Emissão de boleto bancário: descubra como funciona este recurso

Oferecer opções de pagamento práticas e ágeis aos clientes é essencial para garantir sua satisfação e melhorar a experiência de compra. Por isso, a emissão de boleto bancário deve estar presente em qualquer empresa: afinal, esse meio de pagamento ainda está entre os preferidos dos brasileiros.

Basicamente, o boleto é um título de cobrança emitido por uma instituição financeira a pedido de uma empresa (cedente). Ele funciona como um compromisso de pagamento, onde o sacado (cliente) se compromete a pagar um determinado valor ao cedente até a data de vencimento.

Familiar para a maioria da população, o documento se destaca pela praticidade, já que pode ser quitado em bancos, lotéricas ou até mesmo online, dispensando o uso de conta bancária ou cartão de crédito, por exemplo.

Mais do que ampliar e profissionalizar seu processo de cobrança, esse modelo também pode garantir taxas mais baixas, recebimento em até 3 dias úteis, facilidade para o cliente e segurança, entre outras vantagens.

Quer descobrir como aproveitar ao máximo essas vantagens no seu negócio? Neste conteúdo, separamos tudo o que você precisa saber sobre a emissão de boleto bancário. Confira os tópicos:

• Como funciona a emissão de boleto bancário?
• Tipos de boleto
• Boleto sem registro: por que não existe mais?
• Como gerar boleto bancário em 5 passos
• Como preencher um boleto: campo a campo
• Ainda vale a pena vender por boleto bancário?
• Como receber por boleto bancário?
• Quais são as vantagens de receber por boleto bancário?
• Como gerenciar a emissão de boletos bancários?
• Escolhendo o melhor sistema para gerar boletos

Como funciona a emissão de boleto bancário?

A emissão de boleto bancário para cobrança começa quando o empreendedor ativa uma conta corrente para esse fim. É possível realizar o procedimento presencialmente em uma agência bancária ou por meio do aplicativo do banco, realizando o cadastro.

Após habilitar a geração de boletos junto ao banco, o processo varia de acordo com cada instituição. No entanto, em praticamente todas elas você pode gerar de forma digital, seja pelo aplicativo de celular ou pelo site do banco, utilizando um computador ou notebook.

Além disso, hoje existem outros sistemas em que a emissão pode ser feita, inclusive de forma automatizada, simplificando e otimizando a rotina das empresas que precisam lidar com um grande volume de boletos.  

Independentemente do modelo adotado, o processo funciona assim: o cedente, que é a pessoa física ou jurídica que realiza a cobrança, identifica o cliente (sacado) e define a data de vencimento para o pagamento. Este pode ser feito de diferentes maneiras.

Para clientes que possuem conta bancária, há múltiplos canais de pagamento. Além da boca do caixa em uma agência, há os terminais de autoatendimento, internet banking e aplicativos para celular.

Casas lotéricas, agências dos Correios com Banco Postal e correspondentes bancários de maneira geral também recebem o pagamento e são opções para quem não tem conta em banco.

Uma vez quitado, o valor é debitado em um prazo fixado pelo banco. A empresa que emitiu o boleto tem controle sobre os documentos em aberto e os pagos, o que facilita a organização de processos, como revisão de inadimplentes e liberação de mercadorias.

O boleto bancário é emitido no valor da compra e geralmente com uma taxa pequena de operação. A partir do momento do pagamento, o dinheiro é creditado nas contas da sua empresa em até 3 dias úteis.

Tipos de boleto

Para entender como funciona a emissão de boleto bancário, saiba que existem duas modalidades: avulso e recorrente. Ambas são registradas, diferente do que acontecia até o final de 2018, quando era possível emitir boletos sem registro. Sobre esse ponto, falaremos mais adiante. Por enquanto, o importante é conhecer as particularidades de cada modelo:

Boleto avulso

O boleto avulso é aquele que as empresas emitem no dia a dia. É um documento que permite cobrar um pagamento, uma compra à vista, em apenas uma operação.

