O que é um sistema de cobrança automatizado e como ele ajuda a reduzir a inadimplência

Depois de superar todos os desafios e obstáculos necessários para montar o seu negócio, é chegada a hora de conquistar clientes e fechar negócios. Mas se você pensa que um grande volume de vendas é garantia de muito dinheiro no caixa, saiba que nem sempre é assim. 

Não basta apenas concretizar a venda, ainda é preciso que os consumidores efetivamente paguem pelo serviço ou produto adquirido. E é aí que entra um dos processos mais importantes de uma empresa: a gestão de cobranças.

Segundo dados do Mapa da Inadimplência e Negociação de Dívidas no Brasil, levantados em agosto de 2023 pelo Serasa, existem 71,74 milhões de brasileiros em situação de inadimplência. Esse número significa um aumento de 320 mil em relação ao mês anterior. Logo, a preocupação com esse cenário deve estar no radar de todo empreendedor.

Mas como evitar que o cliente da sua empresa deixe de cumprir com seus pagamentos? Uma boa solução pode ser um sistema de cobrança automatizado, que irá auxiliar no controle dos recebimentos e permitir que você tenha uma postura preventiva neste processo.

Continue a leitura a seguir!

Acompanhe os tópicos:

• O que é um Sistema de Cobrança Automatizado?
• Como funciona um sistema de cobrança automatizado?
• Vantagens de usar um sistema de cobrança automatizado
• Como um sistema de cobrança automatizado ajuda a reduzir a inadimplência?
• Dicas para otimizar o uso do sistema de cobrança automatizado
• Como escolher o melhor sistema de cobrança automatizado para a sua empresa

O que é um Sistema de Cobrança Automatizado?

Para quem trabalha com vendas, conquistar o cliente e fechar o negócio são os principais objetivos. Mas todo esse trabalho vai por água abaixo se a empresa não receber pelo produto comercializado ou serviço prestado.

Por isso, também é importante investir esforços e dar atenção à etapa da cobrança. E não só de forma reativa – ou seja, cobrando o seu cliente se ele ainda não pagou -, mas também de forma preventiva – ajudando-o a se lembrar da dívida e da data de vencimento dela.

Para facilitar e agilizar esse processo, as empresas podem usar um sistema de cobrança automatizado. Como o nome já diz, essa plataforma automatiza a cobrança de clientes, evitando atividades manuais e, consequentemente, diminuindo a chance de erros, esquecimentos e cobranças duplicadas. 

Com essa ferramenta, tudo é feito via software, desde a seleção da forma de pagamento, até o envio da cobrança e disparo de lembretes de vencimento em datas programadas. Além dos benefícios já citados, isso significa economia de tempo para o seu negócio. 

Dessa forma, não é preciso recorrer a infinitas planilhas que podem acabar desatualizadas ou com erros nos dados, ligações telefônicas constrangedoras e mensagens diretas com o consumidor. Os sistemas também auxiliam o cumprimento da LGPD, mantendo as informações e dados dos consumidores mais seguros.

Como funciona um sistema de cobrança automatizado?

Um bom sistema de cobrança automatizado é aquele que ajuda você em todas as etapas do processo de cobrança. Para isso, ele precisa ter algumas funcionalidades essenciais. Conheça mais sobre elas abaixo.

Emissão de cobranças com diferentes formas de pagamento

Aqui, a regra é o contrário do clichê “menos é mais”. Afinal, quanto mais meios de pagamento forem oferecidos aos clientes, melhor será a chance de eles cumprirem com suas obrigações junto à sua empresa e efetuarem os pagamentos em dia.

Boleto à vista e parcelado, Pix Cobrança, link de pagamento, cartão de crédito de todas as bandeiras e cartão de débito estão entre as opções mais utilizadas pelos consumidores. Em alguns casos, pode-se oferecer até vale-refeição e vale-alimentação, dependendo do ramo do negócio.

Além de diversificar as soluções de pagamento, ajuda muito também ter flexibilidade para o cliente, como a possibilidade de trocar o meio de pagamento no meio das parcelas ou durante a assinatura de um serviço com cobrança recorrente.

Envio de lembretes de vencimento (régua de cobrança)

A régua de cobrança é uma ferramenta utilizada para criar um fluxo de mensagens automáticas que informarão os clientes sobre a data de vencimento de uma conta. Seu principal objetivo é manter os pagamentos em dia e reduzir a inadimplência.

Os alertas podem ser enviados de forma preventiva, antes e no dia do vencimento, para lembrar o cliente de efetuar o pagamento dentro do prazo; ou de forma reativa, avisando que a data limite para quitação já passou e que há uma dívida em aberto.

Além de definir quando será enviado cada alerta, é possível determinar qual será o canal utilizado – como e-mail, SMS ou WhatsApp – e como será o conteúdo de cada uma dessas mensagens, conforme a fase da jornada em que o consumidor se encontra dentro do processo de pagamento de uma compra. 

Envio automático da cobrança por meios digitais

Além do envio dos lembretes de vencimento por diversos canais, um sistema de cobrança automatizado permite que a própria cobrança seja encaminhada por meios digitais. Após gerar boletos em pdf e links de pagamento, o software os envia ao cliente por WhatsApp, e-mail e SMS. 

Isso evita o uso de cartas e outros meios de comunicação offline, reduzindo custos, evitando atrasos de recebimento e contribuindo para a diminuição do uso de papel.

