Como fazer o controle financeiro no ContaAzul

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Passo a passo para fazer controle financeiro com o ContaAzul

Gerir as finanças de uma empresa é parte do dia a dia do empreendedor. Se você não tiver conhecimento sobre as ferramentas de gestão do dinheiro, pode terminar com dívidas sem saber por que houve o descontrole. Substituir controles manuais por soluções que automatizam processos é uma das chaves para ganhar eficiência nessa tarefa. O controle financeiro no ContaAzul é fácil e intuitivo, e vai permitir a você economizar muitas horas de trabalho.

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Controle financeiro no ContaAzul

Contas a pagar, valores a receber, controle de estoque, conciliação bancária, controle de vendas, fluxo de caixa, análise de relatórios… Para saber com precisão como está a saúde financeira da sua empresa, há uma série de informações que devem ser acompanhadas. O ideal, para a sua organização, é contar com um sistema único que englobe todos esses aspectos.

O controle financeiro no ContaAzul oferece essa visão completa. Pelo sistema, devem passar todos os custos, despesas e receitas, organizados de uma maneira que facilite a produção de relatórios. Com eles, você poderá analisar com clareza quais são os maiores gastos e os melhores negócios que sua empresa faz. Um material e tanto para embasar as próximas decisões administrativas, não é mesmo?

Conciliação bancária

Um dos processos mais básicos e, ao mesmo tempo, mais importantes da gestão financeira de qualquer empresa é a conciliação bancária. Trata-se simplesmente da comparação entre o saldo bancário e o controle financeiro interno. Você verifica se o extrato da conta no banco bate com os lançamentos de entradas e saídas e com o saldo do caixa da sua empresa.

O objetivo é averiguar se há inconsistências entre uma coisa e outra – se houve divergências como cheques não compensados ou até mesmo erros internos de registro. Para permitir uma apuração exata, é necessário guardar sempre comprovantes de pagamentos, depósitos e transferências, notas fiscais e extratos bancários.

A conciliação bancária pode ser feita por meio de uma planilha, mas é possível economizar muito tempo automatizando a tarefa. O sistema de controle financeiro no ContaAzul oferece esse processo de maneira bastante simples, com poucos cliques. Há duas opções:

Importação Automática do Extrato Bancário

O ContaAzul possui uma área chamada "conciliação bancária", que possui a opção de sincronizar os dados automaticamente. Basta configurar a sua conta com as informações de acesso e de segurança e o software faz todo o trabalho com o mínimo de tempo, exibindo as possíveis divergências na tela. Os bancos cujos extratos são sincronizados automaticamente são Banco do Brasil, Itaú, Bradesco e Santander.

Importação manual do extrato bancário

Os bancos disponibilizam aos clientes um arquivo em formato .OFX, que contém informações do extrato de sua conta, com detalhes de cada uma das transações bancárias realizadas. O controle financeiro no ContaAzul permite importar esse arquivo no sistema, que realiza a sincronização com os lançamentos registrados no software.

Apesar de não ser tão prático quanto a importação automática - já que exige o download do extrato e a importação do arquivo no software -, ainda é um processo muito ágil, que economiza longas horas se comparado a uma atualização manual de planilha de conciliação bancária.

A possibilidade de obter o extrato em .OFX existe no Banco de Brasília, Banrisul, Caixa Econômica, Citibank, HSBC, Sicoob, Viacredi, Banco do Nordeste, Banco Real, Banco Safra, Bancoob, Banestes, BankBoston, Banpara, BCN e Credisan.

Fluxo de caixa

Controlar o fluxo de caixa é outra tarefa essencial para a boa gestão financeira da sua empresa. Essa ferramenta nada mais é que a projeção de receitas e despesas da empresa em determinado período de tempo – geralmente de, pelo menos, três meses.

A partir do fluxo de caixa, que abrange previsões de venda e datas de vencimento e recebimentos de parcelas, você poderá estimar qual será o saldo do seu caixa para o futuro, o que é fundamental para tomar decisões acertadas quanto a investimentos e tomada de crédito para compor o capital de giro.