Sim, há empresas que parcelam compras no boleto. No entanto, formal e tecnicamente falando, não existe esse parcelamento. Os documentos dessa operação são avulsos, ou seja, não têm ligação direta com as cobranças da mesma compra.

Boleto recorrente (carnê)

O carnê é o nome da sequência de boletos de uma venda dividida em prestações ou dos valores de uma assinatura. Esse tipo de documento é utilizado em cobranças recorrentes. Em sua origem, o termo carnê está associado ao pagamento de consórcios, empréstimos ou compras parceladas, como de imóveis.

Boleto sem registro: por que não existe mais? 

A emissão do boleto sem registro foi extinta em 2018, mas o processo de proibição deste tipo de cobrança se iniciou bem antes, em 2015. Isso aconteceu para modernizar o sistema de cobrança brasileiro, aumentar a segurança e reduzir a ocorrência de fraudes.

Ao usar um boleto sem registro, a empresa não informava ao banco quem pagaria pela cobrança. Valores e o prazo de vencimento também não eram identificados. Essas informações ainda podiam ser alteradas a qualquer momento, sem controle ou mapeamento pela instituição bancária.

A única vantagem do boleto sem registro era que as taxas só seriam cobradas quando o pagamento fosse compensado. Só que essa flexibilidade reduzia o controle que havia sobre a operação, dando margem para fraudes e cobranças indevidas.

Portanto, atualmente, apenas os boletos registrados podem ser emitidos, o que é fundamental para a segurança de todos os envolvidos no processo. Esse novo formato ajuda o empreendedor a ter uma boa gestão financeira, já que é possível verificar os recebimentos com mais facilidade e monitorar a inadimplência.

Vantagens do boleto registrado

Ao exigir um controle mais rígido sobre as informações de cobrança, o boleto registrado traz segurança e transparência, principalmente para a empresa que vendeu o produto ou serviço e para o banco emissor do documento.

Além disso, ele permite o protesto imediato do título em cartório caso não haja pagamento, desde que o serviço tenha sido realizado ou o produto entregue. A exceção para essa regra são as lojas de e-commerce ou as vendas em que a cobrança é realizada antes da realização do serviço ou entrega do produto.

Outra vantagem do boleto registrado é a gestão de carteira. Ao ficar inserido no sistema do banco emissor, ele pode ser controlado pela empresa que o emitiu. Com um sistema de gestão integrado, é possível identificar, sem esforço, quem efetuou o pagamento de determinado produto ou serviço e quando o valor foi quitado.

Na prática, essa facilidade traz agilidade na operação financeira da sua empresa, já que o boleto registrado é automaticamente inserido nas contas a receber. Além disso, você não precisa fazer consultas manuais para descobrir se o valor foi quitado. Quando o cliente efetua o pagamento, o valor é atualizado e encaminhado para o fluxo de caixa do seu sistema de gestão.

Esse mecanismo centraliza todas as informações e economiza seu tempo, pois basta acessar o sistema para acompanhar a situação dos boletos emitidos.

Com o boleto registrado, as operações através do DDA (Débito Direto Autorizado), ficam mais seguras e cômodas. O boleto vencido pode ser pago em qualquer agência ou atualizado no site do banco emissor.

Como gerar boleto bancário em 5 passos

Para fazer a emissão de boleto você precisa ter uma conta em uma instituição bancária. A partir daí, gerar esse documento depende do banco ou da plataforma digital que é utilizada para cobranças. No entanto, há 5 passos comuns em todas as operações:

1. Escolher a plataforma de emissão do boleto, como um app de banco ou de gestão financeira de empresas (sistema ERP);
2. Reunir todos os seus dados e do cliente, além do prazo e valor do pagamento;
3. Seguir os passos de geração de cobrança da ferramenta que você está usando;
4. Salvar como arquivo PDF e enviar via internet ou imprimir fisicamente e entregar em mãos ou pelo correio;
5. Controlar o pagamento dos boletos e parcelas de carnê, com a possibilidade de atualizar o prazo do pagamento caso o cliente solicite e você possa oferecer essa opção.

