Como importar nota fiscal de entrada e automatizar seu controle de compras

A automatização de processos e integração de informações são duas estratégias que ajudam a tornar a gestão de empresas mais simples. 

Saber como importar nota fiscal de entrada é um conhecimento essencial para quem usa um ERP e quer saber como aproveitar melhor esse tipo de sistema.

Os principais benefícios que essa funcionalidade proporciona estão ligados ao controle de estoque e de compras, mas também se estendem ao financeiro. 

Para ajudar você a entender o que é uma nota fiscal de entrada e porque fazer a importação da nota ajuda a potencializar as vantagens de usar um sistema de gestão como o da Conta Azul. 

Acompanhe os tópicos e tenha uma boa leitura!

• O que é nota fiscal de entrada?
• O que é a importação de notas fiscais de entrada?
• Benefícios de importar notas fiscais de entrada com a Conta Azul
• Como importar notas fiscais de entrada com a Conta Azul? 
• Automatize suas rotinas financeiras com a Conta Azul

O que é nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é o documento fiscal que comprova a entrada de um produto no estoque de uma empresa. Além de uma compra, ela também serve para registrar devoluções e retornos. 

Ela geralmente é fornecida pela empresa que está vendendo o produto, mas a emissão também pode ser de responsabilidade da empresa compradora, em casos específicos.

Também conhecida como nota fiscal de compra, esse documento tem inclusive uma função gerencial, pois auxilia os empreendedores a terem conhecimento sobre os gastos da empresa em um determinado período, além de ajudar na gestão de compras e no controle de estoque e das contas a pagar.  

O que é a importação de notas fiscais de entrada?

A importação de notas fiscais de entrada é o processo pelo qual você faz a integração entre os dados do documento fiscal e um sistema de gestão. Isso é possível graças ao formato XML, que é uma versão digital da nota fiscal eletrônica.

Esse processo pode ser feito por meio da importação manual do arquivo XML ou pela busca automática das notas fiscais no sistema da Secretaria da Fazenda Nacional.

No segundo caso, o certificado digital da empresa é usado para fazer o processo de comunicação e inserir no ERP os dados das notas fiscais emitidas contra o CNPJ.

Benefícios de importar notas fiscais de entrada para um ERP

As empresas que usam um ERP podem obter muitos benefícios ao importar notas fiscais de entrada. Entenda quais são.

Diminua o trabalho manual e a ocorrência de erros

Primeiramente, ao importar a nota fiscal de entrada para um ERP, é possível eliminar diversos processos manuais e evitar retrabalho – como você verá nos tópicos seguintes. 

Além disso, a importação do documento de entrada contribui para a redução de erros, pois as atividades serão feitas de maneira automática e não envolvem digitação de informações.

Na prática, isso ajuda sua empresa a ser mais produtiva e torna a gestão de compras, do estoque e de contas a pagar mais eficiente. O resultado disso é que você economiza horas de trabalho que seriam gastas em atividades manuais e pode usar esse tempo para focar em outras atividades.

Automatize a gestão de compras 

Outro benefício é que você pode tornar a gestão de compras automatizada desde o início. Isso acontece porque, ao importar a nota, uma compra é criada automaticamente no sistema.

Desse modo, não há risco de esquecer um registro, pois eles serão feitos a partir da busca automática das notas emitidas contra o seu CNPJ no no sistema da Sefaz Nacional.

Gere registros no contas a pagar automaticamente

Assim que a nota fiscal de entrada é importada, o sistema se encarrega de fazer o registro do valor da nota, de maneira automática, no contas a pagar. Com isso, a empresa terá a visibilidade das despesas e próximas obrigações financeiras a cumprir. 

Essa questão ajudará o seu negócio a efetuar os pagamentos em dia, evitando atrasos e juros ou multas. E essa é uma preocupação importante para quem eliminar gastos desnecessários e manter a reputação da empresa.

Mantenha o estoque atualizado sem dar um clique a mais

Após a importação da nota para o ERP, a entrada dos produtos que estão registrados nela é feita automaticamente no estoque. Essa funcionalidade vai auxiliá-lo a ter conhecimento dos níveis de estoque em tempo real.

Dessa maneira, os empreendedores não perderão negócios por falta de produtos e poderão reabastecer os estoques no momento em que for necessário, evitando desperdícios. 

Como importar notas fiscais de entrada com a Conta Azul? 

Importar as notas de entrada automaticamente com a Conta Azul é muito simples. Basta seguir os seguintes passos:

• Cadastrar os dados da sua empresa e contar com um CNPJ válido;
• Importar certificado digital A1 importado na Conta Azul.

Tendo essas informações em mãos, a sua empresa já poderá configurar a busca automática da NF-e. Para fazer esse procedimento no ERP da Conta Azul, só é preciso seguir o seguinte caminho:

• Acessar Configurações e plano > Configurações de notas fiscais > Busca automática de NF-e > Configurar;
• Após seguir esses passos, chega-se ao final da tela. Nesse momento, só é preciso clicar no menu “☑ Quero que a Conta Azul importe automaticamente as NF-e recebidas (emitidas contra meu CNPJ)”.

A primeira busca pode levar até 24h para importar suas notas fiscais de compra e limita-se aos últimos 10 dias e 50 últimos eventos. Depois dessa primeira importação, a atualização é feita de hora em hora e não há nenhuma limitação de busca.

Além da nota fiscal de compra, o ERP da Conta Azul também faz a busca automática de notas fiscais de serviços tomados (NFS-e). Porém, para que ela funcione, é preciso verificar se a sua cidade está homologada.

 A configuração inicial é semelhante à da NFE:

• Acesse Configurações e plano > Configurações de notas fiscais > Busca automática de NFS-e > Configurar;
•  Caso sua cidade seja atendida, clique em “Configurar notas de serviços contratados (NFS-e tomada)”, confirme na opção “Ativar busca automática para serviços tomados” e clique em Salvar.

A importação automática de NFS-e acontece apenas uma vez por dia e tem o prazo de 24 horas úteis para buscar as notas. As notas buscadas na primeira importação são equivalentes ao mês anterior e ao mês atual.

Automatize suas rotinas financeiras com a Conta Azul

A importação eletrônica de notas fiscais e a automatização do controle de compras, estoque e contas a pagar são apenas algumas das funcionalidades oferecidas pelo ERP da Conta Azul.

Com nosso sistema de gestão, você pode colocar no “modo automático” praticamente todas as rotinas financeiras da sua empresa. Com isso, você revoluciona e simplifica as operações do seu negócio, otimizando processos, aumentando a eficiência e minimizando erros. 

O ERP da Conta Azul automatiza e integra as compras e vendas, a emissão de notas fiscais, as cobranças, a gestão de contratos, o estoque, a conciliação bancária e todo o financeiro. 

Além disso, você pode gerar relatórios e acessar gráficos para visualizar os dados do seu negócio em tempo real e tomar decisões com base em informações e não em “achismos”. 

Quer entender na prática como todas essas funcionalidades proporcionam mais controle e economia de tempo para você?