Como controlar o estoque para garantir vendas melhores

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O gerenciamento de uma empresa é cheio de desafios. Seja em tempos de economia favorável, seja em plena crise, controlar fluxo de caixa, lidar com obrigações contábeis, arcar com os impostos, fazer investimentos e administrar a folha de pagamento sempre têm suas complexidades. Há dois temas importantes na gestão do negócio que são especialmente críticos em um período de economia desaquecida: vendas e estoque. É claro que todos os processos da empresa precisam estar em sintonia, mas a afinação entre esses dois é decisiva para evitar perdas e aumentar a rentabilidade.

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Acumular produtos ocupa espaço, o que tem custo alto, porque exige imóveis dedicados a armazenamento. No caso de itens perecíveis, acumular um volume maior do que a demanda significa prejuízo, por perda do prazo de validade. Reduzir demais o volume de bens guardados, porém, pode significar perder vendas ou oferecer prazos demorados demais para o cliente. Encontrar a fórmula de equilíbrio entre esse estoque de segurança e a redução de custos e perdas faz muita diferença.

Vender e cuidar do estoque

Você precisa de clientes para comprar aquilo que você oferece. Também precisa de uma equipe motivada e dedicada a vender, para fazer as coisas acontecerem. É necessário que as contas estejam em dia para que seja possível custear tudo isso. Porém, se você não tiver o que vender ou não tiver um estoque planejado para atender às demandas de acordo com a expectativa dos clientes, nada disso será possível. Você não vai conseguir cultivar os clientes se desagradá-los por não ter aquilo de que precisam no tempo demandado por eles.

Nesse ponto, em tempos de instabilidade econômica, a dificuldade de organizar e administrar tudo fica um pouco maior. Em períodos normais, é mais fácil prever a frequência de saída de determinado produto, a quantidade vendida e tudo o que é necessário fazer para equilibrar os estoques a fim de dar conta das vendas. Entretanto, em cenários de incerteza, fica muito mais difícil fazer essa previsão. Daí o risco de encalhe de determinados itens, de um erro no planejamento que faça faltar algum outro, enfim, situações que podem piorar ainda mais a situação.

Afinal, se o momento econômico é desafiador, você precisa vender. E muito. Disso vai depender o seu sucesso, com uma passagem tranquila pela turbulência. Mas se o estoque não está em dia com as necessidades, você vai ter dificuldades de vender e, consequentemente, haverá preocupações mais intensas a serem consideradas mais tarde. Então, o que fazer?

Estoque e relacionamento com fornecedores

A primeira coisa que você deve levar em consideração na hora de pensar no estoque da sua empresa é a rotatividade de cada produto: o quanto os clientes demandam cada um deles. O ponto de partida para essa análise é o histórico de vendas, que permite elencar quais itens exigem um estoque maior e quais deles podem ter uma reserva mais reduzida. Para os itens com menos giro, também é possível agilizar solicitações ao fornecedor sempre que for necessário, eliminando a necessidade de estocagem.

Garantir a rapidez desse fluxo de novos pedidos e entregas exige um bom relacionamento com o fornecedor. Confiança é até mais importante que preço. O fornecedor não pode deixar você na mão, não pode ser conhecido por descumprir promessas, nem mesmo ter o hábito de demorar demais a atender seus pedidos. Lembre-se de que não seria aceitável explicar a seu cliente que um pedido não foi atendido por um erro do fornecedor. Imagine como você se sentiria se ouvisse isso: provavelmente soaria como uma desculpa esfarrapada.

Além disso, ter um bom relacionamento com o fornecedor lhe permite mais flexibilidade e facilidade nas negociações. Ainda que o preço não seja o único fator a ser considerado, sem dúvida é um elemento importantíssimo, até para que você consiga fazer uma precificação competitiva para atrair seu cliente.
Combinar custos e formas de pagamento com o fornecedor, além de auxiliar na precificação, dá a oportunidade de avaliar o quanto isso é necessário para formar seu estoque com segurança. E ainda, como dito, a velocidade da entrega é algo primordial, e o tempo entre o pedido e a entrega é um dos elementos a entrarem na conta na hora de planejar o estoque.

Prepare um estoque de segurança

Otimizar o volume de produtos que você guarda para atender à clientela significa manter um estoque de segurança. Confira nossas dicas para chegar a um equilíbrio entre demandas de vendas e fornecedores.

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  • Avaliar a rotatividade de cada produto, para definir o que é preciso manter em estoque e qual é a quantidade certa para atender à demanda. Existem fórmulas matemáticas para isso.
  • Atentar-se ao fornecedor. É preciso ter um relacionamento próximo, que permita negociar preço, prazo e parcelas.
  • Além das questões de custo, o fornecedor precisa ser confiável: a velocidade da entrega e a prontidão em atender às solicitações são cruciais, até para que você defina a possibilidade de não manter estoque de produtos com baixa rotatividade.
  • Se você sabe que determinado produto demora mais para chegar depois de realizar o pedido, estoque-o. Fique atento à demanda para definir a quantidade, mas não corra o risco de se indispor com o cliente por conta da demora.
  • Se a procura pelo produto oscilar muito (não tiver demanda estável), cuide para ter um estoque maior. Afinal, você precisa estar apto a atender a essa necessidade a qualquer tempo. Mas se a demanda variar pouco, reduza o estoque: ficará mais fácil planejar a reposição porque você tem mais parâmetros para solicitar apenas o necessário para determinado período.
  • Ter fornecedores diferentes para cada insumo também é uma boa medida de segurança, na medida em que você não fica dependendo de apenas um parceiro.
  • Considere que nem todos os produtos demandam o mesmo cuidado. O tratamento que você vai dar a cada um depende da importância de cada um para seu negócio. Tenha sempre em mente: seu carro-chefe é o que vai pedir uma prontidão maior no atendimento ao cliente.

O desafio é bem grande. Nos tempos de vacas gordas, um descompasso no planejamento de estoque pode até ser compensado com uma promoção ou com a rotatividade normal que em pouco tempo pode dar conta dos itens armazenados. Mas, nos momentos de economia mais lenta, não é possível se dar ao luxo de tirar conclusões erradas, porque cada decisão é capaz de ter muito impacto (para o bem o para o mal).

Por isso é essencial ter cuidado redobrado com o estoque, para que ele não represente dinheiro parado, dívidas com o fornecedor, gastos para manter os produtos armazenados nem queima de recursos que poderiam ir para outros investimentos necessários ou para compra de produtos que poderiam dar um retorno melhor. E justamente por essa razão é que essas dicas são tão valiosas para que a turbulência passe sem causar danos a ninguém. E tão importante quanto: cultivar os clientes para que eles possam estar com você e confiar no seu trabalho sempre.

Se em tempos difíceis você é capaz de atender às expectativas, certamente a confiança será ainda maior nos períodos de bonança, não é mesmo?

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