Como preencher um boleto: campo a campo

Os campos de preenchimento de um boleto costumam causar algumas confusões por parte de quem emite. Além disso, esse tipo de documento contém dados sensíveis e cuidar deles é importante no respeito à LGPD.

Confira quais são os campos obrigatórios e opcionais na emissão de boleto bancário:

Sacado

Sacado é o termo referente a quem pagará o boleto. Ou seja, estamos falando dos dados do seu cliente, como nome completo e CPF ou CNPJ.

Cedente

Cedente ou emissor, que é você ou sua empresa. É quem emite a cobrança e receberá o valor. Quando o documento é pago, o valor é depositado em sua conta corrente em até 3 dias úteis.

Agência/Código Beneficiário ou Código do Cedente

O número da agência tem três ou quatro dígitos. Quando a agência é identificada por cinco, o dígito verificador não costuma ser usado. Já o código beneficiário, antigamente chamado de código do cedente, tem de seis a 12 dígitos, conforme a carteira do banco.

Valor do Título

Esse campo é obrigatório em todos os boletos desde a extinção dos boletos sem registro. Se trata do preço da compra ou contratação e deve ser apresentado na moeda corrente do Brasil. Atualmente, estamos falando de reais.

Também é importante informar quais são as condições do pagamento. Isso inclui juros, multa, mora e descontos.

Vencimento

Essa é a data máxima em que o valor deve ser pago sem a aplicação de juros, mora ou multas. No entanto, deve ser possível pagar o documento mesmo após essa data, sem ser necessário emitir um novo, ainda que sejam aplicadas essas cobranças de atraso. Também é possível oferecer um desconto para clientes que quitarem a dívida antecipadamente.

Juros e multa de mora

Mora é definida no Código Civil brasileiro como um atraso no pagamento por responsabilidade do cliente. Em um boleto, pode haver juros de mora, que é um percentual definido por mês, cobrado proporcionalmente aos dias de atraso. Ou, então, multa de mora, um percentual aplicado uma única vez, a partir do dia seguinte à data de vencimento.

A aplicação de juros e mora não é obrigatória. Caso você cobre essas taxas, elas devem estar bem detalhadas no boleto bancário.

Nosso Número

Esse campo não possui um nome muito intuitivo sobre a sua função. Se refere a uma sequência de dígitos que identifica o documento e faz parte da linha digitável. Ele é único, exclusivo e não pode ser repetido.

Ele carrega todas as informações registradas junto ao banco. O tamanho deste varia conforme o banco e a carteira de cobrança.

Linha digitável

Esse código é uma sequência de números que identifica a instituição financeira, a carteira de cobrança, o “Nosso Número” e o valor da cobrança. Os primeiros três dígitos se referem ao código de compensação do banco emissor. O quarto diz qual é a moeda: cobranças em real são identificadas pelo 9 e, em outras moedas, pelo 8.

Também consta neste código o vencimento, que é definido pela diferença entre a data-base, instituída pelo Banco Central (Bacen) como 7 de outubro de 1997, e a data de vencimento do documento.

Por exemplo, se o boleto pode ser pago até o dia 31 de janeiro de 2023, o vencimento será a quantidade de dias corridos entre 7 de outubro de 1997 e a data limite do pagamento. Nesse caso, seria o número “9247”.

Por fim, os últimos dígitos. Eles indicam o valor do vencimento sem vírgulas. No total, a linha digitável é uma sequência de 48 algarismos.

Código de barras

O código de barras de um boleto de cobrança é a tradução da linha digitável para um número legível pelas máquinas para que seja possível o pagamento por meio digital.

Existem muitos padrões de códigos de barras para fins específicos, o que faz com que a combinação de espessuras das barrinhas formem figuras únicas em cada um deles. São variações quase imperceptíveis ao olho nu, mas que máquinas especializadas conseguem distinguir facilmente.

Você não precisa carregar o detalhamento de um boleto bancário na sua mente 24 horas por dia. No entanto, entender como ele é composto, a importância de cada elemento e seu preenchimento facilita o uso desse documento das cobranças.

Ainda vale a pena vender por boleto bancário?

