do orçamento. 

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6. Calcule o ativo fixo

Também é importante que o orçamento empresarial inclua o ativo fixo da empresa, ou seja, seus bens e direitos permanentes que garantem seu funcionamento. 

Existem basicamente dois tipos de ativos:

  • Ativos tangíveis: são ativos palpáveis, ou seja, bens físicos como mobília, equipamentos, imóveis, máquinas, ferramentas, etc.
  • Ativos Intangíveis: são propriedades abstratas, que não podem ser tocadas, como direitos de ordem jurídica, financeira ou econômica. Alguns exemplos de ativos intangíveis são a marca da empresa, patentes de produtos e tecnologias, direitos autorais e títulos financeiros como ações e contratos.

7. Planeje os investimentos

Se um dos objetivos da sua empresa é crescer, os investimentos precisam estar presentes no seu orçamento empresarial. 

Você pode se planejar para investir na abertura de uma nova filial, na compra de novos equipamentos, ampliação do quadro de colaboradores, implementação de novas tecnologias, entre outros projetos.

De modo geral, as empresas podem investir a partir de seu capital próprio, destinando uma parte do lucro líquido para os projetos de expansão do negócio, ou buscar capital externo para esse fim.

Nesse caso, há duas alternativas: buscar crédito junto aos bancos e instituições financeiras, assumindo uma dívida, ou buscar investidores interessados em se tornar acionistas da empresa. 

A vantagem do empréstimo é que você não precisa dividir os resultados com outros acionistas se a empresa tiver um bom desempenho futuro.

Por outro lado, você estará se endividando (ainda que positivamente, já que se trata de um investimento) e pagando juros a uma instituição. 

Então, cabe a você decidir o que vale mais a pena e incluir os investimentos necessários no orçamento, definindo de onde virá o dinheiro para aplicar nos projetos de ampliação do negócio. 

8. Organize tudo em uma planilha ou software

Agora que você já projetou suas receitas, custos, despesas e investimentos, só precisa organizar toda essa informação em uma planilha, software ou ferramenta da sua preferência, como mencionamos anteriormente.

Se quiser um processo mais ágil e eficiente, a melhor opção é ter um sistema de gestão empresarial com recursos de controle financeiro e automação de tarefas. 

Importância de acompanhar e revisar o orçamento

Depois de fazer seu orçamento empresarial, começa o trabalho de monitoramento e revisão contínua das metas.

Afinal, não adianta fazer um planejamento orçamentário detalhado e abandoná-lo na gaveta. 

Para que os planos deem certo, você precisa usar o documento como referência para avaliar o progresso do financeiro em direção às metas do período e fazer os ajustes necessários conforme as mudanças forem aparecendo.

Assim, você se mantém fiel aos objetivos financeiros determinados para a empresa, mas ainda tem a  flexibilidade necessária para se adaptar aos novos cenários e traçar novas estratégias.

O importante é enxergar o orçamento como um instrumento dinâmico, que acompanha a realidade da empresa e se adequa às suas necessidades sem deixar para trás seus propósitos. 

Otimize qualquer orçamento com a plataforma da Conta Azul

A plataforma da Conta Azul foi pensada para ajudar você a elaborar seu orçamento empresarial e gerenciar os orçamentos de vendas com facilidade.

Para começar, os recursos de controle financeiro avançados e relatórios detalhados facilitam a coleta dos dados sobre receitas e despesas do seu negócio, garantindo informações sempre atualizadas e acessíveis 100% online.

Assim, fica fácil analisar seu histórico de vendas, relatórios de custos e despesas, fluxo de caixa e outros elementos fundamentais para planejar as finanças.

No módulo comercial, você conta com um sistema de orçamento online para vendas completo com as seguintes funções:

  • Elaboração de orçamentos comerciais personalizados (propostas comerciais)
  • Emissão automática de orçamentos com visual profissional
  • Envio de propostas por e-mail para clientes
  • Controle de todos os orçamentos enviados, pendentes e confirmados
  • Integração dos orçamentos com o financeiro (baixa automática do estoque e emissão de nota fiscal na confirmação do pedido)
  • Configuração de alerta de recebimento de documentos pelo cliente. 

Tudo isso para agilizar sua gestão de orçamentos e poupar tempo da sua equipe no dia a dia.

E então, está preparado para elaborar seu orçamento empresarial?

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