É importante que a base de dados seja atualizada frequentemente para, além de fornecer números frescos para as suas análises, servir de apoio para estimar o fluxo de caixa do mesmo período no ano seguinte.

O ContaAzul facilita o controle do fluxo de caixa em tempo real. Os demonstrativos são atualizados automaticamente, sem a necessidade do livro de caixa. Tudo de maneira muito segura e precisa.

O software permite uma visualização mensal do fluxo de caixa previsto e realizado, tornando o acompanhamento muito fácil. As informações podem ser agrupadas em categorias, organizadas por categoria. Ou seja, você poderá separar o que está gastando com aluguel, por exemplo, ou em despesas com cartório.

Ferramentas para controlar as finanças

Calma, ainda tem muita coisa pela frente. A gestão das finanças de sua empresa depende de controles diários. Operações manuais estão sempre sujeitas a erros e exigem etapas de conferência e redigitação. Com um sistema automatizado, você ganha tempo e eficiência em diversas etapas. E há outros processos com ferramentas especiais no ContaAzul. Confira:

Controle de receitas e gastos

As funcionalidades mais básicas, que serão integradas com as demais ferramentas de controle financeiro (como as que explicamos acima), são referentes ao registro de entradas e saídas. As receitas podem ser registradas facilmente em apenas uma tela, permitindo análises em gráficos, com detalhamento das principais fontes de rendimento.

Nas despesas, também. O sistema permite registrar e identificar facilmente qual foi o destino do dinheiro em cada dia. Assim, você vê com clareza quais são os custos com fornecedores, pedidos de compras, tarifas bancárias e juros, por exemplo.

Planejamento tributário

Você pode cadastrar cada produto vendido no software, configurando os impostos respectivos a cada item. O mais legal é que só é necessário fazer isso uma vez. Nas próximas, as informações já estarão registradas, e você economizará horas de cálculos.

Documentos e recibos em anexos

Sabe quando você precisa de uma nota fiscal, recibo ou informação qualquer que está em um documento? Lá vai você pegar um arquivo e procurar o papel que contém o dado necessário. No ContaAzul, é possível armazenar arquivos de diversos formatos –  XLS, PPT, DOC, PDF, PNG, GIF, JPG, PDF, XML e TXT – e anexá-los em cada lançamento. Com essa prática, além de organizar melhor os documentos, você ganhará tempo.

Conexão com a contabilidade

Você pode enviar informações de faturamento diretamente para o contador por meio do sistema de gestão, sem precisar recorrer a cópias impressas e motoboys. Você ainda evita processos de redigitação e conferência, que costumam tomar muito tempo e ser pouco eficientes, tanto do lado de sua empresa quanto do lado da contabilidade. Usando a automação permitida pela tecnologia, há menor margem de erro e maior ganho de tempo para ter em sua assessoria contábil um aliado estratégico, para além do simples recolhimento de impostos.

Não deixe de controlar suas finanças

Nosso objetivo aqui foi explicar quais são as etapas do gerenciamento financeiro que você precisa se preocupar para controlar a saúde financeira da sua empresa. Ter tudo isso organizado em um único lugar otimizar o seu tempo e facilitar muito a sua vida. Utilize um software que facilite o processo. Ao escolher, lembre-se de conferir se ele possui as tarefas mais básicas, como:

  • Registro de entradas e receitas
  • Conciliação bancária
  • Fluxo de caixa
  • Planejamento tributário
  • Armazenamento de documentos e recibos.  

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Ainda não sabe qual sistema de controle financeiro adotar? Experimente o ContaAzul! E deixe um comentário se tiver qualquer dúvida sobre a implementação na sua empresa.

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Laudifer Sfreddo de Castro
Sobre o autor

Business Analyst da ContaAzul, é contador com especialização em Finanças Empresariais

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