Em 2023, cerca de 4,2 bilhões de boletos foram gerados no Brasil, segundo a Febraban. Essa presença massiva indica que a opção não pode ser ignorada. Pelo contrário: deve ser otimizado por quem está interessado no crescimento da sua empresa.

A popularidade dessa forma de cobrança pode ser explicada por vários fatores, desde a simplicidade até a flexibilidade, tanto para os clientes como para os empreendedores.

Para o empreendedor, a principal vantagem da emissão de boleto está no tempo que o dinheiro leva para entrar na conta, que é de no máximo três dias úteis. Na venda por cartão de crédito, por exemplo, você pode esperar até um mês para receber os valores. 

Inclusive, é por isso que muitas empresas incentivam a escolha por esse método de pagamento, oferecendo até descontos.

Também vale ressaltar que o tempo de espera pode ser ainda menor, caso o cliente escolha pagar por meio do QR Code Pix.

Para os consumidores, os boletos bancários também podem representar uma vantagem que vai além do potencial desconto. Dados de uma pesquisa realizada em 2023 pelo Instituto Locomotiva e divulgada pelo Jornal Empresas & Negócios revelam que 4,6 milhões de brasileiros adultos não possuem conta em banco.

Para esses indivíduos, o boleto é uma das únicas formas de pagamento, já que alternativas como o cartão de crédito ou o Pix, por exemplo, dependem do acesso à conta bancária. 

Somados à sua conveniência e segurança, esses fatores ressaltam como o boleto continua valendo a pena.

Como receber por boleto bancário?

Ciente sobre como fazer emissão de boleto, tenha em mente que a cobrança funciona de maneira bastante simples. O cedente emite o boleto e o envia para o sacado no endereço informado em seu cadastro, que pode ser digital ou físico. Lembre-se que deve ser feito em tempo hábil para a execução do pagamento. Ou seja, de 5 a 10 dias antes do vencimento.

Assim que o banco recebe o pagamento, a instituição credita o valor na conta da empresa dentro do período de compensação definido em contrato. Se houver taxa para esse serviço, ela é debitada automaticamente. 

Em geral, um boleto pode ser compensado entre 3 e 5 dias úteis, dependendo da instituição financeira e do intervalo de validação do cedente. Isso sem falar que o prazo é ainda menor caso o cliente pague via QR Code Pix. 

Quais são as vantagens de receber por boleto bancário?

A ampliação de meios de pagamento disponíveis é um fenômeno bastante interessante para a economia. No entanto, a emissão de boleto satisfaz muito bem as necessidades de muitos empreendedores. Afinal, é simples, rápido e efetivo. Confira algumas das vantagens:

• Cobrança impessoal: como você pode enviar o boleto por e-mail ou pelo correio, não é necessário fazer essa cobrança pessoalmente, o que pode causar até desconfortos na sua relação com o cliente. É mais amigável;
• Diversificação das formas de recebimento: esse benefício facilita a vida do cliente e evita que as empresas percam vendas;
• Pagamento facilitado para qualquer pessoa: seu cliente pode fazer o pagamento sem ter uma conta bancária, cartão ou similar;
• Taxas inferiores às operações de cartão de crédito;
• Maior facilidade no cálculo de multas e juros de mora em decorrência de atraso;
• Possibilidade de protesto em caso de inadimplências e atrasos.

Como gerenciar a emissão de boletos bancários?

Já utiliza os boletos para realizar cobranças? Ou quer melhorar a administração deles em seu negócio? Confira abaixo algumas dicas para gerenciar os boletos com mais eficiência:

Pesquise os tipos de cobrança em boletos

O primeiro passo para melhorar a gestão dos boletos é conhecer como as instituições financeiras tratam o assunto. Visite o banco onde a sua empresa possui conta para conversar com o gerente e avaliar os tipos de cobrança oferecidos.

Faça estimativas da quantidade de boleto a ser emitida

Outra questão importante para uma gestão eficiente dos boletos é ter uma previsão aproximada da quantidade de itens que será gerada em um determinado período de tempo.

