Saiba qual a importância do controle financeiro empresarial e como gerenciá-lo

Para muitos empreendedores, a ideia de manter um controle financeiro empresarial pode parecer intimidante ou até mesmo desnecessária, especialmente quando se está focado em outros aspectos operacionais ou estratégicos.

Entretanto, sem essa ferramenta, sua empresa fica à mercê de imprevistos, com o risco de tomar decisões erradas que podem levar a prejuízos, instabilidades e até mesmo problemas de viabilidade e reputação.

Por outro lado, quando o controle é feito de forma eficaz, seu negócio se torna mais resiliente e capaz de enfrentar os desafios do mercado. 

Afinal, essa ferramenta confere uma visão clara da sua saúde financeira, permite tomar decisões bem embasadas, identificar as melhores oportunidades de crescimento, otimizar custos, melhorar a gestão do fluxo de caixa e impulsionar sua competitividade.

Mas, o que é controle financeiro empresarial exatamente? Por que ele é tão importante? Como implementá-lo com sucesso? Neste artigo, encontre todos os detalhes que precisa saber para dominar o tema! Veja os tópicos que preparamos para você:

• O que é controle financeiro empresarial?
• A importância do controle financeiro empresarial
• Como a falta de controle pode afetar sua empresa?
• Controle financeiro é ter dinheiro sobrando no caixa da empresa?
• É possível uma empresa ter lucro e não ser rentável?
• Por que a DRE é importante para o controle financeiro?
• Planilha de controle financeiro empresarial: por que usar e download grátis
• 7 práticas para otimizar o controle financeiro
• A contabilidade é fundamental para a gestão financeira
• Faça controle financeiro do seu negócio com a Conta Azul Pro

O que é controle financeiro empresarial? 

Olhando este termo, você pode acreditar ser algo complexo de entender. Ou então, que é apenas para grandes empresas. Mas independente do tamanho do negócio, da quantidade das vendas ou colaboradores, quem empreende precisa (e deve!) cuidar bem do dinheiro.

Na prática, controle financeiro empresarial é monitorar e ter acesso rápido ao fluxo financeiro do negócio — ou seja, as entradas (recebimentos) e as saídas (pagamentos). Além disso, também é preciso saber quem está à frente de cada um desses processos e contar com o apoio da tecnologia.

A regra é clara: quando todas as informações relacionadas ao dinheiro da empresa não são atualizadas de uma forma automática, o risco de falhas é alto. Lançamentos errados, contas atrasadas e pagamento de multas são algumas delas.

Quer entender mais sobre controle financeiro empresarial e saber por onde começar? Assista ao nosso vídeo sobre o assunto:

A importância do controle financeiro empresarial

Você tem percebido que, mesmo vendendo bastante, as contas não fecham? Sente que, se contratasse mais funcionários, poderia agilizar o atendimento, mas não consegue dizer se tem ou não verba para esse investimento?

O controle financeiro empresarial demonstra a clareza que você precisa para tomar decisões com base em dados reais, identificar possíveis desafios antes que virem problemas maiores e encontrar soluções duradouras.

Então, nada de “apagar incêndios”, como descobrir hoje que a taxa do Simples vence amanhã e não saber de onde tirar o dinheiro para pagar. Com uma boa gestão financeira, essas surpresas não acontecem.

Confira a seguir mais detalhes sobre a importância de gerenciar bem o financeiro da empresa.

Controle gastos e despesas

Cortar gastos, despesas e economizar está sempre no radar de qualquer empreendedor. Porém, como fazer isso sem prejudicar as atividades da empresa? É nesse momento que o controle financeiro empresarial entra em cena, oferecendo a clareza necessária sobre os gastos que podem ser reduzidos.

Afinal, de nada adianta cortar uma despesa se tal decisão terá um impacto negativo para a empresa. Um exemplo é reduzir o quadro de colaboradores, quando a maior necessidade do empreendedor é ter mais pessoas para atender os clientes.

Acompanhe seu crescimento

Como saber se a empresa realmente cresceu? Nem sempre um volume de vendas mais alto, dependendo do tipo do produto ou serviço, significa lucro. Afinal, é preciso calcular todos os custos de produção, insumos utilizados, etc.