Aviso de visualização de cobrança

Com esse recurso, é possível saber se o cliente leu a mensagem enviada lembrando-o sobre o pagamento. Dessa forma, você saberá se ele está ciente da cobrança e dos prazos e pode entender melhor como sua régua de cobrança está performando.

Caso o pagamento já esteja atrasado e o cliente continue sem pagar mesmo lendo os avisos, você saberá que ele provavelmente se deixou ficar inadimplente e não efetuou o pagamento de forma consciente e proposital, sem ter sido um caso de esquecimento, por exemplo.

Vantagens de usar um sistema de cobrança automatizado

Como já explicamos acima, a substituição da cobrança feita manualmente por um sistema de cobrança automatizado traz mais praticidade para a empresa, gasta menos tempo, usa menos recursos e evita erros e situações embaraçosas, como cobranças indevidas.

Além de tudo isso, um sistema de cobrança automatizado facilita a gestão de cobranças recorrentes, como em assinaturas de serviços, que têm de ser feitas com alta frequência (geralmente, todo mês).

A utilização dessa ferramenta também reflete diretamente na saúde financeira do negócio. Ao otimizar a gestão de cobranças, ela contribui para que os recebimentos aconteçam dentro do prazo e para reduzir a inadimplência, proporcionando uma melhora no fluxo de caixa. 

Outra grande vantagem é que o empreendedor pode entender melhor o comportamento do seu consumidor. Isso porque o sistema automatizado de cobranças coleta dados que, a médio e longo prazo, irão mostrar se o cliente costuma pagar em dia, com antecedência ou com atraso, que tipos de meios de pagamento ele prefere, entre outros dados valiosos.

Esse conhecimento sobre o comportamento do consumidor vale ouro! Afinal, com isso, é possível guiar a estratégia da empresa para vender mais e fidelizar o seu público.

Como um sistema de cobrança automatizado ajuda a reduzir a inadimplência?

Primeiramente, o sistema lembrará o cliente de que ele tem uma conta para pagar, o que evita atrasos e esquecimentos, já diminuindo boa parte da inadimplência.

Além disso, o empreendedor consegue visualizar com facilidade quais pagamentos estão em atraso, evitando que o débito seja percebido muito tempo depois. Isso permite que você inicie a negociação com o inadimplente o quanto antes e evite um prejuízo maior. 

Outra vantagem vem com o conhecimento sobre o comportamento do consumidor que falamos acima. Você pode, por exemplo, identificar clientes que conseguem pagar adiantado e oferecer um desconto toda vez que ele fizer isso, incentivando a repetição desse comportamento. 

Dicas para otimizar o uso do sistema de cobrança automatizado

Além de todas as dicas já mencionadas acima, é importante seguir alguns passos para garantir que o sistema de cobrança automatizado seja implementado e utilizado da melhor forma possível dentro da sua empresa.

É possível otimizar o uso dessa ferramenta, integrando-a a outros sistemas de controle já utilizados em seu negócio, como o de CRM, para contato com os clientes, e o ERP, para gestão financeira.

Também é interessante contar com um time de comunicação e marketing para redigir a régua de cobrança de forma simpática, coesa, objetiva e acolhedora. Assim, o cliente se sentirá mais à vontade caso precise entrar em contato com a empresa.

Isso porque a forma como sua empresa faz a cobrança é crucial para um bom relacionamento com eles, garantindo a sua fidelização. 

Como escolher o melhor sistema de cobrança automatizado para a sua empresa?

Tenha em mente que um bom sistema irá te oferecer flexibilidade: é preciso ter o máximo possível de formas de pagamento, réguas de cobrança totalmente customizáveis e diferentes meios de comunicação, de e-mail a WhatsApp.

O cliente deve ter facilidade para efetuar o pagamento e receber lembretes que o ajudem a pagar a conta em dia sem esquecer do seu prazo de vencimento, mas também sem se sentir incomodado com a cobrança. 

É interessante também que o sistema ofereça a possibilidade de o consumidor trocar de meio de pagamento quando quiser ou precisar, e que emita notas fiscais de forma automática, rápida e eficiente.

Em relação a funcionalidades para empresas, a emissão de nota fiscal junto com a cobrança pode ser um diferencial para escolher entre um sistema ou outro. Outro ponto a se prestar atenção é se o software oferece integração com outras plataformas, como ERPs, CRMs e e-commerces, entre outros.

O sistema também precisa ser fácil de usar e intuitivo, tanto para os funcionários da empresa quanto para os clientes, que devem conseguir realizar os pagamentos da forma mais simples, rápida e prática possível.

Por fim, é importante garantir que o sistema escolhido seja seguro. Além de estar em conformidade com a LGPD, é importante que ele siga diretrizes de segurança que protejam os dados do seu negócio e dos seus clientes, evitando ataques, perda de informações importantes, golpes e demais problemas.

Junto à segurança, é fundamental que o sistema ofereça um bom suporte e preste ajuda e apoio sempre que necessário, de forma rápida e acessível.

Se você está procurando um sistema de cobrança automatizado, saiba que a Conta Azul tem o que sua empresa precisa. Conheça a história de Mailton Gomes, da TFS Informática, e descubra como ele economizou dias de trabalho com a solução de cobranças da Conta Azul.