Ter uma estimativa em mãos contribuirá para reduzir as taxas cobradas pelo banco, pois quanto maior a quantidade de boletos, maior será seu poder de negociação. Além disso, será possível avaliar de forma mais adequada que tipos de processos e sistemas sua empresa irá precisar desenvolver para ter controle para emissão de boletos.

Use um software para emissão de boletos online

A emissão de boleto nem sempre precisa ser feita no site do banco em que sua empresa possui conta. Uma alternativa para empresas que emitem muitos boletos é contar com um programa para gerar as cobranças e que centralize os principais processos da organização.

Integre a rotina do negócio à emissão dos boletos

Usar um sistema de gestão online também aumenta a integração da emissão de boleto com outros processos da empresa. Quando a equipe registra uma nova venda, por exemplo, o software pode estar programado para emitir um boleto imediatamente para ser enviado ao cliente que fez a compra.

Outra possibilidade é, ao preencher uma receita esperada no fluxo de caixa, o sistema gerar o boleto imediatamente para postagem. Essa integração entre os processos e setores reduz a necessidade de esforços duplicados e garante tarefas mais simples e práticas no dia a dia.

Confira se o cliente realizou o pagamento

O gerenciamento dos boletos tem, ainda, outra etapa fundamental para que sua empresa tenha maior controle sobre o faturamento. Após o cliente efetuar o pagamento é importante conferir o extrato para verificar se o valor já foi depositado pelo banco. Esse procedimento evita a entrega de produtos e serviços antes do pagamento devido.

Uma empresa que deseja prosperar precisa automatizar processos, controlar as atividades de uma ponta a outra. O gerenciamento de boletos faz parte disso e administrá-los é não somente esperar por seu pagamento, mas também fazer estimativas e integrações com outros setores da empresa para acompanhar cada item emitido.

Simplifique e escolha uma solução integrada

Com a solução de cobranças da Conta Azul, você pode emitir boletos registrados com códigos de barras e QR Code Pix. Além disso, você automatiza diversas tarefas, como o preenchimento de alguns campos do boleto e a baixa no financeiro. Isso porque a ferramenta é integrada com outros setores do sistema ERP, como o financeiro e as vendas.

Além disso, você paga a taxa de emissão apenas se o boleto for compensado. Ou seja: se o seu cliente perder o arquivo ou se ele resolver não pagar, você não tem prejuízo.

Escolhendo o melhor sistema para gerar boletos

Ao implementar um sistema de gestão financeira, dê um passo à frente e opte por um software que integre a emissão de boleto ao controle financeiro, como o ERP da Conta Azul.

Imagine um cenário no qual o boleto pode ser gerado automaticamente e o pagamento é conciliado no seu sistema sem que você precise dar um clique a mais. Você ganha tempo, agiliza processos e automatiza tarefas repetitivas.

Tudo é resolvido online e em poucos cliques, desde a venda até ocontrole de recebimentos. Escolhendo a Conta Azul, você não precisa mais mexer com arquivos de remessa e retorno e acaba livre de custos fixos e escondidos.

Além da praticidade, a solução de cobranças da Conta Azul também vale a pena do ponto de vista financeiro: você só terá custos quando seu cliente pagar o boleto, de forma total ou parcial. 

Ou seja, boletos não compensados, alterações e cancelamentos têm preço zero. Em resumo, adotar o sistema para emitir os boletos trará os seguintes benefícios para sua empresa. 

• Maior controle: visibilidade total de quem pagou e quem não pagou os boletos;
• Maior automatização: integração dos boletos com sistema financeiro;
• Menor burocracia: o cadastro ocorre diretamente na Conta Azul, sem homologação no banco, sem configurações complicadas nem campos enormes de preenchimento;
• Ganho de tempo: os valores pagos caem diretamente na conta bancária de sua empresa;
• Menos erros: você não precisa enviar arquivo de remessa para o banco, porque o sistema da Conta Azul se encarrega disso.
• Menor desperdício: você não terá custos sobre boletos bancários não pagos, alterados ou cancelados.

Quer experimentar essas vantagens, na prática? Agora que você já sabe tudo sobre a emissão de boleto, experimente grátis o nosso sistema ERP!