Para quem está começando, é fácil fazer esta conta. No entanto, à medida que as vendas aumentam, você pode se perder nos cálculos. E, não há nada mais frustrante do que ver o dinheiro entrando na empresa e mesmo assim ter dificuldade em pagar as contas.

Fazendo um bom controle financeiro empresarial, é possível acompanhar melhor o crescimento do negócio, além de identificar o que deve ser ajustado para continuar lucrando. Um exemplo é o que falamos no tópico anterior, sobre contratar mais profissionais para atender melhor a demanda.

Tome decisões estratégicas baseadas em dados reais

Sabia que o seu negócio pode estar faturando mais do que você imagina? Ou também, que pode ser o contrário? Para ter certeza sobre a situação financeira da sua empresa, não há espaço para achismos: é preciso analisar os dados reais.

O controle financeiro empresarial dá a você a visão do que realmente acontece, contribuindo para a tomada de decisões assertivas.

Esteja preparado para encarar imprevistos

Não é possível prever o futuro de uma empresa e ter certeza se ela será lucrativa ou não. Mesmo em cenários positivos, situações inesperadas podem acontecer. Por isso, você precisa estar preparado para imprevistos financeiros.

Isso só é possível com uma boa gestão financeira. Afinal, para poupar dinheiro para o caixa da empresa, é necessário que as contas estejam em dia.

Planeje investimentos

Abrir uma filial, comprar mais equipamentos e contratar mais pessoas: para fazer um investimento assertivo no negócio é preciso estar com financeiro organizado.

Outra vantagem de um bom controle financeiro é poder aproveitar melhor as oportunidades, como descontos e melhores condições de pagamento oferecidas por fornecedores.

Saiba exatamente de onde vem e para onde vai o seu dinheiro

É extremamente importante saber a origem e o destino de todos os valores da empresa. Sem essas informações, você não tem a visibilidade sobre seus gastos e suas vendas. Essa falta de controle pode levar a problemas como decisões erradas, prejuízos e até problemas com a Justiça.

A falta de conhecimento e organização financeira também oferece outros riscos, como fazer uma declaração de impostos equivocada ou pagar multas e juros por acabar esquecendo de pagamentos.

Faça planos de curto, médio, e longo prazo 

O sonho de todo empreendedor é ver a empresa crescer, mas muitas vezes o foco fica todo somente na operação. Dessa forma, você fica sem tempo para pensar no futuro.

O controle financeiro empresarial oferece a clareza necessária para definir as metas da empresa a curto, médio e longo prazo. Com o registro de tudo o que entra e sai e uma análise desses resultados, é possível entender também quais são os passos necessários para atingir os objetivos do negócio. 

Como a falta de controle pode afetar sua empresa?

Se você negligenciar o controle financeiro empresarial, sua empresa pode sofrer com uma série de consequências ruins. Os impactos afetam não só o desempenho e a capacidade de crescimento do negócio, mas a própria saúde das finanças, a estabilidade e até mesmo a sobrevivência no mercado.

Confira abaixo alguns problemas que você pode enfrentar quando não se preocupa em saber como fazer o controle financeiro empresarial: 

Instabilidade no fluxo de caixa

A ausência de controle adequado faz com que você não consiga visualizar as entradas e saídas de dinheiro, o que pode resultar em problemas de fluxo de caixa. Essa instabilidade pode gerar dificuldades para pagar suas contas, obrigações, salários dos colaboradores ou manter as despesas com os fornecedores em dia, por exemplo. Tudo isso afeta a continuidade das operações.

Excesso de endividamento

Se você não tem um bom controle financeiro empresarial, corre o risco de acumular dívidas sem ter plena consciência sobre elas. O resultado pode ser um endividamento excessivo, que gera problemas para manter o pagamento de contas, multas e juros elevados ou mesmo a falência. Portanto, trata-se de uma ameaça à própria sobrevivência do seu negócio.

Má gestão de recursos

A falta de controle também pode fazer com que você desperdice o dinheiro do negócio. Isso inclui, por exemplo, investimentos desnecessários em processos que não contribuem para as metas da empresa. Assim, a eficiência operacional é prejudicada, assim como a lucratividade, comprometendo a sua capacidade de competir no mercado.

Falta de embasamento na tomada de decisão

Ao negligenciar o controle financeiro empresarial, você compromete a sua capacidade de obter uma compreensão clara da saúde financeira do negócio. Assim, não é possível tomar decisões estratégicas bem embasadas, seja sobre investimentos ou otimizações de  custos. Isso gera um maior risco de escolhas inadequadas, que prejudicam o crescimento e a sustentabilidade da empresa.

Falta de planejamento

Sem um controle adequado, você enfrenta dificuldades para planejar o futuro financeiro da sua empresa. A capacidade do negócio de se adaptar às mudanças fica limitada, impedindo de aproveitar as oportunidades do mercado, seja com investimentos estratégicos, planos de crescimento sustentável, reservas de emergências, etc.

Problemas de reputação

Todas as consequências decorrentes da falta de controle financeiro empresarial podem impactar negativamente a reputação do seu negócio. Ou seja, sem uma gestão precisa das finanças, você pode gerar desconfianças entre clientes, investidores e parceiros, prejudicando relacionamentos comerciais importantes e a própria imagem da empresa no mercado.

Controle financeiro é ter dinheiro sobrando no caixa da empresa?

Não. O controle financeiro empresarial se refere a todas as operações de administração de dinheiro e outros ativos afins do negócio. Sobrar dinheiro no caixa é só uma consequência possível — e, acredite, nem sempre é uma boa notícia.

Vamos supor que uma confeitaria vá colocar um estande em um evento de doces. No começo, ela possui R$ 1.000 no caixa e, quando termina, o valor sobe para R$ 21.000.

Por cima, podemos dizer que foi um sucesso. Porém, os custos de produção não foram calculados corretamente. Então, dos R$ 21.000 recebidos, sobrou apenas R$ 800. Isso sem contar com os gastos operacionais.

Esse tipo de situação acaba sendo bem comum em várias empresas sem organização financeira. Pelo alto volume de vendas, o empreendedor pode até achar que está lucrando, quando, na realidade, está apenas pagando as contas — e nem isso, às vezes.

Para ter clareza sobre a real situação das finanças do negócio, é necessário organizar os processos e, o mais importante, contar com apoio da tecnologia. Mais adiante, vamos explorar as melhores dicas que você precisa conhecer.

É possível uma empresa ter lucro e não ser rentável?

Essa informação pode até chocar muita gente, mas é totalmente possível uma empresa ser lucrativa e nada rentável. Os dois termos têm a ver com ganho de dinheiro, mas significam conceitos diferentes.

Quando uma empresa é lucrativa, mas não é rentável, significa que entra muito dinheiro em caixa, mas que os custos não se pagam. 

Isso porque a lucratividade está relacionada ao lucro líquido, ou seja, quanto ficou no caixa da empresa após o pagamento das despesas. Já a rentabilidade diz respeito ao quanto o negócio está trazendo de retorno para o empreendedor, considerando os investimentos realizados. 

Clique aqui e entenda melhor as diferenças entre lucratividade e rentabilidade.

Por que a DRE é importante para o controle financeiro?

A DRE faz toda a diferença para o controle financeiro empresarial, pois a partir dela é possível ter uma clareza sobre a situação das finanças da empresa.

Isso porque se trata de um relatório que contém as informações mais relevantes das suas receitas e despesas. A DRE também aponta o resultado líquido que você teve em certo período.

Dessa maneira, é possível comparar as finanças entre diferentes meses ou de um ano para o outro, por exemplo. O resultado é mais previsibilidade para toda a sua gestão. 

Além dessas possibilidades, a Demonstração do Resultado do Exercício também pode ser importante para conseguir crédito. Por fim, você pode se valer do DRE até para ficar em dia com o governo. Com ele, o fisco checa se os impostos foram calculados do jeito certo.

Baixe nosso modelo grátis de DRE, clicando aqui!

O que deve constar na DRE?

De maneira geral, o documento deve apresentar:

• Receita líquida de serviços e vendas;
• Lucro ou prejuízo operacional e líquido do exercício;
• Receita bruta dos serviços feito ou vendas realizadas (o que inclui as deduções dos abatimentos, vendas e tributos);
• Despesas totais (operacionais, financeiras, administrativas e de vendas);
• Montante por ação de capital social;
• Valores ligados aos funcionários e demais beneficiários;
• Resultado de exercício prévio ao Imposto de Renda e previsão para o imposto.

Planilha de controle financeiro empresarial: por que usar e download grátis

Você já sabe que o controle financeiro e a gestão financeira são essenciais para toda empresa que deseja crescer. Afinal, é por meio dessas práticas que você consegue identificar se o negócio está ou não sendo rentável. 

O ideal é que esse monitoramento seja feito desde o início, quando ainda há poucas vendas, pedidos e lançamentos. Uma das formas de começar essa organização é a partir da planilha de controle financeiro empresarial. 

Baixe grátis uma planilha para controle financeiro 

Criar uma planilha para realizar um planejamento financeiro do zero pode ser bastante trabalhoso. Isso porque não basta desenhar uma tabela de controle e preencher os campos. É preciso utilizar fórmulas e modelos do Excel para automatizar os cálculos e tornar a ferramenta mais inteligente.

Para facilitar a sua rotina, desenvolvemos um modelo de planilha de controle financeiro empresarial totalmente gratuito, que pode ser editado em Excel ou nas planilhas do Google. Clique no banner abaixo, preencha seus dados e baixe o arquivo gratuitamente!

Como usar a planilha da Conta Azul

Depois de ter baixado a planilha de controle empresarial, é hora de aprender a usá-la. Por isso, elaboramos um passo a passo rápido, de 4 etapas, para que você comece a aproveitar este recurso quanto antes e eleve o nível administrativo da sua empresa. Confira abaixo:

1. Habilite a edição

Após baixar e abrir a planilha de controle financeiro empresarial grátis, selecione a opção “Habilitar edição” para utilizar o arquivo. Você verá que as abas são divididas por mês, permitindo o controle anual das finanças da empresa.

2. Comece pela aba “Categorias”

A primeira aba da planilha, chamada “Categorias”, permite listar os tipos de receitas e despesas que você deve preencher a cada mês. Elas são importantes para que tudo seja lançado nas abas com o mesmo nome, facilitando a contabilização periódica.

Estas são as principais classificações que você vai encontrar:

• Receitas;
• Despesas;
• Receitas de serviços;
• Receitas de vendas de mercadorias;
• Despesas operacionais;
• Receitas de venda de produtos;
• Despesas administrativas;
• Receitas operacionais;
• Despesas financeiras;
• Receitas financeiras;
• Despesas trabalhistas e sindicais;
• Despesas tributárias;
• Serviços de terceiros;
• Receitas diversas;
• Receitas eventuais.

Essas são categorias gerais que quase todas empresas precisam contabilizar. Porém, você pode personalizar conforme as suas necessidades, adicionando, excluindo e alterando abas. Os cálculos e as fórmulas ainda serão aplicados.

3. Confira a aba “Janeiro”

Na aba “Janeiro” da planilha de controle financeiro empresarial, você tem alguns lançamentos preenchidos como exemplos. Basicamente, você deverá inserir os lançamentos mensais de entradas e saídas ao longo dos meses, conforme a movimentação do seu caixa.

É preciso sempre indicar a “Data da Movimentação”, o “Histórico” (que, para facilitar, deve seguir as categorias definidas anteriormente) e o “Complemento” (alguma informação que você ache relevante registrar).

A partir daí, é só indicar as “Entradas” (recebimentos) e “Saídas” (as despesas). Essa planilha de controle financeiro calcula o “Saldo” automaticamente. Não se esqueça de indicar, no canto superior direito, o Saldo Anterior — que, no caso do mês de janeiro, é o saldo final do ano anterior. 

Dessa forma, esse número será preenchido automaticamente nas próximas abas, conforme o saldo total do mês.

4. Comece a preencher as abas

Com tudo pronto, é só preencher os campos com as movimentações do seu negócio no mês atual e fazer seu controle financeiro. Lembre-se apenas destes detalhes:

• Depósito em banco deve ser lançado em “Saída do Caixa”;
• Retirada do banco deve ser lançada em “Entrada do Caixa”;
• Pagamento de contas deve ser lançado em “Saída do Caixa”;
• Recebimento de valores ou cheques devem ser lançados em “Entrada do Caixa”.

Além disso, quando você pagar contas com cheques, é preciso lançar primeiro o valor na entrada do caixa e, depois, na saída.

7 práticas para otimizar o controle financeiro

Para você saber por onde começar a otimizar o controle financeiro empresarial, separamos 7 práticas que todo empreendedor precisa implantar na empresa para organizar as finanças do negócio de forma eficiente e bem-sucedida. Confira:

1. Registrar um bom fluxo de caixa

O fluxo de caixa deve ser para o empreendedor uma espécie de “termômetro” do faturamento da empresa. O acompanhamento deve ser constante — semanal, quinzenal ou mensal — e os dados precisam ser atualizados em tempo real.

Portanto, o primeiro passo para um controle financeiro empresarial eficiente, é analisar como é feito o fluxo de caixa da empresa e listar os principais gargalos do processo.

2. Acompanhar índices de liquidez 

O segundo passo para organizar o financeiro da empresa é analisar o índice de liquidez. Trata-se de um indicador que mede a capacidade de um negócio de quitar os débitos. Na prática, quanto mais condições a empresa tiver de pagar as contas, mais controlado estará o financeiro.

Ao todo, existem quatro tipos principais de índices de liquidez. No controle financeiro empresarial, a liquidez corrente é a mais utilizada e sua fórmula é:

(ativo circulante + realizável a longo prazo) / (passivo circulante + exigível a longo prazo)

Onde:

1. Ativo circulante: é tudo o que a empresa possui e é convertível em dinheiro, como as contas a receber;
2. Realizável a longo prazo: são todos os bens da empresa adquiridos no período de um ano, considerando a data do último balanço patrimonial;
3. Passivo circulante: são todas as contas a pagar da empresa durante um ano;
4. Exigível a longo prazo: representa todas as contas da empresa que irão se encerrar no período de um ano, como empréstimos e financiamentos.

De acordo com o resultado obtido com a fórmula, é possível tirar algumas conclusões:

• Maior que um: indica que o negócio é rentável, consegue pagar todos os seus débitos e ter uma sobra de valor;
• Igual a um: a empresa consegue pagar as contas, mas também não sobra nada;
• Menor que 1: a empresa não consegue arcar com todas as contas a curto prazo.

Geralmente esses cálculos são realizados pelo setor de contabilidade. Porém, é muito importante entender a importância desse indicador e saber o que ele significa para a empresa.

3. Analisar margem de contribuição

Se você tem uma pizzaria e vende uma pizza por R$ 50, por exemplo, o lucro não é exatamente R$ 50, pois é necessário subtrair todos os custos para produção. O valor que “sobra” após este cálculo é o que chamamos de margem de contribuição, que pode ser encontrado aplicando a fórmula abaixo:

Margem de Contribuição = Valor das Vendas – (Custos Variáveis + Despesas Variáveis)

Não existe um valor considerado ideal para a margem de contribuição, já que este cálculo vai depender do tipo de atividade executada. No entanto, percentuais entre 20% e 30% são tidos como satisfatórios.

4. Verificar ponto de equilíbrio

Se o empreendedor não sabe qual é o ponto de equilíbrio da empresa, o risco de ficar no vermelho é alto. Afinal, este indicador representa o quanto a empresa deve faturar para conseguir pagar todas as contas.

Ainda sobre o exemplo da pizzaria: R$ 3.500 seria a soma de todos os custos e despesas variáveis. Portanto, podemos dizer que este valor é o ponto de equilíbrio deste negócio.

5. Calcular ROI

ROI é uma sigla em inglês que significa Retorno sobre o Investimento. Este índice, como o próprio nome já diz, serve para analisar se um investimento vale a pena ou não. A fórmula é:

ROI = (ganho obtido – valor do investimento) / valor do investimento

Vale lembrar que, quando falamos em investimento, estamos nos referindo a todas as ações executadas em uma empresa com um objetivo de aumentar as vendas.

Outro aspecto interessante é que o empreendedor também pode estimar uma meta de ROI para cada investimento/ação e acompanhá-la de perto. Calculando e acompanhando o ROI, é possível se planejar financeiramente, o que é muito importante para um controle financeiro efetivo.

6. Manter um fundo de reserva

Ter um fundo de reserva evita o descontrole financeiro e a famosa “bola de neve” de dívidas. Afinal, diante de um imprevisto, nem sempre o empreendedor tem tempo suficiente para decidir de forma assertiva. 

Porém, com dinheiro em caixa, os impactos de resolver um problema de última hora são menores. Ao não contar com esse fundo, empreendedores resolvem problemas e imprevistos prejudicando o financeiro do negócio.

7. Separar as contas pessoais das contas da empresa

Nada de retiradas do caixa ou de compras pessoais com o cartão de crédito da empresa: não misture esses gastos. Agora, se você já se encontra em uma situação cujo financeiro já está completamente misturado com os gastos pessoais, defina um valor e a data de pagamento do seu salário. 

Apesar de parecer inofensivo no começo, a falta dessa separação, com o passar do tempo, pode causar um descontrole financeiro e gerar prejuízos. Outra mudança importante é abrir contas bancárias específicas para cada caso, evitando receber pagamentos da empresa na conta pessoal.

A contabilidade é fundamental para a gestão financeira 

O contador muitas vezes é visto como apenas como o responsável por assegurar o pagamento dos impostos e o cumprimento das obrigações contábeis e fiscais.

Além de cuidar dessas burocracias, o profissional deve atuar como parceiro estratégico do dono do negócio, interpretando os dados encontrados na contabilidade e oferecendo o melhor caminho para o empreendedor.

Se o contador, por exemplo, identificar algum desalinhamento na DRE, como o aumento dos custos variáveis, seu papel deve ser conversar com o dono do negócio, para entender o que está acontecendo e ajudá-lo a encontrar soluções assertivas.

Mas, para isso, você também deve estar aberto a ouvir e entender as novas ideias por essa visão contábil e estratégica.

Buscando um contador estratégico para cuidar da sua empresa? A Conta Azul te ajuda a encontrar este profissional: clique aqui para fazer uma busca! 

Faça controle financeiro do seu negócio com a Conta Azul 

Um bom controle financeiro empresarial não é feito com anotações à mão. As planilhas facilitam bastante o processo, mas ainda dependem de preenchimentos manuais. Isso consome bastante tempo e aumenta os riscos de erros nos registros, ainda mais quando seu negócio passa a contar com um alto volume de transações.

Conte com o ERP da Conta Azul para monitorar o financeiro da sua empresa de forma otimizada! Com esse sistema de gestão, todos os setores do negócio – estoque, financeiro, vendas, compras, cobranças e contabilidade – são integrados em um único local.

Fez compras para o estoque? Vendeu? Pagou uma conta ou recebeu um pagamento? Todos esses lançamentos são atualizados automaticamente, em tempo real, sem que você precise anotar nada, conferir ou consultar com os colaboradores.

Como resultado, os erros comuns na digitação de documentos ou no preenchimento de planilhas são eliminados. Outras vantagens do nosso ERP online são:

• Monitoramento do estoque com notificações das quantidades mínimas. Assim, é possível fazer a reposição em tempo hábil;
• Conciliação fiscal e das vendas automáticas;
• Emissão descomplicada de notas fiscais e envio ao contador sem precisar de malotes;
• Alertas sobre as datas de vencimento das suas contas e dos recebimentos;
• Geração de relatórios detalhados, porém fáceis de entender;
• Acesso app Conta Azul de Bolso, que permite o monitoramento do estoque e das vendas pelo seu celular.

Que tal experimentar todas essas facilidades sem pagar nada e comprovar na prática seus benefícios para o controle financeiro